Comment gérer la paie internationale pour les employés en Irlande (mise à jour 2023)

Étape 1 : s'inscrire en tant qu'employeur sur le portail ROS

Si vous décidez de créer votre propre entité en Irlande plutôt que d'utiliser une EPS (nous y reviendrons plus loin), vous devez vous enregistrer en tant qu'employeur et notifier votre nom, votre adresse et votre intention d'embaucher des salariés aux Revenue Commissioners, également connus sous le nom de "Revenue". Il s'agit du service qui s'occupe de la fiscalité et d'autres questions connexes pour le gouvernement irlandais. Vous pouvez leur envoyer vos informations facilement en utilisant le portail d'enregistrement ROS. L'enregistrement électronique est la méthode privilégiée pour enregistrer les entreprises, mais elle n'est pas accessible à tous (nous y reviendrons).

Une fois votre entreprise enregistrée, vous participerez au système PAYE (Pay-As-You-Earn), qui est essentiel pour rémunérer les salariés en Irlande. Ce système aide les employeurs à calculer et à déduire les montants corrects de l'impôt sur le revenu, de l'assurance sociale liée à la rémunération (PRSI) et de la charge sociale universelle (USC) du salaire de chaque employé. Même si le directeur est le seul employé rémunéré de la société, vous devez vous enregistrer.

Qu'est-ce que le PRSI 

La PRSI, ou Pay Related Social Insurance, est une déduction prélevée sur chaque fiche de paie et destinée au fonds d'assurance sociale irlandais (SIF). Les employeurs et les salariés âgés de 16 à 66 ans sont tenus de cotiser au SIF, qui est géré par le ministre des finances et finance des prestations sociales telles que l'allocation sociale complémentaire de base, qui sert à aider les personnes ne disposant pas de revenus suffisants pour subvenir à leurs besoins.

Qu'est-ce que l'USC ?

L'USC, ou Universal Social Charge, est une sorte d'impôt sur le revenu que vous devez payer si votre salaire annuel brut est supérieur à 13 000 euros. Elle est distincte de l'impôt sur le revenu normal que le fisc perçoit également auprès des salariés en Irlande, et vous pouvez être amené à payer l'USC sur certaines formes de revenus qui sont exonérées de l'impôt sur le revenu normal.

Peut-on utiliser une EPS à la place ?

Oui, vous pouvez tout à fait faire appel à une entreprise de portage salarial (EPS) au lieu d'essayer de développer vous-même votre activité en Irlande. En fait, de nombreuses entreprises qui décident d'opérer en République d'Irlande utilisent des EPS telles que Rippling pour gérer les salaires, les avantages sociaux et les questions de conformité internationale.

La gestion des questions fiscales complexes et des lois imposées par le fisc aux entreprises étrangères représente une charge administrative considérable, et la plupart des petites entreprises n'ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour s'y atteler.

Mieux encore, lorsque vous utilisez Rippling, vous n'avez pas besoin de changer de système au fur et à mesure de l'expansion de votre entreprise. L'EPS de Rippling est construit au-dessus de nos rails de paie natifs, ce qui signifie que le moment venu, vous pouvez passer de notre EPS à Global Payroll par l'intermédiaire de vos propres entités en quelques minutes. En d'autres termes, une entreprise de portage (EPS) peut vous aider à gérer votre personnel en Irlande sans que vous ayez besoin d'établir une succursale locale. Elle est votre partenaire de confiance pour tout ce qui concerne la paie, les avantages sociaux et la conformité. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Une EPS est comme une amie locale qui connaît les ficelles du métier. Elle vous aidera à naviguer dans le paysage commercial irlandais et veillera à ce que vos employés soient payés correctement et à temps. Elle s'occupera également de toutes les questions complexes de conformité, pour que vous n'ayez pas à le faire.
Voir Rippling Global EPS

Qui n'est pas éligible pour l'inscription électronique ?

