So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Kanada [2024]
Mit Kanadas vielfältigen und talentierten Beschäftigten ist es kein Wunder, dass sich so viele global agierende Unternehmen für die Einstellung von Auftragnehmenden in Kanada entscheiden. Doch welche Schritte sind erforderlich, um die komplexen kanadischen Arbeits- und Steuergesetze bei der Vergütung einzuhalten?
Lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, bevor Sie Ihre erste Rechnung erhalten und erfahren Sie, wie Sie Auftragnehmende korrekt klassifizieren, onboarden und gemäß dem kanadischen Arbeitsrecht bezahlen.
Schritt 1: Klassifizierung Ihrer Beschäftigten
Die korrekte Klassifizierung ist äußerst wichtig. Eine Fehlklassifizierung kann zu Geldstrafen, Nachzahlungen von Steuern und anderen harten Strafen durch Behörden wie die Canada Revenue Agency (CRA) führen. Zu den Strafen gehören:
- Bis zu 20 % auf nicht gezahlte Einkommenssteuer, Arbeitslosenversicherung und Beiträge zur Kanadischen Rentenversicherung (CPP) sowie Zinsen.
- Prämien für die Arbeitnehmerentschädigung, plus Strafen und Zinsen.
- Sowohl der Arbeitgeber- als auch der Arbeitnehmeranteil an unbezahlten CPP-Beiträgen.
- Mindestlohn, Überstunden, Urlaubsgeld, Elternzeit und andere pflichtige Sozialleistungen in Kanada.
- Potenzielle Schadensersatzansprüche von Beschäftigten.
Um festzustellen, ob eine Neueinstellung die Kriterien für einen Angestellten oder einen selbstständigen Auftragnehmenden erfüllt, haben kanadische Gerichte eine Reihe von "Tests" entwickelt. Die Gerichte und die kanadischen Steuerbehörden betrachten alle Aspekte eines Arbeitsverhältnisses und der Beziehung zum Angestellten, um die Klassifizierung zu bestimmen. Ein einzelner Test reicht in der Regel allerdings nicht aus, um eine Entscheidung zu treffen.
Auftragnehmende
Angestellte
Ein hohes Maß an Mitarbeiterkontrolle.
Auftragnehmende haben in der Regel mehr Autonomie, um zu bestimmen, wie und wann die Arbeit erledigt wird.
Deutliche Anweisungen vom Arbeitgeber. Angestellte unterliegen in der Regel stärkerer Kontrolle und Anweisungen durch den Arbeitgeber, der vorgibt, wie die Arbeit auszuführen ist und feste Arbeitszeiten festlegen kann.
Arbeitsgeräte und -werkzeuge, die dem Mitarbeitenden gehören.
Ausrüstung und Werkzeuge werden typischerweise vom Unternehmen bereitgestellt.
Weniger integriert. Auftragnehmende neigen dazu, unabhängig zu sein. Sie arbeiten eher remote und verwenden ihre eigenen Werkzeuge und Ausrüstungen.
Stark integriert. Angestellte sind in der Regel stärker in die Organisation des Arbeitgebers integriert, sie können etwa in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers arbeiten.
Kein Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragnehmende haben keinen Anspruch auf dieselben Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen wie Angestellte und sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern verantwortlich.
Anspruch auf Sozialleistungen. Angestellte haben Anspruch auf bestimmte Anstellungsleistungen und Schutzmaßnahmen, wie Mindestlohn, Überstundenvergütung und Urlaubsgeld. Sie können auch Anspruch auf Sozialleistungen wie Krankenversicherung, Rentenpläne und bezahlte krankheitsbedingte Abwesenheit haben.
Zeitgebundene Beauftragung. Auftragnehmende werden in der Regel für ein bestimmtes Projekt oder einen begrenzten Zeitraum engagiert.
Unbefristetes Arbeitsverhältnis. Angestellte werden in der Regel für einen unbefristeten Zeitraum eingestellt.
Haftungsrisiko. Auftragnehmende können mehr Risiko und Haftung für die von ihnen erbrachte Arbeit übernehmen.
