De eenvoudige gids voor het controleren van de achtergrond van werknemers in Nederland

Als je denkt aan het aannemen van werknemers in Nederland, sla dan de stap van het controleren van de achtergrond niet over in het screeningsproces. Het controleren van de referenties van een potentiële werknemer via een achtergrondcontrole is nuttig om te zien of ze goed bij je bedrijf passen en cruciaal om risico's op fraude of aansprakelijkheid voor je bedrijf te vermijden.

Maar wat voor soort achtergrondcontrole is toegestaan in Nederland? Het naleven van de verificatie van tewerkstelling, classificatie van werknemers en alles wat komt kijken bij het aannemen in het buitenland kan een uitdaging zijn voor een wereldwijd bedrijf. Als werkgever moet je op de hoogte blijven van lokale wetten en regelgeving om te zien welk soort persoonlijke gegevens je kunt raadplegen voordat je iemand aanneemt. Bijvoorbeeld, in Nederland moet de potentiële werknemer een toestemmingsformulier hebben ondertekend voordat je een achtergrondcontrole uitvoert.

Lees verder om erachter te komen hoe je de wetgeving kunt naleven bij het aanvragen van achtergrondcontroles voor werknemers in Nederland en welke fouten je moet vermijden om sancties te voorkomen.

Inhoudsopgave

• Ben je wettelijk verplicht om antecedentenonderzoeken uit te voeren op Nederlandse medewerkers?
• Is het legaal om antecedentenonderzoeken uit te voeren op Nederlandse freelancers?
• Welke soorten antecedentenonderzoeken voeren bedrijven vaak uit op Nederlandse werknemers en onafhankelijke contractanten?
• Welke soorten antecedentenonderzoeken zijn illegaal in Nederland?
• Wanneer moet je antecedentenonderzoeken van Nederlandse werknemers uitvoeren?
• De gemakkelijkste manier om een antecedentenonderzoek op een Nederlandse werknemer of freelancer uit te voeren
• Fouten bij antecedentenonderzoek die je moet vermijden in Nederland
• Veelgestelde vragen over antecedentenonderzoeken in Nederland

Ben je wettelijk verplicht om achtergrondcontroles uit te voeren op Nederlandse medewerkers?

Nee, het uitvoeren van achtergrondcontroles in Nederland is niet wettelijk verplicht. 

De meeste Nederlandse werkgevers voeren een achtergrondscreening uit om de werkgeschiedenis te verifiëren. Toch worden achtergrondcontroles nauwlettend gevolgd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU om de privacy van persoonlijke gegevens van de kandidaat te waarborgen.

Werkgevers moeten zich houden aan Artikel 88 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Artikel 88 zegt dat werkgevers alleen toegang mogen hebben tot gegevens die direct relevant zijn voor de openstaande functie. Het uitvoeren van achtergrondcontroles vereist ook een ondertekend toestemmingsformulier van de kandidaat. De werkgever moet zich houden aan de lokale wetgeving, de persoonlijke gegevens van de kandidaat beschermen en alleen de noodzakelijke informatie verzamelen om de juiste beslissing te nemen bij het annemen.

Is het legaal om achtergrondcontroles uit te voeren op Nederlandse freelancers?

Ja, het is legaal om achtergrondcontroles uit te voeren op freelancers zolang je schriftelijke, ondertekende toestemming hebt van de potentiële freelancer. 

Welke soorten achtergrondcontroles voeren bedrijven vaak uit op Nederlandse werknemers en onafhankelijke freelancers?

Nederland heeft een specifiek kader en beperkingen rond het proces van achtergrondonderzoek. Tijdens het aannameproces moeten werkgevers een legitieme reden hebben voor de screening gerelateerd aan de functie. Er zijn een paar soorten achtergrondcontroles die je kunt doen in Nederland. 

