Fehlklassifizierung von Mitarbeitern: Wie Sie wissen, ob Sie gefährdet sind – und was Sie dagegen tun können

Viele von uns wissen, dass Regierungen Gig-Economy-Riesen zur Rechenschaft ziehen, weil sie ihre Arbeitnehmer falsch klassifiziert haben. Zum Beispiel wurde Uber von der US Federal Trade Commission (FTC) mit einer Geldstrafe von 20 Millionen US-Dollar belegt, weil das Unternehmen ein übertriebenes Verdienstpotenzial fälschlicherweise angepriesen und Fahrer über die Bedingungen seines Fahrzeugfinanzierungsprogramms in die Irre geführt hat. Aber Unternehmen jeder Größe – einschließlich kleiner Betriebe – können zur Verantwortung gezogen werden, wenn sie gegen das Arbeitsrecht verstoßen.

Wie man weiß, ob man Gefahr läuft, falsch klassifiziert zu werden

In den Vereinigten Staaten werden die Regeln zur Klassifizierung von Arbeitnehmern von verschiedenen Bundes- und Landesbehörden festgelegt, darunter das Arbeitsministerium, der IRS sowie die Arbeitsministerien und Arbeitsagenturen der Bundesstaaten. Diese Behörden sind verantwortlich für die Durchsetzung der Arbeitsgesetze und -vorschriften, die die Klassifizierung von Arbeitnehmern betreffen. Die Komplexität wird noch dadurch verstärkt, dass sich die regulatorische Landschaft und der Fokus auf die Durchsetzung der Klassifizierung schnell weiterentwickeln.

Obwohl Regierungsbehörden und Gerichte den Status eines unabhängigen Auftragnehmers in der Regel eng auslegen, wenden verschiedene Gerichtsbarkeiten und Behörden unterschiedliche Tests an, um den Status eines unabhängigen Auftragnehmers zu bestimmen. Selbst innerhalb derselben Gerichtsbarkeit werden für verschiedene Zwecke unterschiedliche Tests angewendet. Ein Gericht oder eine staatliche Behörde könnte also einen Arbeitnehmer für einen Zweck (z. B. Lohn und Gehalt) korrekt als unabhängigen Auftragnehmer klassifizieren und ein anderes Gericht oder eine andere Agentur im selben Staat könnte das Gegenteil für einen anderen Zweck feststellen (z. B. Arbeitslosenentschädigung oder Arbeitnehmerschutz).

In all diesen Tests gibt es jedoch einige allgemeine Konzepte, die beachtet werden sollten, wenn man seine Vereinbarungen mit unabhängigen Auftragnehmern überprüft. Zum Beispiel stellt das bloße Kennzeichnen eines Arbeitnehmers als unabhängigen Auftragnehmer oder das Unterzeichnen einer Vereinbarung als unabhängiger Auftragnehmer nicht sicher, dass die Person auch korrekt als solche klassifiziert wird - auch wenn alle Beteiligten dem zustimmen und dies wünschen. Ein weiteres wichtiges Konzept in den verschiedenen Tests ist das Recht der einstellenden Entität, den unabhängigen Auftragnehmer zu kontrollieren. Gerichte und Regierungsbehörden betrachten Faktoren wie die Überwachung des Arbeitnehmers durch die einstellende Entität und ob die einstellende Entität die Werkzeuge, Ausrüstungen und den Arbeitsplatz bereitstellt, um zu bestimmen, ob ein Arbeitnehmer korrekt als unabhängiger Auftragnehmer klassifiziert ist.

Es gelten verschiedene Tests, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer richtig klassifiziert ist. Zum Beispiel hat der IRS einen „Multi-Faktor-Test“, der drei Aspekte umfasst: Verhaltenskontrolle (d. h., kontrolliert das Unternehmen oder hat das Recht zu kontrollieren, was der Arbeitnehmer tut und wie der Arbeitnehmer seine Arbeit verrichtet?), finanzielle Kontrolle (d. h., werden die geschäftlichen Aspekte der Arbeit des Arbeitnehmers vom Zahler kontrolliert?) und die Art der Beziehung (d. h., gibt es schriftliche Verträge oder arbeitnehmerähnliche Vorteile wie Pensionspläne, Versicherung, Urlaubsgeld usw.? Wird die Beziehung fortgesetzt und ist die ausgeführte Arbeit ein Schlüsselaspekt des Unternehmens?).

