Comment payer les prestataires internationaux en Nouvelle-Zélande [2024]

Publié

Oct 16, 2024

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Environ un Néo-Zélandais sur 20 est prestataire, soit un peu plus de 5 % de l'ensemble des personnes employées, selon Stats NZ. Avec l'essor de l'économie des petits boulots, de nombreuses entreprises mondiales choisissent d'embaucher des travailleurs indépendants qualifiés en Nouvelle-Zélande. Mais avant de commencer à travailler avec eux, il est essentiel de déterminer comment les payer conformément aux lois locales. Quelles sont les choses à savoir pour intégrer des prestataires néo-zélandais à votre équipe ?

Payer des prestataires en Nouvelle-Zélande peut sembler familier si vous avez déjà payé des prestataires en Australie, car les deux pays partagent des réglementations similaires en matière de travail et de fiscalité. Cependant, il est important de connaître les différences essentielles entre les deux.

Lisez notre guide étape par étape pour savoir comment respecter les lois du travail néo-zélandaises, notamment comment classer, gérer et rémunérer vos prestataires en Nouvelle-Zélande.

Étape n°1 : Classifier vos collaborateurs en Nouvelle-Zélande correctement

Il existe des différences juridiques importantes entre les prestataires indépendants et les employés, qui influencent les droits et obligations de l'employeur et du travailleur.

Une mauvaise classification des travailleurs en Nouvelle-Zélande peut entraîner des pénalités importantes et des répercussions légales pour les employeurs, y compris des paiements rétroactifs d'impôts, de congés payés et d'autres droits liés à l'emploi. Le travailleur mal classé pourrait déposer une plainte auprès de l'Employment Relations Authority (ERA) pour ne pas avoir reçu les avantages et protections auxquels il a droit dans le cadre de la relation d'emploi.

Pour aider les employeurs à déterminer la classification d'un travailleur, les tribunaux néo-zélandais ont développé quatre tests juridiques : le test de l'intention, le test du contrôle vs indépendance, le test de l'intégration et le test fondamental/économique. Aucun de ces tests ne donne à lui seul la réponse exacte ; il est nécessaire de prendre en compte l'ensemble des points applicables à votre situation pour déterminer comment classer vos travailleurs.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des différences entre les travailleurs indépendants—qui peuvent également travailler en tant qu'auto-entrepreneurs ou être propriétaires de petites entreprises—et les employés.

Prestataires

Employés

Niveau élevé d'autonomie des collaborateurs. Les prestataires bénéficient généralement de plus de liberté pour décider comment et quand accomplir leurs tâches.

Davantage de conseils de la part de l'employeur. En général, les employés reçoivent plus de conseils de leur employeur sur la manière et le moment d’effectuer leur travail.

Les collaborateurs utilisent leurs propres outils et équipements.

Les employés reçoivent généralement des équipements et des outils de la part de l'employeur.

Moins intégrés dans l'organisation. Les prestataires ont tendance à être moins intégrés dans l'entreprise de leur employeur, travaillant généralement à distance et de manière indépendante.

Étroitement intégré. Les collaborateurs sont plus intégrés à l'entreprise et travaillent souvent avec leur équipe au bureau.

Pas de droit aux avantages sociaux de l'entreprise. Les prestataires sont généralement responsables du paiement de leurs propres impôts et ne reçoivent pas d'avantages comme le salaire minimum, les heures supplémentaires payées, les congés payés, les jours fériés, l'assurance maladie, les plans de retraite ou l'arrêt maladie payé.

Droit aux avantages sociaux de l'entreprise. Les employés ont droit aux avantages sociaux de l'entreprise et aux protections, y compris le congé de deuil et le congé parental. Ils n'ont pas à se soucier de régler eux-mêmes l'impôt sur le revenu et les cotisations de Sécurité sociale.

Contrats à durée déterminée. Les prestataires sont généralement engagés pour un projet spécifique ou une période définie.

Contrats à durée indéterminée. Les employés sont souvent embauchés sur des contrats à durée indéterminée, avec une garantie d'indemnités de licenciement en cas de licenciement.

Plus de risques. Les prestataires assument généralement plus de risques et de responsabilités pour leur travail.

Protection contre les responsabilités liées au travail. Les employés ne courent aucun risque de perte et sont généralement protégés contre les responsabilités liées aux problèmes de travail.

