La Suède, réputée pour son vivier de talents exceptionnel et son éthique de travail rigoureuse, est un choix idéal pour les entreprises mondiales souhaitant exploiter le potentiel des prestataires indépendants sur son territoire.
Cependant, si vous n'êtes pas bien informé sur les réglementations fiscales et de l'emploi en Suède, vous pourriez rencontrer des obstacles lors de l'embauche de prestataires. Naviguer habilement dans ces défis exige une attention particulière, que ce soit pour bien classifier vos collaborateurs, choisir des méthodes de paiement fiables, ou assurer une documentation appropriée.
Mais rassurez-vous , ce guide vous aidera, étape par étape. Lisez la suite pour connaître le processus de recrutement et de paiement des prestataires en Suède qui respecte les lois du travail locales.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs en Suède
Bien qu'il n'existe pas de loi ou de code spécifique en Suède qui aborde directement la question des prestataires indépendants, la loi sur la protection de l'emploi (Lagen om anställningsskydd) fournit un cadre clair pour définir la relation employeur-employé.
Selon ces critères, vous êtes généralement classé comme travailleur indépendant si vous :
- avez l'autonomie sur votre emploi du temps et vos horaires ;
- menez des projets pour plusieurs entreprises ;
- fournissez vos outils ou équipements personnels ;
- travaillez indépendamment des fonctions principales d'une entreprise (par exemple, sans adresse e-mail interne) ;
- avez la possibilité de déléguer ou de sous-traiter des tâches ;
- travaillez sans supervision ou orientation directe.
De plus, les employeurs doivent payer des impôts et fournir des avantages sociaux aux employés, mais pas aux prestataires. Par conséquent, certains employeurs peu scrupuleux pourraient classer intentionnellement leurs travailleurs comme prestataires pour échapper à leurs obligations financières.
Qu’une mauvaise classification soit intentionnelle ou non, les entreprises peuvent être confrontées à des amendes substantielles et à des conséquences juridiques de la part du gouvernement suédois. En plus des complications légales, se faire prendre à mal classer des travailleurs peut également se traduire par devoir rembourser les salaires et avantages dus aux travailleurs mal classifiés.
Pour une compréhension plus claire, voici un tableau récapitulant les facteurs que les autorités locales suédoises prennent en compte pour déterminer si un accord contractuel avec un individu doit en pratique être classé comme une relation de travail :
Prestataires
Collaborateurs
Niveau élevé d'autonomie. Les prestataires bénéficient généralement de plus d'autonomie pour décider quand et comment accomplir leur travail.
Plus de directives de la part de l'employeur. Les employés reçoivent généralement plus de contrôle et d'orientation de la part de leur employeur. Ce dernier fournit des directives sur la manière de réaliser le travail et peut également fixer des horaires spécifiques.
Les prestataires utilisent leur équipement et leurs outils personnels.
Les employeurs fournissent à leurs collaborateurs l'équipement et les outils nécessaires.
Aucun droit aux avantages sociaux. Les prestataires n'ont pas les mêmes avantages sociaux ni les mêmes protections que les employés, et ils sont tenus de payer leurs propres impôts.
Droits aux avantages sociaux. Les employés ont droit à des avantages sociaux et à des protections, comme le salaire minimum et les congés payés. Ils peuvent également recevoir des avantages sociaux tels que des retraites, une assurance santé et des arrêts maladie rémunérés.
Risque élevé de perte. Les prestataires assument généralement la responsabilité du travail qu'ils effectuent.
Aucun risque de perte. Les employés sont souvent protégés contre les responsabilités liées aux problèmes de travail.
Sous-traitance. Les prestataires peuvent déléguer des tâches à d'autres entreprises ou individus.
Pas de sous-traitance. Les employés doivent accomplir leur travail eux-mêmes. Ils ne peuvent pas déléguer de tâches sans l'approbation de l'entreprise.
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Voir Rippling en actionÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires en Suède
L'étape suivante consiste à choisir une méthode de paiement bien définie pour rémunérer vos prestataires suédois.
À l'ère de l'expansion des collaborations internationales et du télétravail, vous disposez d'un large éventail de choix pour envoyer des paiements internationaux. Voici vos meilleures options :
- Les virements bancaires qui impliquent l'ouverture d'un compte bancaire suédois pour effectuer un dépôt direct sur les comptes des prestataires. Vous pouvez également utiliser votre propre banque pour initier un virement international sécurisé. Gardez à l'esprit que ces virements entraînent souvent des frais importants.
