Comment payer les prestataires internationaux en Pologne [2024]
Avec la diversité et le talent des collaborateurs en Pologne, il n'est pas étonnant que tant d'entreprises mondiales choisissent d'embaucher des prestataires en Pologne. Mais lorsqu’il s’agit de les payer, quelles étapes devez-vous suivre pour respecter les lois complexes sur le travail et les impôts en Pologne ?
Avant de recevoir votre première facture, lisez la suite pour découvrir ce que vous devez savoir pour bien classer vos prestataires, les intégrer, couvrir les exigences de Sécurité sociale et les payer conformément aux lois du travail polonaises et de l'Union européenne. Nous avons décomposé cela étape par étape.
Étape n°1 : Classifier correctement vos travailleurs
Il est crucial de classifier correctement les travailleurs polonais. Classifier à tort des employés en tant que prestataires peut entraîner des amendes, des arriérés d’impôts et d’autres pénalités sévères.
En vertu de la législation polonaise et de l’Union européenne, certains critères permettent de distinguer le travail dépendant du travail contractuel. Un prestataire indépendant est un travailleur autonome, offre ses services sur la base d’un contrat, détermine lui-même ses horaires et sa méthode de travail, et peut travailler pour plus d’un client. Il ne reçoit pas d’avantages sociaux et paie ses propres impôts. Sa rémunération ne se base pas sur le salaire minimum polonais et n’est pas payée mensuellement.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires
La première chose à faire avant de rémunérer des prestataires en Pologne est de déterminer comment vous allez les payer. Avec l'essor des collaborateurs internationaux et du travail à distance, les employeurs disposent désormais de plus de choix que jamais pour effectuer des paiements internationaux aux prestataires. Voici quelques options :
- Les virements bancaires, vous pouvez ouvrir un compte bancaire polonais et l’utiliser pour déposer des fonds sur les comptes de vos prestataires polonais, ou utiliser votre banque pour effectuer un virement bancaire international afin de payer un prestataire polonais. Il se peut que vous deviez être officiellement enregistré en tant qu’entreprise ou entité légale en Pologne pour ouvrir un compte.
- Les mandats internationaux, sachant que cette méthode de paiement traditionnelle peut être lente, surtout parce que l’employeur doit acheter physiquement le mandat, et le prestataire doit le déposer en personne à la réception. Les mandats peuvent également entraîner des frais et des taux de change défavorables.
- Les portefeuilles numériques ou les plateformes de paiement, mais notez que toutes ces plateformes ne sont pas disponibles en Pologne (par exemple, Venmo ne fonctionne qu’aux États-Unis), mais certains employeurs utilisent des plateformes comme Wise pour transférer de l’argent à l’étranger. N’oubliez pas que les taux de change peuvent varier d’un jour à l’autre, ce qui peut rendre vos dépenses difficiles à prévoir.
- Les services de paie à l’international sont bien sûr envisageables, même si, en général, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés. Ils facturent leurs services, et ces paiements sont souvent traités par le service des comptes fournisseurs de nombreuses entreprises.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements
Comme vous l'avez vu à l'Étape n°2, il existe plusieurs façons de payer les prestataires en Pologne. Mais la façon la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires via un logiciel de paie à l'international.
Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires à travers le monde grâce à un seul système.
Étape n°4 : Calculer et soumettre vos formulaires fiscaux
Bien que les employeurs ne soient pas tenus de retenir et de payer des impôts pour les prestataires en Pologne, ils peuvent être amenés à remplir des documents supplémentaires. Les lois du travail évoluent constamment, et il est facile de passer à côté de certaines obligations. De plus, même si les employeurs n’ont pas à retenir et payer des impôts pour les prestataires en Pologne, l’IRS exige que vous déclariez tout paiement effectué à des prestataires indépendants étrangers.
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Questions fréquentes sur la gestion de la paie des prestataires en Pologne
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Pologne ?
Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir les impôts sur les salaires au cours de l'année civile lorsqu'elles paient des prestataires en Pologne. Les prestataires doivent payer tous leurs impôts eux-mêmes.
Le salaire minimum polonais s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Pologne ?
Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants en Pologne.
Les prestataires polonais reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Non, les travailleurs indépendants en Pologne n'ont pas droit aux avantages sociaux de la même manière que les employés. Offrir des avantages à des prestataires indépendants peut même accroître le risque que les tribunaux les considèrent comme des employés mal classifiés.
Peut-on payer les prestataires en Pologne dans votre devise locale ?
Il est conseillé de payer les prestataires polonais dans leur devise locale, le zloty polonais (PLN). Si le prestataire accepte par écrit, vous pouvez les payer dans une autre devise. Cela peut entraîner des frais de transfert supplémentaires.
De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires en zloty polonais ou dans votre devise locale.
Peut-on payer manuellement des prestataires en Pologne ?
Oui, et il est courant que les propriétaires de petites entreprises traitent manuellement la rémunération des prestataires dans le but de réduire les coûts. Mais cela peut prendre beaucoup de temps, surtout à mesure que votre entreprise se développe et si vous travaillez avec plusieurs prestataires en Pologne ou à l'étranger.
Toutefois, notez que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :
- En matière de conformité, car gérer la paie manuellement signifie s’exposer au risque d’erreurs humaines et d’omissions. Protégez-vous et votre entreprise avec Rippling, qui applique automatiquement la conformité avec les lois locales applicables, où que se trouvent vos prestataires.
- La sécurité. , parce que le traitement manuel de la paie pose également des risques de sécurité, surtout si vous utilisez des feuilles de calcul ou des dossiers papier. Les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou mal utilisées.
- L'expérience des prestataires représente un enjeu, puisque les paiements manuels peuvent être lents et manquent souvent de la transparence dont beaucoup de prestataires ont besoin. Cela peut être une expérience frustrante pour les travailleurs cherchant à comprendre leurs paiements.
Rendez la paie automatique en utilisant Rippling. Rippling synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, éliminant ainsi complètement la saisie manuelle des données. Les employés et les prestataires du monde entier sont payés rapidement (et en conformité), ce qui simplifie la gestion des paies en Pologne pour votre équipe.
Comment transformer un prestataire en employé en Pologne ?
Bien que l’embauche de prestataires indépendants puisse offrir plus de flexibilité et certains avantages financiers, il peut arriver que vous ayez besoin d’un employé à temps plein. Le défi consiste à s’assurer que toutes les exigences légales sont respectées pour embaucher des employés, et que le contrat de travail et ses protections sont légaux.
Les lois du travail en Pologne exigent des retenues à la source sur les salaires, y compris l’impôt sur le revenu (au taux d’imposition applicable), l’assurance santé et les prestations sociales, ainsi que l’octroi d’avantages aux employés comme les congés annuels, les congés de maternité, les congés de paternité, les indemnités de licenciement, les congés de maladie, les jours fériés payés, les préavis et plus encore, ce dont vous n’avez pas à vous soucier pour les prestataires indépendants. Il est également nécessaire de se conformer aux réglementations de la ZUS (l’Institut de la Sécurité sociale en Pologne) et à d’autres lois sur l’emploi.
Vous devrez également décider si vous souhaitez créer votre propre entité en Pologne ou recruter par le biais d'un service de société de portage (EOR). Une société de portage comme Rippling peut vous aider à embaucher, payer et gérer vos employés sans tracas.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé uniquement à des fins d'information et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé en tant que tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans des activités ou des transactions connexes.