Certaines entités ne sont pas autorisées à s'enregistrer en ligne à l'aide du ROS et devront envoyer une demande sur papier. Il s'agit notamment des sociétés dont l'un des directeurs n'est pas résident irlandais et des organisations à but non lucratif, des associations caritatives, des exécuteurs testamentaires et des fiducies qui ne sont pas représentées par un agent.

Veillez à déposer votre demande correctement : Si vous envoyez des documents mais que vous pouvez utiliser le portail en ligne, vous les recevrez par la poste avec des instructions sur la manière d'utiliser les SDO.

Avec Rippling, vous pouvez embaucher et payer vos salariés en Irlande avec l'une ou l'autre méthode :

• Rippling propose un système de paie global et natif, qui vous permet de payer les employés qui travaillent au Royaume-Uni et dans le monde entier en un seul cycle de paie.
• Nous disposons également de notre propre service EPS, qui vous permet d'embaucher et de payer des employés au Royaume-Uni même si vous n'avez pas créé d'entité dans ce pays.

Voir Rippling

Étape 2 : choisir une solution logicielle globale de gestion de la paie

Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les deux types de solutions de gestion de la paie internationale : les entreprises de traitement de la paie internationale et les agrégateurs de paie internationale. Vous trouverez des informations sur ces deux types de solutions dans notre guide.

• Les sociétés de traitement de la paie au niveau mondial, comme Rippling, traitent votre paie, transmettent les fonds, calculent et déclarent les impôts dans chaque pays grâce à leur propre logiciel. En d'autres termes, les prestataires de services de paie internationaux vous permettent de payer vos employés internationaux aussi facilement que vos employés locaux : en un seul cycle de paie.
• Les agrégateurs de paie mondiaux, comme Deel et Papaya Global, regroupent des fournisseurs de paie locaux dans chaque pays et leur transmettent manuellement vos fichiers de paie. Ils présentent de nombreuses limites : Vous êtes obligé de soumettre les salaires jusqu'à 30 jours à l'avance. Vous ne pouvez pas suivre et synchroniser automatiquement le temps des employés dans le même système.

N'oubliez pas : Les agrégateurs de paie ne peuvent pas traiter la paie des entreprises qui utilisent leurs propres entités. Mais avec les fournisseurs de services de paie internationaux natifs, comme Rippling, vous n'aurez pas à changer de système au fur et à mesure que vous évoluerez. Vous pouvez transférer des employés de notre EPS vers votre propre entité locale, sans avoir à démanteler et à remplacer des systèmes pour y parvenir.

Voir Rippling

Étape 3 : déterminer le statut d'emploi de vos prestataires

Avant de recruter de nouveaux travailleurs, assurez-vous que les membres de l'équipe que vous embauchez sont correctement classés en tant qu'employés, et non en tant que prestataires indépendants. Non seulement la classification erronée d'un membre de l'équipe constitue une violation du droit du travail irlandais, mais la classification d'un prestataire détermine s'il reçoit un contrat de travail (pour les employés) ou un contrat de service (pour les prestataires indépendants). Ces contrats sont juridiquement différents les uns des autres, ce qui renforce l'importance d'une classification correcte des travailleurs.

Le législateur irlandais a établi des critères spécifiques pour vous aider à classer un travailleur en tant qu'employé ou prestataire indépendant. Les listes couvrent des facteurs de classification erronée tels que :

• Le contrôle : les salariés sont soumis à un contrôle et à des directives concernant la manière, le moment et le lieu où leur travail est effectué.
• Les heures de travail : les salariés travaillent à des heures fixes ou se voient attribuer un certain nombre d'heures par semaine ou par mois.
• L'exclusivité des services : les salariés ont tendance à ne travailler que pour l'employeur.
• La rémunération : les employés reçoivent un salaire fixe horaire, hebdomadaire ou mensuel, contrairement aux prestataires, qui sont payés sur la base de factures pour le travail effectué.
• La possibilité de sous-traiter : les employés ne peuvent pas sous-traiter le travail, alors que les prestataires peuvent le faire, à condition que cela soit convenu dans l'accord.
• Les outils et l'équipement : les employés ne fournissent pas leurs propres matériaux de travail, outils ou équipements.
• L'exposition au risque : les salariés ne sont pas exposés à un risque financier personnel dans l'exécution du travail, tandis qu'un prestataire a la possibilité de tirer profit du travail et est également exposé à un risque dépendant de l'efficacité.
• Les investissements et la gestion : les salariés n'ont aucune responsabilité en matière d'investissement ou de gestion.
• Les dépenses : le fait de recevoir des dépenses indique une relation employeur-employé.
• Les avantages sociaux : les employés ont droit à des congés annuels, à des indemnités de maladie et à des avantages sociaux.
• Les impôts : les salariés voient leurs impôts déduits de leurs salaires par le biais du système PAYE (plutôt que d'être enregistrés pour les déclarations d'impôts sur le revenu ou la TVA).

