Comment payer les prestataires internationaux au Mexique [2024]
Selon la Banque mondiale, le marché du travail mexicain compte près de 57 millions de travailleurs. Cela offre de nombreuses opportunités aux entreprises étrangères pour trouver des prestataires hautement qualifiés. Mais comment travailler avec eux tout en respectant les lois mexicaines en matière d'emploi ?
Découvrez comment intégrer des prestataires mexicains à votre équipe internationale. Vous trouverez ci-dessous une explication étape par étape pour gérer la paie de vos travailleurs indépendants.
Étape n°1 : Classifier vos collaborateurs correctement
Les autorités mexicaines considèrent les prestataires et les employés comme deux catégories de travailleurs distinctes, et depuis 2022, la mauvaise classification des travailleurs est considérée comme une fraude fiscale selon la loi mexicaine. Il est donc essentiel de bien classer vos prestataires afin d'éviter les risques liés à une mauvaise classification.
Si un prestataire estime qu'il devrait être couvert par un contrat de travail, il peut déposer une réclamation contre vous. Un tribunal mexicain examinera tous les aspects de la relation. Et si vous êtes reconnu coupable de mauvaise classification de vos travailleurs, les sanctions peuvent inclure :
- un paiement rétroactif des avantages sociaux impayés et des indemnités de licenciement ;
- un paiement rétroactif des impôts et cotisations sociales impayés, plus les frais de retard, les intérêts et autres pénalités ;
- des amendes allant jusqu'à 5 000 fois la valeur de l'Unité de Mesure de Mise à Jour par employé (en 2023, cela équivalait à MXN 103,74 par jour) ;
- dans certains cas, des poursuites pénales.
Pour vous aider à décider si vous devez embaucher des employés ou des prestataires, prenez en compte les différences suivantes :
Prestataires
Employés
Haut niveau d'autonomie. Étant donné que les prestataires sont auto-entrepreneurs, ils bénéficient de plus d'autonomie concernant le moment et la manière dont ils accomplissent leur travail. Ils n'ont pas d'horaire de travail fixe.
Plus de supervision de la part de l'entreprise. En tant qu'employeur, vous pouvez garder un meilleur contrôle sur le travail de vos employés, y compris où, comment et quand ils doivent accomplir leurs tâches. Ils sont également soumis à des horaires de travail fixes.
Les outils de travail et l'équipement appartiennent au travailleur indépendant.
Les outils et équipements de travail sont généralement fournis par l'employeur.
Pas d'avantages sociaux de la part de l'entreprise. Les travailleurs indépendants sont responsables de payer eux-mêmes l'impôt sur le revenu et les cotisations sociales. Ils ne sont éligibles à aucun avantage social imposé par l'État. Pour la couverture santé, ils doivent souscrire eux-mêmes à une mutuelle.
Droit aux avantages sociaux des salariés. Les employeurs sont responsables du règlement des impôts sur la paie et des cotisations à la Sécurité sociale pour leurs employés. Ils ont droit, entre autres, aux congés maladie, maternité et paternité, ainsi qu'à la participation aux bénéfices.
Les contrats à durée déterminée sont courants. Les travailleurs indépendants travaillent souvent sur la base d'accords à durée déterminée. Ils ne sont pas éligibles aux indemnités de licenciement, aux primes de Noël, ni aux congés paternité/maternité.
Couverts par des contrats à durée indéterminée. Les employés sont embauchés sous contrat à durée indéterminée, ce qui garantit des indemnités de licenciement en cas de licenciement.
Reçoivent un paiement après avoir envoyé une facture. La facture spécifie les services exacts (honoraires de conseil) pour chaque mois.
Reçoivent un salaire. Indépendamment du travail accompli chaque mois
Peuvent travailler pour plusieurs entreprises. Les travailleurs indépendants ne sont pas vos employés. Ils sont libres de fournir leurs services à d'autres entreprises.
Peuvent être exclusifs. Votre contrat de travail peut interdire à votre employé de travailler pour quelqu'un d'autre.
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Remplissez le quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires
Avant de commencer à travailler avec des travailleurs indépendants, vous devrez vous mettre d'accord sur la méthode de paiement, car plusieurs options s'offrent à vous. Il est important de trouver une solution qui fonctionne à la fois pour votre entreprise et vos prestataires. Voici ce que vous pouvez envisager :
Vous pouvez ouvrir un compte bancaire local pour transférer les fonds directement sur le compte de votre prestataire mexicain ou effectuer un virement bancaire international depuis votre propre banque. Cette méthode, bien que courante, peut s’avérer coûteuse à cause des frais de conversion de devises et des frais de transfert.
Une autre option consiste à utiliser des fournisseurs de transfert d’argent en ligne, comme PayPal, Xoom ou Wise. Bien que ces services permettent à vos prestataires de recevoir leur argent rapidement, ils peuvent entraîner des frais supplémentaires. Par exemple, PayPal facture 2,99 % du montant total de la transaction plus un coût fixe de 0,49 $ pour la facturation. Il faut aussi prendre en compte les fluctuations des taux de change.
