Hoe kies je een Employer of Record voor je wereldwijde personeelsbestand
Een Employer of Record (EOR) stelt bedrijven in staat om medewerkers in het buitenland aan te nemen en te betalen zonder een lokale entiteit in een nieuw land te openen. Het zorgt er ook voor dat je voldoet aan de lokale belasting- en arbeidswetten die kunnen verschillen van die in het rechtsgebied van het hoofdkantoor van je bedrijf.
In plaats van dat een werkgever het langdurige proces van het opzetten van een nieuw bedrijf in het buitenland doorloopt, neemt een EOR medewerkers aan namens de klant. Het regelt ook land specifieke salarisadministratie, arbeidscontracten, vakantie, verlof en belastingen, waardoor je je kunt concentreren op het de dagelijkse werkzaamheden van werknemers.
Maar is een EOR de juiste oplossing voor je wereldwijde personeelsbestand? Blijf lezen om te helpen bepalen of je het nodig hebt, de voor- en nadelen van het gebruik ervan, en hoe je de beste wereldwijde EOR-partner voor je bedrijf kunt kiezen.
Personeel aannemen via een EOR vs. je eigen entiteit
Als je op zoek bent om medewerkers in het buitenland aan te nemen, moet je ofwel een juridische entiteit in dat land opzetten of een EOR gebruiken. Hoewel ze beide je bedrijf in staat stellen uit te breiden naar een nieuwe markt, zijn ze anders opgezet:
- Juridische entiteiten. Entiteiten moeten vanaf nul worden opgezet door registratie bij lokale autoriteiten en het openen van een lokale bankrekening. Je moet ook zelfstandig de naleving van belasting-, immigratie- en lokale arbeidswetten monitoren, aangezien de vereisten zullen verschillen van het land van herkomst van je bedrijf.
- Global Employer of Record-services. Deze externe providers fungeren als de juridische werkgever namens een bedrijf. Naast dat je legaal personeel in een nieuw land kunt aannemen, neemt een EOR alle wettelijke vereisten voor salarisadministratie, arbeidscontracten en werknemersvoordelen voor zijn rekening. Dit kan automatisch belastingen berekenen en inhouden, formulieren distribueren om medewerkers aan boord te krijgen, en internationale medewerkers betalen in hun lokale munteenheid.
Houd in gedachten dat een EOR anders is dan een professionele werkgeversorganisatie (PEO), die vereist dat een bedrijf zijn eigen entiteit opzet.
Voor- en nadelen van EOR-diensten vs. het opzetten van een juridische entiteit
EOR
Juridische Entiteit
Kosten & Implementatie
✔ Minder tijdrovend om op te zetten.
✔ Je kunt binnen dagen beginnen met in dienst nemen in plaats van maanden.
✘ Wordt duurder naarmate je personeelsbestand groeit.
✘ Het duurt tot zes maanden om op te zetten - en vereist inschrijfgeld.
✔ Voordeliger zodra je genoeg werknemers in het buitenland in dienst hebt.
Aannemen
✔ Snel nieuwe medewerkers onboarden, vaak binnen 1-14 dagen, afhankelijk van de aanbieder.
✔ Ondersteunt grootschalige wereldwijde uitbreiding in een nieuwe markt.
Naleving van wetgeving
✔ Leeft de wetgeving na voor je, neemt aansprakelijkheid op zich, en biedt gelokaliseerde arbeidsovereenkomsten.
✘ Kan bepaalde beleidslijnen en andere HR/juridische processen niet aanpassen aan de behoeften van je bedrijf.
✘ Vereist deskundige kennis van lokale wetten en belastingregels en interne juridische middelen, aangezien je bedrijf aansprakelijk is voor alle juridische en compliance-inbreuken.
✔ Kan bepaalde beleidslijnen en andere HR/juridische processen aanpassen aan de behoeften van je bedrijf.
Salarisadministratie & Voordelen
✔ Snel betalen en verzekeren van werknemers over de hele wereld.
✔ Belastingen worden voor je ingediend.
✘ Moet handmatig alle wettelijke aftrekposten en werknemersrechten voor elke nieuwe werknemer bijhouden.
✘ Verantwoordelijk voor het indienen & betalen van belastingen bij lokale belastinginstanties.
