Comment rémunérer les prestataires internationaux au Kenya [2024]
Les entreprises mondiales qui cherchent à constituer des équipes internationales à distance se tournent de plus en plus vers l'Afrique de l'Est. Le Kenya, en particulier, est surnommé la « Silicon Savannah » en raison de sa montée rapide en termes de vitesse Internet, de travailleurs qualifiés dans le domaine des technologies de l'information, et de la maîtrise de l'anglais. Il n'est donc pas surprenant que de nombreuses entreprises mondiales se tournent vers des villes comme Nairobi et Mombasa pour trouver des prestataires étrangers.
Cependant, avant d'embaucher votre premier freelance, vous devez connaître les bases du paiement des prestataires kényans. Naviguer dans les lois du travail et les réglementations fiscales de pays étrangers n'est pas une tâche facile — et payer les travailleurs tout en restant conforme peut s'avérer plus difficile que vous ne le pensez.
Heureusement, ce guide étape par étape peut vous aider. Nous avons compilé ci-dessous les bases pour vous aider à payer des prestataires internationaux au Kenya, afin de déployer votre équipe mondiale dans les meilleures conditions.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs au Kenya
Comme dans de nombreux autres pays, le Kenya distingue les prestataires indépendants des employés. Une mauvaise classification peut entraîner des risques importants. Dans deux affaires en 2013, Everett Aviation et Kapa Oil Refineries ont été jugés coupables de mauvaise classification d'employés. Ils ont été condamnés à payer leurs obligations fiscales, une pénalité de 25 % sur l'impôt principal évalué et un intérêt supplémentaire de 2 % à partir de la date à laquelle l'impôt était initialement dû.
Les employeurs au Kenya sont responsables des impôts sur le revenu, de la Sécurité sociale, des déductions sur les salaires, des avantages sociaux et d'autres dépenses pour leurs employés. Mal classer des employés pourrait vous rendre responsable de tout cela — en plus des pénalités et des intérêts.
Malheureusement, la législation kényane ne définit pas de règles claires pour distinguer les employés des travailleurs indépendants. Historiquement, les tribunaux se sont penchés sur la réalité de la relation d'emploi plutôt que sur ce qui est écrit dans le contrat de travail. Voici les facteurs que les tribunaux et les autorités fiscales prennent généralement en compte :
Prestataires
Employés
Niveau élevé d'autonomie des travailleurs. Les prestataires doivent bénéficier de peu ou aucune supervision dans l'exercice de leur activité, tant qu'ils livrent le résultat attendu. Ils devraient être libres de fixer leurs propres horaires de travail, de travailler depuis les lieux de leur choix, et de ne s'acquitter que des tâches ou projets qui leur sont assignés.
Des directives accrues de l'employeur. Les employés travaillent sous la supervision et le contrôle directs de leur employeur. Les employeurs peuvent fixer leurs horaires ou exiger qu'ils travaillent d'un lieu spécifique. Plutôt que des tâches ou des projets particuliers, la nature des responsabilités de travail d'un employé est plus large.
L'équipement et les outils appartiennent au travailleur.
Les équipements et outils sont généralement fournis par l'entreprise.
Moins intégrés. Les prestataires ne devraient pas participer aux activités des employés ou de la direction, sauf s'ils sont spécifiquement invités à le faire.
Très intégrés. Les collaborateurs participent à la vie de l'organisation où ils travaillent, prenant part aux prises de décision et aux opérations commerciales.
Aucun droit à la retraite ou aux avantages sociaux de fin de contrat. Les prestataires ne doivent pas faire partie du régime de retraite d'une organisation. Lorsqu'ils arrivent à la fin de leur contrat (ou s'ils sont licenciés), ils ne reçoivent aucun avantage de fin de contrat.
Éligible à la retraite et aux avantages sociaux. Les employés ont droit aux avantages sociaux statutaires, qui comprennent la retraite, les soins de santé, les congés, et bien plus encore.
Payé à la fin du travail. Les prestataires ne doivent être payés qu'une fois leur travail terminé et une facture soumise.
Payé à intervalles réguliers. Les employés doivent recevoir leurs paiements de salaire en versements hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuels réguliers.
Non soumis aux processus disciplinaires. Si un prestataire est inefficace ou se rend coupable d'une faute, il peut être licencié immédiatement. Il ne devrait pas être soumis aux processus disciplinaires de son employeur.
Peuvent être sanctionnés pour sous-performance ou faute professionnelle. Les employés ne peuvent pas être licenciés aussi facilement que les prestataires. Ils doivent suivre des procédures disciplinaires.
Non exclusifs. Les prestataires ne peuvent pas être contractuellement liés à un seul employeur. Ils peuvent travailler avec plusieurs clients à la fois.
Exclusifs. Les employés peuvent être légalement obligés de travailler pour un seul employeur à la fois.
Peuvent être licenciés conformément aux termes du contrat. Les prestataires peuvent être licenciés à tout moment tant que les conditions de licenciement stipulées dans leur contrat sont respectées.
Le licenciement est strictement réglementé. Pour les collaborateurs, le licenciement est extrêmement difficile et doit suivre un processus rigoureux qui garantit l'équité envers le collaborateur.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires au Kenya
Alors que le travail à distance est devenu plus courant, les options de paiement international se sont également multipliées. Vous disposez désormais de nombreuses possibilités pour transférer de l'argent au-delà des frontières, mais beaucoup d'entre elles présentent des avantages et des inconvénients.
