De eenvoudige gids voor het controleren van de achtergrond van werknemers in het VK

Medewerkers in het VK aannemen? Voordat je een nieuwe werknemer onboardt, is het cruciaal om een achtergrondcontrole bij hen uit te voeren. Dit zorgt er niet alleen voor dat je nieuwe medewerker echt de meest gekwalificeerde persoon voor de baan is, maar het kan jou en je werknemers zelfs beschermen tegen crimineel gedrag.

Echter, de regels rondom achtergrondcontroles verschillen van land tot land. Bedrijven die buiten het VK zijn gevestigd, vinden het proces misschien complexer dan ze dachten. Je moet begrijpen wat is toegestaan onder de Britse arbeidswetten, evenals de verschillende soorten Disclosure en Barring Services (DBS) die de Britse overheid toestaat, en wat je mag controleren, hoe je dit moet doen, en hoe je verplicht bent om gevoelige gegevens te behandelen en op te slaan.

Deze stap-voor-stap gids zal je helpen juridisch conforme strafbladcontroles en andere soorten achtergrondcontroles uit te voeren wanneer je medewerkers in het VK inhuurt.

Inhoudsopgave

• Ben je wettelijk verplicht achtergrondcontroles uit te voeren op werknemers in het VK?
• Is het legaal om achtergrondcontroles op Britse freelancers uit te voeren?
• Welke soorten achtergrondcontroles voeren bedrijven vaak uit op Britse werknemers en freelancers?
• Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in het VK?
• Wanneer moet je Britse werknemers achtergrondcontroles uitvoeren?
• De makkelijkste manier om achtergrondcontroles uit te voeren voor een Britse werknemer of freelancer
• Veelgemaakte fouten bij achtergrondcontroles in het VK vermijden
• Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Groot-Brittannië

Ben je wettelijk verplicht achtergrondcontrolesuit te voeren op werknemers in het VK?

Ja. In 2008 heeft de Britse overheid de Employment Background Check Act aangenomen, die werkgevers verplicht om strafbladcontroles, referentiecontroles en zelfs kredietcontroles uit te voeren voordat ze met het inwerkproces beginnen.

Werkgevers mogen informatie aanvragen die hen helpt om een grondig achtergrondonderzoek uit te voeren. Naast de bovenstaande controles is het cruciaal om ervoor te zorgen dat de werknemer het recht heeft om in het VK te werken (d.w.z. dat ze daar niet illegaal zijn) en om hun financiële, gezondheids- en onderwijsgeschiedenis te controleren.

Voordat je begint met het achtergrondonderzoeksproces, moet je toestemming krijgen van de werknemer. Daarnaast moeten hun gegevens veilig worden opgeslagen, en je moet de werknemer toestaan hun gegevens te bekijken als ze dat vragen. Ten slotte is het niet toegestaan om informatie aan te vragen die buiten de reikwijdte van de achtergrondcontrole valt die de Britse overheid toestaat, en alle verstrekte informatie is vertrouwelijk.

Is het legaal om screening vóór indiensttreding uit te voeren op Britse freelancers?

Ja, het is legaal - en een gangbare praktijk - om achtergrondcontroles uit te voeren op onafhankelijke freelancers in het VK, hoewel deze screening processen vaak niet zo uitgebreid zijn als die voor mensen die als werknemers worden geclassificeerd.

Hier vindt je meer informatie over elk type controle:

