Werkvergunningen voor werknemers in Polen: Een complete gids voor werkgevers

Als je van plan bent om iemand aan te nemen of je bedrijf in de Republiek Polen uit te breiden, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle medewerkers over de vereiste werkvergunning beschikken. Het aannemen van personen zonder de juiste autorisatie is illegaal en kan leiden tot aanzienlijke gevolgen, waaronder boetes, gevangenisstraf of een verbod op het in dienst nemen van buitenlandse werknemers.

Om te zorgen voor naleving van de immigratiewetten en een soepel proces te vergemakkelijken, lees onze uitgebreide gids voordat je je eerste werknemer in Polen aanneemt of een werknemer daar naartoe overplaatst. Je vindt er essentiële informatie, inclusief details over personen die een werkvisum nodig hebben, het aanvraagproces voor werkvergunningen, en veelgestelde vragen over werkvergunningen voor werknemers in Polen.

Wat is een werkvergunning in Polen?

Twee documenten zijn vereist voor buitenlandse burgers en burgers van niet-EU-landen om in Polen te werken: een werkvergunning en een werkvisum. De werkvergunning stelt een werknemer in staat legaal in het land te werken en het werkvisum stelt de werker in staat om in Polen te wonen. Er zijn verschillende soorten werkvisa's en -vergunningen.

De meest voorkomende werkvergunning is Type A. Het wordt gebruikt voor standaard arbeidscontracten, als de werkgever een kantoor in Polen heeft. Een Type C werkvergunning is voor degenen die door een buitenlandse werkgever in dienst zijn genomen om in Polen te werken. De werkgever moet deze werkvergunning aanvragen.

De meest voorkomende werkvisa's zijn het kort verblijf (Schengen Type C) of het lang verblijf (Schengen Type D). Deze staan buitenlandse burgers toe om in Polen te wonen.

Samen stellen deze documenten buitenlandse werknemers in staat om legaal werk te verrichten binnen Polen voor een bepaalde periode. Bij afloop moet men hun vergunningen vernieuwen of terugkeren naar hun thuisland.

Wie heeft een werkvisum nodig in Polen?

Buitenlandse burgers die geen permanente verblijfsvergunning in Polen hebben, moeten een werkvergunning en werkvisum verkrijgen om legaal in het land te kunnen werken.

Er zijn echter verschillende uitzonderingen. Hier zijn een paar:

• Burgers van EU/EER-lidstaten, burgers van Zwitserland en hun families
• Buitenlandse echtgenoot van een Poolse burger
• Degenen die vluchtelingenstatus of bescherming in Polen hebben gekregen.
• Degenen met een langdurig verblijfsvisum voor EU-burgers dat is uitgegeven door Poolse autoriteiten.
• Degenen met een verblijfsvergunning om humanitaire redenen.
• Personen die in Polen een tijdelijke verblijfsvergunning hebben gekregen voor specifieke omstandigheden, zoals gezinshereniging of studie.
• Opleiders die betrokken zijn bij professionele stages, adviserende of toezichthoudende rollen uitvoeren, of over specifieke kwalificaties en vaardigheden beschikken binnen programma's die worden uitgevoerd onder de Europese Unie of andere internationale hulpprogramma's.
• Taaldocenten
• Leden van de media
• Artiesten (maximaal 30 dagen in een kalenderjaar)
• Langdurige inwoners van de EU. Dit zijn personen die geen burger zijn van de EU maar al minstens vijf jaar legaal in de EU wonen.
• Fulltime studenten ingeschreven voor studies in Polen of deelnemers die betrokken zijn bij voltijdse doctoraatsstudies in Polen.

Het is de moeite waard om op te merken dat buitenlandse burgers die van plan zijn op afstand in Polen te werken voor werkgevers die geen legale aanwezigheid in het land hebben, geen werkvergunning nodig hebben. Ze zullen echter wel een visum voor verblijf moeten hebben.

Wanneer je een contractvoorstel stuurt naar een nieuwe werknemer in Polen, moet deze een clausule bevatten waarin staat dat het aanbod afhankelijk is van hun rechtmatigheid om legaal in Polen te werken.

Aan het werven in Polen? Leer hoe je een conform contractvoorstel kunt maken met onze gids.
Meer weten

Hoe lang duurt het om een werkvergunning in Polen te krijgen?

De verwerkingstijd varieert afhankelijk van het type vergunning/visum, maar ligt doorgaans tussen de zes tot 12 weken.

Soorten werkvisa's in Polen

Er zijn verschillende soorten werkvergunningen en werkvisa's in Polen. Deze variëren afhankelijk van de nationaliteit van de werknemer, de lengte van het dienstverband en het type dienstverband. De belangrijkste vergunningen als je buitenlandse (niet-EU) werknemers in Polen in dienst neemt, zijn een Type A werkvergunning en ofwel een Schengen Type C of D visum.

