Comment payer des prestataires internationaux en République tchèque [2024]
Avec une main-d'œuvre diversifiée et talentueuse, la République tchèque (ou Tchéquie) attire de nombreuses entreprises internationales souhaitant embaucher des prestataires. Cependant, lorsqu'il s'agit de les payer, quelles sont les étapes à suivre pour se conformer à toutes les lois complexes du travail et de la fiscalité de la République tchèque ?
Avant de recevoir votre première facture, lisez ce guide étape par étape pour apprendre comment classer correctement les prestataires, les intégrer, et les payer conformément aux lois de la République tchèque.
Étape n°1 : Classifier correctement vos travailleurs
La classification correcte des travailleurs tchèques est cruciale. La mauvaise classification d'employés en tant que prestataires peut entraîner des amendes, des arriérés d'impôts, et d'autres sanctions sévères. Conformément aux lois et aux codes du travail de la République tchèque et de l'Union européenne, certains critères permettent de distinguer entre le travail dépendant et la coopération commerciale (travail indépendant). Les situations suivantes indiquent que vos travailleurs sont des employés :
- L'employeur assigne les tâches, supervise, donne des directives et assume la responsabilité du travail (sous réserve des instructions).
- Le travailleur occupe un poste comparable à celui d'un employé dans sa relation avec l'employeur.
- La rémunération est déterminée en fonction de la durée du travail ou d'une manière similaire à celle d'une relation d'emploi standard (salaires des employés).
- L'employeur fournit les matériaux, installations, machines et autres équipements nécessaires au travail.
- La relation juridique entre l'employeur et l'employé est permanente, ou le travail est exclusivement exécuté pour l'employeur (y compris les horaires, le poste, les congés, la période d'essai, etc.).
Récemment, il y a eu une augmentation des sanctions imposées par les autorités tchèques pour faux auto-entreprenariat. Le Bureau d'inspection du travail de l'État surveille l'emploi déguisé, qui est réglementé par le droit du travail. Les entreprises qui emploient des personnes en situation de fausse auto-entreprise s'exposent à des amendes allant de 50 000 CZK à 10 000 000 CZK.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires
La première chose à faire avant de pouvoir rémunérer des prestataires en République tchèque (que ce soit en couronnes tchèques ou dans une autre devise), c'est de déterminer comment vous allez les payer. Avec l'augmentation des collaborations internationales et du travail à distance, les employeurs ont désormais plus de choix que jamais pour effectuer des paiements internationaux aux prestataires. Voici quelques options :
- Les virements bancaires, vous pouvez ouvrir un compte bancaire en République tchèque et l'utiliser pour déposer des fonds sur les comptes de vos prestataires tchèques ou utiliser votre banque pour envoyer un virement international.
- Les mandats internationaux, une méthode de paiement ancienne qui peut être lente, surtout parce que l'employeur doit acheter physiquement le mandat, et le prestataire doit le déposer à réception. Les mandats peuvent également entraîner des frais et des taux de change défavorables.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement, sachant que toutes les plateformes ne sont pas disponibles en République tchèque (par exemple, Venmo ne fonctionne qu'aux États-Unis), mais certains employeurs utilisent des plateformes comme Wise pour transférer de l'argent à travers les frontières. N'oubliez pas que les taux de change peuvent varier quotidiennement, ce qui complique la prévision de vos dépenses.
- Les services de paie à l’international sont aussi une bonne option, même si en général, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés. Ils envoient plutôt des factures pour leurs services, qui sont ensuite traitées par le service des comptes fournisseurs dans de nombreuses entreprises.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements
Comme vous l'avez vu dans l'Étape n°2, il existe plusieurs façons de payer les prestataires en République tchèque. Mais la manière la plus rapide et la plus simple est de simplifier le paiement des prestataires via un logiciel de paie à l'international.
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Étape n°4 : Calculer et soumettre vos déclarations fiscales
Bien que les employeurs ne soient pas tenus de retenir et de payer des impôts pour les prestataires en République tchèque, l'IRS exige que vous déclariez toute somme versée aux travailleurs indépendants étrangers.
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Questions fréquentes sur le paiement des prestataires en République tchèque
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en République tchèque ?
Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir les impôts sur la paie ni à couvrir les cotisations de Sécurité sociale et d'assurance maladie lorsqu'elles paient des prestataires en République tchèque. Les prestataires sont tenus de payer tous leurs impôts eux-mêmes, y compris l'impôt sur le revenu.
Le salaire minimum tchèque s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en République tchèque ?
Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants en République tchèque.
Les prestataires tchèques reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Non, selon les lois sur l'emploi, les travailleurs indépendants (classés comme entrepreneurs) en République Tchèque n'ont pas droit aux avantages sociaux (congés, arrêt maladie, jours fériés, congé parental, congé paternité, congé maternité, indemnités de licenciement, délais de préavis, et autres droits) de la même manière que les employés. Offrir des avantages sociaux aux travailleurs indépendants peut même augmenter le risque que les tribunaux considèrent que les prestataires ont été mal classifiés. Soyez donc prudent lors de l'établissement d'un contrat de travail local.
Pouvez-vous payer des prestataires en République tchèque dans votre devise locale ?
Vous devez essayer de payer les prestataires internationaux dans leur devise locale (CZK). Cependant, vous pouvez payer les prestataires en République tchèque dans une autre devise s'ils y consentent par écrit.
De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements aux prestataires en CZK ou dans votre devise locale.
Est-il possible de payer manuellement des prestataires en République tchèque ?
Oui, et il est courant que les propriétaires de petites entreprises traitent manuellement les paiements des prestataires afin de réduire les coûts. Mais cela peut être chronophage, surtout à mesure que votre entreprise se développe et si vous travaillez avec plusieurs prestataires en République tchèque ou au-delà des frontières.
Il est également important de noter que traiter les paiements manuellement comporte certains risques :
- En matière de conformité, car gérer la paie manuellement signifie assumer le risque d'erreurs humaines et d'omissions. Protégez-vous et votre entreprise avec Rippling, qui applique automatiquement la conformité aux lois locales en vigueur, peu importe où résident vos prestataires.
- De sécurité, puisque le traitement manuel de la paie expose également à des risques de failles, notamment si vous utilisez des feuilles de calcul ou des documents papier. Les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou mal utilisées.
- Une mauvaise expérience des prestataires, parce que les paiements manuels peuvent être lents et souvent manquer de transparence quant aux délais de paiement et à la raison exacte des paiements. Cela crée une expérience frustrante pour les prestataires qui essaient de comprendre leurs gains.
Comment transformer un prestataire en salarié en République tchèque ?
Bien que l'embauche de prestataires indépendants plutôt que d'employés à temps plein puisse offrir une certaine flexibilité et des avantages financiers, il arrive que vous ayez besoin d'un employé à plein temps. Le défi consiste à s'assurer que toutes les exigences légales sont respectées. Les lois du travail en République tchèque exigent des retenues sur salaire et des avantages sociaux (comme les cotisations de Sécurité sociale) pour les employés, ce que vous n'avez pas à gérer pour les prestataires.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé uniquement à des fins d'information et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