• Strafregister. Om een achtergrondcontrole te doen, vraag je een DBS-check aan bij de Disclosure and Barring Service.
• Werkgeschiedenis. Het is een goed idee om contact op te nemen met de HR- of salarisadministratie van het vorige bedrijf van de werknemer om hun data van dienstverband, salaris en reden van vertrek te verifiëren.
• Referentiecontrole. Je kunt contact opnemen met een van de arbeidsreferenties die de nieuwe medewerker levert om meer informatie over hen te krijgen en te bepalen of ze een goede match zijn en of hun werkgeschiedenis klopt.
• Recht om te werken. Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker het recht heeft om in het VK te werken. Ze kunnen dit bewijzen door je hun Britse of Ierse paspoort te tonen (zowel huidige als verlopen is prima), door je een kopie van hun Ierse of Britse geboortecertificaat te geven, of door je een certificaat te geven waaruit blijkt dat ze een genaturaliseerde Britse burger zijn.
• Opleidingsgeschiedenis/referenties. Werkgevers kunnen contact opnemen met de middelbare school, universiteit of hogeschool van een potentiële werknemer om te bevestigen dat hun onderwijsreferenties en vaardigheden legitiem zijn.
• UK/Internationale sancties. Zorg ervoor dat de potentiële werknemer niet op een van de lijsten met UK of Internationale Sancties staat. Dit zijn gepubliceerde lijsten die de namen, paspoortnummers en andere informatie bevatten van die individuen die in de problemen zijn met de overheid. Dit is vooral relevant als je iemand aanneemt voor werk in de financiële of scheepvaartsector.
• Drugstests. Hoewel drugstests zeer ongebruikelijk zijn in het VK, kunnen deze worden uitgevoerd in gevallen waar werken onder invloed een veiligheidsrisico zou vormen voor zowel de werknemer als de mensen om hen heen.
• Social mediaprofielen. Afhankelijk van de rol van de nieuwe medewerker, mogen werkgevers door de social media-accounts van een nieuwe medewerker bladeren om te zoeken naar illegaal of gewelddadig gedrag dat een bedreiging kan vormen op de werkplek. Echter, controles op social media moeten volledig transparant zijn.
• Rijbewijsrecords. Neem contact op met het Driver and Vehicle Licensing Agency om ervoor te zorgen dat een persoon is wie ze zeggen dat ze zijn. Let op dat werkgevers alleen een blik mogen werpen op de rijbewijsrecords van een potentiële medewerker via de DVLA als hun functie hen vereist om te rijden.
• Medische dossiers. Hoewel je een werknemer niet mag discrimineren op basis van hun medische dossiers, ben je in sommige gevallen wettelijk verplicht om naar hun gezondheidsgeschiedenis te kijken, zoals als ze zware machines zullen bedienen of een commerciële vrachtwagen besturen, of als ze voor jou werken als koerier. Je moet schriftelijke toestemming hebben van de dokter van de nieuwe medewerker voordat je in hun medische achtergrond duikt.
• Kredietcontrole. Kredietcontroles zijn meestal beperkt tot mensen die in de financiële sector werken of als ze een rol zullen vervullen die financiële taken vereist.

Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in het VK?

• Vragen over gezondheid of handicap. Screenings voor indiensttreding mogen alleen naar iemands medische dossiers vragen als het wettelijk vereist is (bijvoorbeeld als ze een commercieel voertuig zullen besturen) of als het nodig is om hun baan uit te voeren (bijvoorbeeld verzekeringsmaatschappijen vereisen dat bedrijven gezondheidscontroles uitvoeren op koeriers). En, de enige keer dat je iemand mag vragen naar hun handicap is als je van plan bent het te gebruiken, zoals de Britse overheid het formuleert, voor "positieve actie" (d.w.z. je bent actief op zoek om meer gehandicapte personen op de werkplek op te nemen om diversiteit te verhogen/ discriminatie te verminderen). Je mag een gehandicapte werknemer kiezen boven een valide als beiden gekwalificeerd zijn voor de baan.
• Iemand vragen naar hun geboortedatum. Je bent wettelijk verboden om iemand om hun geboortedatum te vragen als de baan vereist dat ze een bepaalde leeftijd moeten hebben om de nodige taken uit te voeren. Bijvoorbeeld, tieners die 16 of 17 zijn kunnen alleen alcohol serveren als de manager het goedkeurt.
• De sollicitant vragen naar criminele veroordelingen tijdens het voorselectieproces. Voordat je een DBS-check aanvraagt bij een werknemer, met name iemand met uitgezette veroordelingen, moet je ervoor zorgen dat je in aanmerking komt om dit te doen. Als je niet in aanmerking komt, mag je niet discrimineren tegen iemand alleen omdat ze uitgezette veroordelingen hebben.

Bovendien mag je niet discrimineren tegen iemand als ze vanwege enige "beschermde kenmerken" vallen. We zullen deze verder bespreken in het gedeelte met veelgestelde vragen. Voor nu is het belangrijk om in gedachten te houden dat als je wordt betrapt op het discrimineren van bepaalde potentiële werknemers, zij juridische stappen tegen je kunnen ondernemen.

Wanneer moet je achtergrondcontroles voor werkgelegenheid in het VK uitvoeren?

In het VK zijn werkgevers wettelijk verplicht om achtergrondcontroles uit te voeren. Ze kunnen dit doen voordat ze een officiële arbeidsovereenkomst versturen of nadat ze het inwerkproces zijn gestart. Welke optie ze ook kiezen, als je gevraagd wordt een screening voor indiensttreding in te vullen, wees dan eerlijk: bepaalde informatie weglaten zal bijna zeker je reputatie schaden, en de werkgever zal waarschijnlijk hun aanbod intrekken.

De eenvoudigste manier om een achtergrondcontrole uit te voeren op een Britse werknemer of freelancer

Hoewel je zelf een achtergrondcontrole kunt uitvoeren, zijn de wetten in het VK ingewikkeld en vereisen ze een aanzienlijke tijdsinvestering, evenals gedetailleerde kennis van hoe je VK-databases kunt doorzoeken en van de verschillen tussen bijvoorbeeld de Disclosure and Barring Service (DBS)-controle, de FCA-controle, en meer.