• Werkvergunningen:
• Type A: Voor buitenlandse individuen die werk krijgt aangeboden door een Poolse werkgever. Een geldige verblijfsvergunning is vereist.
• Type B: Voor buitenlandse individuen werkzaam als bestuursleden.
• Type C: Voor buitenlandse individuen die naar Polen worden gestuurd voor werk via een intra-bedrijfsoverdracht.
• Type D: Voor buitenlandse individuen die naar Polen worden gestuurd om te werken in exportdiensten door een buitenlandse werkgever zonder een Poolse vestiging.
• Type E: Voor buitenlandse individuen die naar Polen worden gestuurd om andere redenen.
• Type S: Voor buitenlandse individuen die werken in de landbouw of accommodatie voor een buitenlandse werkgever.
• Werkvisa:
• Type C: Dit visum is geldig in het Schengengebied en staat de houder toe om in het territorium van alle Schengenlanden (inclusief Polen) te verblijven voor maximaal 90 dagen gedurende een periode van 180 dagen.
• Type D: Een nationaal visum Type D staat toegang en verblijf in Polen toe voor meer dan 90 dagen (tot een jaar). Het staat ook reizen binnen andere Schengenlidstaten toe voor maximaal 90 dagen tijdens een periode van 180 dagen, terwijl het visum geldig is.
• Freelance/Ondernemersvisum: Het Freelance Visum in Polen is geldig voor twee jaar en kan worden vernieuwd voor het verloopt. Dit visum vereist dat de aanvrager Poolse klanten heeft naast buitenlandse klanten.
• De EU Blauwe Kaart: De EU Blauwe Kaart wordt verleend aan hooggekwalificeerde niet-EU werknemers, waardoor zij kunnen wonen en werken in een EU-land. Geschiktheid vereist hogere professionele kwalificaties en ook een arbeidsovereenkomst of vaste baanaanbieding met een duur van ten minste één jaar.

Onthoud, inwoners van de Europese Unie vallen niet onder deze vergunningen omdat ze automatisch toestemming hebben om in Polen en andere EU-staten te werken.

Aanvraagproces voor Poolse werkvergunningen en visa

Dit zijn de stappen die nodig zijn om de meest voorkomende werkvergunningen en werkvisa's in Polen te verkrijgen:

Werkvergunningen: In het geval van Type A, de meest voorkomende vergunning, dient de werkgever de aanvraag in namens de werknemer. Dit gebeurt bij een van de regionale Voivodeship kantoren in Polen (in de regio waar de werknemer zal werken).

• De werkgever dient de aanvraag voor de vergunning in.
• De aanvraagkosten worden betaald.
• De werkgever levert documentatie van hun juridische status, bedrijfsrecords, bedrijfsakte en een winst/verliesrekening.
• De werkgever verstrekt werknemersinformatie, zoals een kopie van hun geldig paspoort, details van de zorgverzekering en andere relevante informatie.
• De werkgever verstrekt een kopie van het arbeidscontract.
• Na goedkeuring door de Voivode (regionale gouverneur), wordt de vergunning uitgegeven door het regionale Voivodeschap kantoor.

Werkvisa: Dit zijn de stappen die een werknemer moet volgen om een werkvisum te verkrijgen waarmee ze in Polen kunnen wonen. De Typen C en D zijn de meest voorkomende visa. Een werkvergunning is nog steeds vereist om in de meeste gevallen te kunnen werken.

• Type C - Dit is een kortetermijnvisum dat een periode van 90 dagen dekt. De houder mag in Polen en in landen van het Schengengebied van de EU verblijven.
• Type D - Dit is een langetermijnvisum voor maximaal één jaar, inclusief 90 dagen in andere Schengenlanden.

Dit zijn de stappen die moeten worden gevolgd om een ​​aanvraag voor Type C of D visa in te dienen:

• Voordat een werknemer een aanvraag indient, moet hij/zij het dichtstbijzijnde Poolse consulaat of ambassade vinden en een afspraak maken. Deze informatie is te vinden op de website van het Poolse Ministerie van Buitenlandse Zaken.
• De werknemer moet contact opnemen met de ambassade of het consulaat om te bepalen welke documenten in hun geval vereist zijn.
• De werknemer vult een online formulier in.
• De werknemer verzamelt de relevante documentatie (foto's, paspoort, extra documenten zoals gespecificeerd door de consul).
• Op de dag van de geplande afspraak, dient de werknemer de documentatie in bij het personeel van de ambassade/consulaat. Er kan een persoonlijk interview nodig zijn, indien vereist. Verwerkingstijd kan zes tot 12 weken duren.
• Na goedkeuring wordt het visum aan de werknemer uitgereikt.
• Na aankomst in Polen moet de werknemer hun adres registreren, de relevante vergunningen verzamelen en een verblijfskaart aanvragen.

Rippling kan je verbinden met immigratiediensten om je te helpen bij het sponsoren van werkvisa over de hele wereld.
Neem contact op met ons team

Veelgestelde vragen over werkvergunningen voor werknemers in Polen

Hebben Amerikaanse burgers een werkvergunning nodig om in Polen te werken?

Ja. Amerikaanse burgers moeten dezelfde regels volgen als buitenlandse staatsburgers om een werkvergunning en werkvisum voor Polen te verkrijgen.

Welke documenten zijn vereist om aan te vragen voor een Poolse werkvergunning en visum?

Bij het aanvragen van een Poolse werkvergunning, heeft de werkgever nodig:

• Aanvraagformulier voor een werkvergunning
• Bewijs van betaling van de vergoeding
• Kopie van het paspoort of reisdocument van de werknemer
• Bewijs van de medische verzekering van de werknemer
• Bewijs van de juridische status van de werkgever (uit het Nationale Handelsregister)
• Economische activiteitsgegevens van de werkgever
• Bedrijfsakte
• Winst- en verliesrekening
• Arbeidsovereenkomst
• Aanvullende documentatie indien nodig

Bij het aanvragen van een Pools werkvisum heeft de aanvrager nodig:

• Visumaanvraagformulier
• Foto
• Paspoort of reisdocument
• Een kopie van de paspoortpagina met persoonsgegevens en een foto
• Bewijs van zorgverzekering
• Bewijs van accommodatie
• Bewijs van voldoende financiële middelen
• Bewijs van reisarrangementen
• Werkvergunning (zie boven)
• Aanvullende documenten indien nodig

Wat is de snelste manier om een werkvergunning in Polen te krijgen?

Het proces kan niet versneld worden. Werkgevers en hun werknemers kunnen echter vertragingen bij de verwerking voorkomen door ervoor te zorgen dat de aanvraag volledig is en alle vereiste documenten en formulieren bevat bij de eerste indiening.

Hoeveel kost het om een Poolse werkvergunning en werkvisum te krijgen?

De kosten voor de meest voorkomende Poolse werkvergunningen en werkvisums variëren. De bedragen hieronder worden vermeld in Poolse złoty (PLN), euro en Amerikaanse dollars.

Zijn gezinsleden inbegrepen in aanvragen voor een werkvisum in Polen?

Gezinsleden van een buitenlandse staatsburger die al in Polen woont en een werkvisum aanvraagt, kunnen ook een visum aanvragen. De aanvraag voor een gezinslid wordt gedaan door de persoon die al in Polen is. Dit geldt voor werkvisa voor hooggekwalificeerde werknemers en voor arbeidskrachten. Specifieke voorwaarden kunnen echter variëren.

Hoe vernieuw je je Poolse werkvisum/-vergunning?

Een Pools werkvergunning kan worden verlengd door de werkgever door het vernieuwen van het arbeidscontract. Dit proces moet 30 dagen voor de vervaldatum van het visum worden gestart. De werkgever heeft de mogelijkheid om de verlenging aan te vragen bij een regionaal Voivodeship-kantoor of via een online aanvraag.

Met betrekking tot visa: Buitenlandse staatsburgers die van plan zijn langer dan 90 dagen in Polen te verblijven, kunnen een visa voor lang verblijf of een Type D-visum aanvragen. Dit visum stelt hen in staat Polen binnen te komen en continu of gedurende meerdere perioden die meer dan 90 dagen binnen de geldigheidsperiode van het visum bedragen, tot een jaar te blijven. Het visum voor lang verblijf wordt verkregen bij een ambassade in het buitenland en moet na aankomst in Polen worden omgezet in een verblijfsvergunning. Voor verblijven langer dan drie maanden moet een tijdelijke verblijfsvergunning, geldig voor maximaal drie jaar, worden verkregen. In zeldzame gevallen kan een Type C Schengen-visum worden verlengd. Type D-visa kunnen niet worden verlengd.

Is er een limiet op het aantal werkvergunningen dat je in Polen kunt krijgen?

In de meeste gevallen zijn werkvergunningen alleen geldig voor specifieke arbeidscontracten. De werkgever kan het werkcontract verlengen om de geldigheid van de vergunning te verlengen. Als de werknemer een Type D-visum heeft, moeten ze overstappen op een verblijfsvergunning voor perioden langer dan een jaar.

Beheer je wereldwijde personeelsbestand met Rippling

Rippling kan je in contact brengen met immigratiediensten om je te helpen werkvisa over de hele wereld te sponsoren; informeer voor meer informatie.

Rippling en zijn dochterondernemingen bieden geen fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is uitsluitend voor informatieve doeleinden opgesteld en is niet bedoeld om fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies te geven en mag er niet op worden vertrouwd. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u zich bezighoudt met gerelateerde activiteiten of transacties.