Comment rémunérer les prestataires internationaux en Allemagne [2024]
Avec son économie de premier plan, sa main-d’œuvre hautement qualifiée et des villes dynamiques comme Berlin et Munich, l’Allemagne est un choix privilégié pour les employeurs souhaitant recruter des travailleurs indépendants à l'international. Mais quelles sont les étapes à suivre pour payer vos prestataires tout en respectant les lois du travail allemandes ?
Ce guide vous expliquera en détail comment classifier correctement les prestataires, traiter leurs factures et rester en conformité avec les lois du travail allemandes.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs
Le gouvernement allemand prend très au sérieux la classification correcte des travailleurs. Les conséquences d’une mauvaise classification sont sévères et ne doivent pas être prises à la légère.
Classer vos employés et travailleurs indépendants en Allemagne de manière incorrecte peut entraîner de graves sanctions, comme :
- des amendes pouvant aller jusqu’à 15 000 euros par infraction, ou jusqu’à 10 millions d’euros si la mauvaise classification a été effectuée intentionnellement pour échapper aux impôts ;
- la saisie des bénéfices résultant de l’utilisation de travailleurs mal classifiés ;
- le paiement rétroactif de tous les impôts et cotisations sociales impayés pendant une période pouvant aller jusqu’à 30 ans, avec des intérêts punitifs.
Si vous commettez une erreur et que votre prestataire est finalement classé comme employé, il aura droit à tous les droits et avantages accordés aux salariés à temps plein et à temps partiel en Allemagne. Comme vous pouvez le voir dans la liste ci-dessus, les coûts liés à une mauvaise classification peuvent atteindre des sommes énormes pour les employeurs.
Alors, comment s’assurer qu’un prestataire est correctement classé ? En vertu de la législation allemande, pour déterminer si un travailleur est un employé ou un prestataire indépendant, vous pouvez étudier les critères suivants :
- Un travailleur peut être considéré comme faisant partie de l’organisation de l’entreprise s’il utilise une adresse e-mail de l’entreprise, ses outils et équipements, suit des horaires de travail fixes ou dispose d’un bureau permanent.
- Un travailleur est probablement un employé plutôt qu’un prestataire indépendant s’il effectue des tâches similaires aux employés, bénéficie d’avantages, reçoit un salaire fixe, ne peut pas choisir librement ses horaires et méthodes de travail, ne peut pas sous-traiter son travail ou est lié par un contrat exclusif avec un seul employeur.
Évitez des erreurs coûteuses de mauvaise classification grâce à notre évaluation en ligne gratuite
Remplissez le quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer le meilleur moyen de payer vos prestataires en Allemagne
Maintenant que vous avez correctement classé votre travailleur comme prestataire indépendant, la prochaine étape sera de décider comment vous allez les payer. Avec la popularité croissante du travail à distance, les employeurs ont désormais plus de choix que jamais pour gérer les paiements.
Voici quelques options que vous pouvez explorer pour payer vos prestataires internationaux :
- En utilisant les virements bancaires, vous pouvez ouvrir un compte bancaire en Allemagne pour déposer directement les paiements sur les comptes de vos prestataires allemands, ou envoyer un virement international si vous préférez utiliser un compte dans votre pays d’origine.
- Bien que les mandats internationaux aient été traditionnellement utilisés pour payer des prestataires indépendants à l’étranger, ils ont perdu de leur popularité au profit de méthodes plus modernes et sécurisées. Chaque envoi de mandat international implique des frais, ce qui peut vite devenir coûteux si vous travaillez avec plusieurs prestataires.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement sont efficaces pour de nombreuses transactions, mais peuvent poser des problèmes pour payer des prestataires à l’international, car les différents pays utilisent souvent des plateformes de paiement distinctes. Il peut donc être difficile de trouver une plateforme commune à vous deux.