Enfin, étant donné que les prestataires indépendants sont responsables de leurs propres impôts, ils ne sont généralement pas inclus dans la paie de l’entreprise. Leurs factures sont souvent traitées par le service des comptes fournisseurs. Cependant, des plateformes de services de paie à l'international comme Rippling permettent de payer à la fois vos employés et vos prestataires, quel que soit leur lieu de résidence, via un seul et même système.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie mondial pour traiter les paiements
Comme vous l'avez vu dans l'étape précédente, il existe plusieurs méthodes pour régler les factures de vos prestataires au Mexique. Cela dit, la manière la plus simple et la plus rapide est de traiter les paiements via un logiciel de paie à l'international.
Rippling vous permet d'envoyer des fonds à vos travailleurs indépendants, même s'ils sont basés aux quatre coins du monde.
Étape n°4 : Calculer et déposer vos déclarations fiscales
Pour rester conforme aux lois lorsque vous embauchez des prestataires au Mexique, il est essentiel de bien gérer la fiscalité, ce qui inclut des calculs d’impôts corrects et le dépôt des formulaires fiscaux appropriés. Vos prestataires doivent s’inscrire auprès des autorités fiscales mexicaines en tant que prestataires de services indépendants et conserver leurs factures signées.
En ce qui concerne les paiements, les freelances reçoivent leur paiement en totalité sans qu’il soit nécessaire de faire des déductions, puisqu’ils doivent régler leurs propres impôts. Cependant, depuis avril 2021, le gouvernement mexicain exige que tous les prestataires déclarent leurs contrats tous les quatre mois à l’Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) et à l’Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
Les entreprises qui embauchent des prestataires au Mexique doivent leur fournir les documents suivants :
- un formulaire W-8BEN pour les particuliers ;
- ou un W-8BEN-E pour ceux qui dirigent une entreprise.
Ces formulaires sont utilisés pour vérifier le pays de résidence fiscale du prestataire, et donc pour demander des déductions ou des exemptions fiscales aux États-Unis.
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Développer vos équipes à l'international est simple avec Rippling. Vous pouvez payer des prestataires internationaux au Mexique et partout dans le monde avec un système unique.
FAQ sur le paiement des prestataires au Mexique
Devez-vous retenir des impôts lorsque vous payez des prestataires au Mexique ?
Les travailleurs indépendants au Mexique sont responsables de régler leurs propres impôts, vous n'avez donc pas à effectuer de déductions sur leur salaire.
Le salaire minimum mexicain s'applique-t-il aux travailleurs indépendants au Mexique ?
Les travailleurs indépendants mexicains sont exemptés du salaire minimum et des paiements des heures supplémentaires. D'autres lois du travail peuvent également ne pas s'appliquer aux prestataires mexicains.
Les prestataires mexicains reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Les avantages sociaux tels que les cotisations de Sécurité sociale, les congés payés ou les primes de participation aux bénéfices ne doivent pas être offerts aux prestataires. Si vous souhaitez offrir certains avantages sociaux à votre travailleur indépendant, la manière la plus sûre est de demander au prestataire d'ajouter l'équivalent financier de ceux-ci dans sa facture.
Pouvez-vous payer vos prestataires au Mexique dans votre devise locale ?
Il est courant de payer les prestataires mexicains dans leur devise locale, le peso mexicain (MXN). Si vous choisissez de les payer dans une autre devise, ils doivent l’accepter par écrit. Certains travailleurs indépendants préfèrent être payés en pesos mexicains pour éviter les frais de conversion élevés et les fluctuations des taux de change.
Avec Rippling, vous pouvez payer les prestataires internationaux dans leur devise locale sans attendre les virements ou les conversions.
Peut-on payer manuellement des prestataires au Mexique ?
Oui, c’est possible. Il est courant, surtout pour les petites entreprises, de gérer manuellement les paiements des prestataires pour économiser de l’argent. Cela peut fonctionner si vous ne collaborez qu’avec quelques prestataires, mais cela devient très compliqué à mesure que vous en engagez davantage.
De plus, il faut garder à l’esprit que traiter les paiements manuellement n’est pas sans risques. Non seulement votre paie internationale peut être sujette à des erreurs humaines, mais elle peut également être exposée à des menaces de sécurité, surtout si vous utilisez des tableurs ou des dossiers papier.
Comment transformer un prestataire en employé au Mexique ?
Travailler avec des talents internationaux via des contrats de prestataire indépendant peut être avantageux sur le plan opérationnel et financier. Cependant, au fil du temps, vous pourriez envisager de convertir un prestataire indépendant en employé à plein temps. C’est tout à fait possible, mais cela implique des obligations légales et fiscales complètement différentes.
Le plus grand obstacle potentiel est de créer une entité légale locale au Mexique pour proposer des emplois à temps plein. Cependant, vous pouvez utiliser une société de portage, comme Rippling, si vous voulez éviter la complexité de la création de votre propre entité. Rippling peut vous aider à recruter, payer et gérer vos collaborateurs.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé uniquement à des fins d'information et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
