Comment payer les prestataires internationaux en Chine [2024]

Étape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires en Chine

Dans le cadre du processus d'intégration, mettez-vous d'accord avec votre prestataire sur la façon dont il sera payé. Les employeurs ont aujourd'hui plus de choix que jamais pour envoyer des compensations aux prestataires chinois. Voici quelques options :

• Avec le dépôt direct, vous pouvez utiliser votre compte bancaire chinois pour déposer directement les fonds sur les comptes de vos prestataires, tout en tenant compte des frais de transfert potentiels et de la variation des taux de change.
• Grâce aux virements bancaires, vous pouvez effectuer des transferts internationaux, la Chine utilisant le système SWIFT pour les paiements transfrontaliers. Alternativement, vous pouvez effectuer des virements via Western Union ou d’autres services financiers pour envoyer des paiements vers la Chine.
• Si votre prestataire préfère ne pas configurer de dépôt direct ou fournir les informations nécessaires pour un virement, les chèques papier peuvent être utilisés, bien que les paiements électroniques soient généralement privilégiés en Chine.
• Les mandats internationaux, bien qu’étant une méthode sûre et bien établie pour transférer de l’argent, peuvent être lents. L’employeur doit acheter physiquement le mandat, et le prestataire doit le déposer manuellement, ce qui peut poser un problème s’il n’a pas facilement accès à une banque ou à un bureau de poste. De plus, des frais peuvent s’appliquer et les taux de change peuvent être défavorables.
• En utilisant des portefeuilles numériques, vous pouvez transférer des fonds du compte de votre entreprise vers le compte bancaire ou la carte de débit du prestataire, tout en gardant à l’esprit que les taux de change peuvent fluctuer et que des frais peuvent s’appliquer.
• Concernant les plateformes de paiement, toutes ne sont pas disponibles en Chine. Par exemple, Venmo ne fonctionne qu’aux États-Unis, tandis que la Chine restreint les plateformes autorisées dans le pays. PayPal et Wise sont des options légales et accessibles, et Alipay et WeChat Pay permettent des paiements en RMB (yuan chinois), bien que des frais de transfert et des fluctuations des taux de change puissent rendre vos dépenses difficiles à prévoir.
• Avec les services de paie mondiaux, bien que les prestataires ne soient pas inclus dans la paie traditionnelle, leurs factures sont généralement traitées par les comptes fournisseurs de nombreuses entreprises. Cependant, avec Rippling, il est facile de payer les prestataires chinois et autres travailleurs à l'international via un seul système.

Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires chinois

Bien qu’il existe de nombreuses façons de payer les prestataires chinois, la méthode la plus rapide et la plus simple reste l’utilisation d’un logiciel de paie mondial. Rippling vous permet de payer employés et prestataires dans le monde entier via un seul système.

Étape n°4 : S'assurer que vos prestataires chinois disposent des bonnes informations fiscales

En Chine, les employeurs ne retiennent ni ne versent d'impôts sur le revenu pour les prestataires. En fait, le faire pourrait engendrer un risque de mauvaise classification. Les travailleurs indépendants en Chine doivent calculer et soumettre eux-mêmes leurs impôts.

Les employeurs basés aux États-Unis doivent se conformer aux règles de l’Internal Revenue Service (IRS). Ils doivent obtenir le nom légal, la date de naissance, les coordonnées, les informations bancaires et le numéro de certificat d’identité (ou TIN) de leur prestataire. L’IRS oblige également les employeurs à faire remplir à leurs prestataires indépendants étrangers (y compris ceux basés en Chine) le formulaire W-8BEN. Ensuite, les employeurs doivent remplir un formulaire 1096 qui récapitule les détails concernant leurs prestataires étrangers.

La conformité fiscale peut être complexe et difficile. En cas d’erreur, vous risquez de rencontrer des problèmes avec les services fiscaux de votre pays ainsi que ceux de la Chine. Il est donc fortement recommandé de consulter un professionnel de la fiscalité avant de travailler avec des prestataires chinois.

Gérez facilement les prestataires dans le monde entier

Gérer vos collaborateurs internationaux est un jeu d'enfant avec Rippling. Payez vos prestataires à l'international en Chine et dans le monde entier depuis un seul système.

FAQ sur la gestion de la paie pour les prestataires en Chine

Faut-il retenir des taxes lors du paiement des prestataires en Chine ?

Non. Lorsque vous travaillez avec des prestataires chinois, les employeurs ne sont pas responsables de la déduction des impôts sur leur rémunération. Le prestataire est seul responsable de ses impôts.

Le salaire minimum chinois s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Chine ?

Non, le salaire minimum et d'autres lois sur l'emploi ne s'appliquent pas aux prestataires en Chine. Ils négocient eux-mêmes leurs tarifs.

