Comment payer les prestataires internationaux en Ukraine [2024]
Aujourd'hui, les équipes mondiales sont en pleine expansion. Et à mesure que les entreprises recherchent des freelances talentueux à travers le monde, beaucoup se tournent vers l'Europe—plus particulièrement vers l'Ukraine. On estime que plus d'un demi-million de personnes travaillent en ligne en Ukraine, surtout dans des villes comme Kiev.
Cependant, avant de commencer à engager des prestataires en Ukraine, il est essentiel de comprendre les lois du travail du pays, notamment comment classifier les travailleurs, quels droits sont accordés aux prestataires, et comment les rémunérer. Il faut aussi noter que certains modes de paiement pour les prestataires ukrainiens ont été affectés par la guerre en cours avec la Russie.
Ce guide étape par étape vous explique les bases pour embaucher et payer des prestataires internationaux en Ukraine, afin que vous puissiez rester en conformité avec les lois locales et démarrer du bon pied.
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs en Ukraine
La première chose à savoir avant recruter des prestataires en Ukraine est comment bien les classer. Comme dans de nombreux autres pays à travers le monde, l'Ukraine distingue les employés des travailleurs indépendants (ou auto-entrepreneurs, qui peuvent être des individus ou des entités légales).
La classification erronée est prise très au sérieux en Ukraine. Les employeurs retiennent des impôts et font des contributions à la Sécurité sociale pour leurs employés. Ils leur fournissent également les avantages sociaux requis, y compris le salaire minimum, l'arrêt maladie, les indemnités de licenciement en cas de rupture du contrat de travail, et plus encore. Les employeurs qui classifient incorrectement leurs employés pourraient être tenus de payer des :
- arriérés d'impôts ;
- arriérés de cotisations sociales ;
- salaires et avantages sociaux dus à leurs employés mal classifiés ;
- pénalités de retard et sanctions supplémentaires.
En Ukraine, les employés bénéficient de droits protégés par le code du travail, tandis que les relations avec les prestataires sont régies par le droit civil. Lorsqu'ils enquêtent sur des revendications de mauvaise classification, les autorités fiscales examinent de nombreux aspects de la relation entre le travailleur et l'employeur. Voici quelques-uns des facteurs qu'ils prennent en compte :
Prestataires
Collaborateurs
Niveau élevé d'autonomie des collaborateurs. Les prestataires ont plus de liberté quant au moment, au lieu et à la manière dont ils réalisent leur travail. Ils ne devraient pas exécuter leur travail sous la supervision directe de leur employeur.
Plus d'instructions de la part de l'employeur. Les employés sont plus étroitement supervisés et dirigés par leurs employeurs. Ils peuvent être tenus de travailler à certaines heures, de prendre des week-ends et des vacances, ou de travailler depuis les bureaux de leur entreprise.
Engagement limité dans le temps.
Engagement à durée indéterminée.
Moins intégrés. Les prestataires sont souvent des auto-entrepreneurs et restent des entités séparées de leurs employeurs. Leur travail ne devrait pas être spécifique à un seul poste au sein de l'entreprise et ils ne devraient pas avoir de titre.
Très intégrés. Les employés sont plus intégrés dans l'organisation de leur employeur et peuvent avoir un titre et un rôle dans l'entreprise. Ils peuvent recevoir des outils de l'entreprise, un email professionnel et des remboursements de frais de déplacement.
Aucun droit aux avantages sociaux. Les prestataires doivent eux-mêmes s'occuper de leurs avantages s'ils en veulent.
Droits aux avantages sociaux. Les employés bénéficient de droits garantis, tels que l'arrêt maladie, le congé maternité, le congé paternité, etc.
Pas exclusif. Les prestataires ne peuvent pas être contractuellement liés à une seule entreprise. Avoir un seul client représentant la majorité de leurs revenus est un indicateur de mauvaise classification.
Exclusif. Les employés peuvent être tenus de travailler pour un seul employeur.
Risque de perte. Les prestataires assument généralement plus de responsabilités pour le travail qu'ils effectuent.
Aucun risque de perte. Les employés sont habituellement protégés contre les responsabilités liées au travail.
Paiement aux résultats. Les prestataires sont payés une fois le travail terminé et après avoir émis leur facture.
Rémunérés pour le processus de travail. Les employés sont payés régulièrement, de manière hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle, qu'ils obtiennent des résultats ou non.
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Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires en Ukraine
Avec l'essor du travail à distance, les services de transfert d'argent et autres méthodes pour effectuer des paiements internationaux se sont multipliés.
Bien que vous ayez plusieurs choix pour payer des prestataires en Ukraine, notez que l'invasion du pays par la Russie a malheureusement affecté certains d'entre eux. Par exemple, les États-Unis ont imposé des sanctions géographiques sur les zones de l'Ukraine occupées par les forces russes, ce qui signifie que les banques et les entreprises de transfert d'argent basées aux États-Unis peuvent ne pas être en mesure d'envoyer de l'argent à des prestataires situés dans ces zones. Cette situation est en constante évolution et peut changer à l'avenir en fonction de l'endroit où votre entreprise est basée. Gardez cela à l'esprit lorsque vous explorez les options de paiement des prestataires en Ukraine.
Voici quelques options pour payer les prestataires en Ukraine :
- Les virements bancaires, en ouvrant un compte bancaire ukrainien, vous pouvez déposer des fonds directement sur les comptes de vos prestataires. Vous pouvez également utiliser votre propre compte bancaire pour envoyer un virement international via le réseau SWIFT, qui peut entraîner des frais pour l'expéditeur et le destinataire.
- Les mandats internationaux, une méthode connue depuis longtemps, notamment avec des fournisseurs comme Western Union présents presque partout dans le monde. Cependant, les mandats peuvent être lents et soumis à des taux de change imprévisibles.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement comme Wise ou Xoom, qui ont gagné en popularité parmi les prestataires ukrainiens. Ces plateformes peuvent cependant être soumises à de mauvais taux de change.
- Les services de paie à l’international sont aussi envisageables, même si les prestataires ne sont généralement pas inclus dans la paie puisqu'ils ne sont pas soumis aux mêmes impôts et retenues que les employés. Mais avec un fournisseur de paie à l’international comme Rippling, vous pouvez simplifier le processus de paiement des prestataires dans le monde entier.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires ukrainiens
Comme mentionné ci-dessus, vous avez plusieurs options pour payer des prestataires en Ukraine. Mais la façon la plus simple de rémunérer travailleurs indépendants internationaux est d'utiliser un logiciel de paie à l'international.
Avec Rippling, payer vos prestataires ukrainiens devient facile.
Étape n°4 : S'assurer que vos prestataires ukrainiens disposent des bonnes informations fiscales
En Ukraine, les prestataires indépendants (également appelés travailleurs freelance, entrepreneurs individuels ou entrepreneurs privés) sont régis par le droit civil. Cela signifie qu'ils exécutent des tâches ponctuelles pour leur employeur en utilisant leurs propres outils et en définissant leurs propres horaires. Ils assument également tous les risques liés à un travail à la tâche. Pour travailler légalement avec un prestataire, vous devez avoir un accord de droit civil écrit.
Contrairement à un employé, l'employeur d'un prestataire n'est pas responsable de la retenue des impôts sur ses revenus. Au lieu de cela, le prestataire est responsable du calcul et de la soumission de son propre impôt sur le revenu, basés sur un taux de 18 % d'impôt sur le revenu et un taux de 1,5 % pour la taxe militaire.
Gérez les prestataires du monde entier sans effort
Étendre vos collaborations à l'international n'a jamais été aussi simple. Avec Rippling, vous pouvez payer vos prestataires internationaux en Ukraine et partout dans le monde.
Questions fréquemment posées sur la gestion de la paie pour les prestataires en Ukraine
Faut-il retenir des impôts lorsque vous payez des prestataires en Ukraine ?
Non. Les prestataires en Ukraine sont responsables du paiement de leurs propres impôts.
Le salaire minimum ukrainien s'applique-t-il aux travailleurs indépendants en Ukraine ?
Non, le salaire minimum ne s'applique pas aux travailleurs indépendants en Ukraine.
Les prestataires ukrainiens reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Bien que les employés soient protégés par le code du travail et bénéficient de certains avantages sociaux en Ukraine, cela ne s'applique pas aux prestataires. Ils sont régis par le code civil et n'ont aucun droit légal à des avantages sociaux.
Pouvez-vous payer les prestataires en Ukraine dans votre devise locale ?
Il est préférable de payer les prestataires internationaux dans leur devise locale. Pour les prestataires ukrainiens, il s'agit de la hryvnia ukrainienne (UAH). Cependant, certains prestataires préfèrent d'autres devises (comme le dollar américain). Assurez-vous d'obtenir leur permission écrite avant de les payer dans une devise différente.
Peut-on payer manuellement les prestataires en Ukraine ?
Vous pouvez payer les prestataires manuellement en Ukraine, mais cela peut être chronophage et exposer votre entreprise à plusieurs risques :
- Les paiements manuels sont sujets aux erreurs humaines, aux omissions et à d'autres erreurs de conformité. Vous pouvez éviter ces problèmes en automatisant les paiements avec une solution de paie mondiale telle que Rippling.
- La méthode manuelle inclue souvent des dossiers papier, des tableurs et d'autres méthodes d'archivage dépassées. Cela expose vos prestataires (et votre entreprise)à des failles de sécurité, au risque de perte, de vol ou de mauvaise utilisation de leurs données personnelles.
- Le paiement manuel des prestataires peut être lent et manquer de transparence. Étant donné que les délais de paiement sont flous et que les prestataires ne savent pas exactement pour quoi ils sont payés, cela crée une expérience frustrante pour eux.
À mesure que les entreprises se développent, les paiements manuels deviennent trop intensifs en termes de main-d'œuvre et de ressources pour être rentables. Préparez-vous à votre croissance en investissant dès maintenant dans une solution de paie mondiale.
Comment transformer un prestataire en employé en Ukraine ?
Bien qu'il y ait de nombreux avantages à embaucher des prestataires (économies sur les charges sociales, flexibilité accrue, etc.), il est parfois nécessaire d'avoir des employés à temps plein. Si vous souhaitez faire passer un prestataire ukrainien à un statut à temps plein, vous aurez besoin d'une entité légale. Vous pouvez soit en établir une vous-même, soit utiliser un service d'employeur de référence (EOR).
De plus, vous devrez vous assurer de suivre toutes les exigences en matière de conformité et les obligations légales en Ukraine, y compris la rédaction d'un contrat de travail, l'offre des bons avantages sociaux et le paiement des indemnités de licenciement.
Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins d'information uniquement et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
