Comment gérer la paie internationale pour les employés en Irlande (mise à jour 2023)

Si vous gérez la paie pour des employés à distance en Pologne pour la première fois, le fait de bien faire les choses signifie que vous pouvez commencer à travailler avec vos employés dans ce pays. En revanche, si vous manquez une étape, vous risquez d'accumuler des milliers de dollars de pénalités, voire de faire l'objet d'une action en justice de la part de l'administration fiscale polonaise.

Voici un guide étape par étape sur la gestion des salaires en Pologne, avec tout ce dont vous avez besoin pour réussir à chaque fois.

Étape 1 : décider de créer ou non votre propre entité en Pologne ou d'utiliser un employeur officiel (entreprise de portage salarial, EPS)

Si vous souhaitez embaucher et payer des employés en Pologne, vous devez d'abord établir une entité commerciale dans ce pays. L'un des moyens d'y parvenir est de faire appel à une entreprise de portage salarial (EPS). L'autre solution consiste à créer votre propre entité juridique en Pologne.

Les EPS sont des sociétés tierces qui vous permettent d'embaucher et de payer des employés par l'intermédiaire de leurs propres entités. Ils sont chargés de calculer et de retenir les impôts appropriés et de les payer à l'administration fiscale nationale polonaise (KAS).

Quand, pourquoi et comment les entreprises font-elles appel à une EPS ?

Lorsque les entreprises étendent leurs activités à la Pologne et au reste du monde, elles font généralement appel à des EPS tels que Deel, Papaya Global et Rippling pour gérer les salaires, les avantages sociaux et les questions de conformité internationale.

En effet, la mise en place d'une entité juridique et d'un système de paie propres peut prendre beaucoup de temps. Il s'agit d'une charge administrative importante que les petites entreprises ont rarement le temps ou les ressources de supporter.

Pourquoi les entreprises créent-elles leur propre entité ?

Si vous créez votre propre entité, vous remplacez l'EPS en tant qu'entité juridique chargée d'embaucher les salariés et de gérer les salaires. Les entreprises créent généralement leur propre entité une fois que les coûts d'une EPS dépassent les coûts de création de leur propre entité.

Comment puis-je mettre en place ma propre entité en Pologne ?

Comment créer ma propre entité en Pologne ?
Avant de commencer, vous devez vérifier si vous avez besoin d'enregistrer une société en Pologne. Si votre entreprise est basée dans un autre pays de l'Union européenne (UE) et que vous ne fournissez que des services temporaires et occasionnels en Pologne, il se peut que vous n'ayez besoin que d'obtenir un permis, une concession ou une inscription dans un registre, en fonction du type d'activités commerciales exercées par votre entreprise. Le ministère polonais du développement économique et de la technologie tient à jour une liste en ligne de ces activités, mais elle n'est disponible qu'en polonais. Si vous ne parlez pas couramment cette langue, demandez à quelqu'un de traduire pour vous les parties pertinentes du document.

Une fois que vous avez établi que vous avez besoin d'ouvrir une entité en Pologne, vous devez vérifier si vous avez le droit de faire du commerce dans le pays. Vous devez être citoyen polonais ou d'un autre Etat membre de l'UE ou de l'Espace Economique Européen (EEE) ou être un parent d'un citoyen polonais. Vous devez également disposer d'un permis de séjour permanent ou temporaire, du statut de réfugié, de la protection subsidiaire, de la protection temporaire en Pologne, d'une carte polonaise en cours de validité ou d'un visa polonais de port d'affaires en cours de validité.

Si vous ne remplissez aucune de ces conditions, vous pouvez opter pour l'ouverture d'une succursale polonaise de votre société existante, ce qui implique beaucoup moins de formalités administratives que la création d'une entité entièrement nouvelle. Vous pouvez également conclure un partenariat avec une personne remplissant les conditions requises ou gérer une société.

Vous devez maintenant décider du type de société que vous souhaitez ouvrir. Si vous avez l'intention d'employer des salariés, vous pouvez ouvrir une société en nom collectif, une société en commandite par actions, une société anonyme ou une société à responsabilité limitée (SARL). Cette dernière est le type de société le plus courant en Pologne.

