Hoe je op een conforme manier een internationaal personeelsbestand kunt aannemen

Het maakt niet uit waar je mensen aanneemt, je moet bijblijven met de veranderlijke arbeidswetten en collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) die elk jaar kunnen veranderen.

Bijvoorbeeld, het vakantiebeleid in Frankrijk verschilt van dat in Duitsland, dat heeft een ander minimumloon dan het Verenigd Koninkrijk, dat een ander pensioenstelsel heeft dan India, en dat weer andere verplichte training op de werkplek vereist dan Canada...

Zonder zorgvuldige controle lopen bedrijven het risico onbewust arbeidswetten te overtreden in de landen waar ze werknemers hebben. Dus hoe monitor en handhaaf je wereldwijde naleving?

In de volgende secties belichten we een veelvoud aan internationale arbeidsoverwegingen en leggen vervolgens uit hoe Rippling helpt bij het monitoren en handhaven van internationale arbeidswetten, zodat je dat zelf niet hoeft te doen.

Wat is naleving bij wereldwijde werving?

Naleving bij wereldwijde werving betekent mensen in dienst nemen op een manier die voldoet aan de relevante arbeidswetten en regelgeving in dat rechtsgebied. En het kan ingewikkeld worden.

Arbeidswetten zijn een ingewikkeld web van federale, statelijke en provinciale voorschriften die zowel binnen als tussen landen verschillen. Canada heeft bijvoorbeeld 10 provincies en drie territoria, elk met hun eigen arbeidswetten die afwijken van bijvoorbeeld de naburige VS, met 50 staten die eveneens variëren in arbeidsregelgeving. Het is cruciaal om te weten waar je nieuwe medewerker woont en te voldoen aan alle wetten voor hun corresponderende regio.

Waarom is dit belangrijk? Omdat de kosten van niet-naleving hoog kunnen zijn. In Canada was er bijvoorbeeld onlangs een schikking van $153 miljoen voor het niet uitbetalen van overwerk. In Duitsland kunnen werkgevers boetes tot €500.000 krijgen voor overtreding van het minimumloon.

Houd in gedachten dat geen enkele factor doorslaggevend is; je wilt kijken naar de relevante factoren in hun totaliteit bij het classificeren van nieuwe medewerkers. Zodra je hebt besloten tussen freelancer en werknemer, kun je dieper ingaan op hoe je op een conforme manier met hen kunt werken.

Voorbeeld: Laten we zeggen dat je een freelancer inhuurt die in Australië is gevestigd. Na een tijdje vragen ze of ze sommige software kunnen declareren die ze nodig hebben om een bepaald project te voltooien. Het lijkt misschien een redelijk verzoek, maar freelancers betalen doorgaans voor hun eigen uitrusting. Dus als je akkoord gaat, kan hun mate van integratie met jouw bedrijf gaan lijken op die van een fulltime werknemer.

Checklist voor het inhuren van een internationale freelancer

Uitgifte van een aannemersovereenkomst

Je wilt over het algemeen een freelance- of consultingovereenkomst sluiten met de zelfstandige. Dit zal belangrijke details specificeren over de aard van de zakelijke relatie, zoals loon, uren, termijn en de verwachte output van beide partijen.

Opzetten van betalingen aan de freelancer

Je moet de freelancer natuurlijk betalen, dus je zult ze in je loonadministratiesysteem moeten instellen. Zelfstandigen dienen doorgaans facturen in op project- of periodieke basis, dus je loonsysteem moet deze soorten betalingsschema's ondersteunen. Het moet ook andere verschillen ondersteunen die gespecificeerd zijn in de overeenkomst van de contractant, zoals betalingen in lokale munteenheid. Zelfstandigen regelen doorgaans hun eigen belastinginhoudingen.

