Payer des prestataires internationaux : ce que vous devez savoir

Certains complètent leur emploi de bureau par des activités annexes. D'autres renoncent totalement à un emploi à temps plein au profit d'horaires flexibles. Quelle que soit la raison, les travailleurs du monde entier se tournent vers les contrats indépendants et d'autres formes de travail indépendant, qui constituent une importante source de revenus.

La montée précipitée du travail indépendant, 36% de la population active aux États-Unis seule, ouvre de nouvelles perspectives. Les entrepreneurs peuvent devenir leur propre patron et entreprendre des projets d'essai avec plusieurs clients pour voir avec qui ils aiment le plus travailler. Quant aux entreprises, elles peuvent accéder au vivier de talents autrefois inexploité que constitue le travail à distance qualifié, sans risque de non-conformité ni coûts élevés de gestion des employés.

Cet arrangement ne fonctionne que si ces travailleurs indépendants sont payés rapidement et efficacement. Ce guide est une ressource utile pour payer les prestataires internationaux. Apprenez à les distinguer correctement des employés, à établir des calendriers de paiement et à connaître toutes les options qui s'offrent à vous en matière de gestion de la paie.

Qu'est-ce qu'un prestataire international ?

Un prestataire international est une personne qui travaille sur la base d'un projet pour une entreprise ayant son siège dans un pays étranger. Les prestataires disposent d'une plus grande autonomie qu'un salarié pour déterminer quand, comment et pour qui ils travaillent, et les entreprises ne sont pas tenues de s'occuper de leurs charges sociales ni de leur fournir des avantages. 

Bien que les pays aient leurs propres définitions, voici quelques distinctions communes entre les prestataires et les employés :

Pour minimiser le risque de non-conformité, vous devez toujours vérifier comment le pays de votre travailleur étranger fait la distinction entre prestataire et employé.

Déterminer la livraison de la paie pour les prestataires internationaux

Les prestataires internationaux sont souvent payés en fonction de leur production et non selon un calendrier préétabli. Idéalement, les prestataires et les entreprises devraient négocier leurs conditions de paiement avant de commencer à travailler ensemble. Ces conditions doivent ensuite être définies dans un contrat d'entreprise que les deux parties doivent signer.

Les calendriers de paiement les plus courants pour les prestataires internationaux sont les suivants :

À l'heure 

De nombreux entrepreneurs fixent un taux horaire et soumettent des factures aux clients en indiquant le nombre d'heures qu'ils ont travaillées. L'accord doit préciser à quelle fréquence les prestataires peuvent s'attendre à être payés (par exemple, toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois).

Ces factures comprennent souvent des listes détaillées du matériel nécessaire à la réalisation du projet, comme un abonnement à une revue universitaire pour la recherche, que les clients doivent rembourser. Vous gagnerez du temps en utilisant un logiciel de paie doté de fonctions de gestion du temps et des présences qui vous permettent d'automatiser les paiements.

Assurez-vous que vous proposez aux prestataires internationaux des tarifs compétitifs par rapport au marché et que vous administrez des barèmes de rémunération qui n'entrent pas en conflit avec les lois du travail en vigueur dans leur juridiction.

Par projet

Les prestataires peuvent également être payés à un taux fixe à l'achèvement d'un projet. Si cette option est attrayante pour les clients, elle est risquée pour les prestataires qui peuvent travailler plus d'heures que prévu et ne sont pas assurés d'être payés si le produit final n'est pas satisfaisant.

Si les deux parties ont une bonne compréhension de l'étendue du projet, la facturation d'un montant forfaitaire est une excellente option. Veillez à ce que le contrat d'entreprise définisse les flux de travail, les délais et la politique à suivre en cas de dépassement des délais.

Par paiements anticipés ou acomptes

Les prestataires internationaux peuvent vouloir être payés intégralement pour leurs services dès qu'ils se voient confier un projet, avant même de commencer à travailler. S'il s'agit d'une grande marque de confiance pour les free-lances expérimentés avec lesquels vous avez de bons antécédents, le pendule du risque penche en défaveur du client, qui peut être confronté à des retards et à plusieurs séries de retours d'information avec des talents plus récents.

