De eenvoudige gids voor het controleren van de achtergrond van werknemers in Canada

Als je medewerkers in Canada in dienst neemt, zijn achtergrondcontroles een cruciale stap. Een achtergrondcontrole verifieert niet alleen de referenties van je nieuwe werknemer, het kan ook helpen om het risico van het binnenhalen van een mogelijk gevaar voor je bedrijf te voorkomen.

Maar voor internationale bedrijven die medewerkers in Canada in dienst nemen, kan het navigeren door het achtergrondcontroleproces ontmoedigend zijn. Je moet weten wat is toegestaan onder de Canadese regels en wetten, hoe je verplicht bent om te gaan met gevoelige gegevens van je werknemers, deze op te slaan, en meer.

Als je op zoek bent naar een gids om uitgebreide en wettelijk conforme achtergrondcontroles van medewerkers in Canada uit te voeren, ben je hier aan het juiste adres—lees verder om meer te weten te komen.

Inhoudsopgave

• Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles uit te voeren bij Canadese medewerkers?
• Is het legaal om achtergrondcontroles te doen bij Canadese freelancers / ZZP'ers?
• Welke soorten achtergrondcontroles voeren bedrijven doorgaans uit bij Canadese medewerkers en freelancers / ZZP'ers?
• Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in Canada?
• Wanneer moet je achtergrondcontroles van Canadese medewerkers uitvoeren?
• De makkelijkste manier om een achtergrondcontrole bij een Canadese medewerker of freelancer / ZZP'er uit te voeren
• Fouten bij achtergrondcontroles die je moet vermijden in Canada
• Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Canada

Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles te doen bij Canadese medewerkers?

Het is niet verplicht om achtergrondcontroles te doen bij werknemers in Canada, maar de meeste Canadese werkgevers doen dit wel.

Werkgevers mogen informatie opvragen over sollicitanten die relevant is voor de functie, waaronder controles van het strafblad, verificatie van opleiding en arbeidsverleden.

Het is essentieel voor werkgevers om geïnformeerde toestemming te verkrijgen van sollicitanten voordat ze achtergrondcontroles uitvoeren. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om de persoonlijke informatie van de sollicitant te beschermen en vertrouwelijk te houden, en de verzamelde informatie alleen te gebruiken voor legitieme doeleinden.

Is het legaal om achtergrondcontroles te doen bij Canadese freelancers / ZZP'ers?

Mits je de toestemming van de freelancer / ZZP'er hebt, ja—het is legaal om achtergrondcontroles te doen bij freelancers / ZZP'ers in Canada.

Hier vindt je meer informatie over elk type controle:

• Crimineel verleden. Nationale criminele achtergrondcontroles worden uitgevoerd via de Royal Canadian Mounted Police (RCMP). Provinciale en territoriale criminele achtergrondcontroles worden uitgevoerd via lokale rechtbankonderzoeken.
• Werkervaring. Je kunt contact opnemen met de HR- of loonadministratie van vorige werkgevers van een nieuwe medewerker om hun data van indiensttreding, salaris, en reden van vertrek te verifiëren.
• Referentiecontrole. Je kunt contact opnemen met eventuele referenties die door een nieuwe medewerker zijn opgegeven.
• Werkvergunning. Je kunt om bewijs vragen dat een nieuwe medewerker legaal in Canada mag werken. Dit kan een bewijs zijn van burgerschap of een werkvisum.
• Onderwijsachtergrond. Werkgevers kunnen contact opnemen met middelbare scholen, hogescholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen om de afstudeerdatum, informatie over de studierichting, het diploma of getuigschrift en het gemiddelde cijfer (GPA) op te vragen.
• Kredietrapporten. Kredietcontroles zijn geen veelvoorkomend type achtergrondcontrole, maar het is toegestaan om de identiteit en achtergrond van een nieuwe medewerker te verifiëren.
• Sociale media profielen. Werkgevers kunnen door alle openbare sociale media-informatie bladeren die een nieuwe medewerker heeft geplaatst. Ze kunnen vragen om toegang tot privéprofielen, maar sollicitanten zijn niet verplicht om hieraan te voldoen.
• Rijgegevens . Als een baan rijden vereist, kunnen werkgevers rijgegevens opvragen via een rijbewijskantoor om te controleren of het rijbewijs van de sollicitant geldig is en er geen claims tegen zijn.
• Medische dossiers. Werkgevers mogen niemand in Canada discrimineren of een baan weigeren op basis van medische informatie. Echter, als een nieuwe medewerker aanpassingen of accommodaties vraagt gebaseerd op een handicap of medische aandoening, kan hun werkgever verzoeken om een doktersverklaring.

Welke soorten achtergrondcontroles zijn verboden in Canada?

