So bezahlen Sie Auftragnehmende in Polen [2024]
Mit Polens vielfältigen und talentierten Beschäftigten ist es kein Wunder, dass sich so viele global agierende Unternehmen dafür entscheiden, Auftragnehmende in Polen zu beschäftigen. Doch was müssen Sie bei der Bezahlung beachten, um den komplizierten Arbeits- und Steuervorschriften in Polen gerecht zu werden?
Bevor Sie Ihre erste Rechnung erhalten, erfahren Sie hier Schritt für Schritt, wie Sie Auftragnehmende korrekt einordnen, anmelden, die Anforderungen der Sozialversicherung erfüllen und sie gemäß den polnischen und EU-Arbeitsgesetzen bezahlen.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten
Die korrekte Klassifizierung ist entscheidend. Eine Fehlklassifizierung von Angestellten als Auftragnehmende kann zu Geldstrafen, Nachzahlungen von Steuern und anderen strengen Sanktionen führen.
Nach polnischem und europäischem Recht helfen bestimmte Kriterien dabei, zwischen selbstständiger Arbeit und Vertragsarbeit zu unterscheiden. Selbstständige Auftragnehmende sind eigenständig, bieten ihre Dienstleistungen auf Vertragsbasis an, bestimmen ihre eigenen Arbeitszeiten und Arbeitsmethoden und können für mehr als einen Kunden arbeiten. Sie erhalten keine Sozialleistungen und reichen ihre Steuern ein und zahlen diese auch selbst. Die Bezahlung richtet sich nicht nach dem polnischen Mindestlohn und erfolgt nicht monatlich.
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Kostenloses Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Methode zur Bezahlung von Auftragnehmenden
Bevor Sie Auftragnehmende in Polen bezahlen können, sollten Sie zuerst bestimmen, wie Sie diese bezahlen werden. Mit dem Aufstieg globaler Beschäftigten und der Remote-Arbeit haben Arbeitgeber heute mehr Möglichkeiten denn je, internationale Zahlungen vorzunehmen. Hier sind einige Optionen:
- Banküberweisungen. Sie können ein polnisches Bankkonto eröffnen und es verwenden, um Gelder auf die Konten polnischer Auftragnehmender einzuzahlen. Oder Sie nutzen Ihre heimische Bank, um eine internationale Überweisung zu tätigen. Möglicherweise müssen Sie offiziell als Unternehmen oder Rechtsträger in Polen registriert sein, um dort ein Konto zu eröffnen.
- Internationale Zahlungsanweisungen. Diese bewährte Bezahlungsmethode kann langsam sein – insbesondere weil der Arbeitgeber die Zahlungsanweisung physisch erwerben muss und Auftragnehmende sie bei Erhalt physisch einzahlen. Zahlungsanweisungen können auch mit Gebühren und schlechten Wechselkursen verbunden sein.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Beachten Sie, dass nicht alle digitalen Zahlungsplattformen in Polen verfügbar sind (zum Beispiel funktioniert Venmo nur innerhalb der USA), obwohl einige Arbeitgeber Plattformen wie Wise nutzen, um Geld über Grenzen hinweg zu transferieren. Denken Sie daran, dass Wechselkurse von Tag zu Tag schwanken können, was es schwierig macht, Ihre Ausgaben vorherzusagen.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste. In der Regel werden Auftragnehmende nicht in die Gehaltsabrechnung einbezogen, da für sie nicht die gleichen Abzüge gelten wie für Angestellte. Stattdessen stellen sie ihre Dienstleistungen in Rechnung, die bei vielen Unternehmen über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden.
Schritt #3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware zur Abwicklung von Bezahlungen
Wie in Schritt #2 erklärt, gibt es mehrere Möglichkeiten, um Auftragnehmende in Polen zu bezahlen. Doch der schnellste und einfachste Weg ist die Bezahlung von über eine globale Abrechnungssoftware.
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Schritt #4: Berechnen und Ausfüllen von Steuerformularen
Während Arbeitgeber in Polen nicht verpflichtet sind, Steuern für Auftragnehmende einzubehalten und zu zahlen, müssen sie möglicherweise zusätzliche Unterlagen einreichen. Das Arbeitsrecht ändert sich ständig, und es ist leicht, etwas zu übersehen, das erforderlich ist. Obwohl Arbeitgeber in Polen nicht verpflichtet sind, Steuern für Auftragnehmende einzubehalten und zu zahlen, verlangt das Finanzamt, dass Sie alle Zahlungen an ausländische selbstständige Auftragnehmende melden.
