Hoe werknemers in te huren in Canada via een Werkgever van Record (EOR) [2023 Gids]

Personeel aannemen in Canada? Buitenlandse werkgevers die geïnteresseerd zijn in het getalenteerde personeelsbestand van het land, kunnen beginnen met het inhuren van Canadese freelancers en het verzenden van internationale betalingen. Maar als je wilt uitbreiden en fulltime medewerkers wilt aannemen, moet je een juridische entiteit oprichten of inhuren via een EOR.

Als alternatief kun je een "Employer of Record" (EOR) gebruiken, die de Canadese loonlijst, belasting en naleving van regelgeving afhandelt. Via Rippling EOR’s entiteiten kun je snel en compliant beginnen met het aannemen van werknemers en samenwerken in Canada.

Hier is een stap-voor-stap gids voor het inhuren via een EOR in Canada.

Stap voor stap: Hoe te inhuren via een Employer of Record in Canada

Stap #1: Beslis tussen een Canadese EOR en een juridische entiteit

Moet je Canadese medewerkers aannemen via een EOR, of je eigen entiteit oprichten? Dit hangt af van de middelen, grootte en plannen van je bedrijf om te schalen.

• Juridische entiteit in Canada. Het vanaf nul opzetten van een juridische entiteit vereist meestal registratie bij lokale autoriteiten, het openen van een lokale bankrekening en het raadplegen van lokale experts om naleving van belasting- en arbeidswetten te garanderen.
• Canadese EOR. Een EOR is een dienst van derden die optreedt als werkgever namens een bedrijf - wat betekent dat je geen eigen entiteit hoeft op te zetten. Naast het mogelijk maken om fulltime Canadese werknemers aan te nemen, handelen EOR's alle juridische vereisten af voor naleving van Canadese wetten voor loonlijst, contracten en voordelen. EOR-diensten omvatten ook het berekenen en inhouden van belastingen, het onboarden en beheren van werknemers, en het uitvoeren van de loonlijst.

Het registreren van een juridische entiteit kan maanden duren. Eenmaal opgezet, vereist het kennis van complexe Canadese arbeidswetten die per provincie en territorium verschillen. Elke misstap kan boetes en juridische acties van de Canadese Belastingdienst (CRA) met zich meebrengen.

Werknemers in Canada aannemen in 90 seconden met Rippling

Normaal gesproken is het opzetten van een bedrijfsentiteit in het buitenland een lang en duur proces. Maar via de Rippling EOR-entiteiten kun je snel en compliant beginnen met het aannemen en werken met mensen in het buitenland. Zie Rippling.

Stap #3: Hoe je jouw Canadese werknemers aanneemt en inwerkt

Zodra je een EOR hebt gekozen die werkt in Canada, kun je het onboardingproces beginnen door de volgende informatie van je nieuwe werknemers te verzamelen:

• Naam (overeenkomend met de rekening waarop je hun salaris stort).
• Geboortedatum en datum van indiensttreding.
• Contactgegevens, inclusief hun postadres in Canada.
• Sociaal verzekeringsnummer.
• Werkvergunning (indien van toepassing).
• Bankrekeninggegevens.
• Te betalen bedrag in Canadese dollars (CAD).
• Ingevulde TD1-formulieren. Elke fulltime werknemer moet een Persoonlijke Belastingkredieten Teruggave (TD1-formulier) invullen, en ze moeten een nieuwe indienen telkens wanneer ze wijzigingen aanbrengen in hun persoonlijke belastingkredieten.

Vervolgens moet je een arbeidsovereenkomst versturen die belangrijke arbeidsvoorwaarden schetst. Een EOR kan automatisch arbeidsovereenkomsten lokaliseren en distribueren. Elke Canadese aanwerving zal een wettelijk conforme contract hebben met wettelijke vereisten voor proefperioden, arbeidsuren, minimumloon, voordelen, en beëindigingsbeleid zoals ontslagvergoeding en opzegtermijnen.

Voorbeeld: Laten we zeggen dat je twee uurloonwerknemers in Canada aanneemt die in verschillende provincies wonen die verschillende overwerklooneisen hebben.

Wanneer je een EOR in Canada gebruikt, zal het afzonderlijke arbeidsovereenkomsten genereren om rekening te houden met de inwoner van Ontario die in aanmerking komt voor 1,5x basisloon na 44 uur in een werkweek, en de inwoner van British Columbia krijgt het overwerk tarief na acht uur op een werkdag.

Rippling EOR markeert automatisch niet-conforme ziekteverlofbeleid en vertelt je hoe je het kunt oplossen. Als je je werknemers meer verlof wilt geven om overeen te komen met beleid in andere landen, kun je dat ook doen. Zie Rippling.

Stap #4: Salaris uitbetalen

Voor de A-tot-Z over wereldwijde salaris, lees onze uitgebreide gids voor het uitvoeren van internationale salaris voor werknemers in Canada.