In plaats van deze hoofdpijn zelf op te lossen en het risico op het niet naleven van de regels te lopen, of het inwerkproces uit te stellen omdat je moeite hebt te begrijpen wat je moet doen, is het het beste om een deskundige derde partij in te schakelen.

Verschillende bedrijven kunnen achtergrondcontroles uitvoeren op potentiële werknemers in het VK, waaronder Rippling, HireRight en BackCheck.

De gemakkelijkste is verreweg Rippling omdat achtergrondcontroles rechtstreeks geïntegreerd zijn in het inwerkproces. Voer gewoon basisinformatie in over het aannemen van personeel zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest:

• Stuur het contractvoorstel en nieuwe medewerkers papierwerk
• Voer automatisch een wettelijk conforme achtergrondcontrole uit en e-verify de resultaten
• Voeg de nieuwe medewerker toe aan de loonlijst
• Schrijf ze in voor secundaire voorwaarden

…en alles wat ze nodig hebben vanaf dag één. Bekijk Rippling vandaag.

Onthoud, de werkgever heeft toestemming nodig om een achtergrondcontrole uit te voeren. Nadat ze de potentiële werknemer hebben geïnformeerd, zullen ze om schriftelijke toestemming vragen.

Fouten bij achtergrondcontroles die je moet vermijden in het VK

• Aannemen dat achtergrondcontroles in het VK door heel Engeland, Schotland, Wales en Noord-Ierland hetzelfde zijn. Het proces voor achtergrondcontroles tussen de VS en het VK is heel anders, maar er is nog een valkuil om rekening mee te houden. Bijvoorbeeld, de tools voor het uitvoeren van de DBS-check in Engeland en Wales verschillen van die in Schotland en Noord-Ierland.
• Te veel data verzamelen. Je mag niet meer informatie verzamelen dan nodig is om de achtergrondcontrole uit te voeren. Werkgevers zijn beperkt tot het vragen aan potentiële werknemers om alleen in te vullen wat nodig is in de onthullingsformulieren. Je mag niet om aanvullende informatie vragen "voor het geval dat".
• Geen toestemming krijgen van werknemers. De Britse wet vereist dat werknemers toestemming geven voor achtergrondcontroles en dat de werkgever hen op elk moment toegang verleent tot hun gegevens op verzoek.
• Potentiële werknemers vragen naar criminele recordinformatie die ze niet hoeven te onthullen. Het is cruciaal om de (enigszins verwarrende) Britse wetten te begrijpen die regelen wat werknemers wel en niet aan een potentiële werkgever moeten onthullen. De Rehabilitation of Offenders Act (ROA) voorkomt niet alleen dat mensen die kleine misdaden hebben begaan worden gediscrimineerd, maar het voorkomt ook dat werkgevers deze individuen mogen vragen naar vervallen veroordelingen. Niet-naleving van de ROA kan je in hete wateren brengen, en je kunt jezelf vinden tegenover juridische repercussies.
• Niet begrijpen wat je wel en niet kunt gebruiken op social media. Hoewel het prima is om een potentiële medewerker zijn social media-account te bekijken (en veel werkgevers doen dit), wees voorzichtig: je mag bepaalde informatie die je vindt op het social media-profiel van een kandidaat niet gebruiken om hen de baan te weigeren. De enige informatie die je kunt gebruiken, is relevant voor de rol die ze zullen vervullen, en wees voorzichtig met overtreding van discriminatiewetten. Je kunt worden aangeklaagd als bewezen kan worden dat je discrimineert tegen een potentiële werknemer op basis van hun social media.
• De achtergrondcontrole overslaan. Vanwege de tijdsinvestering en de complexiteit van de Engelse arbeidswetten, zou je in de verleiding kunnen komen om de achtergrondcontrole helemaal over te slaan om het aannameproces soepel te laten verlopen. Dit is echter een fout: het VK vereist dat je het recht van de werknemer om te werken, hun strafblad, hun arbeidsverleden en andere relevante informatie onderzoekt. Als je dit niet doet, loop je het risico jezelf en je team bloot te stellen aan juridische problemen en zelfs aan een onveilige werkomgeving.

Rippling maakt het eenvoudig om achtergrondcontroles uit te voeren in het Verenigd Koninkrijk.

Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in het VK

Zijn achtergrondcontroles legaal in het VK?

Ja, achtergrondcontroles zijn niet alleen legaal in het VK, maar werkgevers zijn verplicht om ze uit te voeren.

Welke taal gebruik je voor achtergrondcontroles in het VK?

Achtergrondscreeningprocessen worden uitgevoerd in de officiële taal van het VK: Engels.

Wat zijn de "beschermde kenmerken" in het VK?