Hier is elk type controle in meer detail:

• Certificaat van goed gedrag (VOG). De verklaring omtrent het gedrag (VOG) wordt verkregen via de Dienst Justis of de lokale gemeente. Het toont de werkgever dat je geen relevante strafblad hebt voor de functie en kan worden verkregen door de sollicitant. Dit certificaat wordt gebruikt in plaats van de standaard criminele achtergrondcontrole, aangezien de Nederlandse politie geen strafrechtelijke geschiedenisrapporten vrijgeeft.
• Kredietrapport. In bepaalde situaties waarin dit type rapport relevant is voor de functie, kunnen werkgevers het kredietrapport van een sollicitant aanvragen om inzicht te krijgen in hun kredietgeschiedenis. Het rapport zal alle onregelmatige financiële informatie bevatten, inclusief faillissementen, gerechtelijke uitspraken en terugbetalingsgeschiedenis van het primaire kredietbureau, het Bureau Krediet Registratie (BKR).
• Werkgeschiedenis. De sollicitant kan de telefoonnummers van eerdere werkgevers verstrekken om hun diensttijd, functie, reden voor vertrek en extra informatie te verifiëren.
• Referentiecheck. Het uitvoeren van een persoonlijke referentiecheck wordt verwacht in Nederland om aanvullende vragen over hun professionele achtergrond te stellen.
• Veiligheidsscreening. In sommige gevallen kan een functie een veiligheidsonderzoek vereisen. De Nederlandse Inlichtingen- en Veiligheidsdienst kan een veiligheidsonderzoek uitvoeren en een verklaring van geen bezwaar afgeven als ze slagen.
• Opleidingsverificatie. Werkgevers kunnen contact opnemen met vorige instellingen in de academische geschiedenis van de sollicitant om referenties te verifiëren en diploma's te bevestigen.
• Sociale mediaprofielen. Het controleren van sociale media wordt steeds gebruikelijker onder werkgevers om te zien hoe een nieuwe medewerker zich in hun openbare profielen gedraagt.
• Zwarte lijst registratie. Beheerd door de Autoriteit Persoonsgegevens, kun je bevestigen dat de sollicitant niet op een zwarte lijst staat. Deze lijst kan individuen bevatten die een misdrijf of fraude tegen een vorige werkgever hebben gepleegd.

Welke soorten achtergrondcontroles zijn illegaal in Nederland?

• De Wet op het Medisch Onderzoek verbiedt het vragen naar gezondheidsinformatie die niet relevant is voor de functie. Tenzij de functie een specifieke gezondheidsstatus vereist, is het verboden om een medische screening uit te voeren of medische dossiers op te vragen. Sollicitanten hebben het recht om hun persoonlijke gezondheidsinformatie achter te houden. De Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen zal sancties opleggen als de regelgeving niet correct wordt gevolgd.
• Vragen naar etniciteit, seksuele geaardheid of religie. Screenings vóór indiensttreding mogen volgens Artikel 88 van de EU AVG-naleving geen persoonlijke informatie over de kandidaat opvragen. Je moet alle potentiële werknemers gelijk behandelen. 
• Het opvragen van aanvullende informatie die niet relevant is voor de functiebeschrijving en niet voldoen aan de Nederlandse privacywetten en -regels die zijn vastgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens, bijvoorbeeld het opvragen van een kredietrapport wanneer dit niet nodig is om te bepalen of de kandidaat geschikt is voor de functie.

Wanneer moet je achtergrondcontroles bij Nederlandse medewerkers uitvoeren?

Screening voor indiensttreding vindt plaats voordat de Nederlandse sollicitant wordt aangenomen en een arbeidsovereenkomst krijgt. Voordat je een contractvoorstel stuurt, moet de werkgever alle noodzakelijke achtergrondcontroles uitvoeren en bevestigen dat de kandidaat de juiste persoon is voor de openstaande vacature.

Voordat enige achtergrondcontrole wordt uitgevoerd, moet de werkgever de sollicitant vragen een toestemmingsformulier in te vullen en te ondertekenen met de details van de achtergrondscreening.