Kein Haftungsrisiko. Angestellte sind im Allgemeinen vor Haftung bei arbeitsbezogenen Problemen geschützt.
Keine ausschließende Unternehmensbindung. Auftragnehmende dürfen vertraglich nicht an ein einziges Unternehmen gebunden sein. Sie können ihre Dienstleistungen für mehr als eine Organisation erbringen.
Exklusive Dienstleistungen. Angestellte können vertraglich verpflichtet sein, Leistungen nur für ein Unternehmen zu erbringen.
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Kostenloses Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Art, Auftragnehmende zu bezahlen
Das Erste, was Sie unternehmen müssen, bevor Sie Auftragnehmende bezahlen, ist zu bestimmen, wie Sie diese bezahlen werden. Mit dem Anstieg globaler Beschäftigten und der Remote-Arbeit haben Arbeitgeber jetzt mehr Möglichkeiten denn je, internationale Zahlungen an Auftragnehmende zu leisten. Hier sind einige Optionen:
- Überweisungen. Sie können ein kanadisches Bankkonto eröffnen, um Zahlungen zu leisten, oder Ihre Bank für eine globale Überweisung zur Bezahlung nutzen.
- Internationale Zahlungsanweisungen. Diese bewährte Zahlungsmethode kann langsam sein, da der Arbeitgeber die Zahlungsanweisung physisch erwerben und der Auftragnehmende sie nach Erhalt physisch einzahlen muss. Zudem können Zahlungsanweisungen mit Gebühren und ungünstigen Wechselkursen verbunden sein.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Beachten Sie, dass nicht alle digitalen Zahlungsplattformen in Kanada verfügbar sind (zum Beispiel ist Venmo nur in den USA nutzbar). Einige Arbeitgeber nutzen jedoch Plattformen wie Wise, um Geld international zu überweisen. Denken Sie daran, dass Wechselkurse täglich schwanken können, was die Vorhersage Ihrer Ausgaben erschwert.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste. Üblicherweise sind Auftragnehmende nicht in die Gehaltsabrechnung einbezogen, da sie nicht denselben Abzügen wie Angestellte unterliegen. Stattdessen stellen sie für ihre Dienstleistungen Rechnungen, die bei vielen Unternehmen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden. Aber mit Rippling können Sie kanadische Angestellte und kanadische Auftragnehmende weltweit in einem System bezahlen.
Schritt #3: Verwendung einer globalen Gehaltsabrechnungssoftware zur Verarbeitung von Zahlungen
Wie Sie in Schritt #2 gesehen haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Auftragnehmende in Kanada zu bezahlen. Der schnellste und einfachste Weg ist jedoch die Bezahlung der Auftragnehmenden über eine globale Gehaltsabrechnungssoftware.
Schritt #4: Berechnen und Einreichen Ihrer Steuerformulare
Während Arbeitgeber in Kanada nicht verpflichtet sind, Steuern für Auftragnehmende einzubehalten und zu zahlen, müssen sie jedes Jahr eine Reihe von Steuerformularen an Auftragnehmende und die CRA übermitteln.
Unternehmen, die Auftragnehmende in Kanada beschäftigen, müssen Folgendes bereitstellen:
- T4A-Belege an Auftragnehmende
- T4A-Zusammenfassungen an die CRA
- T4A-NR für grenzüberschreitende Auftragnehmende
- T5018s an Subunternehmende im Bauwesen
Müheloses Verwalten von Auftragnehmenden weltweit
Der Ausbau Ihrer internationalen Belegschaft war noch nie einfacher. Mit Rippling können Sie internationale Auftragnehmende in Kanada und weltweit in einem System bezahlen.
Häufig gestellte Fragen zur Bezahlung von Auftragnehmenden in Kanada
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende in Kanada bezahlen?
Nein, ausländische Unternehmen sind nicht verpflichtet, Lohnsteuern einzubehalten. Auftragnehmende sind selbst dafür verantwortlich, alle ihre Steuern zu bezahlen.
Gilt der kanadische Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in Kanada?
Nein, Mindestlohngesetze gelten nicht für sie.
