De eenvoudige gids voor het controleren van de achtergrond van werknemers in Polen

Mensen aannemen in Warschau of Krakau? Waar je ook in Polen je team uitbreidt, achtergrondcontroles zijn een cruciale stap. Niet alleen verifieert een achtergrondcontrole de referenties van je nieuwe medewerker, het kan ook helpen om het risico van het aannemen van een mogelijke bedreiging voor je bedrijf te elimineren.

Maar voor internationale bedrijven die medewerkers in Polen aannemen, kan het navigeren door het proces van achtergrondcontroles ontmoedigend zijn. In Polen wordt de behandeling van persoonsgegevens streng gereguleerd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie en de Poolse Wet Bescherming Persoonsgegevens. Je moet weten wat is toegestaan onder Pools en EU-recht, hoe je verplicht bent om de gevoelige gegevens van je medewerkers te hanteren en op te slaan, en meer.

Als je een gids nodig hebt voor het uitvoeren van uitgebreide en wettelijk conforme achtergrondcontroles van medewerkers in Polen, lees dan verder.

Inhoudsopgave

• Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles te doen bij Poolse medewerkers?
• Is het legaal om achtergrondcontroles te doen bij Poolse freelancers / ZZP'ers?
• Welke soorten achtergrondcontroles doen bedrijven gewoonlijk bij Poolse medewerkers en freelancers / ZZP'ers?
• Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in Polen?
• Wanneer moet je achtergrondcontroles uitvoeren op Poolse werknemers?
• De gemakkelijkste manier om een achtergrondcontrole uit te voeren bij een Poolse medewerker of freelancer / ZZP'er
• Fouten bij achtergrondcontroles die je moet vermijden in Polen
• Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Polen

Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles te doen bij Poolse medewerkers?

Hoewel het niet verplicht is, zijn achtergrondcontroles in Polen legaal, maar ze zijn onderworpen aan strikte beperkingen.

• De kandidaat moet toestemming geven en alle controles moeten voldoen aan EU- en Pools recht. Werkgevers moeten expliciete toestemming verkrijgen van sollicitanten voordat ze achtergrondcontroles uitvoeren. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om de persoonlijke informatie van de sollicitant te beschermen en hun vertrouwelijkheid te behouden, en de verzamelde informatie alleen voor legitieme doeleinden te gebruiken.
• De kandidaat kan ook op elk moment de toestemming intrekken zonder angst voor gevolgen.

Werkgevers mogen informatie aanvragen over sollicitanten die relevant is voor de positie, inclusief naam, geboortedatum, contactinformatie, kwalificaties, opleiding en werkgeschiedenis.

Maar werkgevers moeten minimale controles uitvoeren om ervoor te zorgen dat de werknemer is wie ze zeggen te zijn: Je mag alleen informatie vragen die direct gerelateerd is aan de positie. Het vragen van persoonlijke informatie met betrekking tot seksuele geaardheid, etnische achtergrond en lidmaatschappen in organisaties zoals kerken en politieke partijen is niet toegestaan. Alle verzoeken moeten voldoen aan de Poolse arbeidswetgeving, de Poolse Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

Is het legaal om achtergrondcontroles te doen bij Poolse freelancers / ZZP'ers?

Mits je toestemming hebt van de freelancer / ZZP'er, ja – het is legaal om achtergrondcontroles bij freelancers / ZZP'ers in Polen uit te voeren. Je moet ervoor zorgen dat je voldoet aan relevante privacyregelgeving.

Hier vindt je meer informatie over elk type controle:

• Strafblad. Een controle van het strafblad, inclusief strafrechtelijke veroordelingen, vereist toegang tot gegevens uit het Nationaal Strafregister van Polen. De toegang tot deze informatie is echter streng beperkt en is alleen toegestaan voor bepaalde beroepen zoals beveiligingspersoneel, leraren en sommige banen in de financiële sector.
• Werkervaring. Je kunt contact opnemen met de HR- of salarisadministratie van vorige werkgevers van een nieuwe medewerker voor verificatie van vorige werkgelegenheid en om hun bekwaamheid voor de baan te bevestigen. Deze gegevens moeten echter relevant zijn voor de positie. Al het andere kan in strijd zijn met de privacyvoorschriften.
• Referentiecontrole. Je kunt contact opnemen met eventuele referenties die door een nieuwe medewerker zijn opgegeven, maar je kunt geen referenties eisen.
• Werkvergunning. Je kunt vragen om bewijs dat een kandidaat wettelijk in Polen mag werken. Dit kan een bewijs van burgerschap of een werkvisum zijn.
• Opleidingsachtergrond. Documenten die door de kandidaat zijn verstrekt, worden beschouwd als bewijs van hun opleidingsachtergrond. Werkgevers mogen onderwijsinstellingen niet benaderen om informatie voor bevestiging op te vragen. Je kunt de kandidaat vragen naar hun opleidingsachtergrond op basis van de verstrekte informatie.
• Kredietrapporten. Kredietcontroles en het opvragen van persoonlijke financiële informatie zijn over het algemeen niet toegestaan. Uitzonderingen worden gemaakt voor banen die het beheren van activa namens jouw organisatie of bedrijf omvatten.
• Sociale media-profielen. Je kunt sociale media-profielen controleren, maar alleen op professionele platforms zoals LinkedIn. Andere sociale mediakanalen moeten worden vermeden omdat deze informatie als persoonlijk wordt beschouwd. Het verzamelen ervan kan de GDPR schenden.
• Rijbewijsgegevens. Je mag het rijbewijs van een kandidaat controleren met toestemming, maar alleen als autorijden deel uitmaakt van de baan.
• Medische dossiers. In Polen is het verplicht dat werknemers preventieve medische onderzoeken ondergaan voordat ze mogen werken. Dit zorgt ervoor dat de werknemer fit genoeg is om te werken. Medische dossiers vallen onder Poolse en EU-privacywetten. Medische informatie is alleen beschikbaar als dit nodig is voor de baan en toegestaan onder de wet. Toestemming is ook vereist.

Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in Polen?

• Vragen over etniciteit, persoonlijke overtuigingen en andere persoonlijke informatie. De GDPR van de EU beperkt werkgevers in het verzamelen en gebruiken van persoonlijke gegevens die de raciale of etnische afkomst, politieke meningen, religieuze of filosofische overtuigingen en vakbondslidmaatschap onthullen. De verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens voor het uniek identificeren van een persoon, gegevens over gezondheid en gegevens over het seksleven of de seksuele geaardheid van een persoon is verboden.
• Privacywetten in Polen zijn zeer streng. Tenzij aan bepaalde criteria wordt voldaan en het verzoek wordt beschouwd als legaal onder EU- en Poolse regelgeving, kun je alleen persoonlijke informatie vragen, zoals naam, geboortedatum, contactgegevens en documentatie gerelateerd aan de baan (ervaring, werkgeschiedenis, opleiding).

Wanneer moet je achtergrondcontroles uitvoeren op Poolse werknemers?

Poolse arbeidsachtergrondcontroles moeten worden uitgevoerd als onderdeel van het pre-employment screeningproces, doorgaans nadat een voorwaardelijk contractvoorstel aan een sollicitant is gedaan. Dit betekent dat een werkgever alleen een achtergrondcontrole kan uitvoeren als het baanaanbod afhankelijk is van het succesvol voltooien van de achtergrondcontrole. Werkgevers moeten ook schriftelijke kennisgeving aan de sollicitant geven dat er een achtergrondcontrole zal worden uitgevoerd en hun schriftelijke toestemming verkrijgen.

De gemakkelijkste manier om een achtergrondcontrole uit te voeren bij een Poolse medewerker of freelancer

Verschillende bedrijven kunnen achtergrondcontroles bij werknemers in Polen uitvoeren, waaronder Rippling, HireRight en BackCheck. De gemakkelijkste manier is verreweg Rippling, omdat achtergrondcontroles direct zijn geïntegreerd in de onboarding flow.

Voer gewoon basisinformatie in zoals salaris en startdatum, en Rippling stuurt het contractvoorstel en papierwerk voor nieuwe werknemers—en voert automatisch een wettelijk conforme achtergrondcontrole uit en verifieert de resultaten. Bekijk Rippling vandaag nog.

Achtergrondcontrolefouten om te vermijden in Polen

• Te veel gegevens verzamelen. Het is van cruciaal belang voor werkgevers om de EU- en Poolse privacywetten te volgen en op te merken hoe zij de minimale gegevensverzameling benadrukken. Dit betekent alleen de gegevens verzamelen die je nodig hebt voor de rol van de nieuwe medewerker.
• Geen toestemming van de werknemer krijgen. Privacywetten in de Europese Unie en Polen vereisen ook dat werkgevers toestemming krijgen van sollicitanten voordat het proces begint. Bedrijven moeten ook open zijn tegenover kandidaten over welke gegevens ze gebruiken om hun achtergrondcontrole uit te voeren, met wie hun persoonlijke informatie wordt gedeeld, en waarom.
• Het niet verwijderen van gegevens van niet-geselecteerde kandidaten. Werkgevers moeten de persoonlijke gegevens van niet-geselecteerde kandidaten verwijderen wanneer de baan is ingevuld. Als de werkgever de gegevens voor andere doeleinden wil gebruiken—zoals het bewaren van een cv voor toekomstige vacatures—moeten zij schriftelijke toestemming hebben van de sollicitant.
• Het achtergrondonderzoek overslaan. Vanwege alle verschillende regelgeving in Polen en de EU, kan het uitvoeren van achtergrondcontroles bij internationale aanstellingen ontmoedigend lijken—en het kan verleidelijk zijn om het helemaal over te slaan. Maar achtergrondcontroles, zelfs minimale, zijn een belangrijk onderdeel van het inwerkproces van werknemers en helpen jou en je bedrijf te beschermen. Zorgvuldigheid is cruciaal bij het aannemen.

Rippling maakt het gemakkelijk om achtergrondcontroles in Polen uit te voeren.

Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Polen

Zijn achtergrondcontroles legaal in Polen?

Ja, beperkte achtergrondcontroles zijn legaal in Polen, mits ze worden uitgevoerd in overeenstemming met Poolse en EU-privacywetten, mensenrechtenwetgeving en andere toepasselijke regelgeving.

Werkgevers mogen soorten informatie van sollicitanten aanvragen die relevant zijn voor de functie. Dit omvat naam, geboortedatum, contactgegevens, opleiding, beroepskwalificaties en werkgeschiedenis.

Andere controles zijn toegestaan met toestemming, maar alleen in specifieke gevallen en ze moeten voldoen aan de Poolse en EU-privacywetten. Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat ze sollicitanten niet discrimineren op basis van beschermde gronden, zoals ras, geslacht, religie of criminele geschiedenis.

In welke taal voer je achtergrondcontroles uit in Polen?

Achtergrondcontroles in Polen worden uitgevoerd en gedocumenteerd in het Pools. Als je een dienstverlener gebruikt om achtergrondcontroles uit te voeren, kun je Engels met hen gebruiken.

Hoe beïnvloeden privacywetten achtergrondcontroles in Polen?

Poolse privacyregelgeving en de EU-privacywetten (AVG) zijn erg streng en hebben een aanzienlijke impact op achtergrondcontroles. Poolse en EU-privacywetten strekken zich zelfs uit buiten de grenzen van Polen - wat betekent dat ze gevolgd moeten worden door internationale organisaties die werknemers in Polen aannemen.

Hoe beïnvloeden mensenrechtenwetten de achtergrondcontroles in Polen?

Achtergrondcontroles in Polen vallen over het algemeen onder de EU- en Poolse gegevensbescherming, privacy- en arbeidsregelgeving. Echter, als deze gegevens worden gebruikt om te discrimineren op zaken zoals seksuele geaardheid, ras of etnische afkomst en geslacht (om er een paar te noemen), dan zou dit kunnen vallen onder mensenrechtenwetten. Echter, in Polen, wordt de meeste discriminatie op de werkplek gedekt door de Poolse arbeidswetgeving.

Vereisen verschillende industrieën in Polen verschillende achtergrondcontroles?

Verschillende soorten achtergrondcontroles zijn toegestaan voor verschillende industrieën. De algemene regel in Polen is dat een werkgever alleen achtergrondcontroles moet uitvoeren die nodig zijn voor de rol van de nieuwe werknemer - bijvoorbeeld, je zou alleen een controle van het rijbewijs moeten uitvoeren als de rol het vereist om te rijden. Personen die werk zoeken in de burgerluchtvaart kunnen bijvoorbeeld extra veiligheidsscreening ondergaan.

Hoe ver gaan criminele achtergrondcontroles terug?

Criminele achtergrondcontroles in Polen kunnen teruggaan tot wanneer de sollicitant 18 jaar werd en volgens de wet een volwassene werd.

Wat zijn de voordelen van het uitvoeren van achtergrondcontroles in Polen?

Achtergrondcontroles komen met veel voordelen voor werkgevers, inclusief:

• Verbeterde beveiliging. Een achtergrondcontrole uitvoeren als onderdeel van het wervingsproces kan helpen bij het identificeren van potentiële sollicitanten die een bedreiging kunnen vormen voor het bedrijf of zijn werknemers.
• Bescherming tegen nalatig aannemen. Als een werknemer van een bedrijf zich in het openbaar misdraagt, kan het bedrijf verantwoordelijk worden geacht. Om dit risico te beperken, kunnen achtergrondcontroles eerder wangedrag aan het licht brengen en het bedrijf helpen geïnformeerde aanstellingskeuzes te maken.
• Betere kwaliteit van aanwerving. Achtergrondcontroles spelen een cruciale rol bij het identificeren van potentiële kandidaten voor een baan die mogelijk onnauwkeurige of inconsistente informatie hebben verstrekt over hun werk- of onderwijsgeschiedenis in hun aanvraag of cv. Door de nauwkeurigheid van hun kwalificaties te verifiëren en hun identiteit te bevestigen, helpen deze controles ervoor te zorgen dat kandidaten eerlijk zijn in hun sollicitaties.
• Bescherming tegen beroepsfraude. Het uitvoeren van achtergrondcontroles kan de reputatie van je bedrijf beschermen door oneerlijke en frauduleuze sollicitanten te detecteren, waardoor eventuele schade aan het imago van het bedrijf wordt voorkomen.

Nieuwe werknemers onboarden en achtergrondcontroles uitvoeren met Rippling

Met het Talent Management Systeem van Rippling, kun je moeiteloos nieuwe werknemers onboarden en hen klaarstomen voor succes. Voer gewoon basisinformatie in zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest - inclusief het uitvoeren van een juridisch conforme achtergrondcontrole en het controleren van de resultaten.

Klaar om met elke nieuwe aanwerving meteen van start te gaan? Bekijk Rippling vandaag nog.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om te dienen als, en mag niet worden vertrouwd op voor fiscale, juridische of boekhoudkundige adviezen. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.