Viele Staaten haben ihre eigenen Regeln und Tests zur Klassifizierung von Arbeitnehmern. Beispielsweise haben Kalifornien und mehrere andere Staaten eine Version des sogenannte „ABC“-Tests übernommen, der in den meisten Situationen angewendet wird:

1. Dass der Arbeitnehmer frei von der Kontrolle und Weisung des Unternehmens ist
2. Dass sie Arbeiten ausführen, die außerhalb der üblichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens liegen
3. Dass sie gewöhnlich in einem selbstständig etablierten Handel, Beruf oder Geschäft tätig sind

In Kalifornien, auch wenn eine Vereinbarung vom „ABC“-Test ausgenommen sein könnte, wendet Kalifornien einen anderen Multi-Faktor-Test an, der darauf abzielt, die wirtschaftlichen Realitäten einer gegebenen Situation zu analysieren, um zu bestimmen, ob ein Arbeitnehmer korrekt als unabhängiger Auftragnehmer klassifiziert ist.

Viele Warnzeichen einer Fehlklassifizierung sind weniger bekannt. In unserer eigenen Analyse haben wir acht typische Anzeichen einer Fehlklassifizierung identifiziert.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Risiken zu erfahren…

Die Risiken der Fehlklassifizierung

Eine Fehlklassifizierung liegt vor, wenn ein Unternehmen einen Arbeitnehmer als unabhängigen Auftragnehmer betrachtet, obwohl er als Angestellter betrachtet werden sollte. Unabhängig davon, ob Ihre Auftragnehmer in den USA oder im Ausland sind, kann die Fehlklassifizierung eines Arbeitnehmers große Strafen nach sich ziehen. Die Konsequenzen können je nach Schwere des Verstoßes und den Gesetzen in der Gerichtsbarkeit, in der das Unternehmen tätig ist, variieren.

Verschiedene Länder haben unterschiedliche Regeln dafür, was einen Auftragnehmer von einem Angestellten unterscheidet, was das Risiko für Unternehmen, die globale Arbeitnehmer beschäftigen, noch erhöht. Ohne Personal-Administratoren, die in den Nuancen der Klassifikationsvorschriften jedes Landes erfahren sind, könnten Sie feststellen, dass Sie unbeabsichtigt gegen die für Ihre Situation geltenden Vorschriften verstoßen. Denken Sie daran, dass ein Regulator, Gericht oder Schiedsrichter, der die Regeln der Gerichtsbarkeit anwendet, zu dem Schluss kommen kann, dass ein Arbeitnehmer fehlklassifiziert ist, auch wenn sowohl das Unternehmen als auch der Arbeitnehmer eine Vereinbarung als unabhängiger Auftragnehmer wünschen und einen Vertrag haben, der dies besagt.

Nachfolgend sind einige der möglichen Ergebnisse aufgeführt, die eintreten können, wenn ein Unternehmen wegen Falschklassifizierung seiner Arbeitnehmer ermittelt wird.

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Regierungs- oder regulatorische Untersuchung

Wenn Arbeitnehmer als selbständige Auftragnehmer/Subunternehmer statt als Beschäftigte klassifiziert werden, kann dies zu potentiell erheblichen Risiken einer Regierungs- oder regulatorischen Untersuchung für Arbeitgeber führen. Dies liegt daran, dass eine falsche Klassifizierung zu einer Nichteinhaltung des Arbeitsrechts und der Vorschriften führen kann, was die Aufmerksamkeit von Regierungsbehörden wie dem Arbeitsministerium und dem Internal Revenue Service auf sich ziehen kann. In einigen Fällen kann eine Untersuchung zur Falschklassifizierung zu einer umfassenden Prüfung der Betriebsabläufe des Arbeitgebers führen, was zeitaufwendig und kostspielig sein kann.

Darüber hinaus kann eine falsche Klassifizierung einen Dominoeffekt auslösen, da andere Regierungsbehörden beteiligt werden können. Zum Beispiel, wenn Arbeitnehmer falsch klassifiziert werden, sind sie möglicherweise nicht ordnungsgemäß durch eine Arbeitsunfähigkeitsversicherung abgedeckt, was zu Ansprüchen gegen die allgemeine Haftpflichtversicherung des Arbeitgebers führen kann. Dies kann zu höheren Versicherungsprämien und sogar zum Verlust des Versicherungsschutzes führen. 

