Comment payer les prestataires internationaux au Portugal [2024]
Ouvrir ses recrutements à l’international permet de travailler avec une grande variété de talents. Grâce à la technologie actuelle, il est bien plus facile d’embaucher des prestataires dans des pays comme le Portugal, peu importe où se trouve votre entreprise. Cependant, lorsque vient le moment de payer vos travailleurs, vous devez connaître les bonnes étapes pour respecter les lois du travail et les lois fiscales portugaises.
Apprenez à classifier, intégrer et rémunérer correctement les prestataires selon les lois du travail portugaises afin d'être prêt dès que vous recevrez votre première facture.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs
Il y a de nombreux avantages à embaucher des prestataires indépendants portugais plutôt que des employés à temps plein. Par exemple, les employeurs ne sont pas tenus d’administrer les avantages sociaux des travailleurs indépendants ni de prélever des impôts sur les salaires des prestataires. À la place, le prestataire s’occupe de ses propres impôts et paiements de Sécurité sociale (Remarque : la seule exception est si un prestataire gagne jusqu’à 80 % de ses revenus auprès de vous. Dans ce cas, vous êtes responsable d’une taxe de Sécurité sociale de 5 % sur tous les paiements effectués à ce prestataire).
Cependant, une mauvaise classification des travailleurs au Portugal peut entraîner des sanctions sévères, comme :
- des contributions rétroactives à la Sécurité sociale et au Fonds de compensation salariale ;
- une conformité aux exigences de l'assurance accidents du travail ;
- des crédits rétroactifs pour les congés payés, les allocations de Noël et de vacances (primes légales), les indemnités de repas et autres avantages sociaux accordés aux employés à temps plein ;
- des amendes pouvant atteindre 9 000 €.
Si un travailleur portugais dépose une réclamation pour mauvaise classification, les tribunaux portugais examineront à la fois le contrat signé et la manière dont le travail est effectivement réalisé pour déterminer si l’accord est une fraude. Voici certains des critères considérés.
Prestataires
Collaborateurs
Niveau élevé d'autonomie. Les prestataires sont libres de déterminer comment, quand et où ils effectuent leur travail. L'entreprise peut donner des directives uniquement lorsque cela est commercialement nécessaire, et seulement si les directives sont raisonnables.
Plus de contrôle de l'employeur. Les employés sont soumis à plus de contrôle et de directives de la part de leur employeur, qui leur indique comment effectuer le travail, fixe les jours de travail, et peut avoir des stipulations sur le lieu de travail.
Équipements et outils appartenant au travailleur.
Équipements et outils généralement fournis par l'entreprise. L'entreprise peut également rembourser l'employé pour les frais d'équipement.
Payés pour le travail achevé. Les prestataires sont en droit de recevoir des paiements uniquement lorsqu'ils ont accompli leurs missions avec succès et qu'ils ont soumis leurs factures.
Salaire régulier. Les employés reçoivent un salaire de manière régulière, indépendamment des services fournis.
Aucun droit aux avantages sociaux. Les prestataires n'ont pas droit aux mêmes avantages sociaux et protections que les employés, et ils sont responsables du paiement de leurs propres impôts.
Droit aux avantages sociaux. Les employés ont droit aux avantages sociaux et aux protections tels que le salaire minimum, les cotisations de retraite, et le paiement des congés payés.
Services non exclusifs. Les prestataires ne peuvent être contractuellement liés à une seule entreprise. Ils peuvent fournir leurs services à plusieurs clients.
Services exclusifs. Les employés peuvent être contractuellement tenus de fournir des services uniquement à leur employeur.
Aucune mesure disciplinaire. L'entreprise ne peut pas prendre de mesures disciplinaires contre les prestataires pour faute et ne peut résilier le contrat qu'en cas de rupture de contrat.
Action disciplinaire. Les employés peuvent faire l'objet d'une action disciplinaire en cas de mauvaise conduite.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires
Après avoir élaboré votre contrat, l'étape suivante consiste à déterminer la meilleure façon de payer votre prestataire. Avec l'augmentation des effectifs internationaux et du travail à distance, les employeurs disposent désormais de plus de choix que jamais pour effectuer des paiements à travers le monde. Voici quelques options :
- Les virements bancaires, vous pouvez ouvrir un compte bancaire portugais et l’utiliser pour déposer des fonds sur les comptes de vos prestataires. Vous pouvez également utiliser votre propre banque pour effectuer un virement international.
- Les mandats internationaux qui peuvent être lents, car vous devrez acheter physiquement un mandat, et le prestataire devra le déposer physiquement. Les mandats peuvent également entraîner des frais et des taux de change défavorables.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement sont aussi utilisables, néanmoins, toutes les plateformes ne sont pas disponibles au Portugal. Par exemple, CashApp et Venmo ne sont pas accessibles. Vous pouvez opter pour des plateformes comme Wise pour transférer des fonds. Toutefois, gardez à l’esprit que les taux de change peuvent varier quotidiennement, ce qui rend difficile la prévision de vos dépenses.