Let op de juiste classificatie

Het beheren van naleving is minder complex bij het inhuren van een freelancer in het buitenland. Maar zorg ervoor dat je werknemers correct categoriseert! Als je iemand onjuist classificeert als freelancer terwijl ze eigenlijk als werknemer geclassificeerd moeten zijn, kun je te maken krijgen met boetes, straffen en civiele rechtszaken. Je moet mogelijk ook achterstallige lonen betalen en loopt het risico op reputatieschade.

In 2021 bepaalde bijvoorbeeld een Nederlandse rechtbank dat Uber-chauffeurs eigenlijk werknemers waren die recht hadden op nabetaling en secundaire voorwaarden. En in 2015 betaalde FedEx een schikking van 228 miljoen dollar na het onjuist classificeren van chauffeurs als onafhankelijke contractanten in Californië.

Omdat de risico's zo hoog zijn, wil je misschien hulp bij het bepalen of iemand een echte contractant is of beter gecategoriseerd kan worden als werknemer. We hebben een tool gebouwd om je te helpen begrijpen of je je werknemers verkeerd classificeert, zodat je kunt voorkomen dat je in strijd bent met de wetgeving inzake verkeerde classificatie. Je kunt onze quiz in 90 seconden hier doen.

Checklist voor het aannemen van een internationale werknemer

Hoewel je je geen zorgen hoeft te maken over verkeerde classificatie, zijn er veel meer nalevingsoverwegingen bij het aannemen van werknemers.

Een lokale entiteit opzetten

De eerste stap om een medewerker in het buitenland in dienst te nemen, is het opzetten van een lokale entiteit in het land waar ze worden aangenomen. Elk land heeft verschillende documentatie- en notariseisen, wat betekent dat de tijdlijn om een entiteit op te zetten sterk kan variëren van land tot land.

In sommige landen kan dit proces belastend zijn. Bijvoorbeeld, het kan maanden duren om een entiteit in India op te zetten omdat er een groot volume aan documenten is die notarisatie en apostille vereisen. In Portugal zijn er strikte eisen dat handtekeningen in paspoorten exact overeenkomen met handtekeningen op registratiedocumenten. Om lokale entiteiten in Ierland, Australië, China en Singapore op te zetten, ben je verplicht om lokale bestuurders en lokale contacten te hebben die inwoners en staatsburgers van het betreffende land zijn.

Arbeidsovereenkomsten uitgeven

Voordat je een medewerker kunt aannemen, vereisen de meeste landen dat je overeenkomsten opstelt die belangrijke arbeidsvoorwaarden uiteenzetten, zoals salaris, vakantie, opzegtermijnen, en aan eventuele lokale taaleisen voldoen. Je moet ook overwegen clausules toe te voegen die je intellectuele eigendom beschermen.

Het is belangrijk om met lokale juridische adviseurs te werken om deze overeenkomsten op maat te maken voor elk lokaal rechtsgebied waar je medewerkers wonen. Je moet ook rekening houden met non-concurrentiebedingen en non-solicitatie clausules, die alleen wettig afdwingbaar zijn in sommige landen en vaak extra overweging of betaling vereisen.

Lokale richtlijnen en verplichte trainingen

Veel landen vereisen dat bedrijven hun werknemers schriftelijke beleidsregels verstrekken over gezondheid en veiligheid op de werkplek en seksuele intimidatie. Je moet weten wat deze exacte beleidsregels zijn en welke processen je moet volgen.

In sommige landen kan een bedrijf verplicht zijn om interne commissies op te zetten die bepaalde bedrijfsprocessen overzien die werknemers beschermen.

In India bijvoorbeeld, vereist de PoSH Act (ook bekend als de Wet op de seksuele intimidatie van vrouwen op de werkplek) dat elke werkgever een veilige werkomgeving op de werkplek biedt. Het vereist van werkgevers om een interne commissie op te zetten met een voorzitter die een vrouw is die op een hoog niveau in het bedrijf werkt, minstens twee werknemersleden, en één extern lid.