• Vragen over etniciteit, geslacht, of leeftijd. Pre-werk screenings mogen niet naar deze beschermde kenmerken vragen.
• Je kunt een achtergrondcontrole uitvoeren op iemands strafblad, maar je bent wettelijk verboden om kandidaten te discrimineren op basis van een kleine overtreding (zoals onwettige samenkomst of huisvredebreuk).
• Tenzij een nieuwe medewerker om aanpassingen vraagt op basis van een handicap, is het onverstandig om een achtergrondcontrole van hun medische dossiers aan te vragen. Dat komt omdat het illegaal in Canada is om iemand een baan te weigeren op basis van hun medische geschiedenis.

De makkelijkste manier om een achtergrondcontrole uit te voeren op een Canadese werknemer of freelancer

Er zijn verschillende bedrijven die achtergrondcontroles op werknemers in Canada kunnen uitvoeren, inclusief Rippling, TritonCanada, Hireright, en BackCheck. De makkelijkste is Rippling, omdat achtergrondcontroles direct geïntegreerd zijn in de onboarding flow.

Voer gewoon basisinformatie in zoals salaris en startdatum, en Rippling zal het contractvoorstel en papierwerk voor nieuwe medewerkers sturen—en automatisch een wettelijk conforme achtergrondcontrole uitvoeren en de resultaten e-verifiëren. Bekijk Rippling vandaag.

Achtergrondcontrolefouten om te vermijden in Canada

• Aannemen dat achtergrondcontroles in Canada hetzelfde zijn als in de VS. Canada en de VS zijn buren, maar het proces van achtergrondcontroles is heel verschillend. Canada dwingt werkgevers om de minimale hoeveelheid gegevens te verzamelen die nodig is voor achtergrondcontroles, terwijl de VS een gestandaardiseerde set gegevens heeft die de meeste werkgevers verzamelen, ongeacht of het nodig is voor de sector of rol.
• Te veel gegevens verzamelen. Het is essentieel voor werkgevers om de privacywetten van Canada te kennen en hoe ze de minimale gegevensverzameling benadrukken. Dit betekent alleen het verzamelen van de gegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor de rol van de nieuwe werknemer.
• Niet de toestemming van werknemers krijgen. De privacywetten van Canada vereisen ook dat werkgevers een toestemmingsformulier van sollicitanten verkrijgen voordat het proces begint. Bedrijven moeten ook transparant zijn tegenover kandidaten over welke gegevens ze gebruiken voor hun achtergrondcontrole, met wie hun persoonlijke informatie wordt gedeeld en waarom.
• Niet de juiste identificatie krijgen. Voor bepaalde soorten achtergrondcontroles, zoals een strafbladcontrole via het Canadian Police Information Center (CPIC), moet de sollicitant een speciaal toestemmingsformulier ondertekenen en twee vormen van ID verstrekken. Dit is om ervoor te zorgen dat de informatie die wordt teruggegeven in de achtergrondcontrole over de juiste persoon gaat.
• Het Sociale Verzekeringsnummer (SIN) van de sollicitant verkrijgen. Terwijl het verzamelen van een sociaalzekerheidsnummer voor een werknemersachtergrondcontrole standaard is in de VS, is het verzamelen van het SIN van een werknemer niet standaard in Canada. Je moet het alleen verzamelen als je een specifieke reden hebt om dit te doen.
• De achtergrondcontrole overslaan. Vanwege alle verschillende regels en vereisten, kan het doen van achtergrondcontroles op internationale medewerkers overweldigend lijken—en het kan verleidelijk zijn om het helemaal over te slaan. Maar achtergrondcontroles zijn een belangrijk onderdeel van het inwerken van werknemers en helpen jou en je bedrijf te beschermen.

Rippling maakt het makkelijk om achtergrondcontroles uit te voeren in Canada.

Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Canada

Zijn achtergrondcontroles legaal in Canada?

Ja, achtergrondcontroles zijn legaal in Canada, mits ze worden uitgevoerd in overeenstemming met de Canadese privacywetgeving, de wetgeving inzake mensenrechten en andere van toepassing zijnde regelgeving.

Werkgevers mogen informatie opvragen bij sollicitanten die relevant is voor de functie, waaronder controles van het strafblad, verificatie van onderwijs en controle van werkverleden. Maar werkgevers moeten ook geïnformeerde toestemming verkrijgen van sollicitanten voordat ze achtergrondcontroles uitvoeren, hun persoonlijke informatie beschermen en vertrouwelijk behandelen, en de verzamelde informatie alleen voor legitieme doeleinden gebruiken. Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat ze sollicitanten niet discrimineren op basis van enige beschermde gronden, zoals ras, geslacht, religie, of strafblad.

In welke taal worden achtergrondcontroles in Canada uitgevoerd?

