Werknemer misclassificatie: Hoe weet je of je risico loopt - en wat je eraan kunt doen

Veel mensen hebben gehoord dat overheden grote bedrijven in de gig-economie achtervolgen omdat ze hun werknemers verkeerd classificeren. Bijvoorbeeld, Uber werd beboet met $20 miljoen door de Amerikaanse Federal Trade Commission (FTC) omdat het ten onrechte overdreven inkomsten claimde en chauffeurs misleidde over de voorwaarden van zijn financieringsprogramma voor voertuigen. Maar bedrijven van alle groottes — inclusief kleine bedrijven — kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het schenden van arbeidswetten.

Hoe weet je of je risico loopt op verkeerde classificatie

In de Verenigde Staten worden regels voor werknemersclassificatie gemaakt door verschillende federale en staatsinstanties, waaronder het Ministerie van Arbeid, de IRS en staatsarbeidsafdelingen en -instanties voor personeelsbestanden. Deze instanties zijn verantwoordelijk voor het handhaven van arbeidswetten en -voorschriften, inclusief die met betrekking tot de classificatie van werknemers. Het regelgevingslandschap en de handhavingsfocus op verkeerde classificatie ontwikkelen zich snel.

Hoewel overheidsinstanties en rechtbanken over het algemeen de status van contractant beperkt interpreteren, passen verschillende rechtsgebieden en verschillende instanties verschillende tests toe om de status van een contractant vast te stellen. Zelfs binnen hetzelfde rechtsgebied worden verschillende tests toegepast voor verschillende doeleinden. Zo zou bijvoorbeeld de ene rechtbank of staatsinstantie een werknemer correct kunnen classificeren als een contractant voor één doel (bijv. loon en uur) en een andere rechtbank of instantie in dezelfde staat het tegenovergestelde kunnen vinden voor een ander doel (bijv. werkloosheidsuitkering of arbeidsongeschiktheidsuitkering).

Bij al deze tests zijn er echter een paar algemene concepten om in gedachten te houden bij het bekijken van je regelingen met contractanten. Zo zorgt alleen het labelen van een werknemer als contractant, of het laten ondertekenen van een overeenkomst voor contractanten, er niet voor dat de persoon correct wordt geclassificeerd als zodanig — zelfs als iedereen het ermee eens is en wil dat het zo is. Bovendien is een sleutelconcept in de verschillende tests het recht van het inhurende entiteit om de contractant te controleren. Rechtbanken en overheidsinstanties kijken naar factoren zoals of het inhurende bedrijf de werknemer superviseert, en of het inhurende bedrijf de gereedschap, apparatuur en werkplek verschaft, om te bepalen of een werknemer correct wordt geclassificeerd als contractant.

Verschillende tests worden toegepast om te bepalen of een werker correct is geclassificeerd. Bijvoorbeeld, de "multi-factor test” van de IRS heeft drie elementen: gedragscontrole (dwz controleert het bedrijf of heeft het het recht om te controleren wat de werknemer doet en hoe de werknemer zijn of haar taak uitvoert?), financiële controle (dwz worden de zakelijke aspecten van de taak van de werknemer gecontroleerd door de betaler?), en het type relatie (dwz zijn er schriftelijke contracten of voordelen voor werknemers (dwz pensioenplan, verzekering, vakantiegeld, enz.)? Zal de relatie voortduren en is het werk dat uitgevoerd wordt een sleutelaspect van het bedrijf?).

Veel staten hebben hun eigen regels en tests voor werknemersclassificatie. Bijvoorbeeld, Californië en verschillende andere staten hebben een versie van de zogenaamde "ABC" test aangenomen, die in de meeste situaties van toepassing is:

1. Dat de werknemer vrij is van de controle en leiding van het bedrijf
2. Dat ze werk verrichten dat buiten de gebruikelijke bedrijfsactiviteiten van het bedrijf valt
3. Dat ze gewoonlijk bezig zijn met een zelfstandig opgezet beroep, bezigheid of bedrijf

In Californië, zelfs waar een regeling kan zijn vrijgesteld van de “ABC” test, past Californië een andere multi-factor test toe gericht op het analyseren van de economische realiteiten van een bepaalde situatie om te bepalen of een werknemer correct geclassificeerd is als een freelancer.

Veel waarschuwingssignalen voor verkeerde classificatie zijn minder bekend. In onze eigen analyse hebben we acht typische tekenen van verkeerde classificatie geïdentificeerd.

Lees verder om meer te weten te komen over de risico's...

De risico's van verkeerde classificatie

Verkeerde classificatie is wanneer een bedrijf een werknemer beschouwt als een onafhankelijke contractant terwijl ze hen als een werknemer hadden moeten beschouwen. Of je contractanten in de VS of in het buitenland hebt, verkeerd classificeren van een werknemer kan leiden tot enorme boetes. De gevolgen kunnen variëren afhankelijk van de ernst van de overtreding en de wetten in de jurisdictie waar het bedrijf opereert.

