Comment payer les prestataires internationaux en Espagne [2024]
La technologie facilite plus que jamais l'embauche de talents à travers le monde. Il n'est donc pas surprenant que de nombreuses entreprises internationales choisissent de global companies recruter des prestataires basés en Espagne. Cependant, lorsqu'il s'agit de payer les factures de ces travailleurs indépendants, cela peut devenir compliqué. Quelles sont les étapes à suivre pour rester conforme à toutes les lois sur l'emploi et les taxes en Espagne ?
Avant même de recevoir votre première facture, il est crucial d’apprendre à correctement classer, intégrer et rémunérer les prestataires espagnols. Voici notre guide étape par étape.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs
Bien qu'il y ait de nombreux avantages à travailler avec des prestataires, veillez à ne pas mal classer vos collaborateurs. L'Espagne est réputée pour la protection robuste des travailleurs, notamment la politique de « faux freelance », qui constitue une fraude au travail lorsqu'elle est enfreinte. Si vous embauchez un prestataire, mais que vous le traitez comme un employé à temps plein, vous risquez les sanctions suivantes :
- des amendes pouvant aller jusqu'à 12 000 euros par travailleur mal classé ;
- un paiement rétroactif de toutes les taxes impayées, plus les pénalités ;
- le paiement rétroactif de toutes les cotisations sociales impayées, plus les pénalités et les intérêts ;
- des accusations criminelles et une peine d'emprisonnement.
En général, les tribunaux espagnols considèrent qu'une relation de travail existe lorsque le prestataire est soumis à la supervision organisationnelle et managériale de l'entreprise. Si une affaire est portée devant les tribunaux, ces derniers examineront à la fois le contrat et la manière dont la relation de travail fonctionne en pratique. Voici certains de leurs critères :
Prestataires
Employés
Niveau élevé d'autonomie. Les prestataires organisent librement et de manière autonome leur activité. Ils ne sont pas soumis à des ordres concernant la manière dont ils rendent leurs services. L'entreprise ne peut pas contrôler leur temps de travail ni leurs vacances. L'entreprise se contente de fixer des objectifs ou des projets.
Directives de l'employeur. Les employés sont soumis à un contrôle plus strict de la part de leur employeur, qui peut indiquer comment effectuer le travail et fixer des horaires précis.
Ne font pas partie de l'organigramme. Les travailleurs indépendants n'ont pas de manager et ne travaillent pas aux côtés des employés de l'entreprise. Ils devraient travailler depuis leurs propres locaux.
Font partie de l'organigramme. Les employés sont généralement intégrés à l'organisation de l'employeur et peuvent travailler dans les locaux de ce dernier.
Équipements et outils détenus par le travailleur. Le travailleur ne devrait pas non plus être rémunéré pour l'utilisation de ses outils.
Équipements et outils généralement fournis par l'entreprise. L'entreprise peut également les rembourser pour ce coût.
Payés pour des objectifs atteints ou un travail accompli. Les prestataires ne doivent pas être payés à l'heure ou selon un tarif mensuel fixe.
Rémunérés par un salaire mensuel fixe, quel que soit le travail accompli.
Aucun droit aux avantages sociaux. Les prestataires sont également responsables du paiement de leurs propres impôts. Ils ne devraient pas non plus bénéficier d'un e-mail d'entreprise. L'entreprise n'a pas à leur fournir de formation professionnelle.
Droit aux avantages sociaux. Les employés ont droit au salaire minimum, au paiement des heures supplémentaires, aux indemnités de congés payés, au congé de maternité/paternité, et à d'autres avantages sociaux.
Aucune mesure disciplinaire. L'entreprise ne peut pas sanctionner les prestataires et peut uniquement mettre fin au contrat en cas de violation de celui-ci.
Peuvent faire l'objet d'une sanction disciplinaire pour des infractions au règlement de leur entreprise.
Engagement limité dans le temps. Les prestataires sont généralement engagés pour un projet spécifique ou une période déterminée. Plus la durée du contrat est longue, plus le risque de mauvaise classification est important.
Engagement indéterminé. Les employés sont généralement embauchés pour une durée indéterminée.
Services non exclusifs. Les prestataires ne peuvent être contractuellement liés à une seule entreprise ni soumis à des restrictions post-contractuelles.
Services exclusifs. Les employés peuvent être contractuellement tenus de fournir des services à une seule entreprise.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires
Avant de pouvoir payer vos prestataires espagnols, vous devez déterminer la meilleure méthode de paiement.
Avec la montée des collaborations internationales et du travail à distance, les employeurs ont désormais plus de choix que jamais pour payer les prestataires internationaux. Voici quelques options :
- Les virements bancaires, vous pouvez choisir d'ouvrir un compte bancaire espagnol et utiliser celui-ci pour déposer des fonds sur les comptes de vos prestataires. Alternativement, vous pouvez utiliser votre banque pour envoyer un virement bancaire international.