Voor het grootste deel kunnen achtergrondcontroles in Canada in het Engels worden uitgevoerd en gedocumenteerd. De opvallende uitzondering hierop is in Québec, waar de "Charter of the French Language" het Frans beschermt als de officiële taal van de provincie en strikte regels voor werkgevers bepaalt - in Québec moeten alle sollicitaties en gerelateerde materialen bijvoorbeeld in het Frans worden verstrekt.

Hoe beïnvloeden privacywetten achtergrondcontroles in Canada?

Canadese privacywetten zijn zeer strikt en hebben een aanzienlijke impact op achtergrondcontroles. Canadese privacywetten strekken zich zelfs uit voorbij de grenzen van Canada—wat betekent dat ze gevolgd moeten worden door internationale organisaties die werknemers in Canada aannemen.

De Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) is de leidende wet op gegevensbescherming die van toepassing is op organisaties die betrokken zijn bij commerciële activiteiten en betrekking heeft op de overdracht van persoonlijke gegevens over provinciale grenzen of internationaal. PIPEDA vereist dat organisaties de verzameling van persoonlijke informatie beperken tot alleen wat noodzakelijk is en persoonlijke gegevens beschermen met passende beveiligingsmaatregelen. Provinciale privacywetten kunnen ook van invloed zijn op achtergrondcontroles als ze als "substantieel vergelijkbaar" worden beschouwd met PIPEDA.

Hoe beïnvloeden mensenrechtenwetten achtergrondcontroles in Canada?

Bij het uitvoeren van achtergrondcontroles in Canada moeten werkgevers zich bewust zijn van mensenrechtenwetten, die discriminatie op bepaalde kenmerken, waaronder criminele veroordelingen, verbieden. De Canadian Human Rights Act is van toepassing op federale gereguleerde industrieën en verbiedt discriminatie op basis van factoren zoals ras, religie, leeftijd en strafrechtelijke veroordelingen die zijn kwijtgescholden of waarvoor een strafbladopschorting is bevolen.

Provinciale mensenrechtenwetten beschermen veel van dezelfde groepen en kwetsbare sectoren, maar kunnen verschillen in de bescherming van strafrechtelijke veroordelingen. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze strafrechtelijke geschiedenis alleen overwegen wanneer relevant voor de functievereisten.

Vereisen verschillende industrieën in Canada verschillende achtergrondcontroles?

Verschillende soorten achtergrondcontroles zijn toegestaan voor verschillende industrieën. De algemene regel in Canada is dat een werkgever alleen achtergrondcontroles moet uitvoeren die nodig zijn voor de rol van de nieuwe werknemer—bijvoorbeeld, je moet alleen een controle van het rijbewijs uitvoeren als de rol rijden vereist.

Hoe ver gaan criminele achtergrondcontroles terug?

Criminele achtergrondcontroles in Canada kunnen teruggaan tot het moment waarop de sollicitant 18 werd en volwassen werd in juridische zin.

Wat zijn de voordelen van het uitvoeren van achtergrondcontroles in Canada?

Achtergrondcontroles bieden veel voordelen voor werkgevers, inclusief:

• Verbeterde veiligheid. Achtergrondcontroles kunnen helpen om sollicitanten te filteren die een bedreiging kunnen vormen voor het bedrijf of haar medewerkers.
• Bescherming tegen nalatig aannemen. Bedrijven kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor het aannemen van werknemers die later in het openbaar wangedrag vertonen. Achtergrondcontroles onthullen vorig wangedrag, wat helpt dit risico te verminderen.
• Betere kwaliteit van aanwerving. Achtergrondcontroles helpen bij het filteren van kandidaten met inconsistenties in hun werk- of onderwijsachtergronden. Ze verifiëren dat sollicitanten zijn wie ze zeggen dat ze zijn, en dat hun opgegeven kwalificaties nauwkeurig zijn.
• Bescherming tegen beroepsfraude. Achtergrondcontroles beschermen de reputatie van je bedrijf door oneerlijke en frauduleuze werkzoekenden te vermijden.

Nieuwe werknemers onboarden en achtergrondcontroles uitvoeren met Rippling

Met Rippling's Talent Management Systeem, kun je nieuwe werknemers naadloos onboarden en hen op weg helpen naar succes. Voer eenvoudig basisinformatie over de aanwerving in, zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest - inclusief het uitvoeren van een legaal conforme achtergrondcontrole en het verifiëren van de resultaten.

Klaar om met elke nieuwe werknemer meteen goed van start te gaan? Bekijk Rippling vandaag nog.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden alleen, en is niet bedoeld om, en mag niet worden vertrouwd op voor, belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudadviseurs te raadplegen voordat u deelneemt aan gerelateerde activiteiten of transacties.