Die 5 Fallstricke der Globalisierung – und wie man sie überwindet

In der heutigen Geschäftswelt ist eine globale Expansion ein entscheidender Schritt für Wachstum und Erfolg. Bei Rippling sind wir uns dessen nur allzu bewusst.

Obwohl Rippling seinen Hauptsitz in San Francisco hat, sind wir im Vereinigten Königreich, Irland, Indien, Australien, Kanada und China tätig, und wir werden im nächsten Jahr eine Liste von Ländern und Regionen hinzufügen. Seit 2019 sind wir von einem 100-Personen-Unternehmen auf etwa 2.000 Mitarbeiter gewachsen. 

Es war eine aufregende Reise, aber auch eine, die mit Herausforderungen und manchmal schmerzhaften Lernprozessen verbunden war. Unsere Wachstumsschmerzen ähnelten denen vieler anderer Unternehmen: Schnelles Wachstum und globale Skalierung bedeuten, dass wir mit jedem neuen Büro oder Standort viele Übergänge durchlaufen mussten. Diese Probleme haben wir nicht nur gespürt, sondern mussten auch herausfinden, wie wir sie mithilfe des Rippling-Produkts für unsere Kunden lösen können.

Ich habe kürzlich mit CHROs und anderen Personalleiter auf der Gartner Reimagine Personalwesen-Konferenz in London gesprochen, und ich möchte Ihnen jetzt die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Gespräch mitteilen. 

Einige dieser Aspekte gehören zur Geschichte des Rippling-Produkts, während andere aus den Erkenntnissen unserer Kunden stammen. Und ich vermute, dass die meisten der vorgestellten Punkte Lösungen für Probleme sind, mit denen Unternehmen jeder Größe konfrontiert sind, wenn sie wachsen.  

Bevor wir auf die Schmerzpunkte der Globalisierung eingehen, erzähle ich Ihnen ein wenig über die Rippling-Plattform. 

Eine kurze Einführung in die Rippling-Plattform

Viele denken bei Rippling an eine HRIS-Lösung, aber wir sind wirklich eine Plattform, die auf einer einfachen, aber kraftvollen These beruht: Das Mitarbeiterprofil sollte immer im Zentrum von allem stehen, was Unternehmen im Personalwesen, im Finanzwesen und sogar in der IT tun. 

Unten haben wir den Rippling-Mitarbeitergraphen dargestellt. Traditionelle Mitarbeiterverzeichnisse erfassen die Details rund um den Namen und den Standort eines Mitarbeiters, interagieren aber nicht mit Unternehmensdaten oder zumindest nicht so, wie Sie es vielleicht möchten. Der Rippling-Mitarbeitergraph erfasst Daten und Einblicke aus allem über das Mitarbeiterprofil: Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung, Geräte, Softwareanwendungen und mehr.

Indem wir das Mitarbeiterprofil auf unserer Plattform für das Management von Arbeitskräften zentrieren, wird es zu viel mehr als nur einem weiteren Datensatz. Es ist ein Nexus, der sich in Gehaltsabrechnung, Versicherung, Geräte und Software integriert. Der Mitarbeitergraph:

1. Erstellt eine einzige Quelle der Wahrheit für die Mitarbeiterreise.
2. Verbessert die Sichtbarkeit und Zusammenarbeit über Personalwesen, IT und Finanzen hinweg und eliminiert Routinearbeit.
3. Steigert die Mitarbeitererfahrung, egal wo sich Ihre Mitarbeiter befinden, da Rippling alles im Mitarbeiterlebenszyklus bewältigt – von der Einstellung über unser Bewerber-Tracking-System bis zum automatisierten Onboarding-Prozess, der Verwaltung von Leistungsbeurteilungen bis zur Rente.

Wir haben eine Middleware-Komponente namens „Unity", die es Ihnen ermöglicht, Mitarbeiter- und Unternehmensdaten zu nutzen, um fast alles in Ihrem Unternehmen zu automatisieren. Es bietet Ihnen auch leistungsstarke Fähigkeiten mit granularen Berechtigungen, Richtlinienverwaltung, benutzerdefinierten Workflows und Berichterstattung. Keine dieser Funktionen sind erworbene, umbenannte Drittanbieterlösungen. Sie sind alle Rippling, von Grund auf neu entwickelt, was dieses Produkt einzigartig macht.

