Comment embaucher des employés en Irlande via une entreprise de portage salarial (EPS) [Mise à jour 2024]

Vous envisagez d'embaucher du personnel en république d'Irlande ? Cette dernière dispose d'une main-d'œuvre parmi les plus qualifiées au monde, ce qui attire les entreprises internationales dans des villes prospères comme Dublin.

De nombreux employeurs commencent par embaucher des sous-traitants irlandais et effectuer des paiements internationaux. Toutefois, si vous êtes prêt à vous développer de manière permanente et à embaucher des salariés à temps plein, vous devrez soit créer une entité juridique en Irlande, soit embaucher par l'intermédiaire d'une entreprise de portage salarial (EPS).

Enregistrer une entité légale peut prendre des mois le temps de compléter et envoyer les papiers et de remplir la nécessité d'avoir au moins un directeur qui est citoyen de l'espace économique européen (EEE). Une fois établi, cela nécessite également une connaissance des réglementations fiscales et d'emploi irlandaises pour rester conforme avec les revenue commissioners (communément appelés « Revenue »).

Alternativement, vous pouvez utiliser une entreprise de portage salarial (EPS), qui gère la paie, les impôts, et les conformités irlandaises. Grâce aux entités de Rippling EPS, vous pouvez commencer à embaucher et travailler avec des employés en Irlande rapidement et conformément, sans besoin d'être un expert sur les lois d'emploi irlandaises.

Voici un guide étape par étape pour embaucher via une EPS en Irlande.

Étape par étape : comment embaucher via une EPS en Irlande

Étape 1 : décider entre les services des EPS irlandaises et une entité juridique

D'abord, vous aurez besoin de décider si vous aimeriez embaucher vos employés irlandais via une EPS ou créer votre propre entité juridique en Irlande.

• Créer une entité juridique en Irlande. Créer une entité légale à partir de zéro nécessite habituellement une inscription auprès des autorités locales, la nomination d'un Directeur EEE, et la consultation avec des experts locaux pour assurer la conformité avec les lois fiscales et d'emploi.
• EPS irlandaise. Une EPS est un service tiers qui agit en tant qu'employeur pour le compte d'une entreprise, cela signifie que vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité. En plus de vous permettre d'embaucher des employés irlandais à temps plein, les EPS s'occupent de toutes les exigences légales pour se conformer aux lois irlandaises sur la paie, les contrats et les avantages sociaux. Les services EPS incluent également le calcul et la retenue des impôts, l'intégration et la gestion des employés, et l'exécution de la paie.

Embaucher des salariés en Irlande en 90 secondes avec Rippling

Normalement, la création d'une société à l'étranger est un processus long et coûteux. Mais grâce aux entités de Rippling EPS, vous pouvez réduire les tracas et commencer à embaucher et à travailler avec des personnes à l'étranger rapidement et en toute légalité. Voir Rippling.

Étape 3 : comment embaucher et intégrer vos employés irlandais

L'étape suivante, après avoir choisi les bons services d'employeur officiel, consiste à entamer le processus d'intégration de vos nouveaux employés. Les employés à temps plein sont automatiquement inscrits au système irlandais de paiement à la tâche (PAYE), qui garantit que le gouvernement perçoit le montant exact de l'impôt sur le revenu et paie l'assurance sociale correspondante (PRSI) et la charge sociale universelle (USC) sur le chèque de paie de chaque personne.

Une fois que vous avez choisi une EPS qui fonctionne en Irlande, vous pouvez commencer le processus d'intégration en collectant les informations suivantes de vos nouveaux employés :

• Nom (correspondant au compte où vous déposerez leur paie).
• Date de naissance et date d'embauche.
• Numéro personnel de service public (PPSN).
• Informations de contact, y compris leur adresse postale en Irlande.
• Informations bancaires.
• Montant à payer en euros (EUR).

Ensuite, vous devez envoyer des contrats d'emploi à vos nouveaux employés. Une EPS peut automatiquement localiser et distribuer les contrats de travail. Chaque embauche en Irlande aura un contrat conforme à la législation offrant des exigences statutaires pour les périodes d'essai, les heures de travail, le salaire minimum, les avantages sociaux, et les politiques de résiliation comme les indemnités de licenciement et les préavis.

Exemple : disons que vous embauchez trois employés irlandais à temps plein. Vous aurez besoin de générer des contrats d'emploi pour chacun d'entre eux qui comprennent les informations suivantes :

• Le nom de l'employé et description du poste
• Leurs avantages sociaux et rémunération
• Leur date d'entrée en fonction et la période d'essai
• Le nombre de jours de vacances dont ils bénéficient
• Le nombre de jours de congés de maladie payés
• L'emploi parallèle
• Les politiques de licenciement

La plupart de ces sections nécessiteront également une compréhension approfondie des lois strictes de l'Irlande en matière d'emploi, dont certaines ont été modifiées récemment, comme la politique du gouvernement irlandais en matière d'indemnités journalières de maladie (Statutory Sick Pay). Toute erreur de conformité pourrait entraîner des complications juridiques.

Toutefois, lorsque vous utilisez une EPS en Irlande, celle-ci génère des contrats de travail conformes à toutes les lois et à tous les avantages sociaux auxquels les salariés irlandais ont droit, ce qui vous met à l'abri de toute action en justice.

Rippling EPS signale automatiquement les politiques de congé de maladie non conformes et vous indique comment y remédier. Si vous souhaitez accorder plus de congés à vos employés pour vous aligner sur les politiques en vigueur dans d'autres pays, vous disposez de la flexibilité nécessaire. Voir Rippling.