Geldstrafen, Bußgelder und andere rechtliche Schritte

Wenn eine Regierungsbehörde feststellt, dass ein Arbeitgeber Arbeitnehmer falsch klassifiziert hat, können die Konsequenzen erheblich sein. Beispielsweise kann die einstellende Einheit verpflichtet werden, rückwirkende Löhne einschließlich Überstundenvergütung, Lohnsteuernachzahlungen, Strafen, Beiträge zur Arbeitsunfähigkeitsversicherung sowie Ansprüche auf Sozialleistungen, Urlaubsansprüche und damit verbundene Strafen zu zahlen.

Ein jüngstes Beispiel für eine solche Situation ist der bekannte Rechtsstreit zwischen Uber und rechtlichen Einrichtungen in Kalifornien. Im Jahr 2020 reichte das California Labor Commissioner's Office eine Klage gegen Uber ein, mit der Behauptung, dass das Unternehmen seine Fahrer fälschlicherweise als selbständige Auftragnehmer statt als Angestellte klassifiziert und ihnen keine angemessenen Löhne und Sozialleistungen gezahlt habe.

In der Klage forderte das Labor Commissioner's Office Millionen in unbezahlten Steuern und Strafen sowie andere Schäden. Der Fall wurde im Jahr 2022 beigelegt, wobei Uber zustimmte, 8,43 Millionen Dollar zur Beilegung der Klage zu zahlen, durchschnittlich 8.000 Dollar pro Fahrer.

Diese Einigung markiert eine der größten Auszahlungen in einem Falschklassifizierungsfall und unterstreicht die erheblichen Risiken, denen Arbeitgeber ausgesetzt sind, wenn sie Arbeitnehmer fälschlicherweise als selbständige Auftragnehmer einstufen. Der Fall hatte zudem weitreichende Auswirkungen auf die Gig-Economy und die Praktiken der Arbeitnehmerklassifizierung, da viele Unternehmen nach dem Urteil verstärkten Prüfungen und rechtlichen Herausforderungen gegenüberstanden.

Klagen von falsch klassifizierten Arbeitskräften

Neben rechtlichen Schritten von Regulierungsbehörden können Arbeitnehmer, die glauben, falsch klassifiziert worden zu sein, eigene Klagen einreichen, um rückwirkenden Lohn, Überstunden, Sozialleistungen und andere Schäden zu fordern, was für Arbeitgeber kostspielig und zeitaufwendig sein kann. Zusätzlich werden Prüfungen zur Fehlklassifizierung von staatlichen Arbeitsbehörden oft ausgelöst, wenn ein Arbeitnehmer Arbeitslosenunterstützung beantragt und die Behörde entdeckt, dass der Arbeitnehmer als selbständiger Auftragnehmer/Subunternehmer bezahlt wurde.  

In den letzten Jahren gab es eine Reihe von hochkarätigen Klagen von falsch klassifizierten Arbeitnehmern gegen Unternehmen in der Gig-Economy, wie Uber, Lyft und DoorDash. Aber Klagen treten auch außerhalb der Gig-Economy auf – zum Beispiel stimmte das Elektrorollerunternehmen Lime einer 8,5-Millionen-Dollar-Einigung in einem Fall zu, der behauptete, das Unternehmen hätte seine „Juicers", Leute, die die Roller aufladen, als Auftragnehmer falsch klassifiziert. Und Holland Acquisition Inc. musste über 42 Millionen Dollar an rückwirkenden Löhnen und Schäden an Arbeitnehmer zahlen, die es von 2012 bis 2019 falsch klassifiziert hatte.

Reputationsschaden

Ein Unternehmen kann auch ohne direkte Geldstrafen oder Klagen einen erheblichen Imageschaden erleiden, wenn festgestellt wird, dass es Arbeitnehmer falsch klassifiziert hat. Wird ein Unternehmen als ausbeuterisch gegenüber Arbeitnehmern oder als Verletzer des Arbeitsrechts wahrgenommen, kann dies das Image der Marke, das Ansehen und die Beziehungen zu Kunden, Investoren und anderen Stakeholdern erheblich schädigen.

Solch ein Reputationsschaden kann gravierende finanzielle Folgen nach sich ziehen, einschließlich Umsatzverlusten, sinkendem Marktanteil und abnehmendem Investorenvertrauen. Zudem kann es zu negativer Medienberichterstattung, Boykotten und anderen Formen öffentlicher Gegenreaktionen kommen, die den Ruf und die finanzielle Stabilität des Unternehmens weiter gefährden.