Loonadministratie, belastingen en inhoudingen opzetten

Net als bij freelancers, moet je elke medewerker in je loonadministratiesysteem opzetten zodat je ze kunt betalen. Echter, met werknemers zijn bedrijven nu verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen en het maken van andere verplichte inhoudingen - inclusief bonussen, commissies, ziektedagvergoeding, en meer - van het salaris van een medewerker, die variëren op basis van de eisen van elk land.

De vereisten variëren per rechtsgebied en bevatten vaak kleine details die gemakkelijk over het hoofd kunnen worden gezien. Bijvoorbeeld, afhankelijk van de provincie, zijn werkgevers in Canada doorgaans verplicht om vakantiegeld toe te voegen in bonussen, commissies en ziektedagvergoeding, naast het basissalaris.

Werkgevers moeten noodzakelijke kosten gerelateerd aan zorgverzekering inhouden, wat varieert van land tot land. Bedrijven moeten ook bijdragen aan wettelijk verplichte regelingen, zoals pensioenfondsen. Je moet ook weten of je verplicht bent om een verzekering voor arbeidsongevallen op te zetten.

Voldoen aan vereisten voor loon en werktijden

Voldoe je aan de eisen van het minimumloon, overwerk en pauzes? De meeste landen stellen een specifiek minimumloon in op basis van de kosten van levensonderhoud en wisselkoers, met sommige die het afstemmen op specifieke leeftijden. Ook heeft elk land verschillende normen voor hoe om te gaan met overwerk.

Werkvergunning controleren

Veel landen vereisen specifieke documenten en processen om werkvergunning te verifiëren, zoals de I-9 in de VS, VEVO-controle in Australië, of het gebruik van werknemersdeelcodes op de gov.uk-website in het VK.

Zorgen voor juridische rapportage

Sommige landen hebben strikte rapportagevereisten die demografische informatie van werkgevers vragen. Grote Amerikaanse werkplekken moeten bijvoorbeeld een EEO-1 Rapport invullen, waarbij het bedrijf informatie moet verzamelen over de werkategorieën van werknemers, etniciteit, ras, geslacht, en meer.

Landen kunnen ook van een bedrijf vereisen om aanvullende informatie in te dienen over hun gehandicapte medewerkers, met betrekking tot voordeel en aftrek.

Privacybeleid invoeren

Bedrijven moeten privacybeleid invoeren dat voldoet aan lokale gegevensbeschermingswetten, aangezien sommige landen vereisen dat een werkgever schriftelijk duidelijk maakt hoe de gegevens van een werknemer worden verzameld en gebruikt op het werk.

Dit is vooral belangrijk voor Europese landen die zich houden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een wet die tot doel heeft om de persoonlijke gegevens van elke werknemer die in de EU woont, te beschermen.

Ontslagrecht begrijpen

Voordat je iemand in een ander land aanneemt, zorg ervoor dat je de regels en protocollen voor het ontslaan van medewerkers begrijpt.

Je wilt zeker weten dat je de antwoorden op deze vragen weet:

• Moet ik bepaalde informatie delen in beëindigingsovereenkomsten?
• Ben ik gebonden aan bepaalde prestatiecriteria voorafgaand aan beëindiging?
• Wat zijn de juridische gronden voor rechtvaardige en onrechtvaardige ontslag?
• Welke soort ontslagkennisgeving moet ik bieden?
• Welk soort ontslaguitkering of transitievergoeding moet ik bieden, en varieert dit op basis van diensttijd of salaris?

In het Verenigd Koninkrijk krijgen werknemers bijvoorbeeld na twee jaar rechten bij oneerlijk ontslag. Als een werkgever een werknemer na die periode wil ontslaan, moet de werkgever een specifiek proces volgen met een disciplinaire bijeenkomst en een eventueel beroep. Werknemers kunnen claims van onrechtmatig ontslag indienen als het proces niet zorgvuldig wordt gevolgd.

Je kunt leren hoe je lokale nalevingsregels proactief kunt monitoren, en beleid opzetten dat ze automatisch afdwingt, door onze gratis webinar te kijken.