Étape n°4 : exécuter la paie

Pour tout savoir sur la paie internationale, lisez notre guide complet pour exécuter la paie internationale pour les employés en Irlande.

Une fois que vous avez recueilli les informations relatives à un nouvel employé et que les deux parties ont signé le contrat de travail, une EPS paiera vos employés irlandais en euros, tout en retenant les impôts légalement requis sur les salaires. Cela comprend les contributions aux :

• Impôts fédéraux sur le revenu
• Assurance sociale liée à la rémunération (PRSI)
• Charge sociale universelle (USC)

N'oubliez pas que de nombreuses sociétés EPS sont des agrégateurs de paie, ce qui signifie qu'elles paient les employés via des vendeurs tiers. Cela se traduit par des délais de traitement plus longs et des maux de tête lorsqu'il s'agit de gérer des employés internationaux dans le cadre d'un même système.

Rippling EPS, en revanche, simplifie l'emploi international en utilisant un logiciel de paie natif pour envoyer les fonds et gérer les impôts, ce qui vous permet de payer les employés irlandais en même temps que votre main-d'œuvre locale, le tout en un seul cycle de paie.

Ci-dessous un aperçu de la façon dont le système de paie global en un clic de Rippling fonctionne :

Questions fréquemment posées sur l'embauche via une EPS en Irlande

Combien coûte une EPS ?

Si vous appelez plusieurs EPS, vous obtiendrez probablement des devis différents. Toutefois, vous constaterez généralement que les services de l'employeur officiel utilisent l'une des deux structures de tarification suivantes :

• Les frais mensuels fixés par employé
• Le pourcentage de la masse salariale plus les taxes applicables

En plus de ces frais, vous devrez également payer des frais administratifs, des frais d'intégration des employés et, si vous souhaitez des fonctions supplémentaires, des frais pour celles-ci.

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser une EPS pour l'ensemble de votre équipe internationale si vous ne le souhaitez pas. Vous pouvez l'utiliser pour certains employés seulement. Et ne vous inquiétez pas : vous ne serez facturé que pour ces personnes.

Quelle est la différence entre une EPS et une PEO ?

Lorsque vous travaillez avec une organisation de l'employeur professionnel (PEO), vous et la PEO serez conjointement responsables de votre main-d'œuvre. Une PEO est un co-employeur ; il s'occupe des tâches administratives, telles que la paie, la conformité et la déclaration d'impôts. Toutefois, une PEO ne vous permet pas d'embaucher dans d'autres pays où vous n'avez pas créé d'entité locale.

D'autre part, une EPS sera le seul employeur de la partie de votre main-d'œuvre pour laquelle vous l'utilisez. Cela signifie qu'elle assumera toutes les responsabilités qui incombent à tout employeur. De plus, une EPS permet aux entreprises de travailler avec des employés dans d'autres pays sans avoir à créer une entité juridique.

Une EPS protège-t-elle vos informations sensibles et confidentielles ?

Comme toujours, vous devriez être prudent lorsque vous partagez vos données avec des entreprises qui utilisent des fournisseurs tiers. Cela pourrait vous exposer à des violations de données dues à des téléchargements manuels.

Pour des raisons de sécurité, cherchez des EPS qui priorisent la protection des données, y compris :

• Le respect des réglementations en matière de protection de la vie privée en vigueur dans les différents pays.
• Une infrastructure sécurisée avec une maintenance permanente.
• Un personnel soigneusement sélectionné.

Un accord sur le traitement des données (ATD) est un niveau de sécurité supplémentaire qui peut être établi avec un service de paie. L'accord oblige le service à adopter les meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée et à vous protéger contre d'éventuels problèmes juridiques.

Une EPS peut-elle aider avec les déclarations fiscales irlandaises ?

Une EPS peut calculer et déclarer automatiquement vos impôts en Irlande. Rippling, par exemple, est un prestataire de services de paie agréé par l'administration fiscale. Au nom de votre entreprise, il peut distribuer et soumettre le P35, qui est la déclaration de fin d'année de l'employeur, ainsi que le P60, qui est le certificat de fin d'année de l'employeur. Ces deux documents sont exigés par le gouvernement irlandais.

Quels sont les avantages sociaux obligatoires pour les employés irlandais ?

Grâce à une série de lois et d'ordonnances, dont beaucoup sont encore en cours de modification et de mise à jour, l'Irlande a mis en place les prestations légales suivantes pour les travailleurs irlandais :

• Les plans de pension/contributions à la retraite
• L'indemnité légale de maladie
• L'assurance contre les accidents du travail
• Le congé parental (congé de maternité ou de paternité)
• Le congé annuel payé
• Les jours fériés (également appelés jours fériés bancaires ; il y en a 11 par an, y compris le jour de l'an)

L'assurance maladie privée n'est pas obligatoire, mais elle est recommandée, et de nombreux employeurs offrent plus que les prestations minimales afin d'attirer les meilleurs talents.

Une autre note sur les soins de santé : la loi relative à l'indemnité légale de maladie a récemment changé. Le nombre de jours de maladie payés que les employés recevront désormais est le suivant :

• 3 jours en 2023
• 5 jours en 2024
• 7 jours en 2025
• 10 jours en 2026

Pour plus d'informations sur les avantages sociaux obligatoires en Irlande, lisez notre guide complet.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être considéré comme un conseil fiscal, juridique ou comptable. Vous devez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction connexe.