Wat is goed voor mijn bedrijf: een entiteit opzetten of personeel aannemen via een EOR?

Als je bedrijf uitbreidt, kun je om verschillende redenen werknemers wereldwijd willen inhuren, waaronder het vinden van gespecialiseerd talent, het betreden van nieuwe markten of het aanpakken van een tekort aan gekwalificeerde werknemers. Bij het inhuren van een werknemer in het buitenland heb je twee opties: het opzetten van een juridische entiteit of het gebruiken van een Employer of Record (EOR). 

Tussen de twee kiezen kan een uitdaging zijn. Maar in dit artikel behandelen we de voordelen van beide en hoe elk zich verhoudt tot onboarding, belastingen en naleving van wetgeving, zodat je een geïnformeerde beslissing kunt nemen die aansluit bij de behoeften van je bedrijf. 

Een entiteit opzetten

Bij het uitbreiden naar nieuwe markten is de traditionele methode voor het inhuren van werknemers het oprichten van een juridische entiteit op die locatie. Dit proces kan echter lang duren - tot zes maanden (zo niet langer).

Een juridische entiteit oprichten kan ook duur zijn. Juridische en HR-teams kunnen aanzienlijke kostbaar zijn omdat je een weg moet banen door lokale arbeids-, arbeids- en belastingwetten. Dan is er nog de tijd en het geld besteed aan het benoemen van een lokale directeur, het openen van een lokale bankrekening en het opzetten van de loonlijst, registratiekosten en alles daartussenin.

Er zijn veel verschillende soorten juridische entiteiten, zoals vertegenwoordigingskantoren, filialen en dochterondernemingen, en verschillende landen kunnen verschillende vereisten hebben voor elk. Het creëren van een juridische entiteit in het buitenland omvat echter doorgaans enkele van de volgende vereisten:

• De juiste bedrijfsstructuur voor jou kiezen (bijv., de meeste bedrijven streven naar een besloten vennootschap)
• Registreren bij de lokale overheid
• Een bankrekening in het land openen
• Registreren en een belasting-ID instellen om loonbelasting in te dienen
• Een lokale directeur of directeuren benoemen
• Verplichte werknemersvoordelen identificeren om aan nieuwe werknemers aan te bieden
• Een externe dienst vinden om loonlijst, belastingen en werknemersdocumentatie te beheren

Voor- en nadelen van een juridische entiteit

Juridische entiteiten hebben talrijke voordelen, vooral wanneer je je activiteiten naar buitenlandse landen meer permanent uitbreidt, maar er zijn ook enkele nadelen aan het werk van het creëren van een juridische entity in het buitenland.

Inhuren via een EOR

Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat werknemers inhuurt namens een ander bedrijf, waardoor de noodzaak om een juridische entiteit op te zetten of een bedrijf te registreren wordt weggenomen. Dit stelt bedrijven in staat om snel en goedkoop uit te breiden naar nieuwe markten zonder direct een langetermijnverplichting aan te gaan. Bedrijven kunnen hun nalevingsrisico in het buitenland minimaliseren door een EOR te gebruiken, wat je kan helpen de lokale arbeidswetten te navigeren zonder alle ins en outs zelf te hoeven leren.

Dit is wat een EOR kan verzorgen:

