Hoe werknemers aan te nemen in Nederland via een Werkgever van Record (EOR) [2023 Gids]

Het is niet verrassend dat bedrijven aangetrokken worden door talent in Nederland. Nederland scoort het hoogst onder Europese landen voor digitale vaardigheden en top drie voor talent laten groeien - ze zijn een van de beste landen voor talentconcurrentievermogen. Voor die bedrijven die graag het personeel van het land in Amsterdam en Nederlanders in dienst nemen door het hele land, moet u overwegen een juridische entiteit op te richten of in dienst te nemen via een Employer of Record (EOR).

Het registreren van een juridische entiteit kan maanden duren, waardoor u niet direct aan de slag kunt in het land. Naleving van wetgeving kan lastig te handhaven zijn, aangezien Nederlandse arbeidswetten steeds veranderen. U kunt snel boetes en strenge straffen oplopen voor verkeerde classificatie van werknemers of het betalen van onjuiste belastingen aan de Belastingdienst.

Als alternatief kunt u een "Employer of Record" (EOR) gebruiken, die Nederlandse loonadministratie, belasting- en nalevingskwesties behandelt. Hier is een stap-voor-stap handleiding voor het inhuren via een EOR in Nederland.

Stap voor stap: Hoe te huren via een Employer of Record in Nederland

Stap #1: Besluit tussen een Nederlandse EOR en een juridische entiteit

De keuze tussen een juridische entiteit of het verkrijgen van een EOR-dienst zal grotendeels afhangen van de middelen, grootte en schaalplannen van uw bedrijf in het land.

• Juridische entiteit in Nederland. Het opzetten van een juridische entiteit vanaf nul vereist meestal registratie bij lokale autoriteiten, het openen van een Nederlandse bankrekening, en overleg met lokale experts om te zorgen voor naleving van belasting- en arbeidswetten. Het kan ingewikkeld zijn. Eerst moet je de juiste bedrijfsstructuur voor uw bedrijf in Nederland kiezen, een beschikbare naam kiezen en een bedrijfsadres opzetten. Vervolgens moet u uw bedrijf registreren bij de Kamer van Koophandel (KVK) en de Belastingdienst, om het proces te starten.

• Nederlandse EOR. Een EOR is een dienst van derden die optreedt als werkgever namens een bedrijf, wat betekent dat u uw eigen entiteit niet hoeft op te zetten. Naast het nemen van volledige Nederlandse werknemers in dienst, regelen EOR's alle wettelijke vereisten voor naleving van Nederlandse wetten voor loonadministratie, arbeidscontracten en voordelen zoals zorgverzekering en zwangerschapsverlof. EOR-diensten omvatten ook het berekenen en inhouden van inkomstenbelasting, onboarden en beheren van medewerkers, en het uitvoeren van de loonadministratie.

Stap #2: Hoe de beste EOR voor uw bedrijf te kiezen

Voordat u een platform kiest, moet u overwegen welke diensten u nodig heeft en hoeveel u van plan bent uw wereldwijde aanwezigheid op het gebied van aanwerving te vergroten.

• Is de EOR actief in de landen waarin u moet inhuren? De eerste, en misschien wel meest voor de hand liggende overweging bij het kiezen van een EOR voor wereldwijde uitbreiding.
• Bezit de EOR zijn eigen entiteiten in de landen waarin hij diensten verleent? Als de EOR de entiteiten niet bezit, betekent dit dat ze een partnerschap aangaan met een lokale of externe aanbieder.
• Hoe beschermt de EOR uw gevoelige en vertrouwelijke informatie? Het is essentieel dat uw EOR de juiste gegevensbescherming op zijn plaats heeft, evenals beveiligde technologie die potentiële onthullingen van privé-informatie elimineert.
• Biedt de EOR geautomatiseerde oplossingen? U wilt misschien zoeken naar een EOR die het drukke werk zoals onboarden en inschrijving voor voordelen automatiseert, evenals andere veelvoorkomende HR- en IT-taken.
• Wat is het ondersteuningsmodel van de EOR? Het is essentieel dat uw EOR ondersteuningspersoneel heeft dat zowel gemakkelijk te contacteren is als experts in de regelgeving van de landen waarin u aanneemt.

Zie de volledige checklist in onze gids: Wat is een EOR?

