Hoe werknemers in Polen in te huren via een Werkgever van Record (EOR) [2023 Gids]

Het in dienst nemen van medewerkers in Polen? Buitenlandse werkgevers die geïnteresseerd zijn in het benutten van de bekwame arbeidskracht van het land, kunnen beginnen met het inhuren van Poolse ZZP'ers / freelancers en internationale betalingen versturen. Maar als je wilt uitbreiden en voltijds medewerkers wilt aannemen, moet je een juridische entiteit oprichten of inhuren via een Employer of Record (EOR).

Het registreren van een juridische entiteit kan maanden duren. Eenmaal opgericht, vereist het kennis van complexe Poolse en EU-arbeidswetten. Elke misstap kan boetes en juridische acties met zich meebrengen van de Nationale Arbeidsinspectie van Polen, die de Poolse arbeidswetgeving handhaaft. Dit omvat gebieden zoals werktijden en de werkweek, beloning, arbeidsomstandigheden, vakanties, vrije tijd, jaarlijks verlof, beëindiging, en meer.

Als alternatief kun je een “Employer of Record” (EOR) gebruiken, die de Poolse salarisadministratie, belastingen en nalevingskwesties afhandelt.

Hier is een stap-voor-stap gids voor het inhuren via een EOR in Polen.

Stap voor stap: Hoe inhuren via een Employer of Record in Polen

Stap #1: Kies tussen een Poolse EOR en een juridische entiteit

Moet je Poolse medewerkers inhuren via een EOR, of je eigen entiteit opzetten? Dit hangt af van de middelen, grootte en plannen van je bedrijf om op te schalen.

• Juridische entiteit in Polen. Het opzetten van een juridische entiteit van nul af aan vereist meestal registratie bij lokale autoriteiten, het openen van een lokale bankrekening en overleg met lokale experts om te zorgen voor naleving van Poolse belasting- en arbeidswetten, inclusief de Poolse Sociale Verzekeringsinstelling. De Nationale Arbeidsinspectie van Polen neemt alle arbeidsklachten serieus. Er zijn veel stappen in dit proces en fouten kunnen resulteren in vertragingen om operationeel te worden.
• Poolse EOR. Een EOR is een dienst van derden die optreedt als werkgever namens een bedrijf - wat betekent dat je je eigen entiteit niet hoeft op te zetten. Naast het mogelijk maken om voltijds Poolse medewerkers in te huren, kan een Poolse employer of record-service alle wettelijke vereisten voor het naleven van EU- en Poolse wetten voor salarisadministratie, termijncontracten en voordelen afhandelen. EOR-services omvatten ook het berekenen en inhouden van belastingen tegen het juiste belastingtarief, het onboarden en beheren van medewerkers en het uitvoeren van de salarisadministratie.

In 2023 waren er verschillende wijzigingen in de arbeidswetgeving, waaronder gebieden zoals thuiswerken, soberheidscontrole, nieuwe verloftypes en ouderlijke privileges. Vertrouwdheid met het Nationaal Gezondheidsfonds en de Poolse Sociale Verzekeringsinstelling (ZUS) is ook belangrijk. ZUS regelt voordelen via een aantal wetten en regelgevingen. Het omvat veel rechten, waaronder ziekte- en zwangerschapsverlof, langdurige arbeidsongeschiktheid, ouderdomspensioen, dekking bij werkongevallen, en meer.

Stap #2: Hoe kies je de beste EOR voor je bedrijf

Voordat je een platform kiest, moet je de diensten overwegen die je nodig hebt, en hoeveel je van plan bent je globale inhuur aanwezigheid te laten groeien.

• Is de EOR actief in de landen waarin je moet inhuren? De eerste, en misschien wel meest voor de hand liggende overweging bij het kiezen van een EOR voor wereldwijde uitbreiding.
• Heeft de EOR zijn eigen entiteiten in de landen waarin het diensten aanbiedt? Als de EOR de entiteiten niet bezit, betekent dit dat ze samenwerken met een lokale of externe leverancier.
• Hoe beschermt de EOR je gevoelige en vertrouwelijke informatie? Het is van vitaal belang dat je EOR de juiste gegevensbeschermingen op zijn plaats heeft, evenals beveiligde technologie die potentiële onthullingen van privé-informatie elimineert.
• Biedt de EOR geautomatiseerde oplossingen aan? Je wilt misschien kijken naar een EOR die het drukke werk zoals onboarding en inschrijving voor voordelen en andere veelvoorkomende HR- en IT-taken automatiseert.
• Wat is het ondersteuningsmodel van de EOR? Het is essentieel dat je EOR ondersteunend personeel heeft dat zowel gemakkelijk te contacteren is als deskundig in de regelgeving van de landen waarin je aan het inhuren bent.