Beschermde kenmerken omvatten leeftijd, ras, religie, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit, handicap, zwangerschap en ouderschap, en huwelijk en burgerlijke partnerschappen. Je mag potentiële werknemers niet discrimineren op basis van deze kenmerken.

Wat is de DBS, en hoe ver terug kunnen strafrechtelijke achtergrondcontroles gaan?

Helaas is er geen eenduidig antwoord op hoe ver terug werkgevers kunnen gaan bij het uitvoeren van een strafrechtelijk achtergrondonderzoek en het onderzoeken van je recht om te werken.

In plaats daarvan gebruiken Britse werkgevers controles van de Disclosure and Barring Service (DBS). Dit agentschap houdt gedetailleerde gegevens bij van iemands strafrechtelijke geschiedenis. DBS controles komen in vier verschillende typen:

• Basiscontrole. Deze controle toont "niet verjaarde veroordelingen" (dwz veroordelingen die nog niet hebben bereikt dat ze van je dossier kunnen worden verwijderd) en voorwaardelijke waarschuwingen, die alternatieven zijn voor vervolging voor een klein vergrijp.
• Standaardcontrole. Deze controle zal zowel "verjaarde" (dwz veroordelingen die hebben bereikt dat ze uit iemands dossier kunnen worden verwijderd) als niet verjaarde veroordelingen tonen. Het biedt een uitgebreidere blik op iemands strafrechtelijke geschiedenis en omvat officiële waarschuwingen en laatste waarschuwingen.
• Uitgebreide controle. Dit is een standaardcontrole die wordt aangevuld met informatie die de politie relevant kan achten voor de werkgever om te weten over een potentiële werknemer.
• Uitgebreide controle met verboden lijst. Deze is vrij vanzelfsprekend. Het bevat alle dezelfde elementen als de uitgebreide controle met één grote toevoeging: Het toont of je wettelijk bent uitgesloten van het kunnen vervullen van de rol waarvoor je hebt gesolliciteerd.

Meestal kunnen werknemers zelf geen DBS-controles aanvragen. En helaas is de Disclosure and Barring Service vrij vaag over wanneer een werknemer een werkgever moet vertellen over hun strafblad tijdens het vooraf screneningsproces. Het enige waar ze duidelijk over zijn, is dat werkgevers moeten controleren of ze in aanmerking komen om te vragen naar verjaarde veroordelingen.

Wat is een FCA-controle?

De Financial Conduct Authority (FCA) vereist dat werkgevers in bepaalde sectoren er zeker van zijn dat werknemers eerlijk zijn, integriteit hebben en voldoen aan hun reputatie. Deze sectoren zijn onder andere:

• Organisaties voor financiële investeringen
• Verzekeringsmaatschappijen
• Consumentenkredietbedrijven
• E-geld bedrijven
• Coöperatieve verenigingen

Naast de standaard criminele, identiteits-, recht op werk, werkgelegenheids- en opleidingscontroles, vereist de FCA ook dat werkgevers ervoor zorgen dat de persoon niet is onderworpen aan enige Britse of internationale sancties, dat ze solvabel zijn en niet failliet verklaard, en dat ze de Financial Services Register Check doorstaan.

Wat zijn de voordelen van het uitvoeren van achtergrondchecks in het VK?

Achtergrondonderzoeken bieden veel voordelen voor werkgevers, waaronder:

• Verbeterde veiligheid. Een achtergrondcontrole uitvoeren bij elke werknemer zorgt voor een veilige werkomgeving voor het bedrijf en zijn werknemers, omdat het sollicitanten kan filteren die een bedreiging vormen of die schade zouden kunnen toebrengen aan de werknemers of de reputatie van een bedrijf.
• Bescherming tegen het aannemen van illegale werknemers. Als je werknemers niet het recht hebben om in het VK te werken, kun je een boete krijgen tot 20,000 GBP.
• Bescherming tegen beroepsfraude. Door oneerlijke, ongekwalificeerde sollicitanten te vermijden, bescherm je de reputatie van je bedrijf. Alleen werknemers die eerlijk zijn over hun werk- en onderwijsachtergrond en hun kwalificaties kunnen bewijzen, zullen een aanwinst zijn voor je bedrijf.

Nieuwe medewerkers onboarden en vooraf een screening uitvoeren met Rippling

Met Talentbeheersysteem van Rippling, kun je naadloos nieuwe medewerkers onboarden en hen klaarstomen voor succes. Voer gewoon basisinformatie in over het aannemen van werknemers, zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest - inclusief het uitvoeren van een wettelijk conforme achtergrondcontrole en het e-verifieren van de resultaten.

Klaar om aan de slag te gaan met elke nieuwe medewerker? Bekijk Rippling vandaag nog.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om, en mag niet worden vertrouwd als belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan gerelateerde activiteiten of transacties.