- Les services de paie à l’international sont aussi envisageables, même si dans la plupart des cas, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie régulière, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues fiscales. À la place, ils facturent leurs services, qui sont ensuite traités par le service des comptes fournisseurs.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements
Comme vous l'avez vu dans l'étape précédente, il existe de nombreuses options pour payer les prestataires au Portugal, mais la façon la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires via un logiciel de paie à l'international.
Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires dans le monde entier.
Étape n°4 : Calculer et soumettre vos déclarations fiscales
Les employeurs ne sont pas tenus de prélever et de payer des impôts pour les prestataires au Portugal. À la place, les indépendants émettent ce qu’on appelle des « recibos verdes » (reçus verts). Après avoir envoyé une facture, les prestataires émettent un reçu vert, qui sert de preuve de paiement et qui leur permet de déclarer leurs revenus à des fins fiscales. Les travailleurs indépendants doivent utiliser ce système chaque fois qu’ils fournissent un service ou vendent un produit. Veillez à toujours conserver des enregistrements des paiements effectués aux prestataires ainsi que tous les recibos verdes que vous recevez.
Si votre entreprise est basée aux États-Unis, demandez à tous vos prestataires internationaux de remplir le formulaire W-8BEN de l'IRS. Cela certifie leur statut de contractant étranger.
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FAQ sur le paiement des prestataires au Portugal
Devez-vous retenir des impôts lorsque vous payez des prestataires au Portugal ?
Non, vous n'avez pas besoin de retenir les impôts sur les salaires lorsque vous payez des prestataires au Portugal. Les prestataires sont tenus de payer eux-mêmes leur impôt sur le revenu.
Le salaire minimum portugais s'applique-t-il aux travailleurs indépendants au Portugal ?
Les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants au Portugal.
Les prestataires portugais bénéficient-ils d'avantages sociaux ?
Dans la majorité des cas, vous n'êtes pas tenu de proposer des avantages sociaux ou d'effectuer des cotisations de Sécurité sociale. Sauf, si votre prestataire tire plus de 80 % de ses revenus grâce à vous. Dans ce cas, vous êtes responsable d'une taxe de Sécurité sociale de 5 % sur les paiements effectués à son égard.
Notez qu'offrir des avantages sociaux aux travailleurs indépendants peut aussi augmenter le risque que les tribunaux considèrent les prestataires comme des employés mal classifiés.
Pouvez-vous payer des prestataires au Portugal dans votre devise nationale ?
Vous devez payer les prestataires basés au Portugal en euros (EUR), sauf si vous avez spécifiquement obtenu leur accord écrit pour les payer dans une autre devise. Avant de commencer les travaux, indiquez la devise que vous utiliserez dans le contrat de prestation.
De nombreux fournisseurs de services de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements aux prestataires en euros ou dans votre devise.
Peut-on payer manuellement les prestataires au Portugal ?
Oui, vous pouvez choisir de gérer la paie vous-même en utilisant un calculateur de paie et en effectuant des dépôts directs sur les comptes des employés. Cependant, bien que de nombreux petits entrepreneurs fassent cela pour réduire les coûts, gérer la paie est chronophage, surtout pour ceux qui ont une entreprise en expansion avec des collaborateurs à l'international.
Il y a également des risques à traiter les paiements manuellement :
- De conformité, car avec des entrées manuelles, il y a plus de risques d’erreurs et d’omissions, ce qui peut entraîner des problèmes de conformité.
- De sécurité, puisque le traitement manuel de la paie comporte des risques de sécurité, en particulier si vous utilisez des tableurs ou des dossiers papier. Cela augmente le risque de perte, de vol ou d’utilisation abusive des informations sensibles des prestataires.
- Sur l’expérience des prestataires qui est aussi menacée, car les paiements manuels peuvent être lents et manquer de transparence quant aux délais de paiement. Cela peut frustrer les travailleurs qui essaient de comprendre leurs revenus.
Comment transformer un prestataire en employé au Portugal ?
Bien que l’utilisation de prestataires indépendants puisse offrir plus de flexibilité et des avantages financiers, vous pourriez décider de transformer un prestataire en employé à plein temps. Au Portugal, un document écrit est requis pour l’intégration d’un prestataire, mais il n’est pas techniquement obligatoire pour l’embauche d’employés. Un contrat de travail peut simplement être un accord verbal. Cependant, même si un contrat écrit n’est pas obligatoire, il est fortement recommandé d’en rédiger un pour clarifier les termes et conditions du rôle. Cela vous protège également en cas de litige juridique.
Les employés ont droit à des congés payés pour vacances et jours fériés. Les employeurs doivent prélever les impôts sur les salaires et contribuer aux fonds de Sécurité sociale. Bien que la Sécurité sociale portugaise couvre les maladies, le chômage, les congés parentaux (maternité et paternité) et d’autres prestations, les employeurs doivent souscrire une assurance contre les accidents du travail en cas d’accident sur le lieu de travail.
Lorsque vous embauchez des salariés ou convertissez des prestataires en employés, vous devrez également créer une entité locale ou utiliser un service d’employeur de référence (EOR), comme Rippling, pour intégrer et gérer la paie. Créer votre propre entité peut être complexe, coûteux et long, il peut donc être judicieux de déléguer cela à un EOR.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins d'information uniquement et n'a pas vocation à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
