Comment payer les prestataires internationaux aux Pays-Bas [2024]

Étape n°3 : Rédiger et signer un modèle de contrat

Pour se prémunir contre les erreurs de classification, les employeurs et les prestataires aux Pays-Bas peuvent utiliser un « accord type », un contrat standard élaboré par l'administration fiscale et douanière néerlandaise pour les zzp'ers et leurs clients. L'autorité fiscale propose trois types d'accords types :

• Accords de types généraux, qui couvrent la plupart des relations standard entre prestataires et clients.
• Accords de types sectoriels ou spécifiques à un secteur ou une profession, associés à certaines industries et types de travail.
• Accords de types individuels, qui sont créés par des prestataires et ensuite offerts gratuitement à toute autre personne exerçant la même profession.

Il est également possible de rédiger votre propre modèle de contrat et de le faire évaluer par l'administration fiscale et douanière néerlandaise, mais avec tant de modèles de contrat déjà acceptés et disponibles, il est généralement plus rapide d'utiliser un accord existant.

Étape n°4 : Offrir des conditions de travail sûres

Bien que les prestataires dans de nombreux pays soient exclus des avantages statutaires auxquels les employés ont droit, les Pays-Bas offrent certaines des meilleures protections au monde pour les travailleurs indépendants. Les employeurs de tous les travailleurs, y compris les zzp’ers, sont tenus de fournir un environnement de travail sûr et sain, conforme aux exigences du droit du travail néerlandais.

Étape n°5 : Déterminer les heures de travail et les temps de repos de votre prestataire

Les règles concernant les heures de travail et les périodes de repos sont établies par les lois néerlandaises du travail, mais elles ne s’appliquent pas toujours aux prestataires. L’exception notable concerne les zzp’ers qui exercent des rôles où la sécurité d’un tiers pourrait être en jeu. Par exemple, les prestataires travaillant dans le transport, comme les chauffeurs, doivent respecter des jours de repos obligatoires.

Étape n°6 : Choisir la meilleure façon de payer vos prestataires

Avant de pouvoir payer des prestataires aux Pays-Bas, vous devez déterminer comment vous allez les payer. Avec l’essor des équipes mondiales et du travail à distance, les employeurs disposent désormais de plus de choix que jamais pour effectuer des paiements internationaux. Voici quelques options :

• Les virements bancaires en ouvrant un compte bancaire néerlandais et en l’utilisant pour déposer des fonds sur les comptes des prestataires néerlandais. Ou utilisez votre banque pour effectuer un virement bancaire international. C’est une forme de paiement courante aux Pays-Bas.
• Les mandats internationaux sont une vielle méthode de paiement assez lente, surtout parce que l’employeur doit acheter physiquement le mandat, et que le prestataire doit le déposer en personne. Les mandats entraînent également des frais et des taux de change défavorables. Cette pratique n’est pas courante aux Pays-Bas. L’utilisation de mandats est très rare.
• Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement, certains employeurs utilisent notamment des plateformes comme Wise pour transférer de l’argent à l’étranger. N’oubliez pas que les taux de change peuvent varier quotidiennement, ce qui rend difficile la prévision des montants déboursés.
• Les services de paie à l’international, sont aussi envisageables, même si, en général, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés. À la place, ils facturent leurs services, qui sont traités par le service des comptes fournisseurs dans de nombreuses entreprises. C’est une méthode de paiement courante aux Pays-Bas.

Voir Rippling

Étape n°7 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements

Comme vous l'avez vu dans l'étape n°6, il existe plusieurs façons de payer les prestataires aux Pays-Bas. Mais la façon la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires via un logiciel de paie à l'international.

Avec Rippling, vous pouvez payer les employés et les prestataires du monde entier depuis un seul endroit.

Étape n°8 : Rester en conformité avec les lois fiscales

Bien que les lois fiscales ne soient pas réputées pour leur simplicité, elles sont particulièrement complexes aux Pays-Bas.

L’un des principaux risques de non-conformité est ce que l’on appelle l'« établissement permanent ». Même si votre entreprise est située en dehors des Pays-Bas, vous pourriez être considéré comme ayant un établissement permanent dans le pays si vos employés néerlandais exercent certaines activités, ce qui vous obligerait à payer des impôts locaux sur les sociétés. Le facteur déterminant est la nature de leur travail : par exemple, si vos employés néerlandais sont dans des domaines comme l’informatique ou le support client, vous êtes probablement en conformité avec cette règle. En revanche, s’ils travaillent dans les ventes, cela pourrait poser un problème.

