Comment payer les prestataires internationaux en Italie [2024]
Trouver les bons contractuels indépendants en Italie peut faire monter d’un cran l’efficacité de votre équipe internationale et apporter des talents essentiels à votre entreprise mondiale. Cependant, la gestion des prestataires indépendants peut devenir complexe si vous n'êtes pas familier avec les lois locales du travail et les codes fiscaux italiens.
Assurez-vous de démarrer sur de bonnes bases avant le début de votre premier projet en vous familiarisant avec les règles du Code civil italien, y compris la bonne classification des freelances, leur paiement et leur transition vers un emploi à plein temps. Voici un guide étape par étape pour gérer la paie des contractuels en Italie.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs en Italie
Avant d'embaucher des contractuels en Italie, il est essentiel de bien comprendre les erreurs de classification, qu'elles soient accidentelles ou intentionnelles, car elles peuvent entraîner des coûts et des pénalités élevés.
Voici quelques-uns des coûts potentiels :
- En Italie, les employeurs qui requalifient incorrectement leurs collaborateurs peuvent être soumis à des amendes administratives allant de 100 à 500 EUR pour chaque collaborateur requalifié.
- Les autorités fiscales peuvent imposer de lourdes sanctions, y compris une pénalité de 90 % pour les déclarations fiscales inexactes et une pénalité de 20 % pour les retenues à la source incorrectes.
- Selon le code pénal italien, si un employeur est reconnu coupable de mauvaise classification d'un travailleur et d'évasion de cotisations de Sécurité sociale, il peut être condamné à une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 EUR et à une peine de prison pouvant aller jusqu'à trois ans.
Les employeurs qui classent incorrectement les employés comme travailleurs indépendants peuvent être poursuivis en justice pour obtenir une compensation, incluant les salaires impayés, les avantages sociaux et les dommages émotionnels.
Voici quelques-unes des caractéristiques qui différencient les prestataires italiens des employés dans le tableau ci-dessous :
Prestataires
Employés
Contrôle total sur les heures de travail. Les prestataires italiens peuvent définir leurs heures de travail et compléter leurs tâches selon leur propre emploi du temps.
Plus d'instructions de la part de l'employeur. Les employés italiens peuvent recevoir des directives sur la manière et le moment d'effectuer leur travail sous la supervision d'un manager.
Équipement et outils détenus par le travailleur.
Matériel et outils généralement fournis par l'employeur.
Moins intégrés. Les prestataires ont tendance à être autonomes et à travailler plus souvent à distance.
Très intégrés. Les employés sont généralement plus intégrés à l'entreprise et y travaillent à temps plein.
Pas de droit aux avantages sociaux. Les prestataires ne bénéficient pas des mêmes protections et avantages sociaux que les employés. Ils paient également leurs propres impôts et cotisations de Sécurité sociale.
Droit aux avantages sociaux. Les salariés ont droit aux avantages sociaux et protections prévus par la loi, tels que le salaire minimum et les congés payés. Ils ont également droit au treizième mois.
Engagement à durée déterminée. Les prestataires sont généralement engagés pour un projet spécifique et peuvent travailler pour d'autres entreprises simultanément.
Engagement indéterminé. Les employés sont embauchés pour une période indéterminée et sont limités à un seul employeur.
Risque de perte. Les prestataires peuvent assumer plus de risques et de responsabilités pour leur travail.
Aucun risque de perte. Les employés sont généralement protégés de la responsabilité liée au travail.
Sous-traitance autorisée. Les prestataires peuvent déléguer des tâches à d'autres entreprises ou particuliers.
Pas de sous-traitance. Les employés sont tenus d'effectuer leur travail eux-mêmes conformément aux instructions de l'employeur.
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Voir Rippling en actionÉtape n°2 : Déterminer la meilleure manière de payer vos prestataires en Italie
Pour commencer à payer les prestataires en Italie, il est essentiel de choisir la méthode de paiement qui convient le mieux à vos besoins. Avec l'essor du travail à distance et de l'emploi mondial, les employeurs ont désormais accès à plus d'options de paiement que jamais. Voici quelques options :
Les virements bancaires, vous pouvez ouvrir un compte bancaire italien, mais seulement si vous avez une entité légale dans le pays. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez verser des fonds sur les comptes des contractuels italiens. Ou bien, vous pouvez transférer depuis votre banque américaine, mais cela peut entraîner des retards.
Les mandats internationaux, une méthode de paiement traditionnelle qui peut être lente et peu pratique. Elle nécessite l’achat et le dépôt physiques de mandats, qui peuvent entraîner des frais et des taux de change défavorables.
Les chèques, une méthode moins courante, que certains contractuels peuvent encore accepter comme moyen de paiement. Cependant, les délais de traitement peuvent être plus longs et des frais peuvent s'appliquer.
Les plateformes de paiement numérique, sachant que certaines plateformes comme Wise, Satispay, et PayPal sont couramment utilisées pour payer les contractuels en Italie. Toutefois, Venmo ne fonctionne pas en Europe. N'oubliez pas que les taux de change fluctuent chaque jour, ce qui peut compliquer la prévision des coûts.