Verschillende landen hebben verschillende regels voor wat een contractant onderscheidt van een werknemer, waardoor het risico nog groter is voor bedrijven die wereldwijde werknemers in dienst nemen. Zonder HR-beheerders die ervaring hebben met de nuances van de classificatieregels van elk land, kan het zijn dat je onbedoeld in strijd bent met de regelgeving die op jouw situatie van toepassing is. Onthoud dat een toezichthouder, rechtbank of arbiter die de regels van de jurisdictie toepast, kan concluderen dat een werknemer verkeerd is geclassificeerd, zelfs wanneer zowel het bedrijf als de werknemer een overeenkomst willen voor een contractantsregeling en een contract hebben dat dit bevestigt.

Hieronder volgen enkele mogelijke gevolgen die kunnen optreden wanneer een bedrijf wordt betrapt op het verkeerd classificeren van zijn werknemers.

Classificeer jij je wereldwijde freelancers / ZZP'ers verkeerd? Kom erachter in 90 seconden.

Onderzoek van de overheid of toezichthoudende instantie

Wanneer werknemers verkeerd worden geclassificeerd als zelfstandigen in plaats van werknemers, kan dit leiden tot potentieel aanzienlijke risico's op onderzoek door de overheid of toezichthoudende instanties voor werkgevers. Dit komt doordat verkeerde classificatie kan leiden tot het niet naleven van arbeidswetten en -regels, wat de aandacht kan trekken van overheidsinstanties zoals het Ministerie van Arbeid en de Internal Revenue Service. In sommige gevallen kan een onderzoek naar verkeerde classificatie leiden tot een grootschalige controle van de activiteiten van de werkgever, wat tijdrovend en kostbaar kan zijn.

Bovendien kan verkeerde classificatie een domino-effect veroorzaken, omdat andere overheidsinstanties zich ermee kunnen gaan bemoeien. Bijvoorbeeld, als werknemers verkeerd worden geclassificeerd, zijn ze mogelijk niet goed gedekt door de verzekering voor werknemerscompensatie, wat kan resulteren in claims tegen de algemene aansprakelijkheidsverzekering van de werkgever. Dit kan leiden tot hogere verzekeringspremies en zelfs het verlies van dekking.

Boetes, straffen en andere juridische stappen

Als een overheidsinstantie concludeert dat een werkgever werknemers verkeerd heeft geclassificeerd, kunnen de gevolgen ernstig zijn. Zo kan bijvoorbeeld van de inhurende entiteit worden geëist dat ze achterstallig loon betaalt, inclusief overuren, beoordelingen en boetes voor loonbelastingen, premies en boetes voor werknemerscompensatie, en claims voor uitkeringen en verlofrechten en bijbehorende straffen die als werknemers hebben gewerkt.

Een recent voorbeeld hiervan is de bekende strijd tussen Uber en juridische entiteiten in Californië. In 2020 heeft het Bureau van de Arbeidscommissaris van Californië een rechtszaak aangespannen tegen Uber, waarin werd beweerd dat het bedrijf zijn chauffeurs verkeerd had geclassificeerd als zelfstandigen in plaats van werknemers en hen niet passend loon en voordelen had betaald.

n de rechtszaak eiste het Bureau van de Arbeidscommissaris achterstallige belastingen en boetes van miljoenen dollars, evenals andere schadevergoedingen. De zaak werd geregeld in 2022, waarbij Uber akkoord ging om $8.43 miljoen te betalen om de rechtszaak op te lossen, een gemiddelde uitbetaling van $8,000 per chauffeur.

Deze schikking vertegenwoordigt een van de grootste uitbetalingen ooit in een verkeerde classificatiezaak en benadrukt de significante risico's die werkgevers lopen wanneer ze werknemers als freelancers / ZZP'ers classificeren. De zaak heeft ook bredere implicaties gehad voor de gig-economie en praktijken voor werknemer classificatie, aangezien veel bedrijven verhoogde controle en juridische uitdagingen hebben ondervonden na de uitspraak.

Rechtszaken door verkeerd geclassificeerd personeel

Naast juridische stappen van toezichthouders kunnen werknemers die van mening zijn dat ze verkeerd zijn geclassificeerd, ook hun eigen rechtszaken aanspannen waarin ze achterstallig loon, overuren, uitkeringen en andere schadevergoedingen kunnen eisen. Dit kan kostbaar en tijdrovend zijn voor werkgevers. Bovendien worden verkeerde classificatie-audits van staatsoverheidsinstanties vaak geactiveerd wanneer een werknemer een aanvraag indient voor werkloosheidsuitkeringen en de instantie ontdekt dat de werknemer is betaald als zelfstandige.

In de afgelopen jaren zijn er een aantal spraakmakende rechtszaken ingediend door verkeerd geclassificeerde werknemers tegen bedrijven in de gig-economie, zoals Uber, Lyft en DoorDash. Maar rechtszaken gebeuren ook buiten de gig-economie, bijvoorbeeld, elektrisch scooterbedrijf Lime ging akkoord met een schikking van $8.5 miljoen in een zaak die beweerde dat het bedrijf zijn "juicers," mensen die de scooters opladen, als contractors had geclassificeerd. En Holland Acquisition Inc. was verplicht om meer dan $42 miljoen in achterstallig loon en schadevergoedingen te betalen aan werknemers die het van 2012 tot 2019 verkeerd had geclassificeerd. 