Erhalten kanadische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein, sie haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen wie Angestellte. Die Bereitstellung von Sozialleistungen für selbstständige Auftragnehmende kann sogar das Risiko erhöhen, dass die Gerichte die Auftragnehmenden als falsch klassifiziert betrachten.
Kann man Auftragnehmende in Kanada in der eigenen Währung bezahlen?
Im Allgemeinen sollten kanadische Auftragnehmende in kanadischen Dollar bezahlt werden. Eine Bezahlung in einer anderen Währung ist möglich, muss jedoch im schriftlichen Vertrag festgelegt werden.
Viele internationale Zahlungsdienstleister, wie Rippling, unterstützen die Bezahlung von Auftragnehmenden entweder in kanadischen Dollar oder in Ihrer Währung.
Lassen sich Auftragnehmende in Kanada manuell bezahlen?
Ja und es ist üblich, dass Kleinunternehmer*innen die Zahlungen manuell abwickeln, um Kosten zu sparen. Dies kann jedoch zeitaufwendig sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mit mehreren Auftragnehmenden in Kanada oder grenzüberschreitend zusammenarbeiten.
Beachten Sie außerdem, dass die manuelle Verarbeitung von Bezahlungen einige Risiken mit sich bringt:
- Compliance. Die manuelle Lohnabrechnung birgt ein erhöhtes Risiko für menschliche Fehler und Versäumnisse. Schützen Sie sich und Ihr Unternehmen mit Rippling, das automatisch sicherstellt, dass alle geltenden lokalen Gesetze eingehalten werden – unabhängig vom Wohnort der Auftragnehmenden.
- Datenschutz. Die manuelle Abwicklung der Gehaltsabrechnung birgt ebenfalls Sicherheitsrisiken, insbesondere wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papierunterlagen verwenden. Sensible Informationen können verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrungen von Auftragnehmenden. Manuelle Zahlungen können langsam und mühsam sein. Oft fehlt es an Transparenz hinsichtlich der Zahlungsfristen und der Verwendungszwecke der Zahlungen, was es für Auftragnehmende schwierig macht, ihre Einnahmen nachzuvollziehen.
Automatisieren Sie die Gehaltsabrechnung mit Rippling. Rippling synchronisiert alle Personaldaten Ihres Unternehmens direkt mit der Gehaltsabrechnung, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Angestellte und Auftragnehmende weltweit werden schnell und regelkonform in einem System bezahlt. Weiterhin ist Rippling von der kanadischen Steuerbehörde (Canada Revenue Agency) als Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Bundesregierung sowie die meisten Provinzen und Territorien Kanadas anerkannt.
Wie werden Auftragnehmende in Kanada zu Angestellten?
Zunächst sollten Sie das passende Anstellungsmodell für Ihr Unternehmen wählen. Während die Beschäftigung von Selbstständigen flexibler und finanziell vorteilhaft sein kann, benötigen Sie manchmal auch Vollzeitmitarbeitende.
Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle rechtlichen und Compliance-Anforderungen erfüllt sind: Kanadas Arbeitsrecht erfordert Lohnabzüge, Sozialleistungen und weitere Regelungen für Angestellte, um die sich ein Auftraggeber bei Selbstständigen nicht kümmern muss. Unternehmen neigen dazu, über ihre eigene Niederlassung einzustellen, wenn sie bereits eine in Kanada besitzen oder planen, eine zu gründen, da dies eine bedeutende Investition in den kanadischen Markt darstellt. Alternativ können Unternehmen auch ohne kanadische Niederlassung Mitarbeiter in Kanada einstellen, indem sie einen Employer of Record Service nutzen.
Mit Rippling können Sie Auftragnehmende mühelos verwalten und sie schnell in Vollzeit-Beschäftigte umwandeln. Rippling sorgt für rechtssichere Papierarbeit, verwaltet Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung und mehr. Rippling übernimmt den gesamten Prozess, sodass Sie von Onboarding bis Offboarding stets compliant bleiben.
Rippling und Ripplings Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde ausschließlich zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu bieten oder als solche genutzt zu werden. Sie sollten sich vor jeglichen diesbezüglichen Aktivitäten oder Transaktionen an Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen wenden.