• Naleving van wetgeving. Van werknemerclassificatie tot arbeidswetten over onboarding, werktijden, arbeidscontracten en onafhankelijke aannemers, een EOR blijft op de hoogte van lokale wetten, zodat jij dat niet hoeft. 
• Complexiteit van loonlijst en belasting. Wanneer je inhuurt via een EOR, is het de verantwoordelijkheid van de EOR om de werknemer correct te betalen en de juiste belastingen te berekenen en in te dienen voor elke salarisbetaling. Je blijft nooit gissen als belastingtarieven veranderen.
• Lokale voordelen administratie. Elk land heeft verschillende wettelijke werknemersvoordelen die aan werknemers moeten worden aangeboden - bied ze niet aan en je bedrijf kan boetes krijgen. Van ziektekostenverzekering tot betaald verlof, een EOR helpt je te voldoen aan voordelenpakketten die voldoen aan lokale vereisten.
• Beëindiging. Wist je dat in sommige landen transitievergoedingen en opzegtermijnen vereist zijn bij beëindiging? Een EOR kan deze details op basis van lokale wetten verzorgen en je helpen je beëindiging correct te regelen. Met Rippling, kun je ook je werknemers afmelden van alle bedrijfsapps en e-mailaccounts en een inventaris bijhouden van apparaten. 

Voor- en nadelen van een Employer of Record

Er zijn veel belangrijke voordelen van uitbreiden naar nieuwe markten met een Employer of Record, maar voordat je verder gaat, weet ook dat een Employer of Record een paar nadelen heeft.

Kostenvergelijking

Om de verschillen tussen het gebruik van een Employer of Record en het opzetten van je eigen juridische entiteit te illustreren, laten we kijken naar beide opties in actie. Stel dat je bedrijf wilt uitbreiden naar India. 

Navigeren door arbeidswetgeving in India kan bijzonder uitdagend zijn. Een paar voorbeelden:

• Wanneer je een zakelijke entiteit in India start, moet je documenten apostilleren - een langdurig proces dat inhoudt dat ze persoonlijk worden gelegaliseerd, dan worden de gelegaliseerde formulieren naar je staatsregering gestuurd waar ze in wezen “de legalisatie legaliseren” voordat je de papierwerk naar India kunt sturen.
• Compliance in India kan pijnlijk zijn. Neem het proces van de digitale handtekening certificaat (DSC) dat nodig is voor het ondertekenen van documenten in India: De persoon die het DSC verkrijgt moet verschijnen op een getimede videogesprek en strikte instructies volgen, inclusief het ontvangen en hardop voorlezen van codes van hun mobiele nummer en e-mail, terwijl ze hun paspoort en rijbewijs naast hun gezicht tonen. Na het opnemen en indienen van het videogesprek, moeten ze een vervolgtelefoongesprek voeren om hun DSC-informatie te tele-verifiëren, inclusief het beantwoorden van eventuele vragen die de operator over hun identiteit kan hebben.
• Het is verplicht voor buitenlandse bedrijven om een Resident Director in India aan te stellen als ze een dochteronderneming, joint venture of filiaal in het land willen opzetten. Dit betekent vertrouwen op een van je vroege medewerkers om dit te doen, aangezien het moeilijk is om ze later uit de weg te ruimen.
• Indiase medewerkers hebben verschillende wettelijke minimums voor recht op verdiende verlof afhankelijk van in welke staat ze wonen.
• India heeft ook nieuwe regels rond hoe werkgevers persoonlijke gegevens van medewerkers moeten beschermen.

Dit zijn slechts een paar van de ingewikkeldheden waarmee rekening moet worden gehouden voordat je een juridische entiteit in het land opzet. 

Als werkgever is het jouw verantwoordelijkheid om alle wetten en regelgevingen in elk land waar je zaken doet te kennen en na te leven. Wanneer je kiest tussen een Employer of Record of het opzetten van je eigen entiteit kan dit overzicht je helpen overwegingen te maken:

Een legale entiteit in het buitenland opzetten is een lang, duur proces. Maar door Rippling’s EOR entiteiten, kunt u snel, compliant en voor een fractie van de kosten werknemers en freelancers in India—en over de hele wereld—beginnen in te huren. Zie Rippling.

Rippling en haar filialen bieden geen belasting-, boekhoudkundige, of juridische advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om, en mag niet worden vertrouwd voor, belasting-, juridische, of boekhoudkundige advies. U dient uw eigen belasting-, juridische, en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u zich bezighoudt met enige gerelateerde activiteiten of transacties.