Les services de paie à l’international, même si les contractuels ne sont pas inclus dans la paie régulière et facturent directement leurs services. Cependant, avec Rippling, vous pouvez payer les contractuels italiens et le reste de votre main-d'œuvre mondiale en une seule fois.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires italiens
Il existe plusieurs façons de payer les prestataires en Italie, y compris Paypal, mais le paiement via un logiciel de paie à l'international est le plus rapide et le plus simple.
Avec Rippling, vous pouvez payer les prestataires du monde entier, via un seul endroit, tout en respectant les lois locales.
Étape n°4 : S'assurer que votre prestataire italien dispose des bonnes informations fiscales
Les employeurs sont exonérés des taxes sur les salaires pour les prestataires. Les travailleurs indépendants sont responsables de la déclaration de leurs propres impôts et de leurs cotisations de Sécurité sociale à l'INPS. Les taux d'imposition spécifiques et les contributions dépendent du mode de travail sous lequel le collaborateur opère.
En Italie, les prestataires doivent déposer une déclaration de revenus annuelle et payer l'impôt sur le revenu de leurs gains avant la fin novembre, ainsi que les impôts municipaux et régionaux. Le prestataire doit effectuer deux paiements anticipés estimés (en juin et en novembre) pour l'année fiscale en cours.
Pour déclarer leurs impôts, les prestataires ont généralement besoin des éléments suivants :
- numéro de TVA ;
- numéro d'identification fiscale, ou codice fiscale ;
- formulaire Modello Redditi PF.
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Gérer les prestataires à l'échelle mondiale n'a jamais été aussi simple. Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires internationaux en Italie et dans le monde entier grâce à un seul système.
FAQ sur la gestion de la paie pour les prestataires en Italie
Faut-il retenir des impôts lorsque vous payez des prestataires en Italie ?
Non, les auto-entrepreneurs sont responsables de la gestion et du paiement de leurs propres impôts et cotisations de Sécurité sociale en Italie.
Le salaire minimum en Italie s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Italie ?
Étonnamment, l'Italie n'a pas de salaire minimum. Les prestataires peuvent fixer leurs propres salaires. Gardez à l'esprit que d'autres lois du travail peuvent ne pas s'appliquer aux prestataires italiens.
Les prestataires italiens bénéficient-ils d'avantages sociaux ?
Non, les travailleurs indépendants n'ont pas droit aux avantages sociaux.
Cependant, depuis juin 2017, les travailleurs indépendants disposent de certaines protections limitant la capacité du client à modifier le contrat unilatéralement ou à mettre fin à la relation de travail en raison de congés maternité ou maladie nécessaires.
Pouvez-vous payer des prestataires en Italie dans votre devise locale ?
Il est généralement préférable de payer les prestataires en Italie dans leur devise locale, l'euro, pour éviter les frais et les taux de change. Mais si le prestataire italien l'accepte par écrit, il peut être payé dans une autre devise.
De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, tels que Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires en euros ou dans votre propre devise.
Est-il possible de payer manuellement les prestataires en Italie ?
Les propriétaires de petites entreprises traitent souvent les paiements des prestataires manuellement pour réduire les coûts. Cependant, ce processus peut devenir chronophage à mesure que l’entreprise grandit, surtout lorsqu’il s’agit de gérer plusieurs prestataires en Italie et dans d’autres pays.
Il est également important de noter que le traitement manuel des paiements comporte des risques :
- De conformité, car gérer la paie manuellement augmente le risque d'erreur humaine et d'omissions. Optez pour Rippling afin d'assurer une conformité automatique avec les lois locales, quel que soit l'emplacement des contractuels.
- De sécurité, puisque traiter manuellement la paie à l'aide de feuilles de calcul ou de documents papier peut poser des risques de failles, car les informations sensibles des contractuels peuvent être perdues, volées ou mal utilisées, ce qui peut entraîner des sanctions en Italie en vertu du RGPD et des lois locales.
- D’altération de l’expérience des contractuels, parce que les paiements manuels peuvent être lents et manquer de transparence quant aux délais de paiement et à la rémunération exacte des contractuels. Cela peut créer une expérience frustrante pour les contractuels.
Rendez la paie automatique en utilisant un système comme Rippling. Rippling synchronise les données RH avec la paie, garantissant un traitement des paiements conforme et efficace pour les prestataires du monde entier.
Comment transformer un prestataire en employé en Italie ?
Bien que l'embauche de travailleurs indépendants pour plus de flexibilité et d'économies puisse être tentante, vous pouvez vous retrouver en difficulté juridique s'ils sont en réalité des employés mal classifiés.
Conformément à la loi italienne, les employés sont des individus ayant une relation de travail à temps plein sous la direction et la supervision de leur employeur, comme stipulé dans l'article 2094 du Code civil italien. Si vous classez votre travailleur indépendant en tant qu'employé à temps plein, vous devez respecter diverses exigences légales pour éviter une mauvaise classification. Ces exigences incluent un contrat de travail, des obligations fiscales, des cotisations de Sécurité sociale, des avantages sociaux, et plus encore.
De plus, vous aurez besoin d'une entité légale en Italie — que ce soit en établissant la vôtre ou en utilisant une société de portage.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé uniquement à des fins d'information et n'est pas destiné à fournir, ni ne doit être considéré comme fournissant, des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
