Wat je moet weten voordat je in Polen aanneemt: Een gids voor beëindigingen

Bij het in dienst nemen van je eerste Poolse werknemer, staan ontslagregelingen misschien niet bovenaan je lijstje. Maar als je de basisprincipes niet kent, loop je het risico op problemen wanneer je uiteindelijk afscheid neemt van een Poolse werknemer.

Werknemers in Polen hebben sterke bescherming tegen overhaaste of ongerechtvaardigde ontslagen. Als je niet voldoet aan de minimumeisen voor kennisgeving of betaling, terwijl je geen gerechtvaardigde reden voor onvrijwillige beëindiging van het dienstverband kunt bewijzen, kun je te maken krijgen met claims wegens onrechtmatig ontslag door Poolse rechtbanken.

Lees verder om alles te weten te komen wat je moet weten voordat je Poolse werknemers in dienst neemt - en hoe het in dienst nemen via een Employer of Record (EOR) je kan behoeden voor het verprutsen van lokale ontslagvereisten.

4 essentiële dingen om te weten voordat je in Polen werknemers in dienst neemt

• Je moet de voorwaarden voor ontslag vastleggen in je arbeidsovereenkomst. Het contractvoorstel aan je Poolse medewerker moet een ontslagclausule bevatten die de opzegtermijnen voor beëindiging van het arbeidscontract uiteenzet. Zorg ervoor dat je voldoet aan de minimale wettelijke eisen. Anders kan de ontslagen werknemer recht hebben op een langere opzegtermijn of grotere compensatiepakketten onder het Poolse burgerlijk recht.
• Poolse arbeidswetten erkennen 'at-will employment' niet. Je kunt werknemers alleen onmiddellijk ontslaan om gegronde reden.
• Ontslagen werknemers kunnen ervoor kiezen om claims voor onrechtmatig ontslag te vervolgen. Als een werknemer van mening is dat hun ontslag onwettig was (zonder reden of niet goed afgehandeld) of ongerechtvaardigd, kunnen ze dit aanvechten bij de rechter. De uitdaging moet binnen 21 dagen na het ontslag worden ingediend en de bewijslast valt op de werkgever. Als de werknemer met succes het ontslag aanvecht, kunnen ze kiezen tussen een compensatie of verdere werkgelegenheid via herplaatsing. Verschillende procedures zijn van toepassing op vakbondsleden.
• In Polen hangt het recht op ontslagvergoeding af van de grootte van het bedrijf. Ontslagvergoeding is vereist voor werknemers van bedrijven met ten minste 20 werknemers; het bedrag van de ontslagvergoeding hangt ook af van de dienstjaren van de ontslagen werknemer. Werknemers bij kleinere bedrijven hebben geen recht op ontslagvergoeding.

Ontslagregels in Polen: Wat zijn acceptabele redenen voor het ontslaan van een werknemer?

In Polen zijn er verschillende manieren om een arbeidsovereenkomst te beëindigen, namelijk door wederzijds akkoord, beëindiging met opzegtermijn en beëindiging zonder opzegtermijn.

• Ontslag door wederzijds akkoord. De werkgever en werknemer komen schriftelijk overeen over de voorwaarden van de beëindiging. Dit kan kennisgeving, extra compensatie en ontslagvergoeding omvatten. Wederzijdse overeenkomsten zijn niet onderworpen aan speciale beschermingen, zoals in het geval van zwangerschaps- of vaderschapsverlof.
• Ontslag met opzegtermijn. Bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst verklaart één partij hun voornemen om de arbeidsrelatie te beëindigen bij het verstrijken van de opzegtermijn. Zowel de werknemer als de werkgever moeten schriftelijk hun voornemen om het contract te beëindigen kenbaar maken. Voor onbepaalde contracten die door de werkgever worden beëindigd, moet de ontslagbrief de reden voor het ontslag vermelden en de werknemer informeren over hun recht om bezwaar te maken tegen de beslissing voor een arbeidsrechtbank.
• Ontslag zonder opzegtermijn (ontslag wegens wangedrag). Deze vorm van ontslag kan onmiddellijk plaatsvinden, maar vereist een geldige reden. Voorbeelden zijn:
• Een ernstige schending van de basisplichten van de werknemer.
• De werknemer heeft een overtreding begaan die het onmogelijk maakt om door te gaan met werken in hun huidige positie. Let op: er moet een geldig vonnis zijn.
• De werknemer heeft de vereiste licentie(s) om hun baan uit te oefenen door eigen schuld verloren.
• Ontslag tijdens de proeftijd. Proeftijden voor arbeid zijn niet verplicht. Als de werknemer onderworpen is aan een proeftijd, vereist het Poolse recht een apart type arbeidsovereenkomst naast de reguliere arbeidsovereenkomst. Dit betekent dat er twee contracten worden opgesteld en uitgevoerd voor de werknemer—een contract voor bepaalde tijd voor de proeftijd, die tot drie maanden kan duren, en een voor onbepaalde tijd of termijn als de werknemer in dienst blijft na de proeftijd.
  