Rippling heeft alles wat u nodig hebt om een wereldwijd team te beheren

Met Rippling kunt u uw wereldwijde team in één systeem beheren, onboardingsstromen lokaliseren en nalevingsbeleid beheren voor uw internationale medewerkers. Zie Rippling.

Stap #3: Hoe je Nederlandse werknemers kunt aannemen en onboarden

Een wereldwijde personeelsbestand beheren is niet voor de zwakkeren, en het kiezen van een Employer of Record om je te helpen compliant te blijven bij het aannemen van fulltime werknemers in Nederland is de juiste stap om je snel operationeel te kunnen maken. Eenmaal je een Employer of Record hebt gekozen, heb je de volgende informatie nodig om het onboardingsproces met je nieuwe werknemers te beginnen:

• Hun naam, initialen, geboortedatum en volledig adres
• Hun Burgerservicenummer (BSN)
• Het salaris van de medewerker in euro's

Vul daarna het officiële formulier in en stuur het naar de Belastingdienst.

Vervolgens moet je de arbeidsstatus van de werknemer classificeren, of het nu gaat om een fulltime werknemer of een freelancer/ZZP'er. Je moet een arbeidsovereenkomst sturen, inclusief een aanbiedingsbrief, waarin de arbeidsvoorwaarden worden uiteengezet.

Nederland is zeer strikt met betrekking tot zijn arbeidswetten om de balans tussen werk en privéleven van zijn werknemers te waarborgen. De Nederlandse wetgeving, met name in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, heeft verplichte voordelenprogramma's vastgesteld en boetes indien werkgevers deze niet correct implementeren. Deze verplichte voordelen omvatten een driepartijenpensioen, minimaal 20 betaalde vakantiedagen per jaar, feestdagen, onbeperkt ziekteverlof, verzekering en langdurige zorg.

Een Employer of Record kan automatisch arbeidsovereenkomsten lokaliseren en verspreiden om deze verplichte voordelen en meer in te sluiten terwijl je competitief blijft in de huidige arbeidsmarkt. Elke Nederlandse werknemer zal een wettelijk conforme contract hebben dat wettelijke vereisten biedt voor proefperiodes, werkuren, pensioenen, minimumloon, secundaire voorwaarden en beëindigingsbeleid zoals ontslagvergoeding en opzegtermijnen. Gemiddelde werkweken (gangbare praktijk) liggen tussen 36-40 uur en men is niet verplicht om op zondagen/weekenden en/of feestdagen te werken, tenzij dit in de arbeidsovereenkomst/collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) staat.

Lokale arbeidswetten beschermen werknemers en vereisen dat een contract voor onbepaalde tijd niet kan worden beëindigd zonder de goedkeuring van het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen). Arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd kunnen worden beëindigd tijdens de proeftijd, of niet worden verlengd. In tegenstelling, freelancers/ZZP'ers die arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd hebben, kunnen op elk moment worden beëindigd met kennisgeving.

Stap #4: Voer de salarisadministratie uit

Zodra je de informatie van een nieuwe werknemer hebt verzameld en beide partijen arbeidsovereenkomsten hebben ondertekend, zal een Employer of Record je Nederlandse werknemers hun jaarlijkse salaris in EUR betalen en wettelijk verplichte belastingen inhouden van hun salarissen met het juiste belastingtarief volgens lokale wetgeving. Werkgevers betalen loonbelasting en bijdragen op het maandelijkse salaris van de werknemers, inclusief:

• Inkomstenbelasting
• Sociale zekerheidsbijdragen
• Verplichte particuliere zorgverzekering

Terwijl de salarisadministratie één keer per maand rond de 25e plaatsvindt, moeten werkgevers de loonbelastingen betalen en aangeven voor het einde van de volgende maand. Als je niet voldoet en deze loonbelastingen na de vervaldatum betaalt, wordt je een administratieve boete van 3% in rekening gebracht op het openstaande saldo. Als je je belastingaangifte niet doet of de deadline mist, wordt je €68 in rekening gebracht. Voor de A tot Z over wereldwijde werkgelegenheid salarisadministratie, lees onze uitgebreide gids voor het uitvoeren van internationale salarisadministratie voor werknemers in Nederland.

Veelgestelde vragen over het aannemen door een Employer of Record in Nederland

Hoeveel kost een Employer of Record?