- Avec les services de paie à l'international, les prestataires facturent leurs services, qui sont ensuite traités par les comptes fournisseurs de nombreuses entreprises, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés et ne sont pas inclus dans la paie traditionnelle.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter la rémunération des prestataires allemands
Comme vous l'avez vu à l'étape n°2, il existe plusieurs façons de payer les prestataires en Allemagne. Mais la manière la plus rapide et la plus simple est de payer les prestataires via un logiciel de paie à l’international.
Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires dans le monde entier.
Étape n°4 : Conserver des dossiers précis à des fins juridiques
Bonne nouvelle : Le gouvernement allemand ne vous oblige pas à remplir des documents fiscaux compliqués pour vos travailleurs indépendants. Les auto-entrepreneurs sont censés s'occuper eux-mêmes de leurs paiements d'impôts.
Cependant, vous devez conserver des dossiers précis sur chaque prestataire et sur le contrat que vous avez signé avec eux afin de pouvoir prouver qu'ils ont été correctement classifiés en cas de problème.
Gérez facilement les prestataires à travers le monde
Étendre la gestion de vos collaborateurs à l'international n'a jamais été aussi facile. Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires internationaux en Allemagne et partout dans le monde avec un seul système.
FAQ sur le paiement des prestataires en Allemagne
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Allemagne ?
Non, les entreprises étrangères n'ont pas à retenir les impôts sur les salaires lorsqu'elles paient des prestataires en Allemagne. Les auto-entrepreneurs sont responsables de déduire et de payer les impôts appropriés aux autorités compétentes.
Le salaire minimum allemand s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Allemagne ?
Non, les lois sur le salaire minimum ne s'appliquent pas aux travailleurs indépendants en Allemagne.
Les prestataires allemands reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Non. L'Allemagne dispose de solides protections du travail pour les employés, mais les travailleurs indépendants ne bénéficient pas des droits et avantages accordés aux travailleurs classés comme employés à temps plein ou à temps partiel.
Pouvez-vous payer les prestataires en Allemagne dans votre devise locale ?
Oui, c’est possible. Vous devrez discuter de la monnaie dans laquelle votre prestataire sera payé lors de la négociation des termes de son contrat et mettre le tout par écrit.
Peut-on payer manuellement les prestataires en Allemagne ?
Oui, et il est courant pour les propriétaires de petites entreprises de traiter manuellement les paiements des prestataires dans le but de réduire les coûts. Mais cela peut être chronophage, surtout à mesure que votre entreprise se développe et si vous travaillez avec plusieurs prestataires en Allemagne ou à l'étranger.
Il est aussi important de préciser que le traitement manuel des paiements comporte certains risques :
- En matière de conformité, gérer la paie manuellement expose votre entreprise aux erreurs humaines et aux omissions. Pour vous protéger, Rippling applique automatiquement la conformité aux lois locales, où que se trouvent vos prestataires.
- Concernant la sécurité, le traitement manuel peut poser des risques, surtout si vous utilisez des tableurs ou des documents papier, car les informations sensibles des prestataires peuvent être perdues, volées ou utilisées à mauvais escient.
- En ce qui concerne l’expérience des prestataires, les paiements manuels sont souvent lents et manquent de transparence sur les délais de paiement ainsi que sur les prestations couvertes, ce qui peut créer une frustration pour les prestataires cherchant à comprendre leurs revenus.
Comment embaucher un prestataire indépendant en tant qu’employé en Allemagne ?
Bien que l’embauche de prestataires indépendants offre plus de flexibilité et certains avantages financiers, il arrive parfois que vous ayez besoin d’un employé à temps plein. Dans ce cas, vous devrez respecter toutes les exigences légales : la bureaucratie et les lois du travail allemandes sont extrêmement complexes. En tant qu’employeur, vous devrez déduire des cotisations sociales des salaires et fournir des avantages sociaux à votre nouvel employé.
Envisagez d’utiliser un EOR (Employeur de Référence) comme Rippling pour vous aider à embaucher, payer et gérer vos employés en Allemagne si vous choisissez de ne pas créer votre propre entité dans le pays.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins informatives uniquement et ne doit pas être utilisé comme conseil fiscal, juridique ou comptable. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.