Die 5 Fallstricke der Globalisierung

1. Getrennte Systeme

Das ist ein entscheidender Punkt, wenn es darum geht, ob du wachsen kannst. Du musst in der Lage sein, die Verbindungen zwischen Personalwesen, IT und Finanzen auf eine Weise herzustellen, die produktiv und nützlich ist.

Unternehmen erben oft ein Durcheinander von Softwareanwendungen, die nicht effektiv kommunizieren. Wann haben Sie das letzte Mal Ihren Stapel angesehen? Im Finanzbereich haben Sie eine Reihe von Anwendungen für Gehaltsabrechnungen, Mitarbeiterplanung und Ausgaben. Dann kommt der Personalwesen - die meisten Unternehmen haben durchschnittlich 16 Werkzeuge für Personalwesen, wie mehrere ATSs und Lernsysteme. Einige sprechen miteinander, andere nicht. Dies führt zu mehr manueller Arbeit, E-Mail-Austauschen und unzähligen Tabellen. Es ist mühsam und führt zu Burnout und Ineffizienz innerhalb der Personalwesen-, IT- und Finanzteams - ganz zu schweigen von der Tatsache, dass es eine hohe Wahrscheinlichkeit für menschliche Fehler und frustrierte Mitarbeiter schafft.

Wie überwinden Sie dies? In Ripplings integrierter Plattform sind alle Mitarbeiterdaten, von Personalwesen bis Finanzen, miteinander verbunden. Dies eliminiert die Notwendigkeit für manuelle Datenübertragungen, vereinfacht Prozesse und reduziert das Risiko von Fehlern.

Wenn zum Beispiel ein IT-Administrator auf seinem Dashboard bemerkt, dass ein Laptop eines Mitarbeiters die ganze Woche über untätig war, ohne dass Anmeldungen erfolgt sind, könnte er sich fragen, ob das Gerät gestohlen wurde oder anderweitig kompromittiert ist. In der Zwischenzeit weiß das Finanzteam, dass der Mitarbeiter tatsächlich im Urlaub ist. Das ist ein magischer „Verbindung herstellen“-Moment. 

Was passiert heute in den meisten Unternehmen? Der IT-Admin muss eine CSV-Datei herunterladen, diese mit Personalwesen oder Finanzen kombinieren, um zu sehen, wer im Urlaub ist, und dann realisieren, dass der Mitarbeiter im Urlaub ist. Das ist etwas, das Sie in Rippling in einem Augenblick einrichten könnten, mit automatischen Warnungen, die dir sagen: „Oh, diese Person ist im Urlaub, machen Sie sich keine Sorgen.“

2. Rekrutierungssoftware-Fehler

Rekrutierungssoftware ist üblicherweise für Rekrutierer konzipiert. Allerdings geht der Einstellungsprozess über ihr Team hinaus. Zusammenarbeit zwischen Personalwesen, Finanzen und Compliance ist entscheidend für ein erfolgreiches Onboarding, um sicherzustellen, dass Sie korrekte Mitarbeiterdaten, Technologie, Ausgaben und Workflow-Kontrollen gleich von Anfang an richtig machen. Typischerweise sieht man zwei Arten von Rekrutierungslösungen:

1. Unabhängige Bewerber-Tracking-Systeme (Applicant Tracking Systems, ATS), die zu Datensilos führen, weil die Rekrutierungsdaten von Personalwesen, Mitarbeiterzahl und Finanzen getrennt sind. Diese Lösung führt zu einer Menge administrativer Arbeit, um den Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses in anderen Systemen einzurichten.
2. Komplettlösungen, die in der Theorie gut klingen, aber oft unhandlich sind und möglicherweise an Anpassbarkeit fehlen. Das ist ein Problem, denn jedes Unternehmen rekrutiert auf seine eigene Weise. 