Étape 4 : recueillir les informations de vos employés pour la paie

Vous vous êtes donc enregistré en tant qu'employeur en Irlande, vous avez mis en place le système PAYE et vous êtes prêt à inscrire des salariés sur votre liste de paie. Pour ce faire, vous devez collecter les informations suivantes auprès de chaque travailleur :

• Son nom, sa date de naissance, son adresse et ses coordonnées
• Son numéro de service public personnel (PPSN)

Le PPSN est un numéro de référence que le gouvernement irlandais attribue à chaque citoyen pour l'identifier.

Étape 5 : choisir de payer dans votre devise locale ou en euros

La législation irlandaise ne donne pas beaucoup d'indications sur l'obligation ou non de payer les employés en Irlande en euros (leur monnaie locale). Les employés préfèrent généralement les euros pour éviter les frais de conversion de devises, mais si vous recrutez pour un poste de haut niveau assorti d'un salaire élevé, l'employé potentiel peut vous demander de le payer en dollars américains.

Quelle que soit votre décision, assurez-vous que vous et l'employé êtes d'accord avant de signer tout contrat. Il est généralement préférable de fixer le salaire de la personne dans la devise dans laquelle elle souhaite être payée, afin de s'assurer qu'elle reçoit toujours le bon montant.

Avec Rippling, vous pouvez payer tout le monde en euros, en quelques minutes, sans attendre les transferts ou la conversion.

Étape 6 : exécuter la paie

Vous disposez d'une entité (la vôtre ou celle d'une EPS), vous avez mis en place votre système global de gestion des salaires et vous vous êtes assuré que vos salariés sont correctement classés au regard de la législation irlandaise.

Il est temps d'exécuter la paie ! Voici un aperçu du fonctionnement du système de paie mondial de Rippling :

Étape 7 : soumettre vos paiements d'impôts à l'administration fiscale

Chaque fois que vous payez vos employés, que la période de paie soit hebdomadaire ou mensuelle, vous devez soumettre les informations relatives à la paie à l'administration fiscale. Vous devez le faire le jour de la paie ou avant. L'administration fiscale utilisera ensuite ces informations pour vous envoyer une déclaration d'impôt à payer avant le 5 du mois suivant, que vous devez accepter et payer soit 23 jours après la fin du mois si vous utilisez le portail ROS, soit 14 jours si vous avez rempli la déclaration et que vous prévoyez d'effectuer un paiement par une autre méthode.

À quelle fréquence dois-je payer mes impôts à l'administration fiscale ?

Il est important de noter que l'administration fiscale exige que vous payiez vos impôts chaque mois, quelle que soit la fréquence à laquelle vous payez vos employés ou si vous soumettez des données salariales chaque semaine ou chaque mois.

Existe-t-il des exceptions à la règle des paiements mensuels ?

Oui. Les entreprises qui remplissent les conditions requises peuvent effectuer leurs paiements d'impôts à l'administration fiscale sur une base trimestrielle plutôt que mensuelle. Pour en bénéficier, vous devez :

• Devoir payer moins de 28 800 € par an au titre de l'impôt sur le revenu, de la PRSI et de l'USC
• Être un employeur enregistré depuis au moins 12 mois
• Être à jour de toutes les déclarations de revenus et de tous les paiements des années précédentes

Si vous estimez que vous remplissez ces conditions, vous pouvez demander à la division du percepteur général de modifier votre calendrier de paiement.