Si vous décidez d'ouvrir une SARL et que vous disposez du capital minimum de 5 000 PLN, vous pouvez la créer de manière traditionnelle en vous rendant chez un notaire qui préparera les statuts. Vous pouvez également la créer par voie électronique en visitant le site web du portail des registres judiciaires, qui n'est disponible qu'en polonais. Vous y créez un compte, définissez un profil, fournissez les informations requises et faites signer électroniquement votre demande. Vous payez ensuite les frais d'inscription au registre du tribunal et la taxe estimée.

Maintenant, vous devez enregistrer votre entreprise dans le Registre national du tribunal ainsi que dans le Moniteur des tribunaux et du commerce. Dans le cadre de cela, vous devez fournir le code approprié de Classification polonaise des activités (PKD), que vous pouvez trouver ici. Vous recevrez alors un numéro d'identification fiscale (NIP) et un numéro d'entreprises numéro statistique (REGON).  

Vous devez maintenant enregistrer votre société au Registre national des tribunaux ainsi qu'au Moniteur des tribunaux et du commerce. Pour ce faire, vous devez fournir le code approprié de la classification polonaise des activités (PKD), que vous trouverez ici. Vous recevrez ensuite un numéro d'identification fiscale (NIP) et un numéro statistique des sociétés (REGON).

Vous devez également soumettre un formulaire NIP-8 au bureau des impôts, dans les 21 jours suivant l'inscription de votre société au registre du tribunal national et dans les 7 jours suivant le début de vos activités, et soumettre une demande au registre central des bénéficiaires réels dans les 7 jours suivant la date de constitution de la société.

Une fois que vous avez enregistré votre SARL, vous êtes automatiquement déclaré à l'Institut polonais d'assurance sociale (ZUS) en tant que payeur de cotisations d'assurance pour vos employés et vous-même. Cependant, vous devez également vous enregistrer, ainsi que tous vos employés, en tant que personnes assurées dans les 7 jours suivant l'enregistrement de votre société. En fonction de la nature de votre activité, vous devrez peut-être également vous enregistrer en tant que redevable de la TVA. Cette démarche s'effectue auprès de l'administration fiscale.

Il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte bancaire local pour les salaires, mais vous trouverez plus pratique de le faire.

Étape 2 : choisir une solution logicielle de gestion de la paie internationale

Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les deux types de solutions de paie internationale : les processeurs de paie internationale et les agrégateurs de paie internationale. Vous trouverez des informations sur ces deux types de solutions dans notre guide.

• Les entreprises de traitement de la paie au niveau mondial traitent votre paie, transmettent les fonds, calculent et déclarent les impôts dans chaque pays au moyen de leur propre logiciel. En d'autres termes, ces sociétés vous permettent de payer vos employés internationaux aussi facilement que vos employés locaux : en un seul cycle de paie.
• Les agrégateurs de paie globaux regroupent des fournisseurs de paie locaux dans chaque pays et leur transmettent manuellement vos fichiers de paie.

Voir Rippling

Étape 3 : déterminer le statut d'emploi de vos prestataires

Avant d'intégrer vos nouveaux employés, et certainement avant de procéder à la paie, il est essentiel de savoir qui vous payez aux yeux de la législation polonaise sur le travail : vos travailleurs sont-ils des employés ou des prestataires ?

Il est essentiel de les classer correctement pour éviter de lourdes amendes. En outre, s'il s'agit de salariés, vous devez vous acquitter des retenues salariales, notamment l'impôt sur le revenu, l'assurance pension, l'assurance invalidité, l'assurance contre les accidents du travail et le plan de capitalisation des salariés (PPK).

En Pologne, les contrats de travail peuvent être à durée déterminée, ce qui inclut une période d'essai de trois mois maximum, ou à durée indéterminée. Peu importe la dénomination du contrat ; si la personne travaille selon vos instructions et sous votre contrôle, à l'endroit et à l'heure que vous avez spécifiés, et que vous lui versez une rémunération fixe, elle est considérée comme un salarié en vertu du droit du travail polonais. Les prestataires indépendants ne sont pas des représentants de votre entreprise et vous ne contrôlez pas la manière dont ils effectuent le travail pour lequel vous les payez ; ils ne bénéficient donc pas des mêmes droits que les salariés.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne devrait pas être utilisé pour, des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.