De eenvoudige gids voor het controleren van de achtergrond van werknemers in Ierland

Medewerkers aannemen in Ierland? Sla de achtergrondcontroles niet over: Ze zorgen er niet alleen voor dat het Ierse teamlid dat je aanneemt goed past bij je bedrijf, maar ze sluiten ook kandidaten met een strafblad uit die problemen kunnen veroorzaken voor je bedrijf.

De arbeidswetten, wetten en andere regelgeving in Ierland veranderen voortdurend, waardoor het proces van achtergrondcontroles enigszins zenuwslopend kan zijn voor internationale bedrijven die werknemers aannemen in Ierland. Je moet weten wat er is toegestaan onder de Ierse wetgeving, hoe je verplicht bent om te gaan met de gevoelige gegevens van je werknemers, en nog veel meer.

We zijn hier om te helpen. Hier is een stap-voor-stap handleiding voor uitgebreide en wettelijk conforme achtergrondcontroles van werknemers in Ierland—lees verder.

Inhoudsopgave

• Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles uit te voeren bij Ierse werknemers?
• Is het legaal om achtergrondcontroles uit te voeren bij Ierse freelancers?
• Welke soorten achtergrondcontroles voeren bedrijven gewoonlijk uit bij Ierse werknemers en freelancers?
• Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in Ierland?
• Wanneer zou je achtergrondcontroles van Ierse werknemers moeten uitvoeren?
• De gemakkelijkste manier om een achtergrondcontroles te doen bij een Ierse werknemer of freelancer
• Veelgemaakte fouten bij achtergrondcontroles in Ierland om te vermijden
• Veel gestelde vragen over achtergrondcontroles in Ierland

Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles uit te voeren bij Ierse werknemers?

Ja en nee. Hoewel veel beroepen geen achtergrondcontroles vereisen, vereisen de volgende functies werkverificatie:

• Banen die vereisen dat individuen strategische beslissingen nemen met betrekking tot aanzienlijke hoeveelheden geld
• Elke baan die vereist dat je werkt met kinderen of mensen beschermt
• Iedereen die met geld werkt, zoals financiële beleggers en accountants.
• Banen in de gezondheidszorg, zoals apothekers, artsen, verpleegkundigen, onderzoekswetenschappers en alle andere individuen wiens rollen levensveranderende beslissingen voor patiënten inhouden of betrokken zijn bij levensondersteuning
• Rollen waarbij individuen in contact komen met fysiek schadelijke stoffen (bijvoorbeeld chemicaliën en gassen)
• Individuen wiens werk betrokken is bij de productie van voedsel

Is het legaal om achtergrondcontroles uit te voeren bij Ierse freelancers?

Ja: Het is gebruikelijk voor Ierse werkgevers om iedereen die voor hen werkt te controleren, inclusief onafhankelijke freelancers. Werkverificatie is echter waarschijnlijker voor freelancers als ze gaan werken met kinderen, kwetsbare volwassenen (zoals ouderen) of in posities waarvoor een veiligheidsmachtiging of toegang tot overheidscontracten vereist is.

Welke soorten achtergrondcontroles voeren bedrijven gewoonlijk uit bij Ierse werknemers en freelancers?

In Ierland worden achtergrondcontroles uitgevoerd op basis van de rol van de nieuwe medewerker. Hieronder vind je een lijst met de meest voorkomende soorten controle, evenals enkele uitleg en aanvullende informatie over elk (indien nodig).

• Naam, geboortedatum, bewijs van adres
• Persoonlijk openbaar dienstnummer (PPS)
• Opleidingscertificaten: Dit deel van de achtergrondcontrole verifieert dat je naar de school bent gegaan die je zegt, bevestigt dat je bent afgestudeerd en zorgt ervoor dat het certificaat legitiem is.
• Eerdere werkgegevens: Je moet een werkgeschiedenis van zeven jaar terug leveren. Je nieuwe werkgever zal kijken naar je functietitels en taken bij vorige werkgevers, evenals naar eventuele prestaties, indien van toepassing.
• Kredietcontrole: Werkgevers willen zien of je faillissementen, schulden of vonnissen hebt.
• Professionele referenties: Je moet de contactinformatie van al je professionele referenties opgeven. Dit is een vrij standaardverzoek van de meeste werkgevers over de hele wereld.
• Getuigschrift van goed gedrag verstrekt door de lokale Garda: Dit certificaat betreft je strafblad en of je strafrechtelijke veroordelingen hebt. Het is 12 maanden geldig. Werkgevers kunnen alleen om Garda-screening vragen als de baan betrekking heeft op werken met kinderen of kwetsbare volwassenen.
• Socialemediaprofielen: Afhankelijk van je rol kan je nieuwe werkgever je vragen je socialemediaprofielen op te geven.
• Medische fitheidsrapporten: De enige keer dat een werkgever om je medisch dossier kan vragen, is als een goede gezondheid nodig is om je werk te kunnen doen.
• Werkvisum: Dit hoeft alleen te worden verstrekt als de werknemer een immigrant in Ierland is.

Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in Ierland?

• Nieuwe werknemers dwingen om in te stemmen met screening. Je moet schriftelijke toestemming hebben verkregen en de nieuwe medewerker hebben geïnformeerd over eventuele controles die je gaat uitvoeren. Belangrijk is dat ze moeten instemmen met de achtergrondcontrole; je kunt hen niet dwingen.
• Discriminatie van iemand vanwege een van de beschermde kenmerken die worden gedekt door de Equal Status Acts 2000-2018 (ook bekend als “De Wetten”). Deze beschermde kenmerken zijn onder andere geslacht, burgerlijke of gezinsstatus, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, ras, religie en andere.
• Tenzij de nieuwe werknemer in goede fysieke conditie moet zijn (bijvoorbeeld als ze handenarbeid gaan verrichten), kun je niet naar hun medische geschiedenis vragen.

Wanneer zou je achtergrondcontroles van Ierse werknemers moeten uitvoeren?

Ierse medewerker achtergrondcontroleszijn due diligence dus ze moeten worden uitgevoerd als onderdeel van het pre-screeningproces. Dit wordt meestal gedaan nadat een contractvoorstel is gedaan aan een sollicitant. Met andere woorden, de werkgever zal de werknemer alleen in dienst nemen als deze de achtergrondcontrole volledig doorstaat.

Werkgevers moeten ook schriftelijk kennisgeven aan de sollicitant dat een achtergrondcontrole zal worden uitgevoerd en hun schriftelijke toestemming verkrijgen.

De makkelijkste manier om een achtergrondcontrole uit te voeren bij een Ierse werknemer of freelancer

Er zijn verschillende bedrijven die achtergrondcontroles bij werknemers in Ierland kunnen uitvoeren, waaronder Rippling, HireRight en BackCheck. 

Rippling is verreweg de makkelijkste omdat achtergrondcontroles direct zijn geïntegreerd in de onboarding flow. Voer gewoon basisgegevens in zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest: 

• Stuur het contractvoorstel en het papierwerk voor nieuwe werknemers
• Voer automatisch een wettelijk conforme achtergrondcontrole uit en controleer de resultaten
• Voeg de nieuwe werknemer toe aan de salarisadministratie
• Schrijf ze in voor secundaire voorwaarden

…en al het andere wat ze vanaf dag één nodig hebben. Bekijk Rippling vandaag nog.

Fouten bij achtergrondcontroles om te vermijden in Ierland

• Geen rekening houden met de gegevensbeschermingswetten. Zowel de Europese Unie als Ierland hebben gegevensprivacywetten. De eerste heet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), terwijl de laatste wordt aangeduid als de Data Protection Acts. Deze wetten geven werknemers recht op privacy en schrijven voor dat persoonlijke gegevens alleen op een wettelijke basis worden bewaard, dat wil zeggen met jouw toestemming. Bovendien hebben Ierse werknemers het recht om toegang te vragen tot hun gegevens en eventuele fouten te laten corrigeren.
• Geen toestemming krijgen van werknemers. De privacywetten van Ierland vereisen dat werkgevers toestemming verkrijgen van sollicitanten voordat ze het proces starten. Je moet ook transparant zijn tegenover kandidaten over welke gegevens je zult gebruiken en hen laten weten dat ze het recht hebben om ernaar te vragen. Je moet hen ook vertellen waarom je bepaalde gegevens vraagt.
• Alle werknemers vragen om een politiecertificaat van goed gedrag. Ierse werknemers zijn alleen verplicht om een Politiecertificaat van goed gedrag te verstrekken, dat informatie geeft over hun strafblad als ze zullen werken met kinderen of kwetsbare volwassenen. Als de positie niet een van deze bevolkingsgroepen omvat, kun je de nieuwe werknemer toch niet vragen om het certificaat.
• De achtergrondcontrole overslaan. Vanwege alle verschillende regels en vereisten kan het doen van achtergrondcontroles voor wereldwijde aanwervingen overweldigend lijken - en het kan verleidelijk zijn om het helemaal over te slaan. Maar achtergrondcontroles zijn een belangrijk onderdeel van het in dienst nemen van werknemers en helpen jou en je bedrijf te beschermen.

