De eenvoudige gids voor het controleren van de achtergrond van werknemers in Australië

Als je in Australië personeel in dienst neemt, is het uitvoeren van achtergrondcontroles een essentieel onderdeel van het proces. Achtergrondcontroles bevestigen niet alleen de kwalificaties van je nieuwe medewerker, ze kunnen ook helpen de kans te minimaliseren dat je iemand inhuurt die een bedreiging kan vormen voor je bedrijf. 

Het proces van het uitvoeren van een achtergrondcontrole kan overweldigend en verwarrend lijken. Internationale bedrijven die in Australië personeel in dienst nemen, moeten weten wat is toegestaan onder de Australische wetgeving, inclusief hun verplichtingen rondom het omgaan met gegevens van potentiële werknemers.

Je bent op de juiste plek beland als je een hulpmiddel nodig hebt om grondige achtergrondcontroles uit te voeren op werknemers in Australië die voldoen aan de wettelijke vereisten. Lees verder...

Inhoudsopgave

• Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles uit te voeren op Australische werknemers?
• Is het wettelijk toegestaan om antecedentenonderzoeken uit te voeren op Australische freelancers?
• Welke soorten achtergrondcontroles voeren bedrijven vaak uit op Australische werknemers en freelancers?
• Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in Australië?
• Wanneer moet je uitvoeren op Australische werknemers?
• De gemakkelijkste manier om een achtergrondcontrole op een Australische werknemer of freelancer uit te voeren
• Fouten bij achtergrondcontroles die je moet vermijden in Australië
• Veelgestelde vragen over antecedentenonderzoeken in Australië

Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles uit te voeren op Australische werknemers?

Alle Australische staten en territoria vereisen enige vorm van een Working with Children Check (WWCC) die verplicht is voor werknemers in het onderwijs, kinderopvang, gezondheidszorg en andere gebieden waar werknemers regelmatig in contact komen met minderjarigen.

Hoewel de wetten per staat verschillen, zijn werknemers over het algemeen ook verplicht om Australische Politiecontroles te ondergaan, die informatie vrijgeven over het strafrechtelijk verleden (met enkele beperkingen, inclusief het recht van een werknemer om criminele veroordelingen niet te hoeven onthullen 10 jaar na het feit). 

Daarnaast, hoewel niet altijd verplicht, mogen werkgevers informatie aanvragen over sollicitanten die relevant is voor de functie, inclusief opleidingsverificatie, werkgeschiedenis en sociale media controles. Het is essentieel dat werkgevers geïnformeerde toestemming verkrijgen van sollicitanten voordat ze achtergrondcontroles uitvoeren. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om de persoonlijke informatie van de sollicitant te beschermen, hun vertrouwelijkheid te waarborgen en de verzamelde informatie alleen te gebruiken voor legitieme doeleinden.

Is het wettelijk toegestaan om achtergrondcontroles uit te voeren op Australische freelancers?

Elke toekomstige werknemer of vrijwilliger in Australië, inclusief onafhankelijke freelancers, is verplicht om enige vorm van politie- of strafbladcontrole te voltooien, dus ja - het is legaal om achtergrondcontroles uit te voeren op freelancers.

Welke soorten achtergrondcontroles voeren bedrijven vaak uit op Australische werknemers en freelancers?

In Australië kun je verschillende soorten achtergrondcontroles uitvoeren, afhankelijk van de functie van een nieuwe medewerker. Hier zijn de meest voorkomende soorten, en een paar andere achtergrondcontroles die je kunt overwegen (meer informatie over elk hieronder).

Hier volgt meer informatie over elk type controle:

