Comment payer les prestataires internationaux au Danemark [2024]

Lorsqu’il s’agit de tirer parti des travailleurs qualifiés du Danemark, les entreprises mondiales engagent souvent des prestataires indépendants. Cependant, naviguer dans les règles fiscales et du travail danoises peut s'avérer difficile.

Avant que votre première facture n'arrive, il est essentiel de vous familiariser avec ces directives pour classifier correctement les prestataires danois, les intégrer et les rémunérer, tout en respectant les lois du travail du pays.

Lisez ce guide pour apprendre comment payer rapidement vos prestataires internationaux au Danemark, conformément aux lois danoises sur l'emploi et le travail.

Étape n°1 : Classifier vos collaborateurs au Danemark

Au Danemark, le gouvernement a établi des définitions claires pour les travailleurs indépendants et les employés, en fonction de la manière dont ils interagissent avec les entreprises.

Les employés sont exclusivement engagés auprès d'un seul employeur, qui fixe leurs horaires de travail, leur lieu et leurs tâches. En revanche, les prestataires ou travailleurs indépendants exécutent des missions temporaires ou spécifiques, travaillent souvent pour plusieurs clients et sont libres de décider de leurs méthodes de travail et de leurs horaires. Ils facturent généralement leurs services aux clients.

Au Danemark, il est crucial de bien catégoriser les collaborateurs en raison des graves conséquences qu'une mauvaise classification entraîne. Ces conséquences incluent :

• des amendes qui peuvent commencer à 10 000 DKK et atteindre, dans les cas graves de mauvaise classification, un versement de 20 semaines de salaire ;
• le paiement d’une indemnité pour clauses de non-concurrence aux employés ;
• le versement d’un remboursement ou de compensations aux travailleurs mal classifiés, couvrant les paiements et avantages sociaux manqués, tout en s'assurant que toutes les taxes et contributions sont réglées.

Pour éviter toute confusion, voici un tableau utile qui présente les distinctions clés entre les prestataires et les employés conformément aux lois du travail au Danemark :

Étape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires au Danemark

Votre prochaine tâche est de sélectionner une méthode de paiement adaptée à vous et à vos prestataires, notamment avec la montée des équipes délocalisées. Voici plusieurs options pour réaliser des paiements internationaux en toute confiance :

• Virements bancaires, vous avez la possibilité d’ouvrir un compte dans une banque danoise pour transférer directement les fonds sur les comptes de vos prestataires, ou d’utiliser votre propre banque pour réaliser un virement bancaire international, garantissant ainsi des transferts sécurisés et fiables.
• Mandats internationaux, bien que ce mode de paiement soit utilisé depuis longtemps, il reste relativement lent car il nécessite l’achat physique du mandat et le dépôt manuel par votre prestataire. De plus, cette option peut entraîner des frais supplémentaires ainsi que des taux de change moins avantageux.
• Portefeuilles numériques ou plateformes de paiement, si vous recherchez rapidité et commodité, ces solutions peuvent être adaptées, à condition de noter que certaines plateformes comme Venmo et Zelle ne fonctionnent qu’aux États-Unis. Néanmoins, des alternatives comme PayPal et Wise permettent des transferts transfrontaliers, bien que les taux de change puissent fluctuer régulièrement.
• Services de paie mondiaux, en général, les prestataires fonctionnent différemment des employés à temps plein en émettant des factures pour leurs services. Avec Rippling, vous avez toutefois la possibilité de simplifier le processus en payant vos prestataires danois tout en gérant le reste de votre équipe mondiale sur un seul système.

Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires danois

Comme mentionné à l'étape n°2, il existe une multitude de méthodes pour payer les prestataires au Danemark. Cependant, la méthode la plus rapide et la plus simple reste l'utilisation d'un logiciel de paie à l'international.

Par exemple, avec Rippling, vous pouvez effectuer des paiements aux prestataires dans le monde entier, le tout grâce à un seul système.

Étape n°4 : Vérifier que vos prestataires danois disposent des bonnes informations fiscales

Au Danemark, de nombreux prestataires choisissent de travailler comme travailleurs indépendants en raison de la liberté que leur offre ce statut. Ils doivent, dans ce cas, s'enregistrer en tant que prestataires auprès de l'autorité commerciale danoise et de l'Administration fiscale et douanière danoise (SKAT).

Si vous embauchez un travailleur indépendant, il faut s'assurer que le contrat définit clairement les conditions de paiement et les résultats attendus. Cette clarté est essentielle pour prévenir d'éventuels conflits ou malentendus à l'avenir.

Rappelez-vous que, vous n'êtes pas obligé de déduire et de payer des impôts sur vos paiements aux prestataires danois, comme vous le faites avec vos employés. Cependant, en fonction du statut fiscal local de vos prestataires et du type de travail qu'ils effectuent, vous devrez peut-être leur fournir des documents fiscaux spécifiques.

Par exemple, si votre entreprise est basée aux États-Unis et que vous travaillez avec des prestataires danois (ou d'autres prestataires internationaux), ceux-ci doivent remplir le formulaire IRS W-8BEN pour confirmer leur statut de prestataires étrangers. Cette étape garantit le respect des réglementations en vigueur aux États-Unis.

