Internationale en wereldwijde salarisadministratie: Alles wat je moet weten

Wat is internationale payroll?

Internationale payroll is het proces van een bedrijf om geld verschuldigd aan buitenlandse werknemers en freelancers te regelen. Met een wereldwijd personeelsbestand betekent dit naleving van complexe arbeidswetten, belastingregels en secundaire voorwaarden in elke jurisdictie waar je werft.

Dus zelfs als je hoofdkantoor in Toronto is, kun je niet vertrouwen op het Canadian Pension Plan bij het bepalen van de pensioenbijdragen die je moet maken voor een werknemer die in India woont. En als je een Britse freelancer inhuurt, kunnen ze vereisen dat je ze in ponden betaalt, niet in dollars. Hoe globaler je personeelsbestand is, hoe complexer je salarisverwerking wordt.

Internationaal payrollbeheer: 10 dingen om in gedachten te houden

Er is een enorme variabiliteit in de salarisprocessen, regelgeving en gebruiken tussen regio's. Hier zijn de grootste onderscheidende factoren.

Een lokale entiteit oprichten

Lokale entiteiten zijn bedrijfsstructuren die je bedrijf in staat stellen om operaties te hebben in een gespecificeerde jurisdictie. Ze zijn vaak vereist voor het aannemen van internationale werknemers, maar elk land heeft verschillende beleidslijnen, tijdlijnen en documentatievereisten.

Hoewel het kostbaar en complex kan zijn om in elke jurisdictie waar je werft een lokale entiteit op te zetten, is een oplossing het gebruik van een Employer of Record (EOR), die internationale betalingen voor je beheert (hierover later meer).

Betaal, beheer en neem mensen wereldwijd aan met Rippling.

Contracten voor werknemers en freelancers

Voordat iemand betaald wordt, moeten werkgevers en werkers hun papierwerk invullen. Freelancers moeten contracten ondertekenen waarin de reikwijdte en details van hun diensten worden geschetst (loon, deadlines, werkstroom), terwijl werknemers overeenkomsten moeten ondertekenen die hun belangrijkste arbeidsvoorwaarden uiteenzetten (salaris, voordelen, eisen voor kennisgeving van beëindiging).

Houd er rekening mee dat landen verschillende eisen hebben voor wat in die overeenkomsten hoort, volgens de arbeidswetten van waar je werknemer woont. Non-concurrentiebedingen zijn bijvoorbeeld niet in elke jurisdictie wettelijk afdwingbaar.

Er kan ook variabiliteit zijn in werknemersovereenkomsten binnen landen. Australië heeft bijvoorbeeld meer dan 100 soorten werknemersovereenkomsten (bekend als "modern awards") in verschillende industrieën, elk met hun eigen loonschalen en wettelijke vereisten.

Onboarding

Elke nieuwe werknemer moet worden ingewerkt in je salarissysteem. Dat betekent het verzamelen van de nodige persoonlijke en bankgegevens op tijd om ze te betalen zodra je hun eerste storting verschuldigd bent.

Het kan even duren om een nieuwe werker "in het systeem" te krijgen, vooral als je in een nieuw land werft. Internationale freelancers moeten vaak drie maanden wachten om betaald te worden voor hun werk. Maak jezelf vertrouwd met tijdlijnen van onboarding in verschillende landen en overweeg een arbeidsoplossing die de payroll voor internationaal talent sneller opzet.

Belastingwetten, tarieven en deadlines

Payroll-belastingen kunnen lastig genoeg zijn met binnenlandse werknemers. Met een wereldwijd personeelsbestand moet je voldoen aan belastingregelgeving in elke jurisdictie waar je werft. Dat betekent het bepalen van het inkomstenbelastingtarief van elke werknemer (dat varieert binnen en tussen jurisdicties), het verstrekken van de juiste documentatie binnen de wettelijke tijdlijnen, en het bijhouden van eventuele beleidsaanpassingen, aangezien belastingwetten regelmatig veranderen.