Hoe identificeer en voorkom je niet-naleving

Uiteraard zijn er veel mogelijkheden om in niet-naleving te vallen als je als een internationaal bedrijf werkt. De beste manier om het proactief te vermijden is door beleid op te zetten dat voldoet aan de lokale vereisten—of dat nu per land, staat of provincie is—waar je aanneemt. Maar zonder de juiste soort hulp kan dit een HR-nachtmerrie zijn: één waar je ontelbare uren besteed aan het opsporen van niche-arbeidswetten die van toepassing kunnen zijn op een enkele werknemer. Dit wordt al snel vermoeiend, tijdrovend en niet productief.

Rippling’s standaardbeleid

Rippling's HRIS komt echter met ingebouwde standaard wereldwijde nalevingsregels. In ondersteunde landen, zal Rippling automatisch rekening houden met:

• Gelokaliseerde overwerkbeleid
• Gelokaliseerde vakantiekalender
• Gelokaliseerde tijd-uit beleid (vakantie, ziekteverlof)
• Gelokaliseerde pauzebeleid (maaltijd- en rustperiodes)

Aangepast beleid

Je kunt Rippling ook gebruiken om je eigen nalevingsbeleid te maken. Op deze manier kun je voortbouwen op wat we hebben geïntroduceerd in de standaardinstellingen en het verder aanpassen aan je bedrijf, zoals het bieden van meer vakantietijd aan Amerikaanse werknemers dan wettelijk vereist is.

Deze aangepaste beleidsregels ondersteunen functies zoals:

• Automatische meldingen
• Toegewezen taken
• Aangepaste rapporten
• Automatische vragenlijsten

Problemen signaleren

Rippling's Compliance 360 product zal automatisch waarschuwingen sturen wanneer je afwijkt van de vereisten met betrekking tot: 

• Wereldwijd minimumloon
• Wereldwijd overwerk
• Wereldwijd ziekteverlof en verplichte pauzes
• Wereldwijd compliance training

Gebruik maken van een EOR om naleving te beheren

Jouw bedrijf heeft misschien niet de tijd, middelen of kennis om naleving handmatig te beheren. Maar een Employer of Record (EOR) helpt je om werknemers wereldwijd aan te nemen zonder je eigen lokale entiteit te hoeven creëren of lokale arbeidswetgevingen te moeten beheersen. 

Terwijl jij je bezighoudt met het strategische werk van het runnen van je bedrijf, handelt Rippling's EOR het drukke werk af van het voldoen aan juridische vereisten rondom loonbelastingen, inschrijvingen voor voordelen, verplichte training, en zoveel meer.

Rippling's lokale entiteiten bieden conforme arbeidsovereenkomsten die je IP beschermen en ervoor zorgen dat je werknemers de voordelen ontvangen waar ze recht op hebben. Ze beheren ook noodzakelijke beëindigingsdocumenten, kennisgevingen en schikkingsovereenkomsten. 

Rippling's native wereldwijde payroll-systeem betaalt aannemers en werknemers wereldwijd snel uit, allemaal terwijl gegarandeerd wordt dat je voldoende belasting inhoudt voor verschillende rechtsgebieden. 

Rippling's EOR diensten geven je ook toegang tot lokale HR-adviseurs die begeleiding kunnen bieden over lokale arbeidsvoorschriften. 

Omdat naleving belangrijk is, maar geen hoofdpijn hoeft te zijn. Vraag vandaag nog een demo aan om te zien hoe Rippling's EOR ervoor zorgt dat iedereen de werkomstandigheden krijgt waar hij of zij recht op heeft, ongeacht waar ze wonen.

Disclaimer: Dit blogbericht is alleen voor educatieve doeleinden. Het vormt geen (en is niet bedoeld als) juridisch advies. Lezers moeten contact opnemen met hun eigen advocaat voor advies over hun specifieke situatie. Het gebruik van deze website creëert geen advocaat-cliëntrelatie.