De gemakkelijkste manier om achtergrondcontroles bij een Nederlandse werknemer of freelancer uit te voeren

Er zijn verschillende bedrijven die achtergrondcontroles bij medewerkers in Nederland kunnen uitvoeren, waaronder Rippling, Skuad, en HireRight. Rippling is veruit de makkelijkste, omdat achtergrondcontroles direct geïntegreerd zijn in het onboarding proces. Vul gewoon basisgegevens in zoals salaris en startdatum, en Rippling stuurt het contractvoorstel en papierwerk voor nieuwe medewerkers - en voert automatisch een wettelijk conforme achtergrondcontrole uit en verifieert de resultaten. Bekijk Rippling vandaag nog.

Fouten vermijden bij achtergrondcontroles in Nederland

• Het overslaan van de achtergrondcontrole. Hoewel achtergrondcontroles en al hun regelgeving een extra stap in het aanstellingsproces toevoegen, kun je in de verleiding komen om het niet te doen. Volgens sommige studies liegt ongeveer 50% van de sollicitanten over hun referenties, dus een antecedentenonderzoek zal je helpen ongeschikte kandidaten te filteren en je bedrijfsnaam te beschermen.
• Niet alle achtergrondcontroles zijn gelijk. Achtergrondcontroles in Nederland werken niet zoals in de VS. Het proces is sterk gereguleerd, met verschillende types in plaats van één standaard. De overheid moedigt werkgevers aan om alleen relevante gegevens voor de rol te verzamelen.
• Gegevens te lang bewaren. Na de pre-employment screening moeten de gegevens van de werkgever alleen bewaard worden tot het doel is bereikt. In dit geval de aanstelling van de kandidaat. Volgens de GDPR moeten gegevens, zodra ze gebruikt zijn en geen doel meer dienen, veilig en permanent worden verwijderd.
• Het falen om toestemming van de kandidaat te vragen. Voordat je enige achtergrondcontrole uitvoert, moet je de expliciete schriftelijke en ondertekende toestemming van de sollicitant verkrijgen.
• Medische informatie aanvragen. Volgens de Medische Onderzoekswet kunnen werkgevers niet om persoonlijke informatie over de gezondheidsstatus van kandidaten vragen als deze niet relevant is voor de vacature.
• Onnodige informatie verzamelen. Het verzamelen van irrelevante informatie tijdens een achtergrondscreening kan de privacyrechten van de kandidaat schenden, wat kan leiden tot sancties van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU.

Veelgestelde vragen over achtergrondcontroles in Nederland

Zijn achtergrondcontroles legaal in Nederland?

Ja, achtergrondcontroles zijn legaal in Nederland en een standaard stap onder Nederlandse bedrijven.

Werkgevers moeten voldoen aan Nederlandse privacywetten en regelgeving om sancties te voorkomen voor het verzamelen van te veel informatie of het niet beschermen van de privacy van de kandidaat. Elk achtergrondcontrole moet direct relevant zijn voor de functie in kwestie, inclusief verificatie van opleiding, arbeidsgeschiedenis, en beveiligingsscreeningscontroles. Werkgevers mogen niet discrimineren op basis van religie, ras, geslacht of andere beschermde kenmerken. De ondertekende toestemming van de sollicitant is vereist om een achtergrondcontrole uit te voeren.

Welke taal gebruik je voor achtergrondcontroles in Nederland?

Een aangevraagde verklaring omtrent het gedrag (VOG) zal in het Nederlands geschreven zijn maar vergezeld gaan van een samenvatting in het Engels. Elk ander relevant document voor het aanstellingsproces kan ingediend worden in het Nederlands of Engels, afhankelijk van de instelling.

Hoe beïnvloeden privacywetten achtergrondcontroles in Nederland?

Nederland heeft strikte regelgeving rond de privacy van sollicitanten onder de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens en Artikel 88 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werkgevers moeten een legitieme reden hebben om een achtergrondcontrole aan te vragen en moeten de minste hoeveelheid persoonlijke gegevens vragen die nodig zijn om een aanstellingsbeslissing te maken.

De werkgever moet ook een ondertekend toestemmingsformulier van de sollicitant aanvragen om een achtergrondcontrole uit te voeren. Alle persoonlijke gegevens van de kandidaat moeten veilig worden bewaard totdat ze niet langer een doel dienen en permanent worden verwijderd.