Het weglaten van formulieren en het missen van deadlines stellen je bloot aan belastingboetes. Als je niet de capaciteit hebt om de constant veranderende internationale belastingwetten over de hele wereld bij te houden, moet je overwegen om payroll-software te gebruiken die wereldwijde belastingnaleving voor je afhandelt.

Bereken, inhouden en betalen van belastingen met Rippling.

Betaalregelgeving

Landen hebben verschillende wetten en normen als het gaat om wereldwijde salarisverwerking. Dit omvat:

• Salarisschema: Landen hebben verschillende betaalfrequenties gebaseerd op overeenkomsten en arbeidswetten. Terwijl werknemers in de VS vaak om de twee weken of tweemaandelijks worden betaald, volgt Frankrijk een maandelijkse betalingscyclus. Zorg ervoor dat je weet wanneer en hoe vaak je wereldwijde payroll moet uitvoeren.
• Werkweek en overwerk: Lokale overeenkomsten specificeren vaak verschillende formele werkweken. In sommige jurisdicties hebben werknemers recht op overwerkloon na 35 wekelijkse uren. In anderen is 40 uur de limiet. De exacte overwerktarieven variëren ook, dus je kunt geen allesomvattend beleid toepassen op je hele internationale personeelsbestand als je wereldwijde naleving wilt garanderen.
• Minimumloon: Landen hebben verschillende federale en regionale minimumloonwetten die je altijd moet meenemen bij het uitvoeren van internationale payroll. Je moet ook onderscheid maken tussen lonen die wettelijk vereist zijn en concurrerende salarissen binnen je industrie.
• Betaalmethode: Je hebt mogelijk verschillende betaalprocessen nodig voor internationale werknemers. Achterhaal de tijdlijnen, vereisten en kosten die gepaard gaan met papieren cheques, overschrijvingen en directe stortingen.
• Extra compensatie: Veel landen geven werknemers een 13e (en soms 14e) maandsalaris aan het einde van het jaar. Op sommige plaatsen is dit zelfs verplicht. Op anderen is het een gewoonte. Hoe dan ook, je moet de beste praktijken voor bonussen kennen in elke jurisdictie waar je werft.

Werknemersvoordelen

Landen hebben ook verschillende wettelijke eisen en beste praktijken voor secundaire voorwaarden. Je moet je verantwoordelijkheden kennen voor:

• Pensioenbijdragen
• Betaald verlof (inclusief vakanties, ziektedagen en ouderschapsverlof)
• Werknemersverzekeringen
• Arbeidsverzekering
• Ontslagvergoeding

Andere extra's - zoals sport, thuiswerken en eetvergoedingen - zijn mogelijk niet wettelijk vereist. Maar ze kunnen je helpen opvallen in een concurrerende arbeidsmarkt. Als je ze aanbiedt, moeten ze worden meegenomen in je internationale salarisadministratie services.

Werknemer classificatie

Vergeleken met werknemers is er minder te beheren bij het inhuren en betalen van internationale freelancers, die hun eigen belastingen indienen en hun werkvoorwaarden beheersen. Maar het is cruciaal ervoor te zorgen dat je werknemers correct classificeert. Als je zakelijke relatie met een freelancer meer lijkt op die van een werknemer, loop je het risico op een verkeerde classificatie, wat kan leiden tot hoge boetes, juridische kosten en reputatieschade.

Als je hulp wilt bij het onderscheiden van freelancer en werknemer, gebruik dan Rippling's Werknemer Classificatie Analyzer.

Bankkosten

Internationale betalingen brengen meestal kosten met zich mee. Bedrijven die het Society for Worldwide Interbank Financial Transactions (SWIFT) netwerk gebruiken om veilig betalingen over de grens te sturen, zullen meestal tussen 2% en 5% in wisselkoerskosten moeten betalen.