Les prestataires chinois bénéficient-ils d'avantages sociaux ?

Non, les prestataires chinois n’ont pas droit aux avantages sociaux et, en réalité, leur en accorder pourrait entraîner un risque de mauvaise classification.

Pouvez-vous payer les prestataires en Chine dans votre devise locale ?

Vous devriez payer vos prestataires en yuan chinois (CNY) ou renminbi (RMB), deux termes interchangeables pour désigner la monnaie chinoise. Vous pouvez choisir de les payer dans votre propre devise à condition d’avoir un accord écrit. Toutefois, si vous payez vos prestataires en devise étrangère, ils devront peut-être payer des frais de conversion et attendre un délai de traitement.

Quelles informations devez-vous obtenir des prestataires en Chine ?

Lors de l'intégration d'un nouveau prestataire chinois, assurez-vous d'obtenir les informations suivantes :

• nom (identique à celui figurant sur le compte où vous effectuerez le virement) ;
• date de naissance et date d'embauche ;
• coordonnées, y compris leur adresse e-mail et adresse postale physique en Chine ;
• numéro de certificat d’identité, pour les employés utilisant une carte d’identité chinoise, le numéro d’identification fiscale (TIN) est le même que leur numéro d’identification. Cependant, pour ceux qui utilisent un passeport ou un autre type de certificat d’identité, un TIN sera attribué par le bureau fiscal local. Dans certaines régions de Chine, les numéros de passeport peuvent être reconnus comme TIN pour les étrangers.
• informations sur le compte bancaire ou autres informations de paiement ;

Peut-on payer manuellement des prestataires en Chine ?

Oui, vous pouvez payer manuellement des prestataires chinois. Bien qu'il soit courant pour les propriétaires de petites entreprises de procéder ainsi pour réduire les coûts, ce processus peut être long, surtout si votre entreprise se développe ou si vous travaillez avec plusieurs prestataires étrangers. Le traitement manuel des paiements présente également certains risques :

• En matière de conformité, gérer manuellement la paie augmente le risque d’erreurs humaines et d’omissions, mais Rippling vous aide à protéger votre entreprise en appliquant automatiquement la conformité aux lois locales applicables.
• Concernant la sécurité, l’utilisation de tableurs ou de documents papier expose les informations sensibles des prestataires à des risques de perte, de vol ou de mauvaise utilisation.
• Sur le plan de l’expérience des prestataires, les paiements manuels sont souvent lents et source de confusion, les délais de paiement ne sont pas toujours clairs et les prestataires peuvent avoir du mal à comprendre exactement ce pour quoi ils sont payés, ce qui peut être frustrant.

Rippling automatise la paie, synchronisant toutes les données RH de votre entreprise avec la paie vous épargnant ainsi la saisie manuelle des données. Vos prestataires et employés à l'international seront payés rapidement et en conformité, peu importe où ils résident.

Comment transformer un prestataire en employé en Chine ?

Que vous souhaitiez éviter une mauvaise classification, intégrer officiellement un prestataire à votre équipe ou protéger davantage votre propriété intellectuelle, il existe de nombreuses raisons de convertir un prestataire en employé. Pour ce faire, vous devrez suivre le même processus d’intégration que pour tout autre nouvel employé :

• Si vous n'avez pas d'autres employés chinois, vous devrez décider si vous voulez établir une entité locale ou utiliser une société de portage (EOR) pour les embaucher légalement en Chine. Rippling EOR peut vous aider à transformer facilement des prestataires en employés à temps plein.
• Fournissez à vos employés un contrat de travail et un manuel de l’employé rédigés en chinois standard, qu’ils devront signer. Assurez-vous de respecter les lois sur le salaire minimum, les avantages sociaux obligatoires, les heures de travail légales, les jours fériés légaux, les lois sur les indemnités de licenciement et autres lois du travail chinoises.
• Si vous n'utilisez pas de société de portage, inscrivez votre employé auprès de l'Administration fiscale de l'État, du Bureau local de la Sécurité sociale, et du Bureau du Fonds de logement. Une société de portage peut effectuer cette inscription en votre nom.
• Vérifiez leurs informations, y compris leur nom (correspondant au compte où vous verserez leur salaire), leur nationalité, leur date de naissance, leur date d'embauche, leurs coordonnées, le numéro de leur certificat d'identité et leurs informations de paie. En raison de la stricte loi sur la protection des informations personnelles en Chine, ne collectez que les données nécessaires et utilisez des mesures de sécurité pour les collecter et les stocker.
• Une fois la paie exécutée, vous devrez prélever et soumettre l’impôt sur le revenu ainsi que les cotisations de sécurité sociale, qui couvrent les retraites, l’assurance maladie/maternité, les accidents du travail et l’assurance chômage.

Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins d'information uniquement et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables et ne doit pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.