Hoe beïnvloeden privacywetten achtergrondcontroles in Nederland?

Als werkgever moet je altijd rekening houden met de mensenrechtenbeleid van Nederland bij het uitvoeren van achtergrondcontroles. Het is verboden om sollicitanten te discrimineren op basis van factoren zoals geslacht, ras, leeftijd, burgerlijke staat, religie of elke andere beschermde eigenschap.

Voor sollicitanten met een strafblad moeten werkgevers voorzichtig zijn om sollicitanten niet alleen op basis van hun strafblad uit te sluiten, waarbij ze de omstandigheden en achtergrond zorgvuldig moeten overwegen. Bijvoorbeeld, als de functie inhoudt dat de werknemer werkt met een kwetsbare populatie zoals kinderen of ouderen.

Vereisen verschillende industrieën in Nederland verschillende achtergrondcontroles?

Afhankelijk van de sector kunnen sommige screenings van achtergrondcontroles relevanter zijn dan anderen in Nederland. Bijvoorbeeld, een Verklaring Omtrent het Gedrag is noodzakelijk voor een rol in kinderopvangdiensten en als taxichauffeur, terwijl een kredietrapport een must is voor accountants- en financiële posities. 

Een sollicitant die vertrouwelijke informatie gaat behandelen, heeft mogelijk verificatie van de werkgelegenheid en beveiligingsscreening nodig. Onthoud om alleen toegang te krijgen tot de gegevens die je nodig hebt om een aanstellingsbeslissing te maken.

Hoe ver gaan strafrechtelijke achtergrondcontroles terug?

Dit hangt af van het strafbare feit. Strafregisters beginnen op 12-jarige leeftijd voor ernstige overtredingen zoals diefstal of moord en zullen verschijnen op je Verklaring Omtrent het Gedrag. Voor de meeste banen gaat de gedeelde strafgeschiedenis meestal slechts vijf jaar terug. Voor kinderzorg, verzorging en beveiligingsbanen kunnen achtergrondcontroles tot 10 jaar of zelfs langer teruggaan, afhankelijk van de werkgever.

Wat zijn de voordelen van het uitvoeren van achtergrondcontroles in Nederland?

Achtergrondcontroles brengen veel voordelen met zich mee voor werkgevers, waaronder:

• Het werven van top talent. Achtergrondcontroles helpen bij de validatie van referenties en het verfijnen van sollicitanten met de opleiding en vaardigheden die nodig zijn om te slagen. In veel gevallen zal tot de helft van de sollicitanten liegen over het behalen van een diploma.
• Bescherming tegen aansprakelijkheid. Een achtergrondcontrole helpt sollicitanten te filteren die mogelijk niet geschikt zijn en de veiligheid van je bedrijf en degenen die er werken kunnen beïnvloeden.
• Aannemen is duur. Achtergrondcontroles helpen sollicitanten te filteren die niet geschikt zijn voor de rol en helpen tijd en geld op lange termijn te besparen.
• Bescherming tegen beroepsfraude. Achtergrondcontroles beschermen de naam en reputatie van je bedrijf door frauduleuze werkzoekenden te helpen vermijden en te rapporteren.

Nieuwe medewerkers onboarden en achtergrondcontroles uitvoeren met Rippling

Met het Talent Management Systeem van Rippling kun je moeiteloos nieuwe medewerkers onboarden en hen klaarstomen voor succes. Voer gewoon basisinformatie over de aanstelling in, zoals salaris en startdatum, en Rippling doet de rest, inclusief het uitvoeren van een wettelijk conforme achtergrondcontrole en het verifiëren van de resultaten.

Klaar om met elke nieuwe medewerker snel van start te gaan? Bekijk Rippling vandaag nog.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen bieden geen fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om, en mag niet worden beschouwd als, fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Raadpleeg je eigen fiscale, juridische en boekhoudkundige adviseurs voordat je deelneemt aan gerelateerde activiteiten of transacties.