Une option similaire et moins risquée consiste à verser un acompte au prestataire, c'est-à-dire à payer une partie du tarif à l'avance, puis à distribuer le reste une fois le projet achevé. Il s'agit d'une méthode utile pour tester les nouveaux prestataires et d'un geste de bonne foi qui encourage le travail bien fait.

La rémunération

Si un prestataire est rémunéré sur la base d'un contrat d'honoraires, il reçoit régulièrement un montant fixe, semblable à un salaire (également appelé taux fixe). Cette formule est intéressante pour les travailleurs qui ne sont pas employés à temps plein, mais qui travaillent de manière autonome sur un ensemble de tâches pour votre entreprise. Il s'agit d'une option intéressante si vous pouvez prévoir un nombre d'heures fixe pour un travailleur indépendant fiable chaque mois.

Le contrat de travail doit définir les attentes en matière d'heures de travail ou de résultats attendus par le travailleur, ainsi que la fréquence de la rémunération. En général, les contractants retenus sont payés à un taux fixe mensuel, les nouveaux taux étant négociés à chaque trimestre financier.

Méthodes de paiement pour les prestataires indépendants à l'étranger

Une fois que vous avez défini l'accord avec votre prestataire international, il est temps de décider comment le payer. Voici les options de paiement qui s'offrent à vous :

Le virement bancaire international

Qu'est-ce que c'est ? La Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) est un système financier qui relaie les paiements mondiaux à un réseau de 11 000 banques membres dans 200 pays. Un contractant fournit leur :

• Nom
• Adresse
• Adresse bancaire
• Code SWIFT de la banque
• Numéro de compte bancaire

Vous pouvez ensuite envoyer un paiement dans la plupart des pays du monde.

Le mandat international

Qu'est-ce que c'est ? Semblable à un chèque, cette méthode consiste à envoyer un paiement physique par la poste à un prestataire vivant à l'étranger. Les entreprises doivent généralement s'adresser à une Western Union, à une banque ou à un bureau de poste pour acheter le mandat, puis les prestataires doivent se rendre à leur banque pour effectuer un dépôt une fois le mandat reçu.

Les services de transfert de fonds

Qu'est-ce que c'est ? Une plateforme en ligne qui vous permet d'envoyer rapidement (parfois même instantanément) de l'argent à des prestataires internationaux. Parmi ces services, on peut citer :

• Paypal
• Wise
• Payoneer
• Xe
• CurrencyFair

Les portefeuilles numériques

Qu'est-ce que c'est ? Une plateforme en ligne ou une application de paiement qui permet d'envoyer, de recevoir et de stocker de l'argent. Les prestataires peuvent transférer de l'argent de leur portefeuille numérique vers un compte bancaire.

Utilisation d'une entreprise de portage salarial (EPS)

Qu'est-ce que c'est ? Pour les employés à temps plein plutôt que pour les prestataires, une EPS est un service qui embauche des travailleurs étrangers pour le compte d'une entreprise tout en s'occupant de la paie, des impôts, des contrats, des feuilles de temps et des avantages sociaux. Vérifiez que vous classez correctement vos employés et vos sous-traitants à l'aide de notre quiz gratuit.

Pourquoi engager des prestataires internationaux ?

Outre l'examen de toutes les options relatives au moment et à la manière de rémunérer les sous-traitants étrangers, vous devez également réfléchir aux raisons qui vous poussent à embaucher des sous-traitants. Nick Wiesner, vice-président de la marque chez Rippling, appelle les sous-traitants "l'avantage concurrentiel" de son équipe pour de nombreuses raisons. Voici quelques-uns de ces avantages :

Économies de coûts

L'embauche d'un salarié à temps plein est beaucoup plus coûteuse que celle d'un prestataire indépendant. En plus de payer l'équipement d'un employé, vous devez également gérer des prestations telles que l'assurance maladie et la sécurité sociale qui, selon les données du Bureau américain du travail et des statistiques (BLS), représentent environ un tiers du salaire d'un employé américain. Vous devez également tenir compte des coûts plus élevés de formation, de gestion et de recrutement.

Les prestataires indépendants, quant à eux, utilisent leur propre équipement, se gèrent eux-mêmes et sont généralement chargés de couvrir leurs propres avantages sociaux et de gérer leurs propres impôts. 