  Proeftijden stellen werkgevers in staat de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor een nieuwe baan of een nieuw soort werk te beoordelen. Werkgevers kunnen de werknemer tijdens hun proeftijd ontslaan met opzegtermijn. De lengte van de opzegtermijn hangt af van de duur van de proeftijd.

De ontslagvereisten in Polen kunnen verschillen van die in andere landen waar je werknemers in dienst neemt, en het is cruciaal om je wereldwijde werving in overeenstemming te houden met lokale wetgeving.

Wat zijn de verplichte opzegtermijnen en ontslagvergoedingen voor Poolse werknemers?

Het Poolse arbeidsrecht stelt opzegtermijnen en ontslagvergoedingen vast. Deze zijn gebaseerd op de lengte van het dienstverband of, in het geval van proeftijd- of proefperiodecontracten, de lengte van de proeftijd. Werknemers hebben recht op maximaal drie maanden opzegtermijn en maximaal drie maanden ontslagvergoeding. Betaling in plaats van schriftelijke kennisgeving is niet toegestaan, behalve in bepaalde gevallen.

De gemakkelijkste manier om te voldoen aan Poolse ontslagvereisten

Het bijhouden van ontslagvereisten wordt gecompliceerd bij het in dienst nemen van een wereldwijd personeelsbestand. Zonder enige hulp zijn werkgevers verplicht om tegenstrijdige overwegingen met betrekking tot gerechtvaardigde redenen, proeftijd en opzegtermijnen, ontslagvergoeding en andere arbeidswetgeving die zowel binnen als tussen landen variëren, te beheren.

Een alternatief is om aan te nemen via een Employer of Record, die voor jou de ontslagvereisten kan monitoren.

Veelgestelde vragen over het ontslaan van werknemers in Polen

Heb je een reden nodig om een werknemer in Polen te ontslaan?

Als het ontslag niet door wederzijds overeenstemming van de partijen plaatsvindt, dan is een reden vereist. In het geval van ontslag met opzegging is een duidelijke en begrijpelijke rechtvaardiging vereist. Voor beëindiging zonder opzegtermijn (die disciplinair van aard is), moet er ook een geldige reden zijn. Dit kan zijn het niet uitvoeren van de voorgeschreven werknemersplichten, het plegen van een strafbaar feit dat de positie beïnvloedt of het verliezen van een licentie die vereist is voor het beroep.

Wat wordt beschouwd als gerechtvaardigde reden voor het ontslaan van een werknemer in Polen?

In Polen is de beëindiging van een arbeidsovereenkomst met gerechtvaardigde reden wanneer een werknemer wordt ontslagen vanwege handelingen gerelateerd aan ernstig wangedrag. Dit kan onder meer inhouden:

• Diefstal
• Fysieke aanval
• Seksuele intimidatie
• Fraude
• Ernstige schendingen van bedrijfsbeleid
• Ongehoorzaamheid

Slechte prestaties of incompetentie kunnen ook een gerechtvaardigde reden zijn voor ontslag. De meeste werkplekken proberen minder ernstig wangedrag te corrigeren met mondelinge en schriftelijke waarschuwingen en andere maatregelen.

Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze sterk bewijs hebben van enige ernstige overtreding voordat ze een werknemer ontslaan zonder de vereiste minimale voorafgaande schriftelijke kennisgeving.

Wat kwalificeert als onterecht ontslag in Polen?

In Polen is onterecht ontslag wanneer een werknemer wordt ontslagen zonder kennisgeving en reden. Dit kan gebeuren wanneer een werkgever:

• Beweert dat ze een werknemer ontslaan om een reden, maar de werkelijke reden ongeldig is of zonder juiste bewijs
• Werkomstandigheden verandert zodat ze onhoudbaar worden en een werknemer effectief dwingt om ontslag te nemen (dit staat bekend als constructief ontslag)
• De arbeidswetgeving van Polen schendt

Werknemers die geloven dat ze onterecht ontslagen zijn kunnen in beroep gaan bij een Pools Arbeidsgerecht. De werkgever moet informatie verstrekken over het recht van de werknemer om in beroep te gaan.

