Un prestataire indépendant a-t-il besoin d'une licence commerciale ?

Avant 2020, travailler à temps plein pour un seul employeur était considéré comme la norme. Il en allait de même pour les termes "S-corp", "C-corp", "LLC" et autres désignations similaires sous lesquelles les entreprises traditionnelles s'enregistraient lorsqu'elles demandaient une licence d'exploitation à l'administration de leur État.

Maintenant, tout a changé : selon une étude de McKinsey, en 2022, 58 millions d'Américains, équivalant à environ 36% de la population active, se sont identifiés comme travailleurs indépendants. C'est un bond de près de 10% par rapport aux travailleurs indépendants qui composaient l'économie à la tâche en 2016, selon la même enquête.

Il y a de nombreux avantages à travailler en tant que travailleur indépendant. Non seulement vous avez la liberté de définir votre emploi du temps et, souvent, de travailler à distance d'où vous le souhaitez, mais vous pouvez parfois gagner plus d'argent avant les impôts, et vous êtes votre propre patron.

Cependant, cela est aussi rempli de complexités. Par exemple, que signifient exactement les termes « travailleur indépendant » et « contractant 1099 » aux yeux de la loi ? Et, si vous travaillez en tant que travailleur indépendant aux États-Unis, avez-vous besoin d'une licence d'affaires ? Et si vous êtes citoyen d'un autre pays ?

Ici, nous répondrons à des questions courantes sur les licences d'affaires de travailleur indépendant, ainsi qu'aux démarches de base que vous devez prendre pour vous établir en tant que travailleur indépendant, et plus encore.

FAQ sur les licences d'affaires de travailleur indépendant, les contractants 1099, et plus encore pour les citoyens américains

Comprendre les définitions des termes "prestataire indépendant", "prestataire 1099" et "licence d'exploitation" est extrêmement utile pour les travailleurs indépendants qui cherchent à s'orienter dans le monde complexe de la classification correcte à des fins juridiques et fiscales.

Avant de configurer votre entreprise et de commencer votre nouvelle carrière, voici quelques questions fréquemment posées sur ces termes, ainsi que d'autres aspects du travail aux États-Unis en tant qu'individu auto-employé que vous devriez connaître.

Q : Quelle est la différence entre un travailleur indépendant et un contractant 1099 ?

En toute simplicité, « travailleur indépendant » et « contractant 1099 » sont des termes utilisés de manière interchangeable pour faire référence à la même chose : c'est un individu auto-employé qui fournit des services rémunérés à une entreprise sans être un employé à plein temps de cette entreprise. 

La désignation « 1099 » fait référence aux formulaires fiscaux que vous remplirez qui seront soumis à l'IRS pour identifier correctement la nature de votre travail, pour qu'ils sachent que vous devez des impôts sur le travail indépendant. Lorsque vous commencez avec une nouvelle entreprise, Rippling peut aider à vous assurer que vous êtes classifiés correctement aux yeux du gouvernement, pour garantir que l'entreprise ne soit pas pénalisée.

Q. Un travailleur indépendant a-t-il besoin d'une licence d'affaires ?

En bref : Cela dépend où vous vivez. La majorité des États n'exigent pas que les travailleurs indépendants obtiennent des licences d'affaires pour opérer, mais votre ville, votre municipalité ou un pays en particulier peut avoir des règles différentes. 

Cependant, il y a deux exceptions principales à cette règle : l'Alaska et Washington exigent tous deux que toute personne gérant une entreprise, y compris les travailleurs indépendants, demande des licences d'affaires par les voies appropriées. 

De plus, certains États ont des règles exigeant des individus, même ceux dirigeant des opérations à domicile seuls, de demander une licence d'affaires locale.

Pour être sûr, vérifiez auprès du département local approprié. Parfois, il peut être difficile de savoir exactement qui est en charge : parfois c'est le greffier de la ville, tandis que d'autres mettent cela sous la responsabilité du département de la planification et du zonage ou du bureau des impôts de la ville. Commencez par vous adresser à la chambre de commerce de votre ville, afin de ne pas perdre des heures à passer un million d'appels pour vous rendre compte qu'il s'agit d'une autre impasse. Ne sautez pas cette étape non plus. Vous ne voulez pas vous retrouver avec des pénalités et des amendes de la part de votre ville ou de votre comté que vous auriez pu éviter.