Bien que les employeurs soient exonérés de charges sociales pour les prestataires dans de nombreux pays, cela ne s'applique pas aux Pays-Bas, où les zzp'ers ont droit à certaines protections des travailleurs. Par exemple, les employeurs doivent payer plus d'assurances pour les prestataires que pour les employés, puisque leurs contrats de travail sont de courte durée.

N'oubliez pas non plus que les employeurs étrangers sont tenus de payer la TVA sur toutes les factures des prestataires et sous-traitants. La TVA peut généralement être déduite en tant que taxe déductible.

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Étendre vos équipes à l'international n'a jamais été aussi simple. Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires internationaux aux Pays-Bas et dans le monde entier via un seul système.

FAQ sur le paiement des prestataires aux Pays-Bas

Le salaire minimum néerlandais s'applique-t-il aux travailleurs indépendants aux Pays-Bas ?

Oui. Contrairement à de nombreux pays, les employeurs doivent respecter les seuils de salaire minimum pour leurs employés et prestataires aux Pays-Bas. À partir du début de 2024, le salaire minimum néerlandais (pour les personnes de plus de 21 ans) est de 13,27 € par heure. Ce salaire est ajusté tous les six mois.

En raison de la nature unique des législations du travail et de l'emploi aux Pays-Bas, il est important de vous assurer que vous êtes à jour sur tous les détails.

Les prestataires néerlandais reçoivent-ils des avantages sociaux ?

Les travailleurs indépendants aux Pays-Bas n'ont pas droit à tous les mêmes avantages sociaux que les employés, mais ils ont certains droits, notamment :

• un salaire minimum ;
• d'avoir des exigences pour un lieu de travail sûr et sain ;
• des horaires de travail et jours de repos (dans certaines industries).

Pouvez-vous payer les prestataires aux Pays-Bas dans votre devise locale ?

Il est courant de payer les prestataires aux Pays-Bas dans leur devise locale, l’euro, afin qu’ils puissent éviter les frais et les fluctuations des taux de change. Toutefois, vous pouvez payer les prestataires néerlandais dans une autre devise, mais vous devrez explicitement documenter cet accord par écrit.

De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires soit en euros, soit dans votre devise.

Pouvez-vous payer manuellement des prestataires aux Pays-Bas ?

Oui, et de nombreux petits entrepreneurs choisissent de traiter manuellement les paiements des prestataires par souci d’économie. Cependant, la gestion manuelle de la paie peut être très chronophage, en particulier si votre entreprise se développe et que vous travaillez avec plusieurs prestataires aux Pays-Bas ou à l’étranger.

Il faut aussi noter que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :

• De conformité, car traiter la paie manuellement signifie prendre le risque d’erreurs humaines ou d’omissions. Protégez-vous et votre entreprise avec Rippling, qui applique automatiquement la conformité aux lois locales applicables, où que se trouvent vos prestataires.
• De sécurité, puisque le traitement manuel de la paie expose à des risques, notamment si vous utilisez des tableurs ou des dossiers papier. Les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou mal utilisées.
• En matière d’expérience des prestataires, car les paiements manuels peuvent être chronophages. Ils manquent également de transparence en ce qui concerne les délais de paiement et ce pour quoi les prestataires sont payés, créant une expérience frustrante pour ces derniers.

Comment transformer un prestataire en employé aux Pays-Bas ?

Bien qu’embaucher des prestataires indépendants au lieu d’employés à temps plein puisse offrir plus de flexibilité et certains avantages financiers, il arrive parfois que vous ayez besoin d’un employé à plein temps. Le défi est de s’assurer que toutes les exigences légales sont respectées : les lois du travail néerlandaises imposent des retenues salariales, des avantages sociaux, et bien plus pour les employés, choses que vous n’avez pas à gérer pour les prestataires. De plus, pour embaucher des employés, vous aurez besoin d’une entité légale aux Pays-Bas, que ce soit en créant votre propre entité ou en utilisant une société de portage (EOR).