Hoe werknemers in Ierland inhuren via een Werkgever van Record (EOR) [Bijgewerkt 2024]

Denk je eraan om medewerkers in te huren in het Smaragden Eiland? De Republiek Ierland heeft een van de best opgeleide personeelsbestanden ter wereld, wat internationale bedrijven naar bloeiende steden als Dublin trekt.

Veel werkgevers beginnen met het inhuren van Ierse freelancers/ ZZP'ers en het versturen van internationale betalingen. Echter, als je klaar bent om permanent uit te breiden en full-time medewerkers wilt inhuren, moet je ofwel een juridische entiteit in Ierland vestigen of inhuren via een EOR.

Het registreren van een juridische entiteit kan maanden duren tegen de tijd dat je de papierwinkel voltooit en verstuurt en voldoet aan de vereiste van ten minste één directeur die burger is van de Europese Economische Ruimte (EEA). Eenmaal opgericht, vereist het ook kennis van zowel Ierse als arbeidsbelastingregelgeving zodat je blijft voldoen aan de Revenue Commissioners (algemeen bekend als “Revenue”).

Als alternatief kun je een “Employer of Record” (EOR) gebruiken, die de Ierse loonlijst, belasting en naleving behandelt. Via Rippling EOR’s entiteiten, kun je snel en volgens de regels beginnen met het inhuren en werken met medewerkers in Ierland—zonder dat je een expert hoeft te zijn op het gebied van Ierse arbeidswetten.

Hier is een stap-voor-stap gids voor het inhuren via een EOR in Ierland.

Stap voor stap: hoe te inhuren via een Employer of Record in Ierland

Stap #1: Beslis tussen Ierse Employer of Record diensten en een juridische entiteit

Als eerste moet je beslissen of je je Ierse medewerkers wilt inhuren via een EOR of je eigen juridische entiteit in Ierland wilt opzetten.

• Een juridische entiteit in Ierland vestigen. Het opzetten van een juridische entiteit vanuit het niets vereist meestal registratie bij lokale autoriteiten, het benoemen van een EEA-directeur en overleg met lokale experts om naleving van belasting- en arbeidswetten te waarborgen.
• Ierse EOR. Een EOR is een externe dienst die optreedt als werkgever namens een bedrijf—wat betekent dat je geen eigen entiteit hoeft op te zetten. Naast dat je full-time Ierse medewerkers kunt inhuren, behandelen EOR's alle wettelijke vereisten voor naleving van Ierse wetten voor loonlijst, contracten en secundaire voorwaarden. EOR-diensten omvatten ook het berekenen en inhouden van belastingen, onboarding en het beheren van medewerkers, en het uitvoeren van de loonlijst.

Werknemers aannemen in Ierland in 90 seconden met Rippling

Normaal gesproken is het opzetten van een bedrijfsentiteit in het buitenland een lang en duur proces. Maar via de entiteiten van Rippling EOR kun je de problemen verminderen en snel en conform beginnen met het aannemen en werken met mensen in het buitenland. Zie Rippling.

Stap #3: Hoe je je Ierse werknemers aanneemt en onboarding doet

De volgende stap na het kiezen van de juiste werkgever van record diensten is het starten van het onboarding proces voor je nieuwe medewerkers. Voltijds werknemers worden automatisch ingeschreven in het Pay-as-You-Earn (PAYE) Scheme van Ierland, wat ervoor zorgt dat de overheid het juiste bedrag aan inkomstenbelasting int, en de gerelateerde sociale verzekering (PRSI) en de Universal Social Charge (USC) van ieders salaris betaalt.

Zodra je een EOR hebt gekozen die in Ierland werkt, kun je het onboarding proces beginnen door de volgende informatie van je nieuwe werknemers te verzamelen:

• Naam (overeenkomend met de rekening waarop je hun salaris stort).
• Geboortedatum en datum van indiensttreding.
• Persoonlijk Openbaar Dienst Nummer (PPSN).
• Contactgegevens, inclusief hun postadres in Ierland.
• Bankrekeninginformatie.
• Te betalen bedrag in Euro's (EUR).

Vervolgens moet je arbeidsovereenkomsten naar je nieuwe werknemers sturen. Een EOR kan automatisch arbeidsovereenkomsten lokaliseren en distribueren. Elke Ierse aanwerving zal een wettelijk conforme overeenkomst hebben die wettelijke eisen biedt voor proeftijden, werkuren, minimumloon, secundaire voorwaarden, en ontslagbeleid zoals ontslagvergoeding en opzegtermijnen.

Voorbeeld: Laten we zeggen dat je drie Ierse voltijdmedewerkers aanneemt. Je moet voor elk van hen arbeidsovereenkomsten genereren die de volgende informatie bevatten:

• Naam van de werknemer en functieomschrijving
• Hun secundaire voorwaarden en compensatie
• Hun begindatum en proeftijd
• Hoeveel vakantietijd ze krijgen
• Hoeveel betaald ziekteverlof ze zullen ontvangen
• Parallelle tewerkstelling
• Ontslagbeleid

Voor het merendeel van deze secties is ook een grondige kennis van de strenge arbeidswetten van Ierland vereist, sommige hiervan zijn recent veranderd, zoals het beleid van de Ierse overheid over Statutory Sick Pay. Eventuele fouten in naleving kunnen leiden tot juridische complicaties.

Wanneer je echter een EOR in Ierland gebruikt, zal het arbeidsovereenkomsten genereren die in overeenstemming zijn met alle wetten en secundaire voorwaarden waar Ierse werknemers recht op hebben, waardoor je beschermd bent tegen juridische acties.

