Comment gérer la paie internationale pour les employés aux Pays-Bas (mise à jour 2023)
Les Pays-Bas sont un excellent choix pour une filiale à l'étranger, mais la mise en place de votre entreprise, l'embauche d'employés et la gestion des salaires seront des défis à relever.
Ce guide complet sur la gestion des salaires pour les employés aux Pays-Bas vous guidera tout au long du processus d'enregistrement de votre entreprise, de l'embauche des employés et de la gestion des salaires afin de garantir que votre expansion se déroule sans heurts.
Table des matières
- Étape n°1 : s'inscrire en tant qu'employeur ou sélectionner une EPS
- Étape n°2 : choisir une solution logicielle globale de gestion de la paie
- Étape n°3 : déterminer le statut d'emploi de vos travailleurs
- Étape n°4 : recueillir les informations de vos employés pour la paie
- Étape n°5 : fixer le salaire de l'employé en euros
- Étape n°6 : exécuter la paie
- Étape n°7 : déclarer les impôts mensuels et annuels
- Questions fréquemment posées sur l'établissement des fiches de paie aux Pays-Bas
Étape 1 : s'inscrire en tant qu'employeur ou sélectionner une EPS
Si vous décidez de créer votre propre entité aux Pays-Bas plutôt que de faire appel à une EPS (voir ci-dessous), voici les étapes à suivre.
- Choisissez la bonne structure pour votre entreprise, choisissez un nom disponible (l'Office Benelux de la Propriété Intellectuelle dispose de ces informations) et obtenez une adresse commerciale aux Pays-Bas.
- Enregistrez votre entreprise auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KVK) et de l'administration fiscale et douanière néerlandaise.
Veillez également à ouvrir un compte bancaire néerlandais et à ce que votre entreprise soit inscrite au registre du commerce, ce qui se fait par l'intermédiaire du KVK.
Puis-je utiliser une EPS à la place ?
Oui, il est tout à fait possible de faire appel à une entreprise de portage salariel (EPS) au lieu d'essayer d'étendre une branche indépendante de votre entreprise aux Pays-Bas par vos propres