Q. Pourquoi obtiens-je des réponses variées lorsque je recherche « licence d'affaires de travailleur indépendant » en ligne ?

Parfois, Internet n'est pas sûr si vous vous référez à vous-même comme travailleur indépendant dans l'économie à la tâche (par exemple, un écrivain freelance, graphiste auto-employé, et ainsi de suite) ou si vous parlez d'un entrepreneur en bâtiment. Dans ce dernier cas, vous avez besoin de licences, certifications et d'autres documentations officielles spécifiques avant de commencer à travailler sur un projet pour des raisons de sécurité et légales, entre autres. Vous avez également besoin des licences et certifications appropriées si vous êtes un agent immobilier auto-employé ou une infirmière. Mais ne paniquez pas. Lisez attentivement et assurez-vous de regarder des informations qui s'appliquent à votre profession.

Travailleur indépendant 101 : 5 étapes pour vous lancer

Maintenant que vous connaissez les exigences relatives aux licences de prestataires indépendant, voici les cinq étapes à suivre pour démarrer votre nouvelle carrière en tant que travailleur indépendant.

Étape 1 : Créez un site web et mettez à jour votre page de profil LinkedIn

Une fois que vous avez décidé quels types de services vous allez offrir, prenez du temps pour créer un site web personnel et à mettre à jour votre page LinkedIn qui reflètera votre expertise et vos offres de services. Ceci est particulièrement important pour les personnes auto-entrepreneurs travaillant dans les professions créatives, comme le graphisme, le marketing, la rédaction, et ainsi de suite, puisque chaque client potentiel demandera à voir un portfolio de vos travaux passés. Votre site web est l'endroit parfait pour cela, et il existe de nombreux constructeurs de sites gratuits ou peu coûteux disponibles qui permettent même aux web designers inexpérimentés de créer des pages qui mettent en valeur leurs capacités et les projets dont ils sont le plus fiers. 

Assurez-vous que votre page web et votre LinkedIn soient optimisés pour le SEO, c'est-à-dire, qu'ils contiennent les bons mots-clés pour que vous apparaissiez lorsque les clients potentiels recherchent qui est disponible pour des emplois correspondant à votre expertise.

Un autre conseil : N'essayez pas de faire de votre LinkedIn votre portfolio. Ce n'est pas fait pour ça, même selon les professionnels qui écrivent pour LinkedIn. Le site web ne peut pas héberger correctement des vidéos, des échantillons de design graphique, ou même des échantillons de texte de manière aussi organisée qu'un site portfolio dédié. Il est plus utile pour des documents statiques comme un CV, que vous ne changerez pas souvent. Incluez plutôt un lien vers votre portfolio sur votre page LinkedIn dans un endroit facile à trouver.

Étape 2 : Déterminez vos tarifs

Que vous ayez juste commencé le freelancing ou que vous ayez une expérience préalable, une question à laquelle vous devriez toujours être prêt à répondre lors d'un entretien avec un client potentiel est vos tarifs. 

Cela peut être une question délicate à répondre, même pour la personne la plus expérimentée. Si vous demandez trop peu, vous vous retrouverez à travailler extrêmement dur pour bien moins que vous ne le méritez. Demandez trop, et vous pourriez finir par perdre le travail car votre tarif est bien au-delà de ce qui est considéré comme raisonnable pour les services que vous fournissez. 

Faites des recherches à l'avance sur le tarif du marché régulier pour le travail que vous faites. Ensuite, décidez si vous facturez à l'heure, par projet, ou si vous proposez un tarif mensuel aux employeurs qui cherchent à travailler régulièrement avec vous. Chacun a ses avantages et inconvénients.

Si vous décidez de facturer à l'heure, vous serez payé pour la quantité exacte de travail que vous faites, ce qui peut être extrêmement utile si vous travaillez sur un grand projet ou avec un nouveau client et que vous n'êtes pas sûr du temps que vous y consacrerez. D'un autre côté, si vous travaillez très efficacement, vous pourriez ne pas gagner autant à l'heure que si vous facturiez par projet. 