Zodra je de informatie van een nieuwe werknemer hebt verzameld en beide partijen arbeidsovereenkomsten hebben ondertekend, zal een EOR je Canadese werknemers in CAD betalen, terwijl wettelijk vereiste belastingen van salarissen worden ingehouden. Dit omvat bijdragen aan:

• Federale en provinciale inkomstenbelastingen
• Canada Pensioen Plan (of het Québec Pensioen Plan voor inwoners van Québec)
• Werknemersverzekering
• Werknemer gezondheidsbelasting
• Verzekering voor arbeidsongevallen

Houd er rekening mee dat veel EOR-bedrijven salarisaggregators zijn, wat betekent dat ze werknemers betalen via externe leveranciers. Dit zorgt voor tragere verwerkingstijden en hoofdpijn als het gaat om het beheren van internationale werknemers onder hetzelfde systeem.

Rippling EOR maakt wereldwijde werkgelegenheid eenvoudiger door gebruik te maken van native salarissoftware om fondsen te verzenden en belastingen te regelen, waardoor je Canadese werknemers naast je lokale personeel kunt betalen - allemaal binnen één salarisrun.

Hieronder is een voorbeeld van hoe het one-click wereldwijde salarissysteem van Rippling werkt:

Veelgestelde vragen over het aannemen via een EOR in Canada

Hoeveel kost een EOR?

EORs gebruiken meestal een van twee prijsstructuren:

• Vast maandelijks tarief per werknemer
• Percentage van salaris plus toepasselijke belastingen

Beide methoden kunnen ook gepaard gaan met verschillende administratieve kosten, onboarding-kosten en andere kosten voor aanvullende functies.

Houd er rekening mee dat je niet voor je gehele personeelsbestand een EOR hoeft te gebruiken. Als je het gebruik ervan wilt segmenteren, word je alleen in rekening gebracht voor de werknemers die je via de EOR in dienst neemt.

Wat is het verschil tussen een EOR en PEO?

Een Professional Employer Organization (PEO) mede-employert de personeelsbezetting van een bedrijf en biedt administratieve diensten zoals het betalen van werknemers, het afhandelen van compliance en het indienen van salarisbelastingen. Het bedrijf en de PEO zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het personeel. Een PEO maakt het echter niet mogelijk om in andere landen aan te nemen waar je geen lokale entiteit hebt opgezet.

Een EOR daarentegen, is de enige werkgever van het deel van je personeel dat je ervoor gebruikt, en neemt alle bijbehorende aansprakelijkheden op zich. Een EOR stelt bedrijven in staat om met werknemers in andere landen te werken zonder een juridische entiteit op te zetten.

Beschermt een EOR je gevoelige en vertrouwelijke informatie?

Hoewel het uitbesteden van je salarisbeheer aan een EOR je tijd en compliance-risico kan besparen, stel je je gegevens bloot aan gegevensinbreuken vanwege handmatige uploads door je gegevens te delen met bedrijven die externe leveranciers gebruiken.

Je moet op zoek gaan naar EOR's die gegevensbescherming prioriteren, inclusief:

• Naleving van privacyreguleringen volgens de industriestandaard in verschillende landen.
• Veilige infrastructuur met onderhoud rond de klok.
• Zorgvuldig gescreend personeel.

Je kunt ook een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) aangaan met een salarisdienst die gezonde privacypraktijken vereist en juridische bescherming biedt.

Helpt een EOR bij Canadese belastingaangiften?

Een EOR kan automatisch je belastingen in Canada berekenen en indienen. Rippling, bijvoorbeeld, is een geautoriseerde salarisverwerker door de CRA. Namens jouw bedrijf kan het T4-formulieren distribueren en indienen die beschrijven:

• Totaalinkomen.
• Looninkomen.
• Belastbare voordelen.
• Ingehouden inkomstenbelasting.
• Canada Pensioen Plan (CPP) bijdragen - of regionale pensioenplannen zoals het Québec Pensioen Plan (QPP).
• Werknemersverzekeringspremies.

Wat zijn de verplichte voordelen voor Canadese werknemers?

De arbeidsnormen en -regelgevingen van Canada voorzien in de volgende verplichte werknemersvoordelen:

• Pensioen
• Ziekteverlof
• Ouderschapsverlof (inclusief vaderschaps- en moederschapsverlof)
• Ander beschermd verlof (zoals verlof voor gezinsverantwoordelijkheden en meelevende zorg)
• Vakantieaanspraken (die variëren afhankelijk van het dienstjaar)
• Feestdagen
• Compensatie voor werknemers

Een groepsgezondheidsplan is niet verplicht, maar wordt aanbevolen, en de exacte voordelen variëren per provincie. Bovendien hebben niet alle provincies dezelfde feestdagen. Bijvoorbeeld, Herdenkingsdag is een wettelijke feestdag in Alberta en British Columbia, maar niet in Ontario.

Voor meer informatie over verplichte voordelen in Canada, lees onze complete gids.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is alleen voor informatieve doeleinden voorbereid en is niet bedoeld om te dienen als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u enige activiteiten of transacties onderneemt.