L'Indonésie est un excellent choix pour les entreprises internationales qui souhaitent recruter des talents à l'étranger. Néanmoins, une fois que vous avez décidé d'embaucher des travailleurs indépendants dans ce pays, garantir un paiement ponctuel et fiable devient indispensable.
Au-delà de l’accord sur les conditions de paiement, vous devez également comprendre les différents aspects de la rémunération des prestataires internationaux en Indonésie. Cela inclut la classification des travailleurs, la simplification des procédures d'intégration et la sélection des méthodes de paiement appropriées, tout en respectant les lois indonésiennes sur l'emploi et le travail.
Dans ce guide complet, nous vous accompagnerons à travers tout le processus de paiement de vos talents indonésiens sous contrat, du début à la fin. Commençons !
Étape n°1 : Classifier correctement vos collaborateurs en Indonésie
La législation indonésienne reconnaît deux catégories distinctes de travailleurs : les employés à temps plein et les travailleurs indépendants ou freelances.
La mauvaise classification des employés ou des prestataires, qu'elle soit intentionnelle ou non, peut entraîner de graves conséquences dans le pays. Cela inclut des sanctions importantes, des amendes, des poursuites judiciaires et le versement rétroactif des avantages sociaux des employés. Cela compromet aussi la protection de vos droits de propriété intellectuelle si la classification du travailleur est contestée.
Mais il y a une bonne nouvelle : il existe des démarches à suivre pour éviter les erreurs de classification.
L'Indonésie différencie les travailleurs en fonction de plusieurs facteurs critiques :
- La couverture légale, car les employés bénéficient des protections offertes par les lois indonésiennes sur l'emploi, tandis que les prestataires ne jouissent pas des mêmes garanties légales.
- La relation d'emploi, sachant que les employés travaillent en tant que subordonnés d’une seule entreprise, en respectant des horaires et un lieu de travail définis. À l’inverse, les prestataires sont indépendants et peuvent travailler pour plusieurs employeurs.
- Les responsabilités fiscales, puisque les employeurs gèrent les retenues fiscales, l'assurance sociale et d'autres avantages pour les employés, tandis que les prestataires sont responsables de payer leurs propres impôts et de se fournir des avantages sociaux.
- Les fréquences de paiement, car les employés reçoivent généralement un salaire mensuel fixe, tandis que les prestataires ont la flexibilité de définir leurs propres tarifs et calendriers de paiement.
Pour éviter les risques d'une mauvaise classification et protéger vos droits de propriété intellectuelle, il est essentiel de comprendre la différence entre un employé et un prestataire. Voici un tableau avec des indicateurs pour vous aider à bien distinguer ces deux catégories de collaborateurs :
Payroll Aggregators
Rippling
Niveau élevé d'autonomie. Les prestataires jouissent de plus de liberté dans la manière d'aborder leur travail et de décider quand ils le réalisent.
Davantage de directives de la part de l'employeur. Les employés reçoivent plus de conseils de leur employeur, y compris des instructions précises sur la manière d'accomplir les tâches et de fixer les horaires de travail.
Outils personnels. Les prestataires utilisent leur propre matériel et outils.
Outils fournis. Les employés reçoivent généralement le matériel et les outils de l'entreprise.
Moins intégrés. Les prestataires sont indépendants, travaillent souvent à distance et utilisent leurs propres ressources.
Fortement intégrés. Les employés sont davantage intégrés dans l'organisation de l'employeur, beaucoup travaillant même sur site.
Aucun droit aux avantages sociaux. Les prestataires n'ont pas droit aux avantages sociaux ou aux protections de l'entreprise et gèrent leurs impôts de manière indépendante.
Droit aux avantages sociaux. Les employés ont droit à des avantages tels que les heures supplémentaires, les congés payés, l'assurance maladie, les plans de retraite et les arrêts maladie payés.
Contrat à durée déterminée. Les prestataires sont généralement engagés pour certains projets ou périodes spécifiques.
Engagement à durée indéterminée. Les employés sont embauchés sur une période indéterminée.