Veel landen vereisen dat je werknemers in hun lokale munteenheid betaalt, dus je moet je uitbetalingen in de gaten houden om gelijke uitbetalingen te houden ondanks volatiele wisselkoersen. En je bespaart tijd door gebruik te maken van globale salarissoftware waarmee je medewerkers en freelancers in hun lokale munteenheid in één betalingsronde kunt betalen.

Data bescherming

Een wereldwijd personeelsbestand maakt werknemersgegevens kwetsbaar voor privacyinbreuken. Sommige landen vereisen dat werkgevers specificeren, in geschreven contracten, hoe persoonlijke informatie zal worden verzameld en gebruikt op het werk - zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU.

Het uitbesteden van je loonadministratie aan een derde partij kan je tijd en nalevingsrisico's besparen, maar je gegevens met hen delen kan riskant zijn. De meeste wereldwijde salarisoplossingen beweren wereldwijde salarisadministratie aan te bieden - maar in werkelijkheid besteden ze het grootste deel van hun product en technologie uit aan externe leveranciers. Dat laat je met een hoger risico op datalekken door handmatige uploads achter.

Minimaal moet je een Data Verwerking Overeenkomst (DVO) aangaan met een salarisservice die privacy processen juist hanteert en juridische bescherming biedt.

Maar je moet speciale aandacht besteden aan globale personeelsoplossingen die data bescherming prioriteren. Let op systemen die:

• Voldoen aan privacy standaarden in verschillende landen
• Veilige infrastructuren bouwen met 24-uurs ondersteuning
• Personeel zorgvuldig screenen

Je gegevens zijn veilig met Rippling.

HR personeelsbestand

Idealiter helpt hetzelfde systeem dat je gebruikt voor internationale salarisadministratie je bij alle facetten van werknemersbeheer: werving, inwerken, werknemers of freelancers van rol laten veranderen, goedkeuring van vrije tijd, administratie van voordelen... alles.

Daarom is de beste oplossing een wereldwijd HRIS dat al deze uiteenlopende taken onder één dak brengt. Al het routinewerk van het versturen van formulieren, uitvoeren van de loonlijst en beheren van compliance wordt geautomatiseerd, wat leidt tot een vlotte HR-afdeling.

• Neem Literati, een Ed Tech bedrijf dat Rippling gebruikte om zijn personeelsbestand te verminderen tot slechts twee admins voor HR en IT operaties voor 160 werknemers.
• Morning Consult schakelde ook over op Rippling en verminderde ook zijn HR personeelsbestand tot twee admins die 500 werknemers beheren. Omdat Rippling de complexiteit van het verwerken van wereldwijde betalingen in 90 seconden aankan, verminderde Morning Consult de tijd om de loonlijst te draaien met 84%.

Voor- en nadelen van verschillende internationale salarisadministratie services

We hebben er al een paar genoemd, maar hier zijn de verschillende manieren waarop je wereldwijde salarisadministratie kunt verwerken en beheren, samen met de voordelen en nadelen van elke optie.

Beheer de volledige levenscyclus van uw wereldwijde personeel met Rippling

Rippling is de enige native wereldwijde loonsoftware en HRIS die u helpt elk aspect van uw wereldwijde personeel te beheren in hetzelfde systeem. U kunt medewerkers in verschillende landen in lokale valuta betalen in één betaal cyclus, waardoor u betalingen in een fractie van de tijd kunt verwerken in vergelijking met een conventionele payroll providers.

Bovendien is Rippling gebouwd om elke fase van de groei van uw bedrijf te ondersteunen. Of u nu klein begint en alleen internationale freelancers inhuurt, of uw wereldwijde voetafdruk wilt uitbreiden door buitenlandse werknemers te beheren met uw eigen lokale entiteiten, u kunt hetzelfde loonsysteem behouden, zelfs als uw tactieken veranderen.

Vraag vandaag nog een demo aan om te zien hoe Rippling het verwerken van wereldwijde loonlijsten kan vereenvoudigen.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen verstrekken geen belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om, en mag niet worden gebruikt voor, belasting-, juridisch of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u deelneemt aan gerelateerde activiteiten of transacties.