Reputatieschade

En ten slotte, zelfs als een bedrijf niet wordt beboet of aangeklaagd, kan het reputatieschade oplopen als blijkt dat het werknemers verkeerd heeft geclassificeerd. Als een bedrijf wordt gezien als uitbuitend voor werknemers of het overtreden van arbeidswetten, kan dit het merk, imago en relaties van het bedrijf met klanten, investeerders en andere belanghebbenden schaden.

Reputatieschade kan significante financiële gevolgen hebben voor een bedrijf, inclusief verloren inkomsten, vermindering van marktaandeel en afname van het vertrouwen van investeerders. Het kan ook leiden tot negatieve media-aandacht, boycots en andere vormen van publieke terugslag, wat de reputatie en de financiële resultaten van het bedrijf verder kan schaden.

Naast mogelijke financiële gevolgen, kan reputatieschade ook leiden tot juridische en regelgevende gevolgen. Bedrijven die als overtreders van arbeidswetten worden gezien, kunnen te maken krijgen met verhoogde toezicht van overheidsinstanties en andere belanghebbenden, wat kan resulteren in nieuwe of verdere juridische en financiële gevolgen.

Mensen verkeerd classificeren is makkelijker dan je denkt

Het verkeerd classificeren van mensen is gemakkelijker dan je denkt. Misclassificatie kan in de loop van de tijd plaatsvinden - veel van de waarschuwingssignalen zijn op zichzelf klein en onschuldig, maar wanneer er veel van aanwezig zijn, wordt het een glijdende helling die werkgevers op het verkeerde been kan zetten.

Hier is een voorbeeld:

Fictional Enterprises (FE) neemt John, een grafisch ontwerper, in dienst als freelancer om aan een specifiek project te werken. John werkt op afstand, bepaalt zijn eigen uren en gebruikt zijn eigen apparatuur. FE betaalt John een vast bedrag voor het project en biedt hem geen secundaire voorwaarden.

Nadat het project is voltooid, is FE onder de indruk van Johns werk en besluit hem voor een ander project in te huren. Deze keer geeft FE John meer gedetailleerde instructies over hoe hij het project moet voltooien en stelt een deadline voor voltooiing. John werkt nog steeds op afstand en gebruikt zijn eigen apparatuur, maar hij voelt zich nu meer onder toezicht van FE.

In de loop van de tijd blijft FE John inhuren voor extra projecten. Het werk wordt regelmatiger en doorlopend, en FE begint te vertrouwen op Johns werk om zijn bedrijf te runnen. John blijft op afstand werken en gebruikt zijn eigen apparatuur, maar hij werkt nu exclusief voor FE en heeft geen andere klanten of opdrachtgevers.

Op een gegeven moment beseft John dat hij al jaren voor FE werkt en nooit als werknemer is geclassificeerd. Hij begint te twijfelen of hij recht heeft op secundaire voorwaarden zoals zorgverzekering en vakantiegeld.

In dit voorbeeld, kan FE John per ongeluk hebben geclassificeerd als een freelancer. Hoewel John in het begin mogelijk voldeed aan de criteria voor de status van freelancer, werd zijn werk in de loop van de tijd regelmatiger en doorlopend, en werd hij nauwer begeleid door FE, en werd economisch afhankelijk van FE als zijn enige opdrachtgever. Als John zijn classificatie zou betwisten, zou een rechtbank kunnen bepalen dat hij als werknemer had moeten worden ingedeeld en recht had op secundaire voorwaarden zoals zorgverzekering en vakantiegeld.

In een geval als dit zou FE het risico lopen op veel mogelijke gevolgen. Ze zouden John achterstallig loon, achterstallige secundaire voorwaarden en andere vergoedingen verschuldigd kunnen zijn. Ze kunnen worden gecontroleerd, beboet of aangeklaagd worden door overheidsinstanties voor het overtreden van arbeidswetten. En overheidsregulatoren kunnen zelfs al de andere freelancers bij FE nader onderzoeken en extra boetes en straffen opleggen als ze concluderen dat andere werknemers verkeerd zijn geclassificeerd. En hun bedrijfsreputatie zou een klap kunnen krijgen, waardoor het moeilijker wordt om getalenteerde werknemers zoals John aan te trekken.

Verkeerde classificatie kan per ongeluk, onbedoeld en zoals hier geïllustreerd, geleidelijk over tijd gebeuren. Een eerste stap die je kunt nemen om jezelf en je bedrijf te beschermen is het gebruik van Rippling's werknemer classificatie analyzer, die je kan helpen begrijpen of er mogelijke problemen zijn met je personeelsclassificaties. Doe de quiz.

Je kunt ook leren om enkele van de waarschuwingssignalen van misclassificatie te herkennen in onze gids.

Rippling en haar dochterondernemingen bieden geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, juridisch, of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudadviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.