Comment payer les prestataires internationaux au Japon [2024]
De nombreux employeurs choisissent d'embaucher des prestataires pour combler les lacunes de leurs équipes et gérer des projets spéciaux. Avec les avancées technologiques qui facilitent de plus en plus les échanges au-delà des frontières, il n’est pas surprenant que vous envisagiez d’embaucher un prestataire qualifié au Japon. Cependant, bien que la technologie simplifie la connexion et la communication avec vos travailleurs indépendants, se conformer aux lois du travail et aux lois fiscales japonaises peut être plus complexe.Avant d’intégrer votre prestataire et d’accepter sa première facture, découvrez comment le classer correctement, l’intégrer et le payer conformément aux lois du travail japonaises. De plus, découvrez quelques astuces pour savoir quelles parties du processus vous pouvez externaliser et simplifier. Voyons ces étapes.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs
Pour éviter des amendes et pénalités coûteuses, assurez-vous de bien classer vos travailleurs japonais. Les travailleurs sous contrat de travailleur indépendant (connu sous le nom de gyomu itaku keiyaku) n'ont pas droit aux mêmes protections et avantages sociaux que ceux ayant un contrat de travail (koyo keiyaku), comme les congés payés et l'assurance santé. C'est pourquoi une mauvaise classification des travailleurs au Japon peut entraîner des pénalités sévères, y compris :
- des amendes pouvant atteindre 500 000 JPY et/ou une peine d'emprisonnement allant jusqu'à six mois ;
- des paiements rétroactifs pour les taxes et les cotisations de Sécurité sociale, plus les pénalités et les intérêts.
En vertu des lois du travail japonaises, plusieurs critères permettent de déterminer si un travailleur est un prestataire ou un employé, notamment :
Prestataires
Employés
Niveau élevé d'autonomie. Les prestataires décident comment, quand et où réaliser leur travail. Ils peuvent accepter ou refuser des demandes de travail. Ils ne sont pas fortement supervisés.
Plus de directives de l'employeur. Les employés doivent suivre les directives de leur employeur concernant la manière d'accomplir leur travail, le lieu de travail, les jours de travail obligatoires, et plus encore.
Équipements et outils appartenant au travailleur.
Équipements et outils généralement fournis par l'entreprise.
Rémunération pour services rendus. Les prestataires sont souvent payés par projet ou par temps passé sur un projet. Ils ne sont pas rémunérés de la même façon que les employés.
Rémunération fixe. Quel que soit le travail fourni.
Pas d'avantages sociaux. Les prestataires sont également responsables de payer leurs propres impôts.
Droit aux avantages sociaux. Les employés ont droit à certains avantages sociaux et protections, tels que des indemnités de licenciement, des congés payés, des systèmes de retraite, une assurance santé, des arrêts maladie payés, et des congés maternité/paternité. Les employés ont des impôts retenus par leur employeur.
Non soumis à des mesures disciplinaires. Les prestataires ne sont pas soumis aux règles et politiques de l’entreprise.
Soumis aux règles disciplinaires. Les employés doivent respecter les politiques et les codes de conduite du lieu de travail.
Services non-exclusifs. Les prestataires ne peuvent pas être liés contractuellement à une seule entreprise et peuvent offrir leurs services à plusieurs organisations.
Services exclusifs. Les employés peuvent être contractuellement tenus de fournir des services à une seule organisation.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires
Maintenant que vous avez correctement classifié vos prestataires japonais, il est temps de découvrir comment les payer au mieux. Avec l’essor des équipes internationales et du travail à distance, il existe aujourd’hui bien plus d’options que jamais pour effectuer des paiements internationaux à des prestataires :
- Vous pouvez ouvrir un compte bancaire japonais et utiliser ces fonds pour déposer le paiement directement sur les comptes de vos prestataires, ou encore utiliser votre banque pour effectuer un virement bancaire international.
- Les mandats internationaux, bien qu’ils soient une méthode plus traditionnelle, entraînent souvent des frais élevés et des taux de change défavorables. De plus, cette méthode est lente, car l’employeur doit acheter physiquement le mandat et le prestataire doit le déposer manuellement.
- De nombreuses plateformes numériques ne sont pas disponibles au Japon, notamment Venmo et CashApp, qui ne fonctionnent qu’aux États-Unis. Certains employeurs utilisent des plateformes comme Wise pour effectuer des transferts d’argent à l’étranger, bien que les fluctuations des taux de change puissent rendre les montants versés moins prévisibles.
- Les services de paie à l'international sont à envisager, même si, en règle générale, les prestataires ne sont pas inclus dans la paie puisqu’ils ne sont pas soumis aux retenues fiscales appliquées par l’employeur. Ils facturent leurs services, les paiements sont traités par le service des comptes fournisseurs, et ils s’occupent eux-mêmes de leurs impôts.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires
Bien qu'il existe de nombreuses options de paiement pour les prestataires japonais, la manière la plus simple et rapide reste d'utiliser un logiciel de paie à l'international.