Rippling peut réduire votre charge de travail en calculant et en déclarant automatiquement vos impôts en Irlande. Rippling peut également vous aider à rester au courant de vos obligations fiscales et à vous assurer que vous êtes toujours en conformité avec les lois fiscales irlandaises.

Questions fréquemment posées sur la gestion des salaires en Irlande

Que sont les charges sociales en Irlande ?

En Irlande, les employeurs sont tenus de prélever l'impôt sur le revenu, l'assurance sociale liée à la rémunération (PRSI) et l'impôt social universel (USC) sur les salaires des employés, en fonction de leur tranche d'imposition.

Taux d'imposition sur le revenu

Taux d'imposition sur le revenu
Les taux d'imposition sur le revenu des salariés sont de 20 % et 40 %. Les citoyens Irlandais paient le taux d'imposition de 20 % sur une certaine partie de leur revenu jusqu'à un montant déterminé par le gouvernement, appelé le seuil du taux standard. Ils paient le taux d'imposition de 40 % sur tout revenu dépassant cette limite. En 2024, le seuil d'imposition standard pour une personne seule en Irlande est de 42 000 €. Par conséquent, si la personne gagne 62 000 euros, elle paiera un taux d'imposition de 20 % sur les premiers 42 000 euros et de 40 % sur les 20 000 euros restants.

Vous trouverez les seuils d'imposition standard pour 2023 ici.

Les classes et taux de cotisations PRSI

Les employeurs et les salariés sont tous deux tenus de verser des cotisations PRSI. Le montant que chacun doit payer est déterminé par la classe A, B, C, D, E ou H. Les classes font référence au secteur d'activité auquel l'employeur et le salarié appartiennent et déterminent également leurs taux de cotisation PRSI.

La plupart des emplois industriels, commerciaux et du secteur des services sont couverts par la classe A, et il est probable que vous et vos employés fassiez partie de cette catégorie. Les taux de cotisation PRSI pour la classe A sont les suivants :

• Les salariés qui gagnent plus de 352 euros par semaine paient 4 % de PRSI ; ceux qui gagnent moins de ce montant ne paient rien.
• Les employeurs de la classe A versent 8,8 % de cotisations PRSI sur les salaires hebdomadaires jusqu'à 441 € et 11,05 % sur les salaires supérieurs à ce montant.

Les taux de l'USC

Tout travailleur irlandais qui gagne plus de 13 000 € doit payer l'USC sur l'ensemble de son revenu. Le gouvernement publie des taux standard chaque année fiscale pour l'USC ; pour 2023, ils sont les suivants :

• 0,5 % pour les revenus inférieurs ou égaux à 12 012 €.
• 2 % pour les revenus compris entre 12 012,01 € et 22 920 €.
• 4,5 % pour les revenus compris entre 22 920,01 € et 70 044 €.
• 8 % au-delà de 70 044 €.

Tout travailleur ayant un revenu d'indépendant supérieur à 100 000 € doit payer 11 % de l'USC.

Quelles sont les pénalités pour retard de déclaration fiscale en Irlande ?

L'Office of the Revenue Commissioners applique des pénalités selon que c'est votre paiement ou votre déclaration d'impôt qui est en retard.

Si votre paiement est en retard

Si vous n'effectuez pas votre paiement complet à temps, vous devrez payer un taux d'intérêt de 0,0219 % par jour jusqu'à ce que vous ayez rempli vos obligations fiscales. Même si vous n'êtes pas d'accord avec ce montant, vous ne pouvez pas le contester.

Si vous déposez votre déclaration de revenus en retard

Vous devrez payer une majoration en fonction du temps écoulé depuis la date limite de dépôt.

• Si vous déposez votre déclaration dans les deux mois suivant la date limite, la majoration est de 5 % de l'impôt dû, avec un maximum de 12 695 €.
• Si la date limite a été dépassée depuis plus de deux mois, la majoration passe à 10 % de l'impôt dû, avec un maximum de 63 485 €.

