So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Dänemark [2024]

Beim Versuch, den qualifizierten Arbeitsmarkt in Dänemark zu erschließen, stellen globale Unternehmen häufig selbstständige Auftragnehmende ein. Die Navigation durch das dänische Steuer- und Arbeitsrecht kann jedoch eine Herausforderung darstellen.

Bevor die erste Rechnung eintrifft, sollten Sie sich mit den Richtlinien zur korrekten Klassifizierung dänischer Auftragnehmender vertraut machen sowie deren Integration und Vergütung sicherstellen – und dabei die umfassenden Arbeitsgesetze des Landes stets einhalten.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie internationale Auftragnehmende in Dänemark schnell und gemäß dem dänischen Arbeitsrecht bezahlen können.

Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten in Dänemark

In Dänemark hat die Regierung klare Definitionen sowohl für selbstständige Auftragnehmende als auch für Angestellte festgelegt, basierend auf ihrer Zusammenarbeit mit Unternehmen.

Angestellte sind ausschließlich einem Arbeitgeber verpflichtet, der ihre Arbeitszeiten, den Arbeitsort und die Aufgaben festlegt. Auftragnehmende oder Freelancer*innen hingegen übernehmen temporäre oder spezifische Aufträge und arbeiten oft für mehrere Kunden gleichzeitig. Sie haben die Autonomie, ihre Arbeitsmethoden und Zeitpläne selbst zu bestimmen, und stellen ihren Kunden in der Regel Rechnungen für ihre Dienstleistungen.

In Dänemark ist die korrekte Klassifizierung von Beschäftigten entscheidend, da schwerwiegende Folgen aus einer Fehlklassifizierung entstehen können. Dazu gehören:

• Geldstrafen: Falls Angestellte fälschlicherweise als Auftragnehmende klassifiziert werden, können Geldbußen ab 10.000 DKK anfallen. In schwerwiegenden Fällen der Fehlklassifizierung kann die Strafe auf die Bezahlung von 20 Wochenlöhnen des Angestellten ansteigen.
• Konkurrenzverbot Vergütung: Angestellte können Anspruch auf eine Vergütung für Konkurrenzverbotsvereinbarungen haben.
• Nachzahlungen und Sozialleistungen: Der Arbeitgeber muss möglicherweise eine Entschädigung an falsch klassifizierte Beschäftigte leisten, die verpasste Zahlungen und Sozialleistungen abdeckt, und sicherstellen, dass alle Steuern und Beiträge beglichen sind.

Um Missverständnisse zu vermeiden, finden Sie hier eine hilfreiche Tabelle, welche die wichtigsten Unterschiede zwischen Auftragnehmenden und Angestellten im Rahmen des dänischen Arbeitsrechts darstellt:

Schritt #2: Finden Sie die beste Methode, um Auftragnehmende in Dänemark zu bezahlen

Als Nächstes sollten Sie eine Zahlungsmethode auswählen, die sowohl für Sie als auch für Auftragnehmende geeignet ist, insbesondere im Hinblick auf den wachsenden Trend globaler Beschäftigter. Hier sind einige Optionen, um internationale Zahlungen vorzunehmen:

• Überweisungen: Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können entweder ein Konto bei einer dänischen Bank eröffnen, um Gelder direkt auf die Konten der Auftragnehmenden einzuzahlen, oder Sie nutzen Ihre eigene Bank für eine internationale Überweisung. Diese Methoden gewährleisten sichere und zuverlässige Zahlungstransfers.
• Internationale Zahlungsanweisungen: Obwohl dieses Verfahren schon seit einiger Zeit verwendet wird, ist es relativ langsam, da es den physischen Kauf einer Zahlungsanweisung und die anschließende physische Einzahlung durch Auftragnehmende erfordert. Zudem können Gebühren und ungünstige Wechselkurse anfallen.
• Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen: Wenn Geschwindigkeit und Bequemlichkeit Ihre Prioritäten sind, lohnt es sich, digitale Zahlungsplattformen in Betracht zu ziehen. Beachten Sie, dass nicht alle Plattformen (wie Venmo und Zelle, die auf die USA beschränkt sind) in Dänemark funktionieren. Alternativen wie PayPal und Wise bieten jedoch grenzüberschreitende Geldtransfermöglichkeiten. Wechselkurse können variieren, bleiben Sie also über mögliche Schwankungen informiert.
• Globale Gehaltsabrechnungsdienste: Auftragnehmende arbeiten in der Regel anders als Vollzeitbeschäftigte und stellen oft Rechnungen für ihre Dienstleistungen aus. Mit Rippling können Sie diesen Prozess jedoch vereinfachen, indem Sie dänische Auftragnehmende zusammen mit dem Rest Ihrer globalen Beschäftigten bezahlen.