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Gérer une équipe internationale n'a jamais été aussi facile. Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires internationaux au Danemark et dans le monde entier depuis un seul système.

Foire aux questions sur la gestion de la paie pour les prestataires au Danemark

Avez-vous besoin de retenir des impôts lorsque vous payez des prestataires au Danemark ?

Non, vous n'êtes pas obligé. Les entreprises étrangères ne sont pas tenues de prélever des impôts sur les salaires lors du paiement de prestataires danois, car ces derniers sont responsables de la gestion de leurs impôts et des cotisations de Sécurité sociale.

Le salaire minimum danois s'applique-t-il aux travailleurs indépendants au Danemark ?

Le Danemark n'a pas de salaire minimum fixé par la loi. Au lieu de cela, les salaires dépendent du poste occupé. La rémunération minimale est déterminée par des discussions entre les employeurs et les syndicats, qui font partie des conventions collectives nationales. Cependant, même dans le cadre de ces accords, il n'y a pas d'exigence de paiement minimum obligatoire pour les prestataires.

Les prestataires danois bénéficient-ils d'avantages sociaux ?

Au Danemark, les travailleurs indépendants ne bénéficient pas des mêmes avantages sociaux que les employés. Offrir des avantages tels que l'assurance maladie ou des congés payés aux travailleurs indépendants pourrait même soulever des soupçons sur une erreur de classification.

Pouvez-vous payer les prestataires au Danemark dans votre devise locale ?

Il est recommandé de payer les prestataires internationaux dans leur devise locale autant que possible. Par exemple, si vous travaillez avec des prestataires au Danemark, essayez de les payer en couronne danoise (DKK). Si vous choisissez de les payer dans votre propre devise, ils devront donner leur accord dans le cadre de leur contrat de prestation.

Avec Rippling, vous pouvez payer vos prestataires en couronne danoise ou dans votre propre devise.

Peut-on payer manuellement les prestataires au Danemark ?

Oui, vous pouvez payer les prestataires danois manuellement. Bien que de nombreux petits entrepreneurs optent pour cette méthode afin de réduire les coûts, notez que ce processus peut devenir très chronophage à mesure que votre entreprise se développe ou si vous devez gérer plusieurs prestataires étrangers. De plus, la gestion manuelle des paiements comporte certains inconvénients potentiels :

• En termes de conformité, gérer la paie manuellement augmente les risques d’erreurs ou de détails manquants, compromettant ainsi le respect des lois locales. Rippling permet de résoudre ce problème en garantissant automatiquement la conformité avec les réglementations.
• Sur le plan de la sécurité, l’utilisation de tableurs ou de documents papier expose l’entreprise à des risques, car les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou mal utilisées. Rippling offre une solution sécurisée qui protège ces données sensibles.
• Concernant l’expérience des prestataires, les paiements manuels peuvent entraîner des retards et un manque de clarté, rendant difficile pour les prestataires de comprendre quand et pour quoi ils sont payés, ce qui peut être frustrant. Automatiser ce processus avec Rippling améliore considérablement leur expérience.

Rippling offre une solution efficace en automatisant le processus de paie. Il intègre de manière transparente les données RH de votre entreprise, vous épargnant ainsi la saisie manuelle des données.

Comment transformer un prestataire en employé au Danemark ?

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à faire passer un prestataire au statut d’employé, comme éviter une mauvaise classification, l’intégrer en tant que membre officiel de l’équipe, ou protéger votre propriété intellectuelle. Alors, pour convertir un prestataire en employé à temps plein, suivez ces étapes :

• Traitez le prestataire comme n'importe quel nouvel employé en lui fournissant une intégration appropriée. Cela implique plusieurs étapes. Si vous n'avez pas encore de collaborateurs au Danemark, vous devez choisir entre créer une entité locale (et vous enregistrer auprès des autorités réglementaires et fiscales appropriées) ou utiliser une société de portage (EOR) pour embaucher au Danemark.
• Remettez au nouvel employé intégré un contrat de travail et un manuel de l'employé. Assurez-vous que ces documents soient légalement conformes aux lois sur le salaire minimum, les avantages sociaux obligatoires, les heures de travail légales, les jours fériés, les réglementations sur les indemnités de licenciement et autres lois danoises.
• Confirmez et recueillez les informations précises des employés, tels que leur nom (correspondant à leur compte bancaire), nationalité, date de naissance, date d'embauche, coordonnées, numéro de certificat d'identité et détails de rémunération. Stockez ces données en toute sécurité tout en respectant les lois sur la protection de la vie privée.
• Une fois la paie mise en place, vous pouvez gérer les retenues et les soumissions des impôts fédéraux sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale. Ces contributions incluent la retraite, l'assurance maladie, les soins médicaux (y compris le congé paternité), l'assurance contre les accidents du travail et l'assurance chômage.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d’information uniquement et ne doit pas être considéré comme un conseil fiscal, juridique ou comptable. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.