Mühelose Verwaltung von Auftragnehmenden auf der ganzen Welt
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Häufig gestellte Fragen zur Abwicklung der Bezahlung von Auftragnehmenden in Polen
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende bezahlen?
Nein, ausländische Unternehmen sind nicht verpflichtet, Lohnsteuern einzubehalten. Auftragnehmende müssen ihre Steuern selbst bezahlen.
Gilt der polnische Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in Polen?
Nein, Mindestlohn-Gesetze gelten nicht für sie.
Erhalten polnische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein, sie haben in Polen keinen Anspruch auf Sozialleistungen in der gleichen Weise wie Angestellte. Die Gewährung von Sozialleistungen an selbstständige Auftragnehmende kann sogar das Risiko erhöhen, dass sie Gerichten als falsch klassifiziert betrachten.
Können Sie Auftragnehmende in Polen in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Sie sollten versuchen, polnische Auftragnehmende in ihrer Landeswährung (Polnische Zloty oder PLN) zu bezahlen. Wenn Auftragnehmende schriftlich zustimmen, können Sie sie auch in einer anderen Währung bezahlen. Hierfür können zusätzliche Überweisungsgebühren anfallen.
Viele internationale Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen die Bezahlung von Auftragnehmenden entweder in polnischen Zloty oder in Ihrer Währung.
Können Sie Auftragnehmende in Polen manuell bezahlen?
Ja. Es ist üblich, dass Kleinunternehmer*innen die Vergütung manuell bearbeiten, um Kosten zu sparen. Dies kann jedoch zeitaufwendig sein – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mit mehreren Auftragnehmenden in Polen oder grenzüberschreitend zusammenarbeiten.
Es ist zudem wichtig zu beachten, dass die manuelle Bearbeitung von Bezahlungen mit einigen Risiken verbunden ist:
- Einhaltung von Vorschriften. Die manuelle Abwicklung der Gehaltsabrechnung birgt das Risiko menschlicher Fehler und Versäumnisse. Schützen Sie sich und Ihr Unternehmen mit Rippling, das automatisch die Einhaltung aller geltenden lokalen Gesetze gewährleistet – egal, wo Auftragnehmende leben.
- Datenschutz. Die manuelle Lohnabrechnung birgt ebenfalls Risiken für den Datenschutz. Vor allem, wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papieraufzeichnungen verwenden. Sensible Informationen können verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrung von Auftragnehmenden. Manuelle Bezahlungen können langsam sein und es fehlt oft an der nötigen Transparenz, die viele Auftragnehmende benötigen. Dies kann eine frustrierende Erfahrung für jene sein, die versuchen, Zahlungen nachzuvollziehen.
Automatisieren Sie die Gehaltsabrechnung, indem Sie Rippling verwenden. Rippling synchronisiert alle HR-Daten Ihres Unternehmens mit der Gehaltsabrechnung und eliminiert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe vollständig. Angestellte und Auftragnehmende auf der ganzen Welt werden schnell (und konform) bezahlt, was die polnischen Gehaltsläufe für Ihr Team vereinfacht.
Wie werden Auftragnehmende in Polen zu Angestellten?
Auch wenn die Einstellung von freiberuflichen Auftragnehmenden mehr Flexibilität und finanzielle Vorteile bieten kann, benötigen Sie manchmal dennoch Vollzeitangestellte. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen für die Einstellung erfüllt sind und der Arbeitsvertrag sowie seine Schutzbestimmungen rechtlich einwandfrei sind.
Das polnische Arbeitsrecht erfordert Gehaltsabzüge für Einkommensteuern (zu den richtigen Steuersätzen), Krankenversicherung und Gesundheitsversorgung sowie die Bereitstellung von Sozialleistungen wie Jahresurlaub, Mutterschaftsurlaub, Elternzeit, Abfindungszahlungen, krankheitsbedingte Abwesenheit, bezahlte Freizeit, bezahlte gesetzliche Feiertage, Kündigungsfristen und vieles mehr. Darüber müssen Sie sich bei Auftragnehmenden keine Sorgen machen. Die Einhaltung der ZUS-Polen (Polnische Sozialversicherungsanstalt) Vorschriften und anderer Beschäftigungsgesetze ist ebenfalls erforderlich.
Sie sollten außerdem entscheiden, ob Sie Ihr eigenes Unternehmen in Polen gründen oder über einen Employer of Record (EOR)-Dienst einstellen möchten. Ein EOR wie Rippling kann Ihnen dabei helfen, Angestellte problemlos einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu bestimmt, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu geben und sollte nicht als solche genutzt werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie sich an entsprechenden Aktivitäten oder Transaktionen beteiligen.