La sous-traitance est autorisée. Les prestataires ont la possibilité de sous-traiter une partie de leur travail à une autre personne ou entreprise.

Pas de sous-traitance. Les employés doivent accomplir leurs propres tâches et ne peuvent déléguer leurs responsabilités sans l'approbation de l'entreprise.

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Étape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires en Nouvelle-Zélande

Avant de conclure un accord de sous-traitance avec un prestataire néo-zélandais, vous devez déterminer comment vous allez le payer. À l'ère du télétravail, il existe plus d'options que jamais :

Le virement bancaire, aussi connu sous le nom de virements ou transferts bancaires, est une méthode traditionnelle et sécurisée pour transférer des fonds sur le compte bancaire de votre prestataire en Nouvelle-Zélande. Cependant, les virements bancaires internationaux peuvent entraîner des frais plus élevés et des délais de traitement plus longs.

Les mandats internationaux que l’on peut envoyer en ligne via une entreprise comme Western Union. Le prestataire indépendant peut le déposer sur son compte bancaire. Bien que cette option soit sécurisée et traçable, elle n'est pas la plus pratique ou la plus rentable, car le processus peut être lent et entraîner des frais supplémentaires ainsi que des taux de change variables.

Les fournisseurs de paiement en ligne, ou des plateformes de paiement comme PayPal, Wise et Stripe sont des choix populaires pour les paiements internationaux qui offrent des transferts rapides et des frais moins élevés par rapport aux virements bancaires traditionnels. Cependant, vous devez toujours prendre en compte les taux de change fluctuants et certains frais supplémentaires.

Les services de paie à l’international qui simplifie le processus de paiement et permet de se conformer facilement aux réglementations fiscales et du travail de la Nouvelle-Zélande. Avec une plateforme comme Rippling, vous pouvez payer vos prestataires néo-zélandais en même temps que le reste de votre main-d'œuvre mondiale.

Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires en Nouvelle-Zélande

Parmi les différentes options pour payer les prestataires en Nouvelle-Zélande, l'utilisation d'un service de paie à l’international est l'approche la plus simple et la plus efficace.

Avec Rippling, vous pouvez rapidement payer des prestataires internationaux partout dans le monde sans attendre les conversions de devises.

Étape n°4 : S'assurer de la conformité fiscale lors du paiement des prestataires en Nouvelle-Zélande

Le fait de devoir ou non déduire des impôts sur les revenus des prestataires néo-zélandais dépend de l'accord de prestation.

Si vous engagez des travailleurs sur une base de contrat de service et leur versez des paiements programmés, vous devez déduire des impôts de leurs revenus — sauf s'ils possèdent un certificat d'exemption et ne sont pas payés par une agence d'intérim, ou s'ils ont un certificat de taux spécial à 0 %. Vous n'avez pas besoin de faire d'autres déductions, car les prestataires sont responsables de leurs contributions au KiwiSaver et de leurs remboursements de prêt étudiant.

Les prestataires recevant des paiements programmés doivent remplir un formulaire IR330C (notification de taux d'imposition pour les prestataires). Ce formulaire vous indique le taux d'imposition à déduire de leurs paiements programmés. S'ils ne vous remettent pas de formulaire IR330C, vous devez déduire un impôt à un taux non notifié de 45 % ou de 20 % si le prestataire n'est pas résident de Nouvelle-Zélande.

Si vous engagez des prestataires indépendants et ne leur versez pas de paiements programmés, vous n'avez pas besoin de déduire d'impôts sur leurs revenus. Lors de la déclaration d'impôts en Nouvelle-Zélande, les prestataires ont généralement besoin de :

un numéro IRD (un numéro unique délivré par Inland Revenue Department) ;
une inscription à la taxe sur les biens et services (GST) s'ils gagnent plus de 60 000 NZD par an ;
une inscription à la retenue d'impôt.

Certains employeurs rédigent des accords de prestation indépendants stipulant qu'ils traiteront leurs paiements comme des versements programmés et déduiront l'impôt en leur nom. Dans ce cas, vous devrez vous inscrire en tant qu'employeur et traiter les prestataires comme des travailleurs recevant des paiements programmés. Ces prestataires devront également remplir un formulaire IR330C.