Wat is altijd vereist wanneer een werkgever een werknemer in Polen ontslaat?

Voor beëindiging met opzegtermijn moet de werkgever het volgende verstrekken:

• De reden voor het ontslag schriftelijk
• Informatie over het recht van de werknemer om in beroep te gaan bij een arbeidsrechtbank

Beëindiging zonder opzegtermijn:

• Een brief waarin de reden voor de beëindiging wordt uitgelegd
• Een uitleg over het recht van de werknemer om in beroep te gaan bij een arbeidsrechtbank
• Dit moet binnen een maand gebeuren nadat de werkgever op de hoogte is gesteld van de reden voor het ontslag

Wat is de wet voor het ontslaan van een freelancer in Polen?

Het beëindigingsproces voor freelancers in Polen kan variëren afhankelijk van de voorwaarden van het contract. Over het algemeen kunnen beide partijen beëindigen door een opzegtermijn en/of ontslagvergoeding te geven zoals gespecificeerd in het contract. Over het algemeen ontvangen freelancers niet veel van dezelfde rechten als een werkgever.

Als een freelancer onjuist is geclassificeerd, kunnen ze recht hebben op bescherming volgens de wetgeving op arbeidsnormen en op een opzegtermijn of ontslagvergoeding.

Wat is collectief ontslag in Polen?

Collectief ontslag is wanneer het arbeidscontract wordt beëindigd om redenen die niets te maken hebben met de werknemer. Bijvoorbeeld, faillissement, economische, organisatorische, of reductie van werkgelegenheid. Personen kunnen ook overbodig gemaakt worden, maar de reden moet één van de bovenstaande zijn en niet de prestatie of het gedrag van de werknemer.

De wet die geldt voor overbodig, of individuele, ontslagen is alleen van toepassing op werkgevers met ten minste 20 werknemers. Als er minder dan 20 zijn, kunnen de werknemers worden ontslagen op algemene voorwaarden. Werkgevers moeten bepaalde procedures en criteria volgen bij het uitvoeren van overbodige ontslagen. Bijvoorbeeld, in het geval van veel overbodige ontslagen, moet de werkgever het lokale Arbeidsbureau informeren. Overleg is ook vereist met eventuele relevante vakbonden.

Collectieve ontslagen beslaat een periode van 30 dagen en is gebaseerd op het aantal werknemers dat het bedrijf in dienst heeft (minimaal 20):

• 10 werknemers als er minder dan 100 werknemers zijn
• 10% van de werknemers als er 100 maar minder dan 300 werknemers zijn
• 30 werknemers als er minstens 300 werknemers zijn

Een individueel ontslag wordt niet beschouwd als een collectief ontslag (niet genoeg werknemers).

Er zijn een aantal beperkingen op collectieve ontslagen voor bepaalde categorieën werknemers. Deze omvatten werknemers vóór de pensioengerechtigde leeftijd, zwangere werknemers, werknemers met zwangerschapsverlof en meer. Deze beperkingen gelden niet in het geval van faillissement of liquidatie.

Ontslagvergoedingen voor collectieve en individuele ontslagen zijn afhankelijk van de duur van de dienst.

• Eén maandsalaris (minimale vergoeding of meer) indien minder dan twee jaar in dienst
• Twee maandsalarissen indien tussen twee en acht jaar in dienst
• Drie maandsalarissen indien meer dan acht jaar in dienst

Het maximale bedrag van de ontslagvergoeding kan niet meer zijn dan 15 keer het van toepassing zijnde minimumloon.

Beheer de volledige levenscyclus van jouw internationale medewerkers met Rippling

Als je een buitenlands bedrijf bent dat medewerkers en freelancers in het buitenland aanneemt, helpt Rippling je bij het beheren van de volledige levenscyclus van jouw werknemers - van onboarding tot offboarding. Bekijk Rippling vandaag nog.

Rippling en haar gelieerde ondernemingen geven geen belasting-, boekhoudkundig of juridisch advies. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om te dienen als, en mag niet worden vertrouwd op als belasting, juridisch, of boekhoudkundig advies. U dient uw eigen belasting-, juridisch-, en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat u zich bezighoudt met gerelateerde activiteiten of transacties.