5 vragen om te stellen bij het kiezen van een EOR
Zorg ervoor dat je deze antwoorden hebt voordat je besluit een EOR aan te schaffen, en voordat je bepaalt welke optie het meest geschikt is voor jouw bedrijf.
Bezit de EOR zijn eigen entiteiten in de landen waar het diensten levert?
Als de EOR geen eigen entiteiten heeft, werkt het samen met externe leveranciers. Dit kan leiden tot langzamere verwerking van de salarisadministratie, fouten en een onvermogen om je wereldwijde team synchroon te beheren met je lokale werknemers. Bovendien ben je kwetsbaar voor beveiligingsrisico's. Over beveiliging gesproken…
Hoe beschermt de EOR jouw gevoelige en vertrouwelijke informatie?
Hoewel het uitbesteden van je salarisbeheer aan een EOR het in dienst nemen kan versnellen, wordt je blootgesteld aan datalekken door jouw gegevens te delen met payroll-aggregators die externe leveranciers gebruiken vanwege handmatige uploads.
Je moet zoeken naar EOR's met een bewezen staat van dienst op het gebied van gegevensbescherming, inclusief:
- Naleving van privacyregelgeving in verschillende landen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de EU
- Een veilige infrastructuur met continu onderhoud
- Zorgvuldig gescreend personeel
Je kunt ook een overeenkomst voor gegevensverwerking (DPA) afsluiten met een payroll service die solide privacypraktijken voorschrijft en juridische bescherming biedt.
Biedt de EOR geautomatiseerde oplossingen aan?
Een EOR stelt je op zijn minst in staat om legaal werknemers in dienst te nemen en te betalen in een nieuw land. Maar uitstekende oplossingen kunnen functioneren als extra armen van je HR- en IT-afdelingen. Rippling bijvoorbeeld stelt je in staat om snel nieuwe werknemers aan boord te brengen terwijl ze automatisch worden ingeschreven voor vereiste nalevingstrainingen. Het bevat ook tijd- en aanwezigheidsfuncties die naleving van overwerk bijhouden. Aan de IT-kant kan Rippling de apps en werkapparaten van een medewerker beheren.
Wat is het ondersteuningsmodel van de EOR?
Je wilt er zeker van zijn dat het ondersteunend personeel achter je Employer of Record juridische en belastingkennis biedt voor allenalevingsoverwegingen van het land. Als je vragen hebt over zaken als vakantie- en ziekteverlofbeleid tot ziektekostenverzekeringen en pensioenbijdragen, wil je dat er direct een expert beschikbaar is om te helpen bij het oplossen van problemen.
Is een Employer of Record financieel zinvol voor je bedrijf?
Employer of Records worden meestal geprijsd als een vast maandelijks bedrag per werknemer of als een percentage van je totale loonlijst, plus eventuele belastingen (indien van toepassing). In beide prijsstructuren moet je letten op administratiekosten, onboarding kosten en andere kosten voor aanvullende functies.
Bij het overwegen van kosten, houd er rekening mee dat je niet een Employer of Record hoeft te gebruiken voor al je internationale werknemers. Als je het gebruik wilt beperken tot slechts enkele van de landen waar je werft, wordt je alleen in rekening gebracht voor de medewerkers die je inhuurt via de Employer of Record.
Aangezien Employer of Records over het algemeen duurder worden naarmate je personeelsbestand groeit, kunnen bedrijven met een groter personeelsbestand in het buitenland het kosteneffectiever vinden om een juridische entiteit op te zetten en juridische nalevings-experts in te huren.
Maar onthoud, Rippling’s Employer of Record is gebouwd op native payroll sporen, wat betekent dat wanneer de tijd komt, je naadloos kunt overgaan van een Employer of Record naar wereldwijde loonlijst door je eigen entiteiten in minuten, in plaats van helemaal opnieuw te beginnen.
Beheer je wereldwijde personeelsbestand met Rippling Employer of Record
Rippling kan je helpen elke fase van internationale groei aan te pakken, terwijl je gemakkelijk tussen hen kunt overstappen:
- Wereldwijde betalingen aan freelancers
- Wereldwijde loonlijst via Rippling entiteiten
- Wereldwijde loonlijst via je eigen entiteiten
Rippling en zijn filialen bieden geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om te dienen, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.