Quelle que soit la nature du contrat, vous devez conserver les dossiers de la personne ou de l'entreprise ainsi que le montant que vous leur versez, conformément aux directives de l'Inland Revenue. Ces dossiers doivent être conservés en Nouvelle-Zélande pendant sept ans et inclure des :

informations sur les salaires ;
formulaires IR330 et IR330C complétés ;
lettres du Département des impôts vous demandant de modifier le code fiscal ou le taux de votre employé.

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FAQ sur l'exécution de la paie pour les prestataires en Nouvelle-Zélande

Avez-vous besoin de retenir des impôts lorsque vous payez des prestataires en Nouvelle-Zélande ?

Oui, il est nécessaire de déduire les impôts des paiements programmés versés aux prestataires. Certaines exceptions existent, notamment si le prestataire possède un certificat d'exonération ou un certificat de taux d'imposition spécial à 0 %. Si vous ne versez pas de paiements programmés aux prestataires, il est probable que vous n'ayez pas à retenir d'impôt.

Le salaire minimum néo-zélandais s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Nouvelle-Zélande ?

Non, le taux horaire minimum en Nouvelle-Zélande ne s'applique pas aux travailleurs indépendants. Les droits des employés et les lois sur le salaire minimum concernent spécifiquement les employés, et les travailleurs indépendants négocient généralement leurs tarifs et conditions avec l'entreprise qui les embauche.

Les prestataires en Nouvelle-Zélande reçoivent-ils des avantages sociaux ?

Non, les prestataires indépendants ne sont pas couverts par la plupart des lois liées à l'emploi, ce qui signifie qu'ils n'ont pas droit à des avantages comme les congés annuels, les jours fériés et les congés maladie payés.

En droit civil général, les droits et responsabilités des prestataires sont largement déterminés. Par exemple, toute personne en Nouvelle-Zélande est protégée par la Accident Compensation Corporation (ACC), y compris les prestataires. Ces derniers peuvent choisir entre l'offre standard CoverPlus de l'ACC ou CoverPlus Extra.

L'ACC reçoit un résumé des revenus des prestataires à partir de leur déclaration de revenus et utilise cette information, ainsi que l'Unité de Classification (CU) du prestataire, pour calculer les cotisations de l'ACC.

Pouvez-vous payer les prestataires en Nouvelle-Zélande dans votre devise nationale ?

Il est préférable de payer les prestataires néo-zélandais dans leur devise locale, le dollar néo-zélandais. Toutefois, vous pouvez payer les prestataires dans votre devise s'ils l'acceptent par écrit.

De nombreux fournisseurs de paiement à l'international, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires soit en dollars néo-zélandais, soit dans votre devise.

Peut-on payer manuellement les prestataires en Nouvelle-Zélande ?

Oui, vous pouvez payer manuellement des prestataires en Nouvelle-Zélande en utilisant des méthodes de paiement telles que les virements bancaires, les plateformes de paiement en ligne ou même en espèces. Mais les paiements manuels impliquent souvent des tâches administratives supplémentaires et sont moins efficaces par rapport à un logiciel de paie à l'international.

Traiter manuellement les paiements comporte également des risques majeurs :

De conformité, car les processus de paiement manuels favorisent le risque d'erreurs humaines et d'inexactitudes, ce qui peut entraîner des problèmes de conformité avec le gouvernement néo-zélandais.

De sécurité, parce que si vous ne gérez pas les dossiers des prestataires de manière sécurisée et confidentielle, des informations sensibles peuvent facilement être perdues, volées ou utilisées à mauvais escient.
D’altération de l’expérience du prestataire, puisque les paiements manuels peuvent être inefficaces, manquant fréquemment de transparence sur ce pour quoi le prestataire est payé et quand il sera payé.

En automatisant votre paie, vous pouvez réduire le travail manuel, éviter les tracas et payer vos prestataires rapidement et en conformité.

Comment transformer un prestataire en employé en Nouvelle-Zélande ?

Transformer un prestataire en employé à temps plein implique un changement dans la relation de travail et de nouvelles obligations légales. Pour respecter les lois néo-zélandaises sur l'emploi, vous devrez rédiger un contrat de travail et effectuer toutes les déductions nécessaires, y compris le prélèvement à la source (PAYE), le soutien au remboursement des prêts étudiants, la pension alimentaire pour enfants, KiwiSaver et la contribution fiscale à la superannuation de l'employeur (ESCT).

Vous devrez également tenir des dossiers précis sur les salaires, le temps de travail, les congés et les absences en conformité à l'Employment Relations Act 2000 et au Holidays Act 2003.

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