Embaucher des prestataires en Suisse est une idée séduisante : le pays possède une population croissante de travailleurs indépendants hautement qualifiés. Cependant, il existe une longue liste de lois fiscales et du travail suisses que les entreprises mondiales doivent connaître, ainsi que des considérations de classification et des règles de conformité à respecter. Alors, comment pouvez-vous vous assurer que vos prestataires soient payés à temps et sans complications juridiques ?
Ce guide vous familiarisera avec les éléments essentiels pour embaucher et payer des prestataires suisses. Nous vous expliquerons également comment bien classer vos travailleurs suisses et assurer leur conformité avec les lois locales.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs en Suisse
L'auto-entrepreneuriat fictif ou la mauvaise classification peuvent survenir lorsque les employeurs ne comprennent pas entièrement les règles concernant l'embauche et le paiement des prestataires. C'est pourquoi il est crucial de connaître vos responsabilités avant de commencer à étendre vos équipes en Suisse.
Si une mauvaise classification survient, les conséquences peuvent être importantes. Les autorités suisses peuvent lancer des enquêtes sur vos pratiques, et si une mauvaise classification délibérée est prouvée, vous pourriez être contraint de fournir tous les avantages auxquels le travailleur aurait droit en tant qu’employé.
Les répercussions peuvent également inclure des enquêtes pour évasion fiscale. Les violations des conditions minimales de rémunération et de travail peuvent entraîner des amendes administratives substantielles pour les employeurs étrangers, pouvant atteindre jusqu’à 30 000 CHF. Dans les cas graves, l’exclusion du marché suisse pourrait être envisagée.
En général, la principale cause de la mauvaise classification est la subordination abusive, c'est-à-dire lorsque les travailleurs sont traités comme des employés alors qu'ils sont en réalité des prestataires et vice versa. Si la situation se retrouve devant un tribunal, les autorités examineront le contrat et les circonstances de la relation. Voici quelques-unes de leurs considérations :
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Grande autonomie. Les prestataires disposent généralement de plus de liberté pour décider comment et quand accomplir leur travail.
Une supervision accrue de la part de l'employeur. Les employés sont généralement soumis à une surveillance et une direction plus strictes de la part de leur employeur, qui fournit des instructions sur la manière d'effectuer le travail et peut fixer des horaires de travail spécifiques.
Le travailleur fournit les outils et l'équipement.
L'employeur fournit les outils et l'équipement.
Moins intégrés. Les prestataires ont tendance à être indépendants, travaillant souvent à distance et utilisant leur propre matériel.
Plus intégrés. Les employés sont généralement plus intégrés dans l'organisation. Ils sont plus susceptibles de travailler au bureau ou au siège de leur entreprise.
Pas de droit aux avantages sociaux. Les prestataires n'ont pas droit aux mêmes avantages sociaux et protections que les employés. Ils paient également leurs propres impôts.
Droit aux avantages sociaux. Les employés ont droit aux avantages sociaux de leur employeur tels que le salaire minimum, les heures supplémentaires et les congés payés. Ils peuvent également bénéficier d'une assurance santé, d'une retraites et d'arrêts maladie.
Engagement limité dans le temps. Les prestataires sont généralement engagés pour une période ou une tâche spécifique.
Contrat à durée indéterminée. Les employés sont souvent embauchés pour une durée indéterminée.
Risque de perte. Les prestataires assument souvent la responsabilité de leur travail (et de tous les problèmes connexes).
Protégés des risques. Les employés sont généralement à l'abri de toute responsabilité liée au travail.
Sous-traitance. Les prestataires peuvent déléguer librement le travail à une autre personne ou entité.
Pas de sous-traitance. Les employés sont tenus d'accomplir leur propre travail. Ils ne peuvent pas déléguer leurs responsabilités à d'autres sans l'approbation de leurs supérieurs.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n° 2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires en Suisse
Avec l’essor des collaborations à l’échelle mondiale, les méthodes de rémunération des travailleurs à travers les frontières se sont également multipliées. Il existe désormais une gamme variée d’options pour faciliter les paiements aux prestataires suisses.
- Virements bancaires : Créer un compte bancaire suisse permet de déposer facilement les paiements sur les comptes de vos prestataires suisses. Alternativement, vous pouvez initier des transferts internationaux à partir de votre compte bancaire domestique. Gardez à l'esprit que les virements bancaires entraînent souvent des frais importants pour l'émetteur et le bénéficiaire.
- Mandats internationaux : C'est une méthode bien connue. Cependant, les mandats présentent un inconvénient, ils peuvent être terriblement lents. Vous devez acheter le mandat physiquement, et votre prestataire doit le déposer manuellement à réception. De plus, leur utilisation peut être coûteuse en raison des frais associés et des fluctuations des taux de change.
- Portefeuilles numériques et plateformes de paiement : La popularité des plateformes de paiement numérique est en hausse pour la rémunération des prestataires. Cependant, toutes les plateformes ne sont pas disponibles partout (par exemple, Venmo et Cash App ne fonctionnent pas en Suisse). De plus, beaucoup de ces plateformes sont influencées par les variations quotidiennes des taux de change, ce qui peut compliquer les prévisions de coûts.