• Strafblad. Australische werkgevers kunnen verschillende soorten strafrechtelijke achtergrondchecks uitvoeren. De Australische Federale Politie voert Nationale Politiechecks uit die het verleden van potentiële medewerkers onthullen. De Australische Criminal Intelligence Commission (ACIC) houdt ook toezicht op de Nationally Coordinated Criminal History Check, die openbare aanklachten en veroordelingen onthult.
• Werken met kinderen. Volgens de Child Protection (Working with Children) Act 2012 van Australië zijn WWCC's verplicht voor een werknemer om gekwalificeerd te zijn om met kinderen om te gaan.
• Werkgeschiedenis. Je kunt contact opnemen met de HR- of salarisadministratie van vorige werkgevers van een nieuwe werknemer om hun dienstverband, salaris en reden van vertrek te verifiëren.
• Referentiecontrole. Je kunt contact opnemen met alle door een nieuwe werknemer verstrekte referenties en vragen naar de prestaties in hun vorige dienstverband.
• Werkvergunning. Australische werkgevers kunnen Visa Entitlement Verification Online (VEVO) checks gebruiken om te verifiëren of een nieuwe werknemer wettelijk mag werken in het land. VEVO checks kunnen alleen gebruikt worden voor buitenlandse medewerkers en niet voor Australische burgers.
• Onderwijsgeschiedenis. Werkgevers kunnen contact opnemen met middelbare scholen, hogescholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen om de afstudeerdatum, informatie over de studierichting en behaalde graad of diploma op te vragen.
• Kredietrapporten. Kredietchecks zijn vaak verplicht voor werknemers in de financiële sector om kredietgeschiedenis en uitstaande schulden te verifiëren. In andere sectoren zijn ze minder gebruikelijk, maar kunnen ze gebruikt worden om de identiteit van een nieuwe werknemer te bevestigen.
• Sociale media profielen. Werkgevers kunnen de publieke social media informatie doornemen die een nieuwe werknemer heeft geplaatst. Ze kunnen vragen om toegang tot privéprofielen, maar sollicitanten zijn niet verplicht om hieraan te voldoen.
• Medische dossiers. Werkgevers mogen niemand in Australië weigeren voor een baan op basis van medische informatie. Echter, als een nieuwe werknemer aanpassingen of accommodaties aanvraagt op basis van een handicap of medische aandoening, kan hun werkgever vragen een doktersverklaring te verstrekken.
• Burgerlijke check. Werkgevers kunnen verifiëren of een nieuwe werknemer deel heeft uitgemaakt van een burgerlijke rechtszaak.

Welke soorten achtergrondchecks zijn illegaal in Australië?

• Alle Australische staten en territoria hebben een “misdaadvrije periode,” die de openbaarmaking van strafrechtelijke geschiedenis na 10 jaar verbiedt (mits er geen andere overtredingen sindsdien waren).
• Achtergrondchecks moeten voldoen aan de Australische anti-discriminatiewet, wat betekent dat er niet gescreend mag worden op beschermde kenmerken zoals ras, religie en handicap.
• Werkgevers moeten ook zorgen dat ze voldoen aan de Australische Privacywet. Dit betekent dat achtergrondchecks alleen informatie mogen verzamelen die relevant is om de geschiktheid van een werknemer voor een baan te beoordelen (en geen gevoelige persoonlijke informatie mogen verzamelen). Daarnaast moet je zorgen dat je de informatie niet deelt met derde partijen die niet betrokken zijn bij het wervingsproces van je bedrijf.

Wanneer moet je Australische werknemer-achtergrondchecks uitvoeren?

Achtergrondcontroles voor Australische werknemers moeten worden uitgevoerd als onderdeel van het pre-employment screening proces, meestal nadat een voorwaardelijk aanbod van werk aan een sollicitant is gedaan.

Werkgevers moeten ook schriftelijke toestemming geven aan de sollicitant dat een achtergrondcheck wordt uitgevoerd en hun schriftelijke toestemming verkrijgen.

De gemakkelijkste manier om een achtergrondcheck uit te voeren op een Australische werknemer of aannemer

Er zijn verschillende bedrijven die achtergrondchecks op werknemers in Australië kunnen uitvoeren, waaronder Rippling, Checked Australia, en GoodHire.

De gemakkelijkste is verreweg Rippling omdat achtergrondchecks direct geïntegreerd zijn in het onboardingproces. Voer gewoon basisinformatie in zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest:

• Stuur het contractvoorstel en het papierwerk voor nieuwe medewerkers
• Voer automatisch een wettelijk conforme achtergrondcontrole uit en verifieer de resultaten
• Voeg de nieuwe werknemer toe aan de salarisadministratie
• Schrijf ze in voor secundaire voorwaarden

…en alles wat ze nodig hebben vanaf dag één. Bekijk Rippling vandaag nog.

Fouten te vermijden bij achtergrondchecks in Australië

• Te veel data verzamelen. Het is cruciaal voor werkgevers om rekening te houden met de privacywetten van Australië en hoe deze de minimale gegevensverzameling benadrukken. Dit betekent alleen de gegevens verzamelen die absoluut noodzakelijk zijn voor de rol van de nieuwe werknemer.
• Het niet toestaan van de potentiële nieuwe medewerker om de gegevens in te zien. Als een sollicitant die een antecedentenonderzoek heeft ondergaan de onthulde informatie wil zien, moet deze worden verstrekt.
• Geen toegang geven aan de potentiële werknemer tot de gegevens. De privacywetten van Australië vereisen ook dat werkgevers toestemming verkrijgen van sollicitanten voordat ze het proces starten. Bedrijven moeten ook open zijn tegenover kandidaten over welke gegevens ze gebruiken voor de achtergrondcontrole, met wie hun persoonlijke informatie wordt gedeeld, en waarom.
• Het overslaan van de achtergrondcontrole. Een succesvolle screening van medewerkers garandeert dat je een eerlijke kandidaat aanneemt die het beste bij je rol past.