Ripplings Lösung dafür ist ein Kommandozentrale für Einstellungen. Mit diesem Werkzeug hat jeder, der es braucht, Zugang zu den richtigen Daten, ob Rekrutierer oder Einstellungsmanager. Kommandozentralen können personalisiert werden, um Anforderungen nach Abteilung, Standort, Funktion und Ebene zu zeigen. Sie ermächtigen Einstellungsmanager, aktiv am Rekrutierungsprozess teilzunehmen, bieten eine personalisierte Ansicht des Einstellungstrichters und verbessern die Zusammenarbeit und Transparenz. Und der Kandidat bekommt eine großartige, integrierte Erfahrung während seines Screenings, Interviews und Onboardings.

3. Jonglieren mit Onboarding und Compliance

Jedes Mal, wenn Sie Mitarbeiter in einem neuen Markt einstellen, übernahmen Sie Risiken. Klassifizieren Sie Ihre Mitarbeiter korrekt? Behandeln Sie Ihre Steuern angemessen? Haben Sie über dauerhafte Niederlassungsrisiken im Land, in dem Sie tätig sind, nachgedacht? Wir haben gesehen, wie Kunden manuelle Checklisten, Tabellen, lange Listen und E-Mail-Austausche verwendet haben, um diesen Prozess zu verwalten - das ist ineffektiv und riskant. Es ist wahrscheinlich, dass du den Prozess aus den Augen verlieren und Ihren Mitarbeiter dabei frustrieren.

Ripplings automatisierter Onboarding-Prozess vereinfacht die Einarbeitungsreise des Mitarbeiters. Durch die Zentralisierung von Daten und die Automatisierung von Compliance-Checks können Sie neue Mitarbeiter in wenigen Minuten einarbeiten, während Sie immer noch mit lokalen Vorschriften konform sind. Noch besser, neue Mitarbeiter müssen nicht zu verschiedenen Abteilungen springen, um Zugang zu neuen Konten, Geräten usw. zu erhalten. In Rippling kann der neue Mitarbeiter das Mitarbeiterhandbuch überprüfen, den Arbeitsvertrag unterschreiben, die von ihnen benötigte Software und das gewünschte Laptop auswählen, ihre Adresse und Bankkontoinformationen für die Gehaltsabrechnung eingeben und eine Ausgabenkarte erhalten, die auf ihr Autorisierungsniveau abgestimmt ist. Kurz gesagt, sie können sich auf den ersten Tag konzentrieren und darauf, wie sie in ihrem neuen Job großartig sein können.

4. Manuelles Lohnabrechnungsverfahren

Dies ist weniger eine Falle als vielmehr ein tiefer Graben. Das manuelle Lohnabrechnungsverfahren ist in vielen Teilen der Welt, in denen manuelle Eingaben der Standardprozess sind, ein großes Problem. Gehaltsabrechnungsverwalter kämpfen mit dem Sammeln und Abgleichen von Daten bis zu einem Gehaltslauf, was zu Fehlern, Verzögerungen und Compliance-Problemen führt. Zum Beispiel, selbst wenn die Finanzabteilung einen Gehaltsabrechnungsdienstleister verwendet, um die Löhne und Steuerberechnungen im richtigen Dateiformat zu generieren, müssen sie trotzdem die Datei mit ihrer lokalen Bank verarbeiten. Nehmen wir aber an, es gibt einen Feiertag, oder ein Abgabetermin wird durcheinander gebracht, oder das System hat einfach einen Fehler und lehnt ihre Datei ab. Diese System- und Prozessprobleme führen oft dazu, dass Gehaltsabrechnungsverwalter ein bis fünf Werktage im Monat herumlaufen, um sicherzustellen, dass Auszahlungen korrekt und pünktlich erfolgen. Dies ist ein wackeliger Prozess, der auf grundlegend kaputten Systemen basiert.

Ripplings automatisierte Lohnabrechnungsverarbeitung vereinfacht den gesamten Gehaltszyklus, von der Dateneingabe bis zur Mittelauszahlung. Sie können Abzüge und alles andere, was Sie benötigen, einrichten, um die Gehaltsabrechnung korrekt zu berechnen, und dann klicken Sie „Lohnlauf“. Innerhalb von Sekunden belastet Rippling Ihr Konto und sendet diese Auszahlungen an Mitarbeiter auf der ganzen Welt, in ihrer bevorzugten Währung. Dies verbessert die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung und spart Zeit.