Employers of Record gebruiken doorgaans een van twee prijsstructuren:

• Vaste maandelijkse vergoeding per werknemer
• Percentage van de salarisadministratie plus toepasselijke belastingen

Beide methoden kunnen ook gepaard gaan met verschillende administratieve kosten, onboardingkosten en andere kosten voor aanvullende functies. 

Houd er rekening mee dat je een Employer of Record niet voor je gehele personeelsbestand hoeft te gebruiken. Als je het gebruik ervan wilt segmenteren, wordt je alleen in rekening gebracht voor de werknemers die je door de Employer of Record in dienst neemt.

Wat is het verschil tussen een Employer of Record en een Professional Employer Organization?

Een Professional Employer Organization (PEO) is medewerkgever van de personeelsbestand van een bedrijf en biedt administratieve diensten zoals het betalen van werknemers, het omgaan met compliance en het indienen van loonbelasting. Het bedrijf en de PEO zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het personeelsbestand. Een PEO stelt je echter niet in staat om werknemers aan te nemen in andere landen waar je geen lokale entiteit hebt opgezet. 

Een Employer of Record daarentegen, is de enige werkgever van het deel van je personeelsbestand waarvoor je het gebruikt en neemt alle daarmee samenhangende aansprakelijkheden op zich. Een Employer of Record stelt bedrijven in staat om samen te werken met werknemers in andere landen zonder een rechtspersoon op te zetten.

Beschermt een Employer of Record je gevoelige en vertrouwelijke informatie?

Hoewel het uitbesteden van je salarisadministratie aan een Employer of Record je tijd en compliance risico kan besparen, stelt het delen van je gegevens met bedrijven die gebruik maken van externe leveranciers je bloot aan gegevensinbreuken door handmatige uploads. 

Onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens hebben burgers van Nederland het recht om te weten wat er met hun persoonlijke gegevens wordt gedaan en wie toegang heeft tot die informatie. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op naleving en controleert of organisaties de wet naleven.

Je moet op zoek gaan naar Employers of Record die gegevensbescherming prioriteren, inclusief:

• Naleving van branche-standaard privacyregelgeving in verschillende landen.
• Beveiligde infrastructuur met onderhoud 24/7.
• Zorgvuldig gescreend personeel.

Je kunt ook een Data Processing Agreement (DPA) met een salarisservicebedrijf vaststellen dat geluid privacypraktijken voorschrijft en juridische bescherming biedt. 

Helpt een Employer of Record met Nederlandse belastingaangiften?

Een Employer of Record kan automatisch je belastingen in Nederland berekenen en indienen. Rippling, bijvoorbeeld, is een geautoriseerde salarisprovider in Nederland. De werkgever moet elke maand een loonbriefje, of loonstrookje, verstrekken en een aan het einde van het jaar die alle inkomsten en aftrekposten samenvat.

Namens je bedrijf, kan het een loonstrookje distribueren en indienen dat:

• Brutosalaris.
• Nettoloon.
• Ingehouden belastingen.
• Werkgeversbijdragen aan sociale verzekeringen.

Wat zijn de verplichte voordelen voor Nederlandse werknemers?

Het Nederlands Burgerlijk Wetboek biedt de volgende verplichte werknemersvoordelen:

• Pensioenen.
• Ziekteverlof.
• Ouderschapsverlof (inclusief vaderschapsverlof en moederschapsverlof).
• Vakantieaanspraken (minimum van 20 betaalde vakantiedagen).
• Feestdagen (niet inbegrepen in het totaal aantal vakantiedagen).
• Zorgverzekering.
• Langdurige zorg.

Veel Nederlandse werkgevers bieden extra aanvullende voordelen zoals vergoedingen voor thuiskantoren, een 13e maand bonus of vakantiegeld, wettelijke jaarlijkse vakantie, verlengd vaderschapsverlof en andere soorten wettelijk beschermde verloven.

Lees onze complete gids voor meer informatie over verplichte voordelen in Nederland.

Wat zijn de werkgeverskosten voor voltijdwerknemers in Nederland?

Werkgevers in Nederland zijn verantwoordelijk voor het inhouden van het volgende van het salaris van hun voltijdwerknemers. Totale werkgeversloonkosten kunnen oplopen tot 33,29% (exclusief extra voordelen).

Zie hieronder de details:

Rippling helpt je wereldwijd mensen aan te nemen, te betalen en te beheren. Vraag vandaag nog een demo aan.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor, belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridische, en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u deelneemt aan activiteiten of transacties.