Facturer un tarif forfaitaire est idéal pour les gens qui travaillent efficacement et pour garantir que les clients connaissent le coût du travail à l'avance et ne sont pas surpris par la facture finale. Un inconvénient de facturer un tarif forfaitaire ? Vous pourriez trouver des clients rebutés par un gros chiffre et qui vont ailleurs chercher quelqu'un de "moins cher." 

Avant de vous décider, tenez compte de l'ampleur du projet sur lequel vous travaillez, du fait que le client est nouveau ou non, et de ce qui a fonctionné pour vous dans le passé. Quelle que soit l'option choisie, ayez vos tarifs à l'esprit avant de commencer les entretiens.

Étape 3 : Perfectionnez votre argumentaire

Que vous postuliez à des emplois en freelance via des sites web ou que vous envoyiez des emails à quelques entreprises pour lesquelles vous aimeriez travailler, vous devez d'abord peaufiner votre argumentaire. Passez du temps à rédiger un court paragraphe (qui peut être écrit ou donné lors d'un appel en personne) qui explique clairement qui vous êtes, ce que vous faites, et quel type de travail vous recherchez, ainsi que les avantages que vous apporterez au poste. De plus, assurez-vous de bien rechercher chaque entreprise afin de pouvoir adapter votre argumentaire à leurs besoins et valeurs. 

Une note supplémentaire : si vous optez pour l''email, soyez particulièrement diligent dans votre recherche et assurez-vous d'envoyer l'email à la bonne personne. Il est préférable de pouvoir s'adresser à une personne spécifique par son nom (l'ancien "à qui de droit" est révolu). Internet a rendu beaucoup plus facile de savoir qui occupe quel rôle, et les gens ont tendance à ignorer les emails qui ne leur sont pas spécifiquement adressés.

Étape 4 : Réseautez, réseautez, réseautez

Vous avez besoin de faire connaître votre nom, et le réseautage est l'une des manières les plus efficaces de vous commercialiser. Rejoignez les forums en ligne avec d'autres freelancers qui offrent des services similaires, et participez à leurs conversations. Assurez-vous de les connaître en tant que personnes et concentrez-vous sur le partage d'informations, pas seulement sur la demande de pistes pour des emplois. En devenant une partie respectée et bien connue de la communauté, les pistes commenceront progressivement à venir à vous. 

De plus, trouvez des groupes en ligne qui sont pertinents pour votre secteur, ajoutez des entreprises à votre profil LinkedIn pour lesquelles vous aimeriez particulièrement travailler, et concentrez-vous sur le fait de laisser les gens vous connaître en plus de surveiller les postes vacants.

Étape 5 : Ouvrez un compte bancaire et gardez des dossiers détaillés de tous les paiements que vous recevez

N'oubliez pas : en tant que travailleur indépendant, puisque vous n'êtes pas classé comme un employé à temps plein, vous êtes responsable de payer des impôts à l'IRS aux États-Unis, et à l'URSSAF en France par exemple, votre client ne le fera pas pour vous (et l''URSSAF ne voit pas d'un bon œil les personnes qui essaient de cacher de l'argent, ou qui simplement font une erreur honnête et oublient de déclarer quelque chose).

Certains travailleurs indépendants trouvent plus facile de mettre en place un compte courant séparé juste pour les affaires, tandis que d'autres utilisent leur compte courant habituel mais gardent des dossiers écrits ou numériques détaillés. Bien que vous puissiez payer vos impôts sur le travail indépendant estimés pendant la saison fiscale régulière une fois par an, il est dans votre meilleur intérêt de les payer trimestriellement (le 15 janvier, le 15 avril, le 15 juin et le 15 septembre) pour éviter de devoir une grande somme d'argent à la fin de l'année.

Travailleurs indépendants étrangers et licences d'affaires pour les prestataires indépendants

La pandémie a entraîné l'explosion de l'économie à la tâche et a rendu les arrangements de travail à distance une manière courante de faire des affaires. Cela a également permis aux entreprises de chercher et d'embaucher des talents partout dans le monde ; de même, les freelancers pouvaient désormais rechercher le bon emploi dans n'importe quel pays, pas seulement le leur.