- Services de paie à l'international : Bien que les prestataires soient généralement exclus de la paie en raison de réglementations fiscales et de retenues différentes, certains services de paie, tels que Rippling, offrent la possibilité de payer automatiquement les prestataires dans le monde entier.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires suisses
Parmi les différentes méthodes disponibles pour payer les prestataires suisses, l'utilisation d'un logiciel de paie à l'international est l'approche la plus rapide et la plus simple. Avec Rippling, vous pouvez rémunérer vos prestataires à travers le monde, le tout grâce à un seul système.
Étape n°4 : S'assurer que vos prestataires suisses disposent des informations fiscales adéquates
En Suisse, les administrations fiscales cantonales gèrent tout ce qui est lié aux impôts. La Suisse compte 26 cantons (chacun avec sa propre administration) responsables de la collecte des impôts pour le compte de la Confédération.
En tant qu'employeur, vous n'êtes pas obligé de retenir ou de gérer les impôts sur le revenu ou les taxes de paie pour vos prestataires en Suisse. Ils sont responsables de s'auto-enregistrer, de soumettre les formulaires appropriés, de déposer leurs déclarations fiscales et de respecter les échéances de paiement des impôts annuels. Cependant, vous pouvez les conseiller sur l’inclusion de leur municipalité lors de la soumission de leur déclaration de revenus en ligne.
Les travailleurs indépendants suisses gagnant plus de 100 000 CHF sont soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), avec des exceptions pour des secteurs comme l'assurance, la santé ou l'agriculture. Ils doivent :
- notifier l'Administration fédérale des contributions (AFC) ;
- s'enregistrer à la TVA ;
- Vérifier les conditions de responsabilité sur le site web de l'AFC.
Les prestataires indépendants doivent également déclarer leurs gains en tant que revenus imposables et les intégrer dans leur revenu global imposable. Leur déclaration fiscale doit se baser sur leurs comptes financiers professionnels et privés, et ils peuvent déduire leurs dépenses professionnelles de leur chiffre d’affaires.
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FAQ sur la gestion de la paie pour les prestataires en Suisse
Faut-il retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Suisse ?
Non, les entreprises étrangères ne sont pas tenues de prélever des impôts sur les salaires lorsqu'elles rémunèrent des prestataires suisses. C’est aux prestataires de gérer eux-mêmes leurs paiements d’impôts et leurs cotisations sociales.
Le salaire minimum suisse s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Suisse ?
Non, les lois sur le salaire minimum en Suisse ne s'appliquent pas aux auto-entrepreneurs et aux travailleurs indépendants en Suisse.
Les prestataires suisses ont-ils des avantages sociaux ?
Non. Les auto-entrepreneurs en Suisse, y compris les travailleurs indépendants, ne sont pas protégés par le droit du travail suisse et ne sont pas éligibles aux avantages sociaux.
Pouvez-vous payer des prestataires en Suisse dans votre devise locale ?
Il est conseillé d’opter pour la monnaie locale (le franc suisse ou CHF pour les prestataires basés en Suisse) lorsque vous rémunérez des prestataires en Suisse. Cependant, certains prestataires pourraient préférer des devises alternatives comme l’USD pour leurs paiements. Dans ces cas, vous devez documenter dans le contrat que vous les paierez dans une autre devise.
De nombreux fournisseurs de paiement internationaux, tels que Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires en francs suisses ou dans votre devise locale.
Peut-on payer manuellement les prestataires en Suisse ?
Les petites entreprises choisissent souvent de payer manuellement leurs prestataires suisses pour réduire les coûts. Cependant, cela peut devenir chronophage à mesure que votre entreprise se développe et engage plus de prestataires étrangers.
De plus, la gestion manuelle des paiements comporte certains inconvénients :
- Concernant la conformité, car le traitement manuel de la paie augmente le risque d’erreurs humaines et d’omissions.
- En matière de sécurité, l’utilisation de tableurs ou de documents papier expose les données sensibles des prestataires à des vulnérabilités, comme la perte, le vol ou l’utilisation abusive.
- Pour l’expérience des prestataires, puisque les paiements manuels peuvent être lents et déroutants. Les prestataires peuvent ne pas savoir quand ils seront payés ni ce pour quoi ils sont payés, ce qui peut créer une expérience frustrante lorsqu’ils essaient de comprendre leurs revenus.
Comment transformer un prestataire en employé en Suisse ?
En Suisse, les lois du travail imposent des déductions salariales, des avantages sociaux et d'autres considérations pour les employés à temps plein, qui peuvent ne pas s'appliquer aux prestataires. De plus, employer des collaborateurs exige la création d'une entité légale ou l'utilisation d'un service de société de portage (EOR).
Voici les étapes pour convertir les prestataires en employés en Suisse :
- Préparer un nouveau contrat de travail conforme aux normes légales et précisant les conditions d'emploi.
- Assurer la conformité avec les lois en vigueur en établissant une entité légale dans le pays ou en utilisant une société de portage.
- Rassembler les documents essentiels des employés, y compris leur pièce d'identité, leurs formulaires fiscaux et les coordonnées de leur compte bancaire. Un permis de travail valide montrant l'autorisation de travailler en Suisse est requis pour les résidents non-suisses (par exemple, les citoyens de l'UE et de l'AELE).
- Inscrir l'employé auprès des autorités locales pour satisfaire aux exigences du droit du travail.
- Fournir les avantages sociaux légalement obligatoires ; assurez-vous qu'ils sont clairement indiqués dans le contrat de travail.
Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins informatives uniquement et ne vise pas à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
