Wie man um Zahlungen bittet: Ein Leitfaden für Auftragnehmer (mit E-Mail-Vorlagen)
Du hast ein Projekt abgeschlossen und der Kunde schuldet dir Geld. Du hast sie vor drei Wochen in Rechnung gestellt, lange nachdem du alle Bedingungen deines Auftragnehmervertrags erfüllt hast, alle Formulare unterschrieben und sogar nach Anweisungen gefragt hast, wie du die Zahlung anfordern kannst. Und trotzdem aktualisierst du ständig die Seite deines Kontostands, um zu sehen, dass keine neue Einzahlung erfolgt ist.
Noch schlimmer ist, dass der Versuch, dein hart verdientes Geld einzutreiben, zu einer wilden Verfolgungsjagd verkommen ist. Du schickst dir selbst eine E-Mail, um sicherzustellen, dass dein Konto funktioniert, denn sicherlich könnten nicht so viele Nachrichten unbeantwortet geblieben sein. Deine Kreditkartenrechnung ist fällig und du würdest gerne mehr Eier vom Lebensmittelgeschäft kaufen. Du bist müde, so müde.
Das mag wie eine Übertreibung klingen, aber frag irgendeinen Auftragnehmer, der mit mehr als einer Handvoll Kunden freiberuflich gearbeitet hat, und er wird mindestens eine Warnungsgeschichte über den Zirkus erzählen, den sie durchgemacht haben, als sie um ihr hart verdientes Einkommen gebeten haben.
Da sowohl Auftragnehmer als auch Kunden nichts mehr wollen, als einen reibungslosen Zahlungsprozess, führt dich dieser Leitfaden durch die professionelle Anfrage nach Zahlung und zeigt, wie Ripplings globales Workforce Management die Gefahr verspäteter Zahlungen beseitigen und die Gehaltsabrechnung sofort durchführen kann.
Schritt 1: Sende eine Rechnung, sobald das Projekt abgeschlossen ist
Auftragnehmer sollten eine erste Zahlungsanforderung senden, sobald sie ihr zugewiesenes Projekt abgeschlossen haben.
Das beinhaltet oft die Berücksichtigung jeglichen Kundenfeedbacks und das Einreichen zusätzlicher Entwürfe. Jeder Kunde hat einen anderen Arbeitsablauf, und deine Arbeit könnte im Posteingang der nächsten Person in der Produktionskette länger als erwartet verbleiben, aber wenn du deine Arbeit erledigt hast, schuldet dir der Kunde Geld.
Wenn du jemals verwirrt bist, ob du "fertig" bist, nachdem du eine oder zwei Runden von Notizen bearbeitet hast, sende eine E-Mail an den Projektleiter und frage, ob sie noch etwas von dir benötigen. Unmittelbar nach Abschluss des Projekts solltest du eine Rechnung einreichen. Ihre Formatierung kann variieren, sollte aber immer folgendes beinhalten:
- Das Datum
- Eine Rechnungsnummer
- Eine kurze Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen
- Den fälligen Gesamtbetrag
- Ein Fälligkeitsdatum - in der Regel zwei Wochen oder einen Monat, nachdem du die Rechnung eingereicht hast
Hänge diese Rechnung an den Körper einer E-Mail an den Kundenkontakt, der dir das Projekt zugewiesen hat oder an welche Gehaltsabrechnungsstelle der Kontakt dir sagt, dass du die Rechnung stellen sollst.
Bei einem neuen Kunden musst du auch ein W-9 ausfüllen, deine Bankdaten angeben und vor allem einen Auftragnehmervertrag unterschreiben, der deine Verantwortlichkeiten, Fristen und Zahlungsbedingungen festlegt. Stelle sicher, dass dieser Vertrag einen Zeitplan für die Zahlung enthält und ein Protokoll für Verspätungszuschläge hat, falls der Kunde die Frist verpasst.