Embaucher légalement et en conformité un prestataire indépendant étranger

Pour les entreprises, il y a de nombreux avantages à embaucher un prestataire indépendant basé hors des États-Unis. Non seulement les entreprises peuvent accéder à une gamme plus large de compétences pour trouver la meilleure personne pour le poste, mais les taux de change et les faibles coûts de travail rendent souvent avantageux pour les entreprises américaines de chercher hors de leur nation.

Cependant, pour éviter les pénalités, les frais et autres problèmes juridiques, il est crucial pour les entreprises (et les prestataires) de bien connaître les lois du travail des États-Unis et du pays où le prestataire indépendant vit. Dans notre guide, vous pouvez en savoir plus sur comment les entreprises peuvent embaucher légalement des prestataires indépendants du monde entier.

Les prestataires indépendants étrangers ont-ils besoin de licences commerciales ?

Tout comme les prestataires indépendants américains, les freelancers étrangers et les entreprises qui les embauchent se demandent souvent si les freelancers ont besoin d'une licence commerciale pour opérer en tant que prestataire indépendant. En bref ; les règles varient d'un pays à l'autre. Il est crucial de consulter les lois du pays d'origine du prestataire indépendant, ainsi que celles du pays où l'entreprise est située. 

Voici une courte liste d'informations sur la nécessité des licences d'affaires pour les prestataires indépendants pour les freelancers qui viennent de certaines nations qui travaillent couramment avec les États-Unis :

• Canada : Généralement, tant que prestataire indépendant opère son business depuis son domicile et ne voit pas de clients, aucune licence commerciale n'est nécessaire. Cependant, d'autres documents et papiers peuvent être requis, selon le type d'entreprise que vous gérez et où elle est située. Consultez d'abord l'Agence du revenu du Canada.
• Australie : Oui. Les prestataires indépendants doivent demander un Australian Business Number (ABN), payer les impôts corrects, s'inscrire pour des taxes commerciales séparées, et comprendre quelles sont leurs responsabilités fiscales.
• Inde : Généralement, les prestataires indépendants indiens n'ont pas besoin de licence commerciale ou de tout type de documents d'enregistrement.
• Mexique : De nombreux citoyens non-mexicains déménagent au Mexique pour travailler en tant que freelancers pour des entreprises basées aux États-Unis, avec des visas touristiques, et sans licence commerciale. Les lois entourant les citoyens mexicains qui sont prestataires indépendants sont moins bien comprises. Vous devez faire votre due diligence en recherchant les lois mexicaines qui régissent si le travailleur est considéré comme un prestataire ou un employé. 
• Philippines : Oui. Les Philippins qui veulent travailler en tant que prestataires indépendants doivent s'enregistrer en tant que tels, obtenir un numéro d'identification fiscale (TIN) et un certificat du Département du commerce et de l'industrie (DTI).
• Brésil : Tant que vous n'êtes pas soumis aux réglementations de l'un des clients pour lesquels vous travaillez, vous êtes libre de travailler comme prestataire indépendant au Brésil sans licence commerciale.
• Ukraine : Oui, une licence commerciale est nécessaire. Généralement, les freelancers ukrainiens se déclarent comme un « prestataire individuel » (ou FOP) et doivent remplir les documents nécessaires et les documents fiscaux pour commencer.

Tout comme il est crucial pour les prestataires indépendants de répondre à toutes les exigences légales nécessaires pour s'établir en tant que freelancers, l'entreprise doit s'assurer de classer correctement les nouvelles recrues. Mal classer un employé en tant que prestataire, ou vice-versa, peut entraîner des amendes et des pénalités. 

Le petit questionnaire de 90 secondes de Rippling peut aider les entreprises à classer correctement un nouveau travailleur, qu'il soit un prestataire indépendant étranger ou un citoyen américain.

Pour en savoir plus sur comment nous pouvons vous aider à embaucher, intégrer et gérer votre main-d'œuvre mondiale, prenez rendez-vous avec Rippling dès aujourd'hui. 

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins informatives seulement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être utilisé pour, des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans des activités ou des transactions liées.