Zusätzlich zu den potenziellen finanziellen Konsequenzen kann ein Reputationsschaden auch rechtliche und regulatorische Folgen nach sich ziehen. Unternehmen, die als Verletzer des Arbeitsrechts angesehen werden, können einer verstärkten Prüfung durch Regierungsbehörden und andere Stakeholder unterliegen, was zu weiteren rechtlichen und finanziellen Belastungen führen kann.

Menschen falsch zu klassifizieren ist einfacher, als Sie denken

Falschklassifizierung kann sich im Laufe der Zeit ereignen – viele der Warnsignale sind klein und harmlos für sich alleine, aber wenn viele davon vorhanden sind, wird es zu einer rutschigen Böschung, die Arbeitgeber unvorbereitet fangen kann.

Hier ist ein Beispiel:

Fiktive Firmen (FF) stellt John, einen Grafikdesigner, als selbständigen Auftragnehmer ein, um an einem bestimmten Projekt zu arbeiten. John arbeitet remote, legt seine eigenen Arbeitszeiten fest und verwendet seine eigene Ausrüstung. FF bezahlt John eine Pauschalgebühr für das Projekt und stellt ihm keine Sozialleistungen zur Verfügung.

Nachdem das Projekt abgeschlossen ist, ist FF von Johns Arbeit beeindruckt und beschließt, ihn für ein weiteres Projekt einzustellen. Dieses Mal gibt FE John detailliertere Anweisungen, wie das Projekt zu vervollständigen ist und setzt eine Frist für die Fertigstellung. John arbeitet immer noch remote und verwendet seine eigene Ausrüstung, fühlt sich aber nun stärker von FF überwacht.

Mit der Zeit stellt FF John für zusätzliche Projekte ein. Die Arbeit wird regelmäßiger und laufend, und FF beginnt, sich auf Johns Arbeit für den Betrieb seines Unternehmens zu verlassen. John arbeitet weiterhin remote und verwendet seine eigene Ausrüstung, arbeitet aber nun ausschließlich für FF und hat keine anderen Kunden oder Auftraggeber.

Irgendwann realisiert John, dass er seit mehreren Jahren für FF gearbeitet hat und nie als Arbeitnehmer klassifiziert wurde. Er beginnt zu hinterfragen, ob er Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Urlaubsgeld erhalten sollte.

In diesem Beispiel könnte FF John versehentlich als selbständigen Auftragnehmer falsch klassifiziert haben. Obwohl John anfangs die Kriterien für den Status eines selbständigen Auftragnehmers erfüllt haben mag, wurde seine Arbeit mit der Zeit regelmäßiger und laufend, und er wurde stärker von FF überwacht und wurde wirtschaftlich abhängig von FF als seinem einzigen Auftraggeber. Wenn John seine Klassifizierung anfechten würde, könnte ein Gericht feststellen, dass er als Arbeitnehmer hätte klassifiziert werden sollen und Anspruch auf Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Urlaubsgeld gehabt hätte.

Und in einem Fall wie diesem wäre FF vielen potenziellen Konsequenzen ausgesetzt. Sie könnten John Rückzahlung, zurückliegende Sozialleistungen und andere Vergütungen schulden. Sie könnten von Regierungsbehörden geprüft, mit Bußgeldern belegt oder wegen Verstoßes gegen Arbeitsrechte verklagt werden. Und Regulierungsbehörden könnten sogar alle anderen Auftragnehmer bei FF genauer unter die Lupe nehmen und zusätzliche Bußgelder und Strafen verhängen, falls sie zum Schluss kommen, dass andere Arbeitnehmer falsch klassifiziert wurden. Und der Ruf ihres Unternehmens könnte Schaden nehmen, was es schwieriger machen würde, talentierte Mitarbeiter wie John zu gewinnen.

Falschklassifizierung kann versehentlich, unbeabsichtigt und wie hier illustriert, allmählich über die Zeit geschehen. Ein erster Schritt, den Sie unternehmen können, um sich und Ihr Unternehmen zu schützen, ist die Nutzung von Ripplings Mitarbeiterklassifizierungstool, das Ihnen helfen kann zu verstehen, ob es potenzielle Probleme mit Ihren Arbeitsklassifizierungen gibt. Machen Sie das Quiz.

Sie können auch lernen, einige der Warnzeichen der Falschklassifizierung in unserem Leitfaden zu erkennen.

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