Voici quelques options pour payer des prestataires au Kenya :
- Les virements bancaires en ouvrant un compte bancaire au Kenya pour effectuer des virements locaux vers les comptes de vos prestataires, ou effectuer des virements internationaux depuis votre compte bancaire dans votre pays d'origine. N'oubliez pas que les virements bancaires — en particulier les virements internationaux — peuvent entraîner des frais élevés.
- Les mandats internationaux, une méthode utilisée depuis longtemps, mais qui est de plus en plus perçue comme obsolète. Vous devez acheter physiquement le mandat, et le prestataire doit le déposer à son arrivée. Ce processus manuel est lent et souvent sujet à des frais élevés et des taux de change défavorables.
- Les portefeuilles numériques et plateformes de paiement comme PayPal ou Wise sont de plus en plus populaires pour envoyer de l'argent dans le monde entier. Cependant, toutes ne sont pas disponibles dans chaque pays (par exemple, Venmo est uniquement disponible aux États-Unis).
- Les services de paie à l’international, même si les prestataires ne sont généralement pas inclus dans la paie, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues fiscales que les employés. Ils soumettent habituellement des factures qui sont traitées par les comptes fournisseurs. Cependant, avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires grâce à un seul système, où qu'ils se trouvent.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires kenyans
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses façons de payer les prestataires au Kenya. Mais la manière la plus rapide, simple et facile est d'utiliser une solution de paie à l'international telle que Rippling.
Rippling vous permet de payer des prestataires à travers le monde via un seul système.
Étape n°4 : S'assurer que vos prestataires au Kenya disposent des bonnes informations fiscales
Les prestataires indépendants au Kenya sont responsables de la déclaration de leurs impôts, du paiement de leur impôt sur le revenu et des retenues fiscales s'ils sont enregistrés en tant qu'entité commerciale.
Pour payer ses impôts en ligne, le contribuable devra :
- postuler en ligne pour un PIN (numéro d'identification personnel) afin d'utiliser le système iTax ;
- se connecter à iTax en entrant son code PIN, le mot de passe et la réponse à la question de sécurité sur le portail en ligne ;
- saisir de nouveau le code PIN, sélectionner toutes les obligations fiscales applicables, télécharger et remplir les formulaires, puis les téléverser sur le portail et compléter les formulaires en ligne nécessaires ;
- une fois terminé, soumettre la déclaration de revenus et payer tout impôt dû avant la date limite.
Gérez facilement les prestataires partout dans le monde
Gérer et développer une équipe mondiale n'a jamais été aussi simple. Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires partout dans le monde, y compris au Kenya.
Questions fréquemment posées sur la gestion de la paie pour les prestataires au Kenya
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires au Kenya ?
Les prestataires au Kenya sont tenus de déclarer et de payer leurs propres impôts.
Le salaire minimum kenyan s'applique-t-il aux travailleurs indépendants ?
Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux prestataires au Kenya.
Les prestataires kenyans bénéficient-ils d'avantages sociaux ?
Non. Étant donné que les prestataires ne sont pas dans une relation employeur-employé, ils n'ont pas droit aux avantages sociaux légaux tels que les congés payés et les heures de travail maximales. Actuellement, le pays teste une couverture santé universelle nationale, mais jusqu'à ce que le programme soit entièrement déployé, les travailleurs indépendants n'ont pas droit à une assurance santé.
Pouvez-vous payer des prestataires au Kenya dans votre devise locale ?
Il est préférable de payer vos prestataires au Kenya dans leur devise locale (KES). Si vous choisissez de rémunérer votre prestataire dans une autre devise, assurez-vous d'obtenir d'abord son autorisation écrite.
Peut-on payer manuellement les prestataires au Kenya ?
Oui, vous pouvez payer manuellement des prestataires dans n'importe quel pays, et de nombreuses petites entreprises choisissent cette option pour économiser des coûts. Cependant, payer manuellement des prestataires peut être une tâche longue et fastidieuse, surtout si vous travaillez avec plusieurs prestataires au Kenya ou dans plusieurs pays étrangers. Effectuer des paiements manuels à l'international comporte également des risques :
- De conformité, car la gestion manuelle de la paie comporte des risques d'erreurs humaines et d'omissions. Utiliser une plateforme comme Rippling garantit le respect des lois et réglementations locales, quel que soit le lieu de résidence de vos prestataires.
- De sécurité, puisque gérer la paie à l’aide de documents papier et de tableurs peut mettre en danger les données personnelles de vos prestataires en cas de perte, de vol ou d'utilisation abusive.
- D’altération de l’expérience des prestataires, parce que payer manuellement des prestataires peut être un processus lent et inefficace. Souvent, ils ne savent pas exactement pour quoi ils sont payés ou quand attendre leurs paiements.
Comment transformer un prestataire en employé au Kenya ?
Embaucher des prestataires présente de nombreux avantages, mais parfois, vous avez besoin d'un employé à temps plein (ou peut-être que votre prestataire préférerait un poste à temps plein). Pour transformer un prestataire en employé à temps plein au Kenya, vous devrez suivre certaines exigences légales et de conformité. Mais d'abord, si vous n'avez pas déjà d'employés kenyans, vous devez établir une entité légale ou utiliser un service de société de portage (EOR).
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé uniquement à des fins d'information et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne devrait pas être utilisé à ces fins. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