Étape n°4 : Gérer les taxes pour les prestataires
Les employeurs ne sont pas responsables de la déduction des impôts sur les versements du salaire des prestataires ; ces derniers doivent payer leurs propres impôts sur le revenu à l'Agence nationale des impôts (NTA). Cependant, veillez à tenir un registre précis et complet des travaux exécutés et des factures payées pour chaque prestataire.
Si votre entreprise est basée aux États-Unis, il faudra que les prestataires internationaux remplissent le formulaire IRS W-8BEN. Ce formulaire certifie leur statut contractuel auprès du gouvernement américain.
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FAQ sur le paiement des prestataires au Japon
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires au Japon ?
Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir les taxes sur les salaires lors du paiement des prestataires japonais. Les prestataires doivent payer eux-mêmes tous leurs impôts et également effectuer leurs propres contributions à la Sécurité sociale.
Quelles informations sont nécessaires pour traiter le paiement des prestataires au Japon ?
Tout d’abord, mettez-vous d'accord sur les conditions de paiement, y compris le taux horaire ou le tarif par projet, la fréquence des paiements et le mode de paiement. Détaillez ces informations dans un contrat. Ensuite, recueillez le nom du prestataire, sa date de naissance, ses coordonnées et les informations relatives à son compte bancaire ou de paiement.
Le salaire minimum japonais s'applique-t-il aux travailleurs indépendants au Japon ?
Le salaire minimum ne s'applique pas aux travailleurs indépendants au Japon. Les prestataires fixent leurs propres tarifs ou conviennent des taux. D'autres lois du travail peuvent également ne pas s'appliquer aux prestataires japonais.
Les prestataires japonais reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Non seulement les travailleurs indépendants au Japon n'ont pas droit aux avantages sociaux, mais leur offrir des avantages sociaux peut augmenter le risque qu'ils soient considérés comme des employés mal classifiés.
Pouvez-vous payer les prestataires au Japon dans votre devise nationale ?
Il est courant de payer les prestataires japonais dans leur propre devise, le yen japonais. Vous pouvez choisir de les payer dans votre devise, mais cela doit être convenu et documenté par écrit.
De nombreux fournisseurs de paiements internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires dans plusieurs devises, y compris le yen japonais.
Peut-on payer manuellement des prestataires au Japon ?
Bien que les propriétaires de petites entreprises puissent traiter manuellement les paiements des prestataires pour réduire les coûts, cela peut être chronophage. Le traitement manuel de la paie devient également plus complexe à mesure que votre entreprise se développe et commence à travailler avec des prestataires dans différents pays.
Le traitement manuel des paiements comporte des risques majeurs pour vous et votre entreprise :
- En matière de conformité, car lorsque vous saisissez manuellement des données, vous risquez des erreurs humaines et des omissions.
- De sécurité, surtout si vous utilisez des tableurs ou des documents papier. Les informations sensibles des prestataires peuvent être facilement perdues, volées ou mal utilisées.
- D'expérience des prestataires, puisque les paiements manuels sont souvent lents et manquent de transparence en ce qui concerne les échéances de paiement, créant une expérience frustrante pour les prestataires.
Comment transformer un prestataire en employé au Japon ?
L’embauche de prestataires indépendants peut offrir de la flexibilité et des avantages financiers. Cependant, vous pouvez choisir d’intégrer un prestataire en tant qu’employé à temps plein pour éviter une mauvaise classification, car votre prestataire souhaite bénéficier d’avantages et de protections réservés aux employés, ou simplement parce que vous voulez qu’il fasse partie de votre équipe. Bien sûr, convertir un prestataire ne se limite pas à rédiger un contrat d’emploi. Il existe de nombreuses exigences légales, y compris les déductions de paie, l’inscription aux avantages, les cotisations de Sécurité sociale, et bien plus encore.
Vous devez également créer une entité légale au Japon ou utiliser un service d’employeur officiel (EOR) comme Rippling. Sur le papier, un EOR est l’employeur officiel de vos travailleurs, vous permettant ainsi de les embaucher et de les payer. Les EOR retiennent également les impôts sur les chèques de paie des employés et contribuent aux fonds de pension, à l’assurance maladie, à l’assurance chômage et à l’assurance accidents du travail.
Créer votre propre entité est possible, mais cela peut prendre plusieurs mois. La plupart des petites et moyennes entreprises n’ont pas les ressources pour effectuer cette énorme tâche administrative. De plus, comme vous pouvez externaliser la paie et les avantages sociaux aux EOR, c’est souvent plus simple à long terme, surtout si vous avez des employés dans de nombreux pays.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins d'information uniquement et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne devrait pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