5. Berichtslücken und mangelnde Transparenz

Wenn Unternehmen expandieren, neigen sie dazu, Buchhaltung, Auswahl von Gehaltsabrechnungsdienstleistern und mehr an lokale Experten auszulagern. Das sind Dienstleister, die nicht mit dem Unternehmen verbunden sind, wie ein Auftragnehmer oder externer Buchhaltungsdienstleister. Wenn Sie über diesen Ansatz im weltweiten Maßstab nachdenken, gibt es inhärente Risiken, die das Unternehmen eingeht. Partner, auf die Sie sich verlassen, könnten Abkürzungen bei der Geldbewegung, der Klassifizierung von Mitarbeitern, der Steuerberechnung oder der Buchung von verschiedenen Ausgaben nehmen. Es wird immer schwieriger, sich nur auf einen Drittanbieter-Buchhaltungsdienst zu verlassen, um die Zahlungsabwicklung im Ausland zu handhaben. Oft haben Finanzen und Buchhaltung nicht die Einzelheiten darüber, wie Geld für Abteilungen in globalen Büros zugewiesen wird, und während Sie vielleicht Tabellen mit Aufschlüsselungen von mitarbeiternahen Ausgaben oder Daten haben, sind diese Daten möglicherweise nicht vollständig in Ihre Unternehmensressourcenplanung integriert.

Die Verwaltung eines globalen Mitarbeiterstamms wird herausfordernd ohne eine einheitliche Plattform, die Echtzeit-Einblicke bietet. Letztendlich wird Ihre Mitarbeiterzahl und die Kosten wachsen und die Sichtbarkeit wird sehr niedrig bleiben. Oft wird die finanzielle Kontrolle internationaler Büros zu einem blinden Fleck für Unternehmen. Dann kommt eines Tages die Steuerbehörde an Ihre Tür und sagt, dass Sie Ihr Geschäft in ihrem Land betrieben haben, ohne die angemessenen Steuern zu zahlen. In anderen Fällen klassifizieren oder vergüten Sie Mitarbeiter möglicherweise nicht angemessen. Jetzt holt Ihr Finanz- und Buchhaltungsteam auf und verbringt viel Zeit und Geld, um die Dinge in Ordnung zu bringen. Obwohl das chaotisch klingt, ist es die typische Geschichte eines Unternehmens, das ein schnelles globales Wachstum erlebt.

In Ripplings Berichten können Sie eine klare Ansicht der Mitarbeiterzahl, Gehaltsabrechnung, Ausgaben und anderer Leistungsmetriken nach Standort und Abteilung an einem einzigen Ort sehen.

3 Tipps für globalen Erfolg

Vergessen Sie nicht: Die meisten Unternehmen stehen vor diesen gemeinsamen Fallstricken, während sie sich weltweit ausdehnen, und die Probleme können sich im Laufe der Zeit verschlimmern, während Sie mehr Büros, Mitarbeiter, Standorte und Komplexität hinzufügen. Was wäre, wenn Sie diese Probleme verhindern könnten, bevor sie auftreten? Unser Ziel mit Ripplings Komplettplattform ist es, Sichtbarkeit und Datenmanagement sehr früh im Lebenszyklus des Unternehmens zu bringen, so dass bis zum Zeitpunkt, an dem sie bei 5.000 oder 10.000 Mitarbeitern sind, das Problem sich nicht in ein Monster verwandelt hat.

Wir bieten drei einfache Tipps für globalen Erfolg:

1. Erstens, indem wir Systeme so weit wie möglich konsolidieren, schaffen wir eine einzige Quelle der Wahrheit für Mitarbeiterdaten, was eine bessere und schnellere Arbeit ermöglicht.
2. Zweitens reduzieren wir durch die Automatisierung aller manuellen Aufgaben in getrennten Systemen, wie Onboarding, Compliance und Mehr-Länder-Gehaltsabrechnungen, Fehler und schaffen eine universelle Mitarbeitererfahrung. Dies befreit Mitarbeiter, um strategischere Arbeit zu verrichten. Wir haben dies in Aktion gesehen - es macht sie begeistert von ihrer Arbeit.
3. Letztlich hilft die Ermächtigung von Managern und Mitarbeitern mit Echtzeit-Kontrolle über Daten, bessere Entscheidungen für ihr Geschäft jeden Tag zu treffen.