Hoewel het proces ingewikkeld lijkt, maakt Rippling het eenvoudig om achtergrondcontroles in Australië uit te voeren.

Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Australië

Zijn achtergrondcontroles legaal in Australië?

Ja, achtergrondcontroles zijn legaal in Australië, mits ze worden uitgevoerd in overeenstemming met de privacywetten van Australië, antidiscriminatiewetgeving en andere toepasselijke regelgeving.

Werkgevers mogen informatie van sollicitanten opvragen die relevant is voor de functie, waaronder controles van strafbladen, verificatie van opleiding en controle van werkgeschiedenis. Maar werkgevers moeten ook geïnformeerde toestemming verkrijgen van sollicitanten voordat ze achtergrondcontroles uitvoeren, hun persoonlijke informatie beschermen en vertrouwelijk behandelen, en de verzamelde informatie alleen voor legitieme doeleinden gebruiken. Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat ze geen discriminatie tegen sollicitanten toepassen op basis van enige beschermde gronden, zoals ras, religie, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid of burgerlijke staat.

Hoe beïnvloeden privacywetten achtergrondcontroles in Australië?

De Privacywet van Australië verbiedt het buitensporig verzamelen, gebruiken en openbaar maken van gevoelige persoonlijke informatie. Om te voldoen aan de privacybescherming van Australië tijdens screenings vóór indiensttreding, moet je ervoor zorgen dat je:

• Alleen informatie van kandidaten verzamelt die relevant is voor de functie.
• Laat de potentiële werknemer weten welke informatie je verzamelt en waarom.
• Schriftelijke toestemming verkrijgt.
• De gegevens van je nieuwe werknemer niet deelt.

Hoe moeten Australische werkgevers de criminele geschiedenis beschouwen die uit een achtergrondcontrole naar voren komt?

Werkgevers moeten voorzichtig zijn bij het gebruik van informatie uit een strafblad om kandidaten niet over één kam te scheren. Ze moeten er ook voor zorgen dat informatie uit een strafblad alleen wordt overwogen wanneer deze relevant is voor de functie-eisen, aangezien personen met een strafblad een beschermde klasse zijn volgens de mensenrechtenwetgeving van Australië.

Vereisen verschillende industrieën in Australië verschillende achtergrondcontroles?

Verschillende typen achtergrondcontroles zijn toegestaan voor verschillende industrieën. De algemene regel in Australië is dat een werkgever alleen achtergrondcontroless moet uitvoeren die noodzakelijk zijn voor de rol van de nieuwe medewerker - bijvoorbeeld, je zou alleen een rijbewijscontrole moeten uitvoeren als de rol rijden vereist.

Wat zijn de voordelen van het uitvoeren van achtergrondcontroles in Australië?

Achtergrondcontroles komen met veel voordelen voor werkgevers, inclusief:

• Verhoogde veiligheid. Achtergrondcontroles kunnen helpen om sollicitanten te filteren die een bedreiging zouden kunnen vormen voor het bedrijf of zijn medewerkers.
• Bescherming tegen nalatig aannemen. Bedrijven kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor het aannemen van werknemers die later in openbaar wangedrag terechtkomen. Achtergrondcontroles onthullen eerdere wangedrag, wat helpt dit risico te verminderen.
• Betere kwaliteit van aannemen. Achtergrondcontroles helpen bij het filteren van kandidaten met tegenstrijdigheden of inconsistenties in hun werk- of onderwijsachtergronden. Ze verifiëren dat sollicitanten zijn wie ze zeggen dat ze zijn, en dat hun vermelde kwalificaties nauwkeurig zijn.
• Bescherming tegen beroepsfraude. Achtergrondcontroles beschermen de reputatie van je bedrijf door te helpen oneerlijke en frauduleuze werkzoekenden te vermijden.

Neem nieuwe medewerkers aan en voer achtergrondcontroles uit met Rippling

Met Rippling's Talent Management System, kun je naadloos nieuwe medewerkers aannemen en ze klaarstomen voor succes. Voer gewoon basisinformatie in zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest - inclusief het uitvoeren van een wettelijk conforme achtergrondcontrole en het e-verifiëren van de resultaten.

Klaar om met elke nieuwe medewerker van start te gaan? Bekijk Rippling vandaag nog.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om te dienen als, en mag niet worden vertrouwd op voor, belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.