- Les mandats internationaux, un moyen courant de paiement, qui s’avère généralement long à traiter. Car l'employeur doit acheter le mandat en personne, puis le prestataire doit le déposer dès réception. De plus, les mandats sont souvent accompagnés de frais et de taux de change défavorables.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement, telles que PayPal ou Wise, que de nombreux employeurs choisissent pour faciliter les transferts de fonds transfrontaliers. Il convient de préciser que toutes les plateformes numériques ne sont pas accessibles universellement (par exemple, Venmo est limité aux États-Unis). De plus, leurs taux de change sont sujets à des fluctuations, ce qui complique la prévision des dépenses.
- Les services de paie à l’international sont aussi une bonne option, même si les prestataires ne sont pas inclus dans le système de paie habituel, car leurs impôts ne sont pas prélevés par leur employeur. Ils envoient plutôt des factures pour le travail qu'ils ont effectué, et le paiement est traité via le service des comptes fournisseurs. Ils sont également responsables de la gestion de leurs propres impôts dans ce cadre.
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Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires suédois
Comme vu à l'étape n°2, vous disposez de plusieurs méthodes pour rémunérer de manière fiable vos prestataires en Suède. Mais si vous cherchez la méthode la plus rapide et la plus simple, le logiciel de paie à l'international est la solution idéale.
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Étape n°4 : S'assurer que votre prestataire suédois dispose des bonnes informations fiscales
Selon l'Agence fiscale suédoise (Skatteverket), les employeurs qui ont un contrat permanent et continu avec des citoyens suédois peuvent assumer la responsabilité de leurs impôts en utilisant le système PAYE (pay-as-you-earn).
Cependant, les citoyens suédois auto-entrepreneurs sont responsables de la gestion de leur propre impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, TVA et charges sociales.
En fonction de la situation fiscale de vos prestataires et du type de travail qu'ils effectuent, vous devrez peut-être leur fournir des formulaires fiscaux. Si votre entreprise opère aux États-Unis, vos prestataires devraient remplir un formulaire IRS W-8BEN, vérifiant leur statut de prestataire.
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Foire aux questions sur la gestion de la paie pour les prestataires en Suède
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Suède ?
Non, les entreprises étrangères ne sont pas tenues de retenir des taxes lorsqu'elles paient des prestataires en Suède. Il incombe au prestataire de gérer ses propres déclarations de revenus, déclarations fiscales et cotisations de Sécurité sociale.
Le salaire minimum suédois s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Suède ?
Non, les règles concernant le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants en Suède.
Les prestataires suédois reçoivent-ils des avantages sociaux ?
En Suède, les travailleurs indépendants ne bénéficient pas des mêmes avantages sociaux que les employés à temps plein, tels que l'indemnité de maladie et les congés payés. Accorder de tels avantages aux prestataires pourrait soulever des questions sur leur classification juridique.
Pouvez-vous payer les prestataires en Suède dans votre devise locale ?
Il est courant de rémunérer les prestataires suédois dans leur devise locale, la couronne suédoise (SEK). Toutefois, s'ils sont d'accord par écrit, vous pouvez également les payer dans votre propre devise. La plupart des fournisseurs de paiement à l’international, tels que Rippling, permettent de payer les prestataires en couronnes suédoises ou dans votre devise.
Peut-on payer manuellement les prestataires en Suède ?
De nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent de gérer les paiements des prestataires manuellement dans le but d'économiser de l'argent. Cependant, cette approche peut s'avérer très chronophage. Et à mesure que votre entreprise se développe et commence à collaborer avec des prestataires de divers pays, le traitement manuel de la paie devient encore plus complexe.
De plus, traiter manuellement les paiements comporte des risques majeurs pour vous et votre entreprise, notamment :
- En matière de conformité, car il existe un réel risque de faire des erreurs ou d'oublier des informations cruciales, ce qui pourrait entraîner des problèmes de non-conformité aux exigences légales.
- Des failles de sécurité, puisque gérer les paiements à l'aide de feuilles de calcul ou de documents papier peut facilement entraîner la perte, le vol ou une utilisation abusive des informations sensibles des prestataires.
- Une altération de l’expérience du prestataire, car les paiements manuels peuvent être lents et manquer de transparence, ce qui peut frustrer les prestataires qui souhaitent comprendre leurs revenus.
Comment transformer un prestataire en employé en Suède ?
Bien qu'opter pour des prestataires indépendants au lieu d'employés puisse offrir une flexibilité et certains avantages financiers, il existe des situations où un salarié à temps plein est nécessaire. L'essentiel est de s'assurer que toutes les obligations légales sont respectées.
La loi suédoise stipule que des obligations telles que les déductions de paie et les avantages sociaux doivent être fournies aux employés. De plus, si vous envisagez d'embaucher des employés, vous devrez mettre en place une entité commerciale légitime ou envisager l'utilisation d'un service d'employeur de référence (EOR). Rippling EOR peut vous aider à embaucher, payer et gérer des employés suédois dans une unique interface.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins d'information uniquement et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être considéré comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