Abgesehen davon haben verschiedene Kunden unterschiedliche Zahlungsprozesse für Auftragnehmer, von denen einige einer endlosen Visionssuche ähneln. Es kann das Unterzeichnen von Vertraulichkeitsvereinbarungen, das Herunterladen neuer Software, das Bestehen einer Hintergrundüberprüfung, das Versenden einer E-Mail an einen Vorgesetzten, um die E-Mail-Adresse ihres Vorgesetzten zu erhalten, das Lesen eines Onboarding-Handbuchs, das der Länge des Alten Testaments entspricht, beinhalten, nur um dann ignoriert zu werden, wenn der Scheck fällig wird.
Bevor du eine Rechnung einreichst, versuche sicherzustellen, dass du den einzigartigen Zahlungsprozess deines Kunden verstehst, einschließlich der zu verwendenden Tools, Kontakte für E-Mails und zu unterzeichnenden Formularen.
Wenn deine Kunden Rippling verwenden, können sie die mühsamen Teile des Auftragnehmermanagements straffen, indem sie schnell E-Signaturen für benötigte Dokumente sammeln, internationale Auftragnehmer in ihrer heimischen Währung bezahlen und schnell die Gehaltsabrechnung durchführen.
Wenn der Prozess im Gegensatz dazu frustrierend opak erscheint, frage den Manager deines Projekts um Rat.
Sobald du bereit bist, die erste E-Mail zu senden, überprüfe doppelt, dass du den richtigen Ansprechpartner hast und den korrekten Betrag in Rechnung stellst. Dann halte die Nachricht kurz und bündig, wie unten.
E-Mail-Vorlage für deine erste Zahlungsanforderung
Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer/Kurze Projektbeschreibung]
Hallo [Name des Kunden],
Anbei findest du meine Rechnung für [kurze Beschreibung deiner Dienstleistungen], fällig bis [Fälligkeitsdatum]. Bitte lass mich wissen, ob du Fragen hast oder zusätzliche Informationen benötigst.
Danke,
[dein Name]
Zu welcher Tageszeit (oder Woche) solltest du Zahlungsaufforderungs-E-Mails senden?
Frage fünf E-Mail-Sender und du erhältst vielleicht fünf verschiedene Antworten darauf, an welchem Wochentag du deine Nachricht senden solltest, um deine Chancen auf eine Antwort zu maximieren.
Ob es Montag oder Freitag ist, ist viel weniger wichtig als deine Nachverfolgung um das Fälligkeitsdatum deiner Rechnung zu zentrieren. Nach dieser ersten E-Mail am Zahlungsziel, halte zwischen zwei Tagen und einer Woche später Kontakt und folge dieser Reihenfolge, bis du bezahlt wirst.
Wenn du möchtest, dass deine Nachricht auffällt, erwäge die E-Mails früh am Morgen vor dem Arbeitstag (6 Uhr bis 8 Uhr) zu senden, bevor das Postfach deines Kunden mit anderen Aufgaben überflutet wird.
Schritt 2: Sende eine E-Mail-Erinnerung, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde
Sagen wir, das Fälligkeitsdatum deiner Rechnung ist da und du wurdest noch nicht bezahlt. Atme tief durch und folge!
Da dein Kunde eine Zahlungserinnerung benötigt, kannst du die ursprüngliche Rechnung erneut anhängen und, wie die erste E-Mail, die Nachricht kurz, höflich und direkt halten.
E-Mail-Vorlage zur Nachverfolgung deines Zahlungsfälligkeitsdatums
Betreff: Zahlung für Rechnung [Nummer] Fälligkeitsdatum
Hallo [Kundenname],
Ich hoffe, es geht dir gut. Wollte dich daran erinnern, dass meine Rechnung [Nummer] für [kurze Beschreibung der Dienstleistungen] heute fällig ist.
Die Rechnung über [geschuldeter Betrag] ist per Direktüberweisung an [Bank, Kontonummer] zu begleichen.
Vielen Dank,
[dein Name]
Schritt 3: Reagiere telefonisch, falls zutreffend
Die meisten Empfänger antworten innerhalb von zwei Tagen auf E-Mails. Wenn du nach deiner Erinnerungs-E-Mail in diesem Zeitraum keine Antwort erhalten hast, folge mit einer kurzen Notiz: "Hallo. Ich hoffe, es geht dir gut. Könntest du den Erhalt meiner letzten E-Mail bestätigen?" Wenn du zwei Tage danach immer noch keine Antwort bekommen hast, ist es Zeit, zum Telefon zu greifen.
