Verwaltung von Geräten für Remote-Mitarbeiter in Ausland - vom Onboarding bis zum Offboarding
In einer Ära der Remote-Arbeit können IT-Administratoren nicht mehr einfach einen Büroflur entlangschreiten und spontan einen Computer für einen neu eingestellten Mitarbeiter konfigurieren. Heutzutage verteilen sich Unternehmen auf Heimbüros, die ganze Kontinente umspannen, und Arbeitgeber stehen vor der gewaltigen Herausforderung, hunderte verschiedener Geräte zu managen, jedes individuell konfiguriert, zugeschnitten auf den einzelnen Mitarbeiter.
Die durch die Pandemie ausgelöste Renaissance der Heimarbeit eröffnet globale Einstellungsmöglichkeiten und verleiht Wissensarbeitern mehr Autonomie. Allerdings bringt sie auch eine neue logistische Herausforderung mit sich: die Verwaltung der Mitarbeiterausrüstung. Wie lassen sich Geräte zu einem neu eingestellten Mitarbeiter im Ausland verschicken, bevor dieser seine Tätigkeit aufnimmt, wie schützt man sie vor Cyberangriffen, passt sie an, wenn sich die Rolle des Mitarbeiters ändert, holt sie zurück, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt – und wie wiederholt man diesen Prozess für Ihr globales Team ad infinitum?
Wir führen Sie auf dem Pfad des geringsten Widerstands, um Kopfschmerzen zu minimieren und die Einhaltung internationaler Vorschriften zu gewährleisten.
Schritt #1: Verstehen Sie die Gerätebedürfnisse Ihrer Mitarbeiter
Arbeitgeber sind in der Regel dafür verantwortlich, die Ausrüstung bereitzustellen, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen. Aber es gibt eine Grauzone bei Fernarbeitern, die aus Heimbüros arbeiten.
Unternehmen müssen neuen Fernmitarbeitern nicht immer Laptops und andere Geräte zur Verfügung stellen. Einige Unternehmen führen eine Richtlinie zum Mitbringen eigener Geräte (Bring Your Own Device, BYOD) ein, bei der Fernmitarbeiter ihre eigenen Computer bereitstellen. Während die Verwendung persönlicher Geräte Kosten senkt, kann sie die Arbeitgeber Sicherheitsrisiken aussetzen
Sie sollten die lokalen Anforderungen überprüfen, bevor Sie sich für Ihre Geräterichtlinie entscheiden, da verschiedene Länder unterschiedliche Regeln haben. Kroatien und Chile verlangen beispielsweise beide, dass Arbeitgeber alle Heimbüroausrüstungen erstatten. In den USA hat Kalifornien eine ähnliche Erstattungsrichtlinie. Irland hingegen fordert dies nicht, bietet Fernmitarbeitern jedoch Steuererleichterungen für Fernarbeitskosten an, die ihre Telefonrechnung und Internetverbindung umfassen können.
Auch wenn es nicht erforderlich ist, ist es üblich, dass Arbeitgeber Stipendien für das Arbeiten von zu Hause aus bereitstellen, um die Kosten für Büromaterialien zu Hause zu decken. Und wenn Ihr Mitarbeiter kein eigenes Gerät hat und einen Arbeitscomputer benötigt, sollten Sie einen bereitstellen.
Schritt #2: Kaufen und versenden Sie die Geräte
Die Gerätebedürfnisse Ihrer Remote-Mitarbeiter variieren je nach ihrer spezifischen Rolle. Ein Firmenhandy (und ein Headset) kann beispielsweise als Ersatz für ein intelligentes Schreibtischtelefon für Vertriebsmitarbeiter dienen, um mit Kunden zu kommunizieren. Es kann auch Social Media Managern helfen, Markenkonten zu überwachen, und kann ganzen Teams – sogar Kollegen in verschiedenen Zeitzonen – zur Verfügung gestellt werden, um Konsistenz über dasselbe Betriebssystem zu gewährleisten und einfachen Zugang zu Kollaborations-Apps zu ermöglichen.
Als zusätzlichen Bonus könnten Sie in ergonomische Arbeitsausrüstung investieren, um die Chance von Nacken-, Rücken- und Schulterverletzungen zu verringern, wie eine externe Tastatur und Maus. Einige Gerichtsbarkeiten haben ergonomische Anforderungen, die den Typ der Ausrüstung, die du kaufen solltest, beeinflussen. Laut den Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften des Vereinigten Königreichs müssen Arbeitgeber eine Bildschirmarbeitsplatzbewertung (Display Screen Equipment, DSE) durchführen für remote und persönlich anwesende Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass ihre Arbeitsplätze geneigte Tastaturen und verstellbare Monitore haben (sowie einen ergonomischen Stuhl und andere Büromöbel, die helfen, muskuloskelettale Verletzungen zu verhindern).