Schritt #3: Nutzen Sie globale Lohnabrechnungssoftware, um Zahlungen für dänische Auftragnehmende zu verarbeiten 

Wie in Schritt Nr. 2 zu sehen ist, gibt es zahlreiche konforme Methoden, Auftragnehmende in Dänemark zu bezahlen. Aber der schnellste und einfachste Ansatz ist die Nutzung einer globalen Lohnabrechnungssoftware.

Ein Beispiel: Mit Rippling können Sie Zahlungen an Auftragnehmende weltweit abwickeln – alles in einem einzigen System.

Schritt #4: Stellen Sie sicher, dass dänische Auftragnehmende über die richtigen Steuerinformationen verfügen 

In Dänemark entscheiden sich viele Auftragnehmende dafür, als selbstständige Auftragnehmende zu arbeiten, weil dieses Arrangement ihnen große Freiheit bietet. Auftragnehmende müssen sich bei der dänischen Handelsbehörde und der dänischen Steuer- und Zollverwaltung (SKAT) registrieren.

Wenn Sie Freelancer*innen einstellen, ist es wichtig, dass der Vertrag die Bezahlungsbedingungen und die erwarteten Ergebnisse klar definiert. Diese Klarheit ist entscheidend, um mögliche Konflikte oder Missverständnisse zu vermeiden.

Beachten Sie, dass Sie im Gegensatz zu traditionellen Angestellten nicht verpflichtet sind, Steuern von Ihren Zahlungen an dänische Auftragnehmende abzuziehen und zu zahlen. Je nach steuerlichem Status und der Art der ausgeführten Arbeiten müssen Sie Auftragnehmenden möglicherweise bestimmte Steuerdokumente zur Verfügung stellen.

Etwa dann, wenn Ihr Unternehmen den Hauptsitz in den Vereinigten Staaten hat und Sie mit dänischen Auftragnehmenden (oder anderen internationalen Auftragnehmenden) zusammenarbeiten. In diesem Fall sollten sie das IRS-Formular W-8BEN ausfüllen, um ihren Status als ausländische Auftragnehmende zu bestätigen. Dieser Schritt stellt die Compliance mit den relevanten Vorschriften in den USA sicher.

Verwalten Sie Auftragnehmende weltweit mühelos

Die Verwaltung Ihrer globalen Belegschaft war noch nie einfacher. Mit Rippling können Sie internationale Auftragnehmende in Dänemark und weltweit in einem einzigen System bezahlen.

Häufig gestellte Fragen zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung für Auftragnehmende in Dänemark

Müssen Sie in Dänemark bei der Bezahlung von Auftragnehmenden Steuern einbehalten?

Nein, das müssen Sie nicht. Ausländische Unternehmen sind nicht verpflichtet, Lohnsteuern einzubehalten, wenn sie dänische Auftragnehmende bezahlen. Diese sind selbst für die Verwaltung ihrer Steuern und die Entrichtung der Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.

Gilt der dänische Mindestlohn für Auftragnehmende in Dänemark?

In Dänemark gibt es keinen gesetzlich festgelegten Mindestlohn. Stattdessen hängen die Löhne von der jeweiligen Arbeitsstelle ab. Die Mindestbezahlung wird durch Verhandlungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmerverbänden festgelegt, die Teil der nationalen Tarifverträge sind. Allerdings gibt es selbst innerhalb dieser Vereinbarungen keine zwingende Mindestbezahlung für Auftragnehmende.

Erhalten dänische Auftragnehmende Sozialleistungen?

Sie erhalten nicht die gleichen Sozialleistungen wie Angestellte. Wenn selbstständigen Auftragnehmende Sozialleistungen wie Krankenversicherung oder bezahlter Urlaub gewährt werden, könnten sogar Fragen zur falschen Klassifizierung aufkommen.

Lassen sich Auftragnehmende in Dänemark in der eigenen Währung bezahlen?