Telefonanrufe sind direkter als E-Mails, und wenn du deinen Kunden am Telefon bekommen kannst, wirst du mehr darüber erfahren, was die Verzögerung verursacht. Obwohl du dir nicht das gesamte Gespräch vorausplanen musst, sei bereit, den Kunden daran zu erinnern, wie viel er dir schuldet, wann die Frist war und wofür die Rechnung war.
Obwohl du an diesem Punkt vielleicht am Rande der Verzweiflung stehen könntest, stelle dich vor und versuche, einen höflichen, professionellen Ton anzuschlagen. Es hätte auf der Seite des Kunden ein aufrichtiges Gehaltsproblem geben können und du möchtest ihnen den Vorteil des Zweifels geben.
Leider ist nicht jeder telefonisch erreichbar. Für den Fall, dass dein Kontakt seine Voicemail abhört, hinterlasse eine Nachricht. Und wenn du eine ganze Woche nach deinem Zahlungsfälligkeitsdatum immer noch nichts gehört hast, sende eine weitere E-Mail. Diese kann fester sein und sollte das Thema verspäteter Zahlungsgebühren ansprechen.
Immer noch Funkstille… Was nun?
Wenn ein ganzer Monat vergangen ist und du nicht bezahlt wurdest, hast du wahrscheinlich Anrecht auf verspätete Gebühren. Überprüfe den ursprünglichen Vertragsvertrag und du solltest eine Sprache darüber finden, dass die Zahlung innerhalb eines Monats nach der Rechnungsstellung fällig ist. Da der Kunde diese Bedingungen zu diesem Zeitpunkt verletzt hat, lass es ihn in deiner nächsten E-Mail wissen.
E-Mail-Vorlage für eine Rechnung, die ein bis drei Wochen überfällig ist
Betreff: Zahlung für Rechnung [Nummer] ist [Zeit seit Fälligkeitsdatum] überfällig
Hallo [Kundenname],
Ich schreibe erneut, um dich an deine ausstehende Zahlung für Rechnung [Nummer] für [kurze Beschreibung der Dienstleistungen] zu erinnern. Die Rechnung ist nun [Zeit seit Fälligkeitsdatum] überfällig. Wollte dich an eine verspätete Gebühr für alle Rechnungen nach 30 Tagen erinnern.
Lass es mich wissen, wenn du Fragen hast. Wenn nicht, bitte sende die Zahlung von [geschuldeter Betrag] so schnell wie möglich. Eine Kopie der Rechnung ist dieser E-Mail zur Referenz angehängt.
Bitte bestätige den Empfang dieser E-Mail. Vielen Dank und ich hoffe, es geht dir gut,
[dein Name]
E-Mail-Vorlage für eine Zahlung, die einen Monat überfällig ist
Betreff: Zahlung für Rechnung [Nummer] ist 30 Tage überfällig
Hallo [Kundenname],
Rechnung [Nummer] für [kurze Beschreibung der Dienstleistungen] ist jetzt einen Monat überfällig. Gemäß meinen Vertragsbedingungen beginnt ab morgen eine Verzugsgebühr von [tägliche Gebühr laut Vertrag] pro Tag.
Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie Fragen zu den Zahlungsbedingungen haben. Andernfalls überweisen Sie bitte den Betrag von [geschuldeter Betrag] sofort per Direktüberweisung auf [Bank, Kontonummer]. Ich habe eine weitere Kopie der ausstehenden Rechnung dieser E-Mail beigefügt.
Bitte begleichen Sie Ihre Rechnung und bestätigen Sie den Erhalt dieser Nachricht. Danke,
[Ihr Name]
Schritt 4: In Erwägung ziehen von Hilfe Dritter oder rechtlicher Optionen
Wenn Ihr Kunde Ihre Zahlungsbedingungen verletzt und Ihnen nach wiederholten Mahnungen weiterhin ausweicht, sollten Sie Hilfe Dritter in Anspruch nehmen.
