Comment payer les prestataires internationaux en Inde [2024]

Les entreprises internationales choisissent d'embaucher des travailleurs indépendants en Inde pour tirer parti de la main-d'œuvre qualifiée du pays. Mais lorsqu'il s'agit de les payer, quelles étapes devez-vous suivre pour vous conformer à toutes les lois complexes du travail et de la fiscalité indiennes ?

Avant de recevoir votre première facture, lisez ce qui suit pour savoir comment classer correctement les prestataires, les intégrer et les payer conformément aux lois du travail en Inde, grâce à notre guide ci-dessous.

Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs

Classer correctement les travailleurs indiens est crucial. Une mauvaise classification des employés en tant que prestataires peut entraîner de lourdes amendes, des arriérés de rémunération liés aux droits acquis, et même des peines de prison prononcées par les tribunaux indiens.

Pour aider les employeurs à déterminer si une embauche répond aux critères d'un employé ou d'un prestataire indépendant, les tribunaux et autres autorités réglementaires examinent tous les aspects de la relation de travail. Ils évaluent plusieurs facteurs pour déterminer s'il existe une relation employeur-employé, y compris les critères suivants :

Étape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires

La première chose à faire avant de payer des prestataires en Inde est de déterminer comment vous allez les payer. Avec l'essor des collaborateurs à l'international et du travail à distance, les employeurs disposent désormais de plus d'options que jamais pour envoyer des salaires aux prestataires indiens. Voici quelques options pour payer vos prestataires :

• Les virements bancaires, qui vous permettent soit d’ouvrir un compte bancaire en Inde et de déposer directement des fonds sur les comptes des prestataires, soit d’utiliser votre propre banque pour effectuer un virement bancaire international afin de payer un prestataire en Inde.
• Les mandats internationaux, une méthode de paiement bien établie mais parfois lente, car l’employeur doit physiquement acheter le mandat et le prestataire doit le déposer en personne. Cette option peut également entraîner des frais supplémentaires ainsi que des taux de change moins avantageux.
• Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement, telles que Wise, utilisées par certains employeurs pour transférer de l’argent à l’international. Cependant, toutes les plateformes numériques ne sont pas disponibles en Inde (par exemple, Venmo ne fonctionne qu’aux États-Unis), et les fluctuations des taux de change peuvent rendre la gestion des dépenses plus imprévisible.
• Les services de paie à l'international, qui sont souvent utilisés pour traiter les factures des prestataires, plutôt que de les inclure dans la paie des employés. Mais avec Rippling, vous pouvez payer les employés et les prestataires indiens, simplifiant ainsi les cycles de paie en Inde pour votre équipe.

Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements

Comme vous l'avez vu à l'Étape n°2, il existe plusieurs façons de payer les prestataires en Inde. Mais la méthode la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires via un logiciel de paie à l'international.

Avec Rippling, vous pouvez payer les employés et les prestataires du monde entier à l'aide d'un seul système.

Étape n°4 : Vérifier que votre prestataire dispose des bonnes informations fiscales

Les employeurs ne sont généralement pas tenus de retenir et de payer les impôts sur le revenu pour les prestataires en Inde, qui sont responsables de déposer leurs propres déclarations fiscales s’ils gagnent plus de 250 000 INR. Et si les prestataires gagnent plus de 2 000 000 INR, ils doivent également payer une taxe sur les biens et services (GST).

À noter, que les entreprises américaines qui embauchent des prestataires en Inde doivent soumettre le formulaire IRS W-8BEN dans le cadre de leur déclaration fiscale annuelle. Parfois, les employeurs doivent également inclure un formulaire 1096.

Pour déclarer leurs impôts, les prestataires ont généralement besoin des éléments suivants :

• un numéro de compte personnel (PAN) ;
• un numéro de carte Aadhaar ;
• une déclaration de revenus (ITR).

Gérez sans effort les prestataires à travers le monde

Étendre votre effectif international n’a jamais été aussi simple. Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires internationaux en Inde et dans le monde entier à partir d’un seul système.

FAQ sur le paiement des prestataires en Inde

Avez-vous besoin de retenir les taxes lors du paiement des prestataires en Inde ?

Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir les taxes sur les salaires lorsqu'elles paient des prestataires en Inde. Les prestataires sont tenus de payer l'intégralité de leurs propres impôts.

Le salaire minimum indien s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Inde ?

Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants en Inde.

Les prestataires en Inde bénéficient-ils d'avantages sociaux ?

Non, les travailleurs indépendants en Inde n’ont pas droit aux mêmes avantages que les employés. Proposer des avantages sociaux aux prestataires indépendants pourrait même augmenter le risque que les tribunaux considèrent que les prestataires ont été mal classifiés.

Pouvez-vous payer vos prestataires en Inde dans votre devise nationale ?

Les prestataires en Inde doivent généralement être payés en roupies indiennes (INR). Toutefois, si vous choisissez de payer des prestataires indiens dans une autre devise, cet accord doit être explicitement mentionné dans votre contrat avec eux.

De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires soit en roupies indiennes, soit dans votre devise.

Peut-on payer manuellement les prestataires en Inde ?

Oui, et il est courant que les propriétaires de petites entreprises traitent manuellement les paiements des prestataires dans le but de réduire les coûts. Mais cela peut prendre du temps, surtout à mesure que votre entreprise grandit et si vous travaillez avec plusieurs prestataires en Inde ou à l'étranger.

Notez également que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :

• En termes de conformité, gérer manuellement la paie expose votre entreprise au risque d’erreurs humaines et d’omissions. Cela peut compromettre le respect des lois locales. Rippling vous aide à protéger votre entreprise en appliquant automatiquement la conformité aux législations locales, où que se trouvent vos prestataires.
• Sur le plan de la sécurité, l’utilisation de tableurs ou de documents papier pour traiter les paiements crée des vulnérabilités. Les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou mal utilisées.
• Concernant l’expérience des prestataires, les paiements manuels sont souvent longs et peu transparents, laissant les prestataires dans l’incertitude quant aux délais et aux montants à recevoir. Cette situation peut devenir frustrante, surtout lorsqu’ils cherchent à comprendre leurs revenus.

Automatisez la paie avec Rippling. Rippling synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, vous épargnant ainsi la saisie manuelle. Vos employés et prestataires du monde entier sont payés rapidement (et en conformité) via un seul système.

Comment transformer un prestataire en employé en Inde ?

Vous devez choisir le meilleur modèle d’emploi pour votre entreprise lorsque vous souhaitez transformer des prestataires en employés. Bien que l’embauche de prestataires indépendants plutôt que d’employés à temps plein offre des avantages comme une plus grande flexibilité et des économies, il arrive parfois que vous ayez besoin d’un employé à temps plein.

Le défi consiste à s’assurer que toutes les lexigences légales sont respectées : les lois du travail indiennes exigent des retenues sur salaire, des avantages sociaux et bien plus pour les employés, dont vous n’avez pas à vous soucier pour les prestataires. Les entreprises sont plus susceptibles d’employer via leur propre entité si elles en possèdent déjà une en Inde. Cependant, les entreprises peuvent toujours embaucher des employés en Inde sans entité indienne via un service d’employeur de référence (EOR).

Avec Rippling, vous pouvez facilement gérer vos prestataires et les transformer rapidement en employés à temps plein grâce à une documentation conforme à la législation, l'administration des avantages sociaux, la paie et plus encore. Rippling s'occupe de tout, de l'intégration à la sortie, pour assurer votre conformité.