Rippling EOR markeert automatisch niet-conforme ziekteverlofbeleid en vertelt je hoe je dit kunt oplossen. Als je je werknemers meer verlof wilt geven om overeen te komen met beleid in andere landen, heb je de flexibiliteit om dit te doen. Zie Rippling.

Stap #4: Loonadministratie uitvoeren

Voor het A-tot-Z over globale loonadministratie, lees onze uitgebreide gids voor het uitvoeren van internationale loonadministratie voor werknemers in Ierland.

Zodra je de informatie van een nieuwe werknemer hebt verzameld en beide partijen arbeidsovereenkomsten hebben ondertekend, zal een EOR je Ierse werknemers in EUR betalen, terwijl wettelijk vereiste belastingen van salarissen worden ingehouden. Dit omvat bijdragen aan:

• Federale inkomstenbelastingen
• Loongerelateerde sociale verzekering (PRSI)
• Universal Social Charge (USC)

Houd er rekening mee dat veel EOR-bedrijven loonaggregatoren zijn, wat betekent dat ze werknemers betalen via externe leveranciers. Dit zorgt voor langzamere verwerkingstijden en hoofdpijn als het gaat om het beheren van internationale werknemers onder hetzelfde systeem.

Rippling EOR daarentegen, vereenvoudigt wereldwijde werkgelegenheid door gebruik te maken van native loonsoftware om fondsen te versturen en belastingen af te handelen, waardoor je Ierse werknemers naast je lokale personeelsbestand kunt betalen - allemaal binnen één loonrun.

Hieronder vind je een voorbeeld van hoe het one-click wereldwijde loonsysteem van Rippling werkt:

Veelgestelde vragen over het inhuren via een EOR in Ierland

Hoeveel kost een EOR?

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te dienen, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voor het ondernemen van enige gerelateerde activiteiten of transacties.

• Vaste maandelijkse vergoeding per werknemer
• Percentage van de loonlijst plus toepasselijke belastingen

Naast deze kosten betaal je ook administratieve kosten, kosten om de werknemers aan te nemen en, als je extra functies wilt, kosten voor die ook.

Je hoeft een EOR niet te gebruiken voor je hele wereldwijde team als je dat niet wilt. Je kunt het gebruiken voor slechts enkele werknemers. En maak je geen zorgen: je wordt alleen in rekening gebracht voor die individuen.

Wat is het verschil tussen een EOR en PEO?

Wanneer je werkt met een Professional Employer Organization (PEO), worden jij en de PEO gezamenlijk verantwoordelijk voor je personeel. Een PEO is een medewerkgever; ze handelen administratieve taken af, zoals loonadministratie, compliance en het indienen van belastingen. Een PEO staat je echter niet toe om in andere landen aan te nemen waar je geen lokale entiteit hebt opgezet.

Aan de andere kant zal een EOR de enige werkgever zijn van het deel van je personeelsbestand dat je ervoor gebruikt. Dit betekent dat ze alle aansprakelijkheden op zich nemen die elke werkgever zou moeten doen. En een EOR stelt bedrijven in staat om met werknemers in andere landen te werken zonder een juridische entiteit op te zetten.

Beschermt een EOR je gevoelige en vertrouwelijke informatie?

Zoals altijd moet je voorzichtig zijn met het delen van je gegevens met bedrijven die externe leveranciers gebruiken. Dit kan je blootstellen aan datalekken vanwege handmatige uploads.

Voor beveiligingsdoeleinden, zoek naar EOR's die gegevensbescherming prioriteren, inclusief:

• Naleving van privacyregelgeving volgens industriestandaard in verschillende landen.
• Veilige infrastructuur met onderhoud de klok rond.
• Zorgvuldig gescreend personeel.

Een Data Processing Agreement (DPA) is een extra beveiligingslaag die met een loonlijst dienstverlener kan worden opgezet. De overeenkomst verplicht de dienst tot het aannemen van top privacy praktijken en beschermt u tegen mogelijke juridische problemen.

Kan een EOR helpen met Ierse belastingaangiften?

Een EOR kan automatisch uw belastingen in Ierland berekenen en indienen. Rippling, bijvoorbeeld, is een geautoriseerde loonadministratieprovider door Revenue. Namens uw bedrijf kan het de P35 distribueren en indienen, dat is de eindejaarsaangifte van de werkgever, evenals de P60, dat is het eindejaarscertificaat van de werkgever. Beide zijn vereist door de Ierse overheid.

Wat zijn de verplichte voordelen voor Ierse medewerkers?

Door een reeks van Wetten en Orders - waarvan vele nog steeds worden gewijzigd en bijgewerkt - heeft Ierland de volgende wettelijke voordelen voor Ierse medewerkers vastgesteld:

• Pensioenplannen/pensioenbijdragen
• Wettelijk Ziekteverlof
• Werknemerscompensatieverzekering
• Ouderschapsverlof (moederschapsverlof of vaderschapsverlof)
• Betaald jaarlijks verlof
• Feestdagen (ook bekend als Bank Holidays; er zijn er 11 elk jaar, inclusief Nieuwjaarsdag)

Privé zorgverzekering is niet verplicht, maar wordt aanbevolen, en veel werkgevers bieden meer dan de minimale voordelen om top talent aan te trekken.

Nog een opmerking over gezondheidszorg: De wetten rondom Wettelijk Ziekteverlof zijn onlangs veranderd. Het aantal betaalde ziektedagen dat medewerkers nu zullen ontvangen is als volgt:

• 3 dagen in 2023
• 5 dagen in 2024
• 7 dagen in 2025
• 10 dagen in 2026

Voor meer informatie over verplichte voordelen in Ierland, lees onze complete gids.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te dienen, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voor het ondernemen van enige gerelateerde activiteiten of transacties.