Accès au talent mondial

Selon l'ADP Research Institute, environ un tiers des travailleurs mondiaux participent à l'économie des petits boulots. Dans une ère où la main-d'œuvre change fréquemment d'emploi en masse et où le vivier de talents est plus grand qu'il ne l'a jamais été, les prestataires permettent aux entreprises de commander des services de travailleurs à travers le globe sans engagements hâtifs.

L'embauche d'un prestataire est également un excellent moyen de contrôler un nouveau travailleur ; vous pouvez décider s'il conviendrait en tant qu'employé après qu'il a déjà effectué un certain travail pour vous. Il est utile de disposer d'un système de paie capable de transformer rapidement les contractants en employés, afin d'éviter tout retard dans les formalités administratives.

Rippling est le seul système qui vous permet de passer en toute transparence de l'embauche et du paiement de prestataires, au paiement d'employés à temps plein par l'intermédiaire d'une EPS, puis au paiement d'employés embauchés par l'intermédiaire de vos propres entités. Voir Rippling aujourd'hui.

Une main-d'œuvre plus souple

La nature du travail à la carte de la sous-traitance ouvre la voie à des arrangements plus souples. Les prestataires ne sont pas obligés de travailler de 9h à 17h et décident quand ils veulent travailler (et quand ils ne veulent pas). Steve Taplin, PDG de Sonatafy Technology, une société de développement de logiciels, a écrit sur les avantages de flexibilité des travailleurs indépendants dans Forbes :

Moins de risques de non-conformité

Étant donné que les lois du travail, telles que le salaire minimum, les retenues fiscales et les indemnités de licenciement, varient d'un pays à l'autre et à l'intérieur d'un même pays, l'embauche d'employés internationaux peut exposer votre entreprise à des problèmes de conformité mondiale, c'est-à-dire à des pratiques d'emploi qui sont légales dans une juridiction, mais illégales dans une autre.

Les prestataires indépendants posent moins de problèmes de conformité. Une fois que vous avez établi les conditions du contrat d'entreprise et mis en place les paiements internationaux, il n'y a qu'une seule question principale à surveiller (voir ci-dessous).

Attention à la classification erronée

Si l'embauche d'un prestataire présente de nombreux avantages, vous devez veiller à ce que votre relation d'affaires avec lui ne ressemble en rien à celle d'un salarié. La distinction entre les deux types de travailleurs est cruciale, et si vous ne catégorisez pas les travailleurs avec précision, vous vous exposez à des pénalités pour classification erronée, qui peuvent entraîner des amendes élevées, des frais de justice et une atteinte à la réputation.

Uber, par exemple, a dû verser un salaire rétroactif et des avantages sociaux après qu'un tribunal a statué que les travailleurs étaient des employés. Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour mieux faire la distinction entre entrepreneur et employé, utilisez le Worker Classification Analyzer de Rippling, qui pose une série de questions pour déterminer vos conditions de travail et vos facteurs de risque. (Conseil : si vos prestataires sont vraiment des employés à temps plein, vous pouvez les payer rapidement et en conformité avec Rippling EPS.)

Payer des prestataires dans le monde entier en 90 secondes

Rippling est la meilleure solution pour payer rapidement les sous-traitants internationaux, tout en gérant l'ensemble de votre personnel à chaque étape de la croissance de votre entreprise.

Alors que la plupart des systèmes de paie mondiaux traitent les paiements via des tiers ((ce qui peut entraîner de longs délais), Rippling est le rare logiciel de paie international et SIRH natif qui vous permet de payer les sous-traitants et les employés dans les devises locales en un seul cycle de paie.

Rippling simplifie le paiement des prestataires internationaux en :

• Fournissant des modèles de contrats de consultance spécifiques à chaque pays et en les stockant pour signature électronique
• Envoyant le paiement dans la devise locale ou en USD
• Payant tous les contractants en une seule fois, quel que soit leur lieu de travail.
• Consolidant les données relatives aux entrepreneurs et aux employés dans le même SIRH global.
• Collectant automatique des formulaires W-8BEN et W-8BEN-E (à venir).
• Suivant et gérant les factures (bientôt disponible).

Tout cela en gérant entièrement les employés, en administrant les avantages sociaux, en contrôlant la conformité et en gérant les salaires, au sein du même système.

Demandez une démo aujourd'hui pour voir comment Rippling rend le paiement des prestataires internationaux rapide et facile.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être considéré comme un conseil fiscal, juridique ou comptable. Vous devez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.