Es ist eine gute Idee, internationale Auftragnehmende nach Möglichkeit in ihrer Landeswährung zu bezahlen. Wenn Sie beispielsweise mit Auftragnehmenden aus Dänemark zusammenarbeiten, versuchen Sie, diese in dänischen Kronen (DKK) zu bezahlen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sie in Ihrer Heimatwährung zu bezahlen, sollte dies im Vertrag festgehalten werden.

Viele internationale Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen Zahlungen von Vertragspartnern entweder in dänischen Kronen oder in Ihrer Währung.

Können Sie Auftragnehmende in Dänemark manuell bezahlen?

Ja, das ist möglich. Während viele Kleinunternehmer*innen diesen Ansatz wählen, um Kosten zu sparen, ist es wichtig zu beachten, dass dieser Prozess mit dem Wachstum Ihres Unternehmens oder beim Umgang mit mehreren Auftragnehmenden sehr zeitaufwendig werden kann. Ferner gibt es einige potenzielle Nachteile bei der manuellen Abwicklung von Zahlungen:

• Einhaltung von Vorschriften: Wenn die Gehaltsabrechnung manuell verwaltet wird, besteht ein höheres Risiko für Fehler oder fehlende Details. Um dieses Problem zu lösen, stellt Rippling automatisch die Einhaltung aller geltenden Vorschriften sicher, sodass Ihr Unternehmen stets im Einklang mit den lokalen Gesetzen agiert.
• Datenschutz: Die Verwendung von Tabellenkalkulationen oder physischen Aufzeichnungen für die Gehaltsabrechnung birgt Sicherheitsrisiken, da sensible Daten verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden könnten. Im Gegensatz dazu sorgt das System von Rippling für die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer Daten.
• Erfahrung von Auftragnehmenden. Die manuelle Bezahlung kann ein langsamer und ineffizienter Prozess sein. Auftragnehmende haben möglicherweise Schwierigkeiten, den Zahlungszeitplan und die genaue Bezahlung nachzuvollziehen, was für sie eine frustrierende Erfahrung ist.

Rippling bietet eine effektive Lösung durch die Automatisierung des Gehaltsabrechnungsprozesses. Es integriert die HR-Daten Ihres Unternehmens nahtlos und eliminiert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe.

Wie werden Auftragnehmende in Dänemark zu Angestellten?

Es gibt mehrere Gründe dafür, Auftragnehmende übernehmen zu wollen. Etwa die Vermeidung von Fehlklassifizierungen, die Integration als festes Teammitglied oder der Schutz Ihres geistigen Eigentums. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Auftragnehmende fest anzustellen:

• Onboarden Sie Auftragnehmende: Behandeln Sie Auftragnehmende wie jeden neu eingestellten Beschäftigten und stellen Sie ihnen ein umfangreiches Onboarding zur Verfügung. Dies umfasst verschiedene Schritte. Wenn Sie bisher noch keine Angestellte in Dänemark haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine lokale Niederlassung einrichten (und sich bei den entsprechenden Aufsichts- und Steuerbehörden registrieren) oder einen Employer of Record (EOR) Service nutzen, um in Dänemark einzustellen.
• Unterlagen bereitstellen: Geben Sie den neuen Angestellten einen Arbeitsvertrag sowie ein Mitarbeiterhandbuch. Stellen Sie sicher, dass diese Unterlagen gesetzeskonform mit den Mindestlohngesetzen, den vorgeschriebenen Sozialleistungen, den gesetzlichen Arbeitszeiten, den gesetzlichen Feiertagen, den Abfindungsregelungen und anderen dänischen Gesetzen sind.
• Informationen überprüfen: Bestätigen und erfassen Sie Daten wie Namen (dieser sollte mit dem Bankkonto übereinstimmt), Nationalität, Geburtsdatum, Einstellungsdatum, Kontaktinformationen, Ausweisnummer und Zahlungsdetails. Speichern Sie diese Informationen unter Einhaltung der Datenschutzgesetze.
• Lohnabrechnung ausführen: Nachdem die Lohnabrechnung eingerichtet ist, sollten Sie die Einbehalte und Abgaben für die Bundeseinkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge verwalten. Diese Beiträge umfassen Rente, Krankenversicherung, medizinische Versorgung (einschließlich Elternzeit), Arbeitsunfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.

Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde ausschließlich zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu bestimmt, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu geben oder darauf vertraut zu werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie an verwandten Aktivitäten oder Transaktionen teilnehmen.