Risque de perte et responsabilités accrues. Les prestataires peuvent supporter davantage de risques et de responsabilités pour leur travail.
Aucun risque de perte et de responsabilité. Les employés sont généralement protégés contre les responsabilités liées au travail.
Sous-traitance autorisée. Les prestataires peuvent déléguer du travail à d'autres ou embaucher des sous-traitants.
Approche pratique du travail. Les employés ne peuvent pas déléguer de responsabilités sans l'approbation de l'entreprise et sont censés faire leur propre travail.
Évitez les erreurs coûteuses d'une mauvaise classification grâce à notre évaluation en ligne gratuite
Remplissez notre quiz GRATUITÉtape n°2 : Déterminer la meilleure façon de payer vos prestataires en Indonésie
La prochaine étape consiste à déreminer comment payer vos prestataires en Indonésie. Avec l'augmentation des collaborations à l'international et du travail à distance, vous avez désormais plusieurs options pour régler les factures de vos prestataires indonésiens. En voici quelques unes :
- Les virements bancaires, vous pouvez soit ouvrir un compte bancaire indonésien pour déposer directement les fonds sur les comptes des prestataires, soit utiliser votre propre banque pour envoyer un virement bancaire mondial.
- Les mandats internationaux, une méthode ancienne, qui peut être lente et accompagnée de frais et de taux de change peu avantageux. De plus, vous devez acheter physiquement le mandat, et vos prestataires doivent le déposer.
- Les portefeuilles numériques ou plateformes de paiement qui consiste à utiliser des plateformes comme Wise et PayPal pour les transferts d'argent transfrontaliers. Cependant, gardez à l'esprit que toutes les plateformes ne sont pas disponibles en Indonésie. De plus, les fluctuations des taux de change peuvent fausser vos calculs de dépenses.
- Les services de paie à l’international, même s’il n'est pas nécessaire d'inclure les prestataires dans la paie régulière, car ils ne sont pas soumis aux mêmes retenues que les employés. Ils envoient plutôt des factures pour leurs services, que vous gérez via le service des comptes fournisseurs. Cependant, avec Rippling, vous pouvez payer en toute conformité les prestataires indonésiens aux côtés du reste de votre main-d'œuvre mondiale.
Étape n°3 : Utiliser un logiciel de paie à l'international pour traiter les paiements des prestataires indonésiens
Évidemment, vous avez de nombreuses options pour payer vos prestataires en Indonésie. Mais si vous vous demandez quelle est la méthode la plus rapide et la plus simple, la réponse est simple : utiliser un logiciel de paie à l'international.
Avec Rippling, vous pouvez payer des prestataires dans le monde entier via un seul endroit.
Étape n°4 : S'assurer que vos prestataires indonésiens disposent des bonnes informations fiscales
En tant qu'employeur engageant des prestataires indépendants en Indonésie, vous n'êtes pas tenu de prélever des impôts sur leurs salaires. En revanche, ce sont eux qui sont responsables de la déclaration et du paiement de leurs impôts sur le revenu dans leur pays. Cependant, vous pourriez avoir besoin qu'ils remplissent des formulaires fiscaux confirmant leur statut de prestataire dans votre pays.
Supposons que vous soyez une entreprise basée aux États-Unis recrutant des prestataires indonésiens. Dans ce cas, vous devrez suivre les réglementations fiscales établies par l'IRS. Cela implique de collecter le formulaire W-8BEN auprès de chaque prestataire travaillant en dehors des États-Unis. De plus, vous pourriez avoir à remplir le formulaire 1096, utilisé pour déclarer les paiements aux travailleurs indépendants.
Notez que l'IRS a également signé un traité avec l'Indonésie concernant les taxes. Consultez-le ici pour plus d'informations.
Gérez sans effort les prestataires à travers le monde
Étendre vos collaborations à l'international n'a jamais été aussi simple. Rippling vous permet de payer des prestataires internationaux en Indonésie et dans le monde entier via un seul système.