Quel est le salaire moyen des employés en Irlande ?

L'Office central des statistiques d'Irlande estime que le salaire moyen est d'environ 44 202 euros par an, soit environ 3 683 euros par mois.

Quel est le salaire minimum national en Irlande ?

À compter de janvier 2024, le salaire minimum national en Irlande est actuellement de 12,70 euros pour les travailleurs âgés de 20 ans et plus.

Quel est le coût de la gestion des salaires en Irlande ?

Le coût exact de la gestion des salaires en Irlande varie en fonction de divers facteurs. En général, cependant, vous pouvez vous attendre à être facturé par employé, puis à des frais supplémentaires en fonction de la fréquence à laquelle vous émettez des chèques de paie et des fonctionnalités que vous souhaitez inclure dans votre logiciel.

Puis-je gérer manuellement la paie de mes employés en Irlande ?

Certains propriétaires de petites entreprises préfèrent gérer la paie en interne afin d'économiser de l'argent. Cependant, chaque paie est un processus qui prend du temps et qui ne fera qu'augmenter au fur et à mesure que votre entreprise se développera. En outre, si vous décidez de gérer vous-même la paie, vous devez garder à l'esprit les risques potentiels suivants :

• La conformité : la gestion manuelle de la paie en Irlande, sans faire appel à des services de paie internationaux, vous expose à des risques d'erreurs et d'omissions manuelles, qui peuvent entraîner de lourdes pénalités. Rippling prend en charge votre travail de conformité pour vous, y compris la déduction du montant correct de l'impôt sur le revenu, de la PRSI et de l'USC. Par exemple, vous pouvez commettre des erreurs dans le calcul du montant de l'impôt à retenir sur les salaires de vos employés ou ne pas déposer vos déclarations de revenus dans les délais impartis. Ces erreurs peuvent entraîner des amendes et des pénalités de la part des Revenue Commissioners.
• La sécurité : le traitement manuel des salaires peut présenter des risques pour la sécurité, en particulier si vous utilisez des feuilles de calcul ou des documents papier. Le risque de perte, de vol ou d'utilisation abusive d'informations sensibles sur les salariés s'en trouve accru.

Rippling synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, de sorte que vous n'ayez jamais à utiliser une calculatrice ou à saisir manuellement des données telles que les heures et les déductions salariales. Rippling s'occupe également de vos tâches fiscales et de conformité, de l'impôt sur le revenu à la PRSI et à l'USC. De plus, nous sommes un prestataire de services de paie agréé par les Revenue Commissioners.

Comment payer les travailleurs indépendants en Irlande ? 

• Tout d'abord, assurez-vous que vous classez correctement cette personne en tant que prestataire indépendant (vous pouvez utiliser l'outil gratuit d'analyse de la classification des travailleurs de Rippling).
• Ensuite, convenez des modalités de paiement avec le prestataire : le taux horaire ou le taux par projet, la cadence de paiement et la méthode de paiement (dépôt direct, portefeuille virtuel, etc.).
• Recueillez les informations relatives à la paie, notamment le nom, la date de naissance, les coordonnées et les informations sur le compte bancaire.
• Utilisez le logiciel de paie que vous avez choisi pour payer le prestataire en euros. Avec Rippling, vous pouvez payer à la fois les prestataires et les employés en euros, en une seule fois, sans attendre les transferts ou la conversion.

N'oubliez pas : les employeurs qui recrutent des travailleurs indépendants en Irlande ne sont pas tenus de déduire l'impôt, le PRSI et l'USC de leur salaire. Cette responsabilité incombe au travailleur. Toutefois, les employeurs doivent tenir des registres précis des informations relatives à l'emploi et à la paie et s'assurer que le travailleur est correctement classé. Il convient également de garder à l'esprit que les prestataires indépendants ne sont pas des employés, ce qui signifie qu'ils n'ont pas droit aux mêmes avantages et protections que les employés, tels que les congés de maladie payés, les vacances payées et l'assurance maladie.