All die Variabilität zwischen regionalen Anforderungen und Bedürfnissen für verschiedene Jobs kann es schwierig machen, Geräte auszuwählen und zu versenden – besonders im großen Maßstab, wenn Sie alle verwalten möchtest. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass Ihre remote Mitarbeiter die Geräte haben, die sie vor ihrem Startdatum oder ihrer Beförderung benötigen. Daher ist es eine gute Idee, nach einer Lösung zu suchen, die es Personalverantwortlichen ermöglicht, Geräte schnell als Teil des Onboardingprozesses zu kaufen und zu versenden.
Schritt #3: Richten Sie Mitarbeiterzugang und -berechtigungen ein
Bevor Remote-Mitarbeiter an ihren neuen Geräten arbeiten können, müssen Sie sicherstellen, dass sie mit allen Apps, Tools und Integrationen eingerichtet sind, die Ihr Unternehmen verwendet – und dass Sie sie aus der Ferne verwalten können. Das Gerät sollte für IT-Support und Cybersicherheitsmaßnahmen eingerichtet sein, während es Arbeitgebern auch erlaubt, Apps je nach Mitarbeiterlebenszyklus fernzusteuern und zu deprovisionieren.
Mit Rippling können Sie sofort die Konten der Mitarbeiter einrichten und sichern, wissend, dass jeder Mitarbeiter vom ersten Tag an den notwendigen Zugang und die Berechtigungen hat. Rippling bietet einen einheitlichen Ort, um all Ihre Mitarbeiterapps einzurichten, zu verwalten und zu deaktivieren – von Google Workspace bis Slack.
Schritt #4: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Geräte sicher und auf dem neuesten Stand bleiben
Sobald Ihre Remote-Mitarbeiter ihre Arbeitsgeräte für den Job konfiguriert haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie geschützt sind. Suchen Sie nach IT-Lösungen, die OS-Updates verbergen können, bis Sie verifizieren, dass sie zuverlässig sind, und dann aus der Ferne auf Firmengeräten implementieren. Sie möchten auch eine zuverlässige Endpoint Protection Platform (EPP), die Cyberangriffe erkennt und deren Ausbreitung verhindert.
Außerdem sollten Arbeitgeber alarmiert werden, wenn eine Sicherheitsbedrohung besteht. Rippling integriert sich mit SentinelOne, welches Verstöße markiert (Sie können E-Mail- oder Slack-Benachrichtigungen einrichten) und Admins erlaubt, Dateien zu quarantänieren und sensible Informationen zu schützen. Rippling kann auch aus seinen umfangreichen Mitarbeiterdaten Berichte über verschlüsselte Geräte und Sicherheitsinstallationen über alle verbundenen Geräte erstellen. Arbeitgeber können wissen welche Geräte bedroht werden und welche Mitarbeiter, Teams und Standorte dadurch betroffen sind.
Schritt #5: Holen Sie Mitarbeitergeräte zurück, wenn sie das Unternehmen verlassen
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Firmengeräte geben, wenn sie anfangen zu arbeiten, müssen Sie diese Geräte auch wieder einsammeln, wenn sie aufhören. Wenn ein Mitarbeiter, der in oder in der Nähe der Firmenzentrale arbeitet, geht, ist das relativ einfach (wenn auch mühsam); sie können alle Geräte, die sie bekommen haben, persönlich abgeben oder zurücksenden.
Mit Rippling können Sie Inventarverwaltung nutzen, um jeglichen Arbeitsaufwand zu eliminieren. Dieser „Cloud-IT-Schrank“ versendet automatisch eine Rücksendebox und ein vorbezahltes Versandetikett an den Mitarbeiter, sendet es an ein sicheres Lager, um es zu löschen und zu bewerten, und wenn es den Standards entspricht, wird es an einen neuen Mitarbeiter versendet. Sie können auch einen benutzerdefinierten Workflow für die Geräterückgabe in das Rippling HRIS einbauen, der IT-Administratoren benachrichtigt, sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, falls eine automatische Geräterückgabe nicht arrangiert wurde.
Computers von Mitarbeitern remote verwalten
Der IT-Fußabdruck Ihres Unternehmens muss nicht auf einen physischen Büroraum beschränkt sein. Verwalten Sie Ihre gesamte Flotte von Anfang bis Ende von einem einzigen Dashboard aus. Nutzen Sie Rippling, um:
- Apps konfigurieren und Berechtigungen festlegen.
- Automatisch sichere Betriebssystemupdates installieren und Cyberbedrohungen erkennen
- Geräte löschen und dann an neue Mitarbeiter versenden.
Erfahren Sie mehr über das mobile Gerätemanagement von Rippling und reduzieren Sie den Arbeitsaufwand für Ihre remote arbeitenden Mitarbeiter.
Haftungsausschluss: Rippling und seine Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu bestimmt, und sollte nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung genutzt werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie an irgendwelchen damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen teilnahmen.