Eine Möglichkeit ist, ein Inkassobüro zu beauftragen. Diese Dienste können Druck auf Kunden ausüben, endlich zu zahlen, durch Recherchen in öffentlichen Registern und Beeinträchtigung der Geschäftskreditwürdigkeit. Leider verlangen sie normalerweise zwischen 10% und 50% des eingezogenen Betrags.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Anwalt zu beauftragen, um Ihren Kunden zu verklagen. Dies kann ein langer, mühsamer Prozess sein, der Geld kostet. Aber es ist wichtig, Firmen rechtlich zur Verantwortung zu ziehen für das Geld, das sie Ihnen schulden, wenn alles andere fehlschlägt. Manchmal setzt die Drohung einer Klage genug Druck auf Kunden, damit sie zahlen.
Anwälte werden Sie über Ihre Rechte informieren, da unterschiedliche Gerichtsbarkeiten unterschiedliche Gesetze dafür haben, wie Auftragnehmer das ihnen geschuldete Geld zurückfordern können. Auftragnehmer im Vereinigten Königreich können gesetzliche Zinsen für verspätete Zahlungen von 8% zusätzlich zum Basiszinssatz der Bank of England für Geschäft-zu-Geschäft-Transaktionen verlangen. Unabhängige Auftragnehmer in den USA, die nicht rechtzeitig gezahlt bekommen, können möglicherweise Kunden vor dem Amtsgericht verklagen, haben aber auch Mühe, Geld zu erhalten – selbst wenn ein Richter zu ihren Gunsten entscheidet.
Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie tatsächlich ein Auftragnehmer sind und nicht verantwortlich für Aufgaben gemacht werden, die einem Angestellten ähneln. Wenn Sie fälschlicherweise eingestuft wurden, könnten Sie Anspruch auf rückwirkende Bezahlung und Sozialleistungen haben.
Der beste Weg, um internationale Zahlungen an Auftragnehmer zu tätigen
Wie Sie sehen können, kann eine Verzögerung bei einer Auftragnehmerzahlung zu Kopfschmerzen führen. Auftragnehmer stecken fest, indem sie Kunden mit einer stetigen Reihe von E-Mail-Mahnungen und Telefonanrufen bedrängen in einem verzweifelten Versuch, Inkassobüros und Anwälte zu vermeiden, die sie sich ohne das ihnen geschuldete Geld nicht leisten können.
Kunden haben in der Zwischenzeit Schwierigkeiten herauszufinden, was das Zahlungsproblem ist, und riskieren, hervorragende Mitarbeiter zu verprellen, die keine weiteren Aufträge annehmen werden, solange sie nicht bezahlt werden.
Der beste Weg, dies zu adressieren, ist die Verwendung von globaler Gehaltsabrechnungssoftware. Aber die meisten Tools lassen Sie nicht eine globale Belegschaft verwalten – bestehend aus Angestellten und Auftragnehmern gleichermaßen – unter demselben System.
Glücklicherweise gibt es eine globale Workforce-Lösung, die es einfach macht, Auftragnehmer zu onboarden, zu verwalten und zu bezahlen.
Sie können Stunden an mühsamer Arbeit sparen, indem Sie:
- Auftragnehmer in wenigen Minuten onboarden
- Beratungsvertragsvorlagen bereitstellen, die von lokalen Arbeitsrechtsexperten vorbereitet wurden
- Auftragnehmer in ihrer lokalen Währung bezahlen
- Auslagen erstatten und Rechnungen bezahlen
- Mit ein paar schnellen Klicks Auftragnehmer in Angestellte umwandeln
Bereit, späte Auftragnehmerzahlungen der Vergangenheit anzugehören lassen? Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie Rippling alle Schmerzpunkte des Auftragnehmermanagements automatisiert.
Rippling und seine Partner bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu gedacht, und sollte nicht dafür verwendet werden, um Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu erhalten. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie an irgendwelchen damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen teilnehmen.