Krijg de volledige checklist in onze gids: Wat is een EOR?

Rippling heeft alles wat je nodig hebt om een wereldwijd personeelsbestand te runnen

Met Rippling kun je je wereldwijde team in één systeem beheren, in dienst nemen processen gemakkelijk lokaliseren, en nalevingsbeleid voor je internationale medewerkers beheren. Zie Rippling. 

Stap #3: Hoe je Poolse medewerkers in dienst neemt en onboarding

Zodra je een EOR hebt gekozen die in Polen werkt, kun je het onboarding proces beginnen door de volgende informatie van je nieuwe medewerkers te verzamelen:

• Naam (overeenkomend met de rekening waarop je hun salaris zult storten).
• Geboortedatum en datum van in dienst nemen.
• Contactinformatie, inclusief hun postadres in Polen.
• PESEL persoonlijk ID-nummer.
• NIP belastingidentificatienummer.
• Bankrekeninginformatie.
• Te betalen bedrag in Poolse złoty (PLN).
• ZUS ZUA: Formulier gebruikt om te registreren voor sociale zekerheidsvoordelen.
• ZUS ZZA: Formulier voor staatsgezondheidszorg voordelen.
• ZUS ZCNA: Gezondheidszorg voor familieleden van werknemers of zelfstandigen.
• Poolse gezondheidszorg kaart (karty ubezpieczenia zdrowotnego of KUZ) informatie.
• Medische keuring.
• Let op dat EU/EEA burgers geen werkvergunning nodig hebben voor Polen.

Vervolgens moet je een arbeidsovereenkomst versturen die belangrijke arbeidsvoorwaarden schetst zoals type werk, positie, werkplek, uren, compensatie, startdatum van het werk, en proef- of testperiode. De Poolse arbeidswet vereist dat werkgevers nieuwe werknemers informeren over de rechten en verplichtingen van beide partijen (de arbeidsrelatie), beloning, proefperiode, enzovoort.

Een EOR kan automatisch arbeidsovereenkomsten lokaliseren en distribueren. Elke Poolse werknemer zal een wettelijk conforme contract hebben dat wettelijke vereisten biedt voor proefperiodes, werkuren, minimumloon, voordelen, en beëindigingsbeleid zoals ontslagvergoeding en opzegtermijnen.

Je kunt nieuwe medewerkers overal onboarden, van begin tot eind, met Rippling. Vraag vandaag nog een demo aan.

Stap #4: Salaris uitbetalen

Voor de van A tot Z over wereldwijde werkgelegenheid en loonadministratie, lees onze uitgebreide gids over internationale salarisadministratie voor medewerkers in Polen.

Zodra je de informatie van een nieuwe werknemer hebt verzameld en beide partijen arbeidsovereenkomsten hebben ondertekend, zal een EOR je Poolse medewerkers in złoty (PLN) betalen, terwijl wettelijk verplichte belastingen worden ingehouden van salarissen. Dit omvat bijdrages aan:

• Sociale zekerheid en pensioenplannen.
• Zorgverzekering.
• Ongevallenverzekering.
• Andere vrijwillige rechten (bedrijfspensioenplan).

In Polen is het gebruikelijk om medewerkers maandelijks een loonstrook te geven, die zowel in papieren formaat of digitaal kan zijn.

Veelgestelde vragen over het in dienst nemen via een EOR in Polen

Hoeveel kost een EOR?

EORs gebruiken meestal een van twee prijsstructuren:

• Vast maandelijks tarief per medewerker
• Percentage van loonlijst plus toepasselijke belastingen

Beide methoden kunnen ook verschillende administratieve kosten, onboarding kosten, en andere kosten voor aanvullende functies met zich meebrengen.

Houd in gedachte dat je niet je gehele personeelsbestand via een EOR hoeft te gebruiken. Als je het gebruik wilt segmenteren, zul je alleen worden belast voor de medewerkers die je via de EOR in dienst neemt.