Rippling maakt het gemakkelijk om achtergrondcontroles in Ierland uit te voeren.

Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Ierland

Zijn achtergrondcontroles legaal in Ierland?

Achtergrondcontroles zijn legaal in Ierland, maar ze moeten worden uitgevoerd in overeenstemming met zowel de Ierse en de Europese Unie's privacywetten, de Equal Status Acts 2000-2018, en andere toepasselijke regelgeving. 

Werkgevers mogen alleen informatie van sollicitanten aanvragen die relevant is voor de functie. Over het algemeen omvat dit zaken als verificatie van opleiding, controle van werkgeschiedenis en persoonlijke referentiecontroles. Er zijn twee opmerkelijke uitzonderingen: medische dossiers en strafrechtelijke achtergrondcontroles kunnen alleen worden uitgevoerd in bepaalde gevallen. 

Bovendien moet je toestemming verkrijgen van de kandidaat voordat je een achtergrondcontrole uitvoert, hun informatie op een wettelijke wijze opslaan die in overeenstemming is met de Data Protection Acts en de AVG, en de vertrouwelijkheid van de werknemer behouden. Je mag sollicitanten ook niet discrimineren op basis van enige beschermde kenmerken, inclusief ras, leeftijd en geslacht. Ierse mensenrechtenwetten verbieden ook discriminerende vacature-advertenties, dus wees voorzichtig met de taal die je gebruikt in de functiebeschrijving.

Welke taal gebruik je voor achtergrondcontroles in Ierland?

Hoewel de Republiek Ierland twee officiële talen heeft—Engels en Gaelic—zullen de achtergrondcontroles waarschijnlijk gewoon in het Engels worden uitgevoerd.

Vereisen verschillende industrieën in Ierland verschillende achtergrondcontroles?

Ja. Bijvoorbeeld, als de gezondheid van de werknemer van invloed is op hun geschiktheid voor de functie, kan je vragen om hun medische gegevens. Ook zijn criminele achtergrondcontroles beperkt - ze kunnen alleen worden aangevraagd als de functie inhoudt dat er wordt gewerkt met kinderen of kwetsbare volwassenen.

Hoe ver terug gaan strafbladcontroles?

Strafbladcontroles in Ierland kunnen tot zeven jaar terug gaan.

Wat zijn de voordelen van het uitvoeren van achtergrondcontroles in Ierland?

Achtergrondcontroles bieden veel voordelen voor werkgevers, inclusief:

• Verbeterde veiligheid. Achtergrondcontroles kunnen helpen om sollicitanten te filteren die een bedreiging zouden kunnen vormen voor het bedrijf of haar werknemers.
• Bescherming tegen nalatige aanwerving. Bedrijven kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het aannemen van medewerkers die later publiekelijk wangedrag vertonen. Achtergrondcontroles onthullen eerder wangedrag, waardoor dit risico verminderd wordt.
• Betere kwaliteit van aanwerving. Achtergrondcontroles helpen bij het filteren van kandidaten met onregelmatigheden of inconsistenties in hun werk- of opleidingsachtergronden. Ze verifiëren dat sollicitanten zijn wie ze zeggen dat ze zijn en dat hun vermelde kwalificaties juist zijn.
• Bescherming tegen beroepsfraude. Achtergrondcontroles beschermen de reputatie van je bedrijf door oneerlijke en frauduleuze werkzoekenden te vermijden.

Nieuwe medewerkers onboarden en achtergrondcontroles uitvoeren met Rippling

Met het Talent Management Systeem van Rippling kun je nieuwe medewerkers naadloos onboarden en hen klaarstomen voor succes. Voer gewoon de basisinformatie in, zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest - inclusief het uitvoeren van een wettelijk conforme achtergrondcontrole en het e-verifiëren van de resultaten.

Klaar om met elke nieuwe medewerker een vliegende start te maken? Bekijk Rippling vandaag nog.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, boekhoud- of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden, en is niet bedoeld om te voorzien in, en mag niet worden vertrouwd op voor belasting-, wettelijke, of boekhoudkundige adviezen. U dient uw eigen belasting-, wettelijke en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.