Foire aux questions sur la gestion de la paie pour les prestataires en Indonésie
Avez-vous besoin de retenir des impôts lors du paiement des prestataires en Indonésie ?
Non, vous n'avez pas besoin de retenir les impôts sur les paiements aux prestataires en Indonésie. Les travailleurs indépendants gèrent leurs obligations fiscales, y compris la déclaration et le paiement de leurs impôts sur le revenu aux autorités fiscales compétentes.
Le salaire minimum en Indonésie s'applique-t-il aux travailleurs indépendants ?
En Indonésie, il n'existe pas de salaire minimum national ; les salaires varient en fonction du type d'entreprise et de son emplacement. Le gouverneur de chaque province fixe le taux de salaire mensuel sur la base des recommandations du Conseil provincial des salaires. Cependant, les travailleurs indépendants ne sont pas éligibles au salaire minimum car ils opèrent sous une classification différente de celle des employés.
Les prestataires indonésiens reçoivent-ils des avantages sociaux ?
Non, les travailleurs indépendants en Indonésie n'ont pas droit aux avantages sociaux tels que les indemnités de licenciement, les congés annuels payés et l'arrêt maladie. De plus, vous devez vous abstenir de leur offrir des avantages pour éviter tout risque de mauvaise classification.
Les paiements aux prestataires en Indonésie peuvent-ils être effectués en devise étrangère ?
Il est courant de payer les prestataires indonésiens dans leur devise locale, la roupie indonésienne (IDR). Si vous choisissez de les payer dans une autre devise, assurez-vous de clarifier la devise convenue dans le contrat afin d'éviter toute confusion.
De nombreux fournisseurs de paiements internationaux, comme Rippling, prennent en charge les paiements des prestataires soit en roupie indonésienne, soit dans votre devise locale.
Est-il possible de payer manuellement les prestataires en Indonésie ?
Bien que les paiements manuels aux prestataires soient possibles, il est important de prendre en compte les charges et les risques potentiels, surtout à mesure que votre entreprise se développe et inclut plusieurs prestataires en Indonésie et à l'international.
De plus, le traitement manuel des paiements comporte certains risques :
- En matière de conformité, car gérer la paie manuellement signifie prendre le risque d'erreurs humaines et d'omissions. Pour protéger votre entreprise, choisissez Rippling, une solution automatisée qui garantit la conformité avec toutes les lois locales en vigueur, quel que soit le lieu de résidence de vos prestataires.
- De sécurité, puisque le traitement manuel de la paie expose les informations sensibles des prestataires à des risques de perte, de vol ou d'utilisation abusive, surtout si vous utilisez des feuilles de calcul ou des dossiers papier.
- Une altération de l’expérience des prestataires parce que le paiement manuel des prestataires peut être lent et manquer de transparence, ce qui peut créer une frustration pour les prestataires qui cherchent à comprendre leurs paiements.
Heureusement, il existe une alternative sûre que vous pouvez envisager : automatiser votre paie avec Rippling.
Rippling synchronise les données RH de votre entreprise avec la paie, vous épargnant ainsi la saisie manuelle des données.
Comment transformer un prestataire en employé en Indonésie ?
Si votre prestataire fait un excellent travail, vous pouvez envisager de l'intégrer en tant qu'employé. Cela vous permettra de tirer pleinement parti de ses compétences et de ses contributions pour le succès de votre entreprise.
Transformer un prestataire en employé présente plusieurs avantages, dont celui de protéger vos droits de propriété intellectuelle pour tout le travail qu'ils ont effectué durant leur temps passé avec vous.
Cependant, le processus de conversion n'est pas simple. Vous devrez créer un contrat de travail et fournir des avantages sociaux obligatoires tels que l'assurance sociale, les congés payés et les retraites, comme l'exigent les employés indonésiens. Assurer la conformité avec les lois du travail indonésiennes et gérer le traitement correct de la paie est crucial.
Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce document a été préparé à des fins informatives seulement et n'est pas destiné à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé comme tel. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.