- Les mandats internationaux qui peuvent être lents, car vous devrez acheter physiquement le mandat, et le prestataire devra ensuite le déposer physiquement à sa réception. Les mandats sont souvent accompagnés de frais et de mauvais taux de change.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement., sachant que toutes les plateformes ne sont pas disponibles en Espagne. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser CashApp ou Venmo. Certains employeurs utilisent des plateformes comme Wise pour transférer de l'argent à travers les frontières. N'oubliez pas : Les taux de change peuvent varier d'un jour à l'autre, ce qui rend difficile la prévision de vos montants sortants.
- Les services de paie à l’international sont aussi envisageables, même si les prestataires ne sont en principe pas inclus dans la paie. Ces derniers facturent leurs services, puis, leurs factures sont traités par les comptes fournisseurs de nombreuses entreprises.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements
L’utilisation d’un logiciel de paie à l'international tel que Rippling peut considérablement simplifier votre processus de paiement vers les prestataires espagnols.
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Étape n°4 : Gérer les impôts pour vos prestataires
Bien que les entreprises ne soient pas tenues de retenir et de payer des impôts sur les paiements aux prestataires en Espagne, si votre entreprise est basée aux États-Unis, vous devez demander à vos prestataires espagnols (et tout autre prestataire international) de remplir le formulaire IRS W-8BEN. Ce formulaire certifie leur statut de prestataire étranger auprès du gouvernement américain.
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FAQ sur le paiement des prestataires en Espagne
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Espagne ?
Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir l'impôt sur le revenu lorsqu'elles paient des prestataires en Espagne, ni à verser de contributions à la Sécurité sociale. Les prestataires doivent payer eux-mêmes tous leurs impôts et cotisations de Sécurité sociale.
Le salaire minimum espagnol s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Espagne ?
Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants en Espagne. Les prestataires doivent fixer leurs propres tarifs.
Les prestataires espagnols bénéficient-ils d'avantages sociaux ?
Les prestataires indépendants en Espagne n'ont pas droit aux avantages des employés, et offrir des avantages à des prestataires indépendants peut même augmenter le risque que les tribunaux espagnols considèrent que les prestataires ont été mal classifiés.
Quelles informations devez-vous obtenir de vos prestataires espagnols ?
Rédigez un contrat et convenez avec votre prestataire des modalités et des méthodes de paiement. Recueillez leur nom, date de naissance, coordonnées, informations bancaires (ou autres informations de paiement) et numéro d'identification fiscale.
Pouvez-vous payer vos prestataires en Espagne dans votre devise locale ?
Il est recommandé de payer les prestataires internationaux dans leur devise locale ou préférée, qui est l'euro (EUR) en Espagne. Vous pouvez payer les prestataires dans une autre devise uniquement s'ils y consentent explicitement. Dans ce cas, veillez à inclure cette information dans le contrat.
De nombreux prestataires de paiement internationaux, tels que Rippling, prennent en charge les paiements pour les prestataires soit en euros, soit dans votre propre devise.
Est-il possible de payer les prestataires manuellement en Espagne ?
Bien que certains petits entrepreneurs traitent manuellement les paiements des prestataires pour tenter de réduire les coûts, cela peut être chronophage et entraîner des erreurs. Par ailleurs, la gestion de la paie devient de plus en plus complexe à mesure que votre entreprise grandit et que vous engagez des prestataires étrangers.
Les risques liés à une gestion manuelle de la paie incluent :
- La mise en péril de la conformité, car La saisie manuelle des informations de paie augmente le risque d'introduire des erreurs ou d'omettre des données cruciales.
- Les failles de sécurité, puisque l'utilisation de tableurs ou de dossiers papier présente des risques. Les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou utilisées de manière abusive.
- Une altération de l’expérience des prestataires, car le paiement manuel peut créer une expérience frustrante pour les prestataires, les laissant dans l'incertitude quant à la date de leur paiement et à ce pour quoi ils sont payés.
Comment transformer un prestataire en employé en Espagne ?
Pour embaucher et payer des employés espagnols, vous devez créer un contrat de travail et également établir une entité juridique en Espagne ou utiliser un EOR (Employeur de référence) comme Rippling.
Sur le plan juridique, l'EOR est l'employeur officiel de vos travailleurs, et vous pouvez embaucher et payer vos employés par l'intermédiaire de leur entité. L'EOR calcule et retient les impôts appropriés sur les salaires des employés, paie vos impôts à l'Agence d'État de l'administration fiscale espagnole (également connue sous le nom d'Agencia Estatal de la Administración Tributaria ou Agencia Tributaria) et contribue à la Sécurité sociale. Les EOR administrent également des avantages sociaux conformes aux lois locales.
Pourquoi utiliser un employeur de référence plutôt que de créer votre propre entité ? La mise en place de votre propre entité peut prendre plusieurs mois ; la plupart des petites et moyennes entreprises n’ont ni le temps ni les ressources pour un tel fardeau administratif. De plus, comme vous externalisez la gestion de la paie et des avantages sociaux à des EOR, c'est souvent plus simple pour votre entreprise à long terme. Vous n'avez pas à vous soucier des taux d'imposition, des congés, des soins de santé, et bien plus encore. La conformité peut être compliquée en Espagne, qui possède non seulement des lois du travail strictes, mais aussi des conventions collectives que les employeurs doivent naviguer.
Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins d'information uniquement et n'a pas pour but de fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne devrait pas être utilisé à ces fins. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