Wat is het verschil tussen een EOR en een PEO?

Een Professional Employer Organization (PEO) co-employeert de personeelsbestand van een bedrijf en biedt administratieve diensten zoals het betalen van medewerkers, omgaan met naleving, en het indienen van payroll belastingen. Het bedrijf en de PEO zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het personeelsbestand. PEO-diensten stellen je echter niet in staat om in andere landen in dienst te nemen waar je geen lokale entiteit hebt opgezet.

Een EOR is daarentegen de enige werkgever van het deel van je personeelsbestand waarvoor je het gebruikt, en neemt alle bijbehorende aansprakelijkheden op zich. Een EOR stelt bedrijven in staat om met medewerkers in andere landen te werken zonder een juridische entiteit op te zetten.

Beschermt een EOR je gevoelige en vertrouwelijke informatie?

Hoewel het uitbesteden van je payrollbeheer aan een EOR je tijd kan besparen en compliance risico kan verminderen, stelt het delen van je gegevens met bedrijven die gebruik maken van externe leveranciers je bloot aan datalekken door handmatige uploads. In Polen wordt gegevensbescherming gedekt door de Europese Unie wet, de Algemene Gegevensbeschermingsverordening (GDPR). Het Poolse Persoonsgegevensbeschermingsbureau (UODO) onderzoekt klachten en heeft een aantal bedrijven boetes opgelegd. In 2022 heeft UODO een boete van EUR 1,000,000 (USD 1,098,950) uitgevaardigd voor een datalek. Boetes kunnen oplopen tot EUR 20,000,000 (USD 21,979,300).

Je moet op zoek naar EOR's die gegevensbescherming prioriteren, inclusief:

• Naleving van wetgeving van privacyregels die in verschillende landen de standaard zijn.
• Beveiligde infrastructuur met onderhoud de klok rond.
• Zorgvuldig gescreend personeel.

Je kunt ook een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) met een loonlijst dienstverlener vaststellen die solide privacypraktijken eist en juridische bescherming biedt.

Denk je erover om je eigen bedrijfsentiteit op te zetten? Volgens de Wereldbank duurt het gemiddeld 37 dagen om dit in Polen te doen.

Helpt een EOR met Poolse belastingaangiften?

Een EOR kan automatisch je werkgeversbelastingen in Polen berekenen en indienen. Het kan medewerkers ook voorzien van officiële documenten van hun netto en bruto inkomen, ingehouden belasting, voordelen, en andere bijdragen. Voor bedrijven, kan een EOR documentatie indienen over:

• Inkomen uit arbeid.
• Belastbare voordelen.
• Ingehouden inkomstenbelasting.
• Andere vereiste inhoudingen van het bruto inkomen.

Wat zijn de verplichte voordelen voor Poolse werknemers?

Verplichte personeelsbeloningen in Polen zijn:

• Pensioenverzekering.
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering.
• Verzekering voor werkongevallen.
• Werkkapitaalplan (PKK) pensioenspaarplan.
• Training in gezondheid en veiligheid op het werk en medische onderzoeken.
• Ziekteverlof.
• Vakantieaanspraken.
• Wettelijke of openbare feestdagen (Kerstmis, Nieuwjaarsdag, Dag van de Grondwet, Onafhankelijkheidsdag, etc).
• Ouderschapsverlof (inclusief vaderschaps- en moederschapsverlof).

Voor meer informatie over verplichte voordelen in Polen, lees onze complete gids.

Wat zijn de werkgeverskosten voor voltijdse werknemers in Polen?

Naast belastingen zijn werkgevers verantwoordelijk voor het inhouden van de volgende bijdragen van de salarissen van hun voltijdse werknemers. Dit zijn de werkgeversbijdragen (maar houd er rekening mee dat aftrekposten kunnen veranderen in overeenstemming met nieuwe Poolse arbeidswetten):

Werkgevers betalen ook werknemers voor wettelijke feestdagen (er zijn er 13) en jaarlijks verlof.

Rippling helpt je wereldwijd mensen in te huren, te betalen en te beheren. Vraag vandaag nog een demo aan.

Rippling en haar filialen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor, belasting-, juridische of boekhoudkundige adviezen. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je enige activiteit of transactie onderneemt.