Een werkvergunning aanvragen voor buitenlandse werknemers in Nederland: zo werkt het

Wil je een medewerker uit het buitenland toevoegen aan je Nederlandse team? Iemand die droomt van een carrière in het land van windmolens, tulpen en eindeloze mogelijkheden? Dan heeft die persoon mogelijk een werkvergunning nodig. Het aanvragen daarvan kan een complex proces zijn, vooral als je werknemers aan wilt nemen die buiten de Europese Unie wonen. Gelukkig gelden er standaard aanvraagprocedures. Volg je deze op, dan kan er in feite weinig verkeerd gaan.

In deze uitgebreide gids lees je meer over de werkvergunningen die Nederland verleent, wanneer een vergunning wel of niet nodig is, welke soorten er zijn en hoe je het aanvraagproces in vier stappen doorloopt.

Verschillende soorten werkvergunningen in Nederland

Om direct met het goede nieuws in huis te vallen: niet iedere buitenlandse werknemer heeft een werkvergunning nodig. Wil je iemand aannemen uit een van de EER-landen of Zwitserland? Dan mag die persoon zonder beperkingen of vergunningen in Nederland komen werken. Onder de EER-landen vallen alle landen van de Europese Unie en Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Dit komt doordat er een akkoord tussen deze landen is waarin afgesproken is dat er vrij verkeer is van personen en handel.

Pas op het moment dat je iemand van buiten de EER of Zwitserland aan wil nemen, krijg je te maken met werkvergunningen. Nederland kent er twee:

• Tewerkstellingsvergunning (TWV)
• Gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA)

Wie komt in aanmerking voor een TWV?

Een TWV is een vergunning voor mensen die korter dan drie maanden in Nederland verblijven, studenten die een verblijfsvergunning voor hun studie hebben of asielzoekers die nog aan het wachten zijn op de beslissing over hun asielaanvraag. Als werkgever vraag je deze vergunning aan bij het UWV. Een aanvraag van een TWV kost € 380,-.

Wie komt in aanmerking voor een GVVA?

De GVVA is de meest gebruikelijke vergunning voor buitenlandse werknemers. Het combineert een verblijfsvergunning en een werkvergunning in één document. Mensen die van buiten de EER of Zwitserland naar Nederland willen komen om te werken en langer dan drie maanden willen blijven, hebben een GVVA nodig. Dit document vraag je als werkgever aan bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Een GVVA kost net als een TWV € 380,-.

In welke uitzonderlijke situaties heb je geen werkvergunning nodig?

Soms geldt dat mensen die vanuit een land buiten de EER of Zwitserland naar Nederland willen komen, geen werkvergunning nodig hebben. Het gaat dan bijvoorbeeld om hoogopgeleide kennismigranten die naar Nederland komen of om werknemers die voor een zeer korte periode naar Nederland komen om heel specifiek werk te doen. Wel is het belangrijk dat deze mensen een verblijfsvergunning hebben. 

Speciaal visum: de Europese Blauwe Kaart

In uitzonderlijke gevallen mag je als werkgever een Europese Blauwe Kaart aanvragen om een werknemer in dienst te nemen. De Europese Blauwe kaart is een werk- en verblijfsvergunning voor hoogopgeleide mensen die van buiten Europa komen en met hun kennis een positieve impact kunnen maken op de Europese economie. Niet iedereen komt zomaar in aanmerking voor dit visum. Zo zitten er diploma-eisen en salarisvoorwaarden aan verbonden. Een Europese Blauwe Kaart is maximaal vijf jaar geldig, maar kan verlengd worden.

Is het eenvoudig om een werkvergunning aan te vragen voor een buitenlandse werknemer?

Een werkvergunning aanvragen hoeft niet moeilijk te zijn. De vraag is eerder of de kandidaat die je op het oog hebt in aanmerking komt voor een werkvergunning. Hoewel het bijna lijkt alsof iedereen in Nederland mag komen werken, zitten er weldegelijk een aantal haken en ogen aan het aannemen van een personeelslid die niet uit een van de partnerlanden komt. Dat mag bijvoorbeeld alleen op het moment dat je niemand binnen de EER of Zwitserland kunt vinden.

Wees ook alert als je iemand uit het Verenigd Koninkrijk wil aannemen. Het land mag dan dichtbij liggen, sinds Brexit kan iemand met een Engelse afkomst niet meer zomaar in Nederland komen werken.

De aanvraagprocedure doorlopen in 4 stappen

Zo doorloop je de aanvraagprocedure in enkele eenvoudige stappen:

Stap 1: Bereid de juiste documenten voor

Voordat je als werkgever een werkvergunning aan kunt vragen bij het UWV, moet je de juiste documenten verzamelen. Denk aan een kopie van een geldig paspoort, een arbeidsovereenkomst en mogelijk een medische keuring.

Stap 2: Dien de aanvraag in

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de aanvraag van een werkvergunning. Een TWV kan je aanvragen bij het UWV en een GVVA bij de IND. In beide situaties kun je de aanvraag online regelen.

Stap 3: Wacht de beoordeling van het UWV of IND af

Nadat je de aanvraag voor een TWV of GVVA hebt ingediend, rest er niets anders dan wachten. Een TWV wordt over het algemeen maximaal vijf weken na aanvraag toegekend of afgewezen. De procedure voor een GVVA duurt gemiddeld drie tot zes maanden. Zorg er dus voor dat je de juiste vergunningen op tijd aanvraagt.

Stap 4: Afgifte van de TWV of GVVA

Als je aanvraag voor een TWV of een GVVA wordt goedgekeurd, ontvang je de werkvergunning voor je nieuwe personeelslid. Je nieuwe aanwinst mag dan officieel aan het werk gaan in Nederland. Mocht de werkvergunning worden afgewezen, dan mag je in beroep gaan of een nieuwe aanvraag indienen. Het aanvraagproces begint dan weer van voor af aan.

Waarom je een werknemer nooit zonder werkvergunning wil laten werken

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

Voorkom deze veelgemaakte fouten wanneer je een werkvergunning aanvraagt voor een buitenlandse sollicitant

Onjuiste of onvolledige documentatie

Een veelvoorkomende fout is dat niet alle benodigde documenten worden ingediend. Zorg er daarom voor dat je checkt of je alles bij de hand hebt voordat je de aanvraag  doorzet. Als blijkt dat er documenten missen, moet je de aanvraag opnieuw beginnen.

Verkeerd type werkvergunning aanvragen

Het gebeurt ook weleens dat de verkeerde vergunning wordt aangevraagd. Zonde van je tijd en de kosten. Onderzoek daarom goed van tevoren welk type vergunning je nieuwe werknemer nodig heeft.

Niet voldoen aan de voorwaarden

Elk type werkvergunning heeft zijn eigen voorwaarden. Lees deze zorgvuldig door en zorg ervoor dat je werknemer aan alle eisen voldoet. Je kunt je altijd laten informeren door een specialist als je twijfelt.

Maak het jezelf makkelijk en stroomlijn alle processen rondom de aanvraag van werkvergunningen

Een werkvergunning aanvragen in Nederland is goed te doen als je op de hoogte bent van alle voorwaarden. Zorg er daarnaast voor dat je alle benodigde documenten hebt en dat je de juiste vergunning aanvraagt voor je nieuwe werknemer. Moet je meerdere aanvragen doen? Dan is het belangrijk om het overzicht goed te bewaren.

Rippling helpt je moeiteloos buitenlands personeel onboarden en het aanvraagproces voor werkvergunningen te versoepelen. Neem contact op om de mogelijkheden te ontdekken.

Disclaimer: Rippling and its affiliates do not provide tax, accounting, or legal advice. This material has been prepared for informational purposes only, and is not intended to provide or be relied on for tax, accounting, or legal advice. You should consult your own tax, accounting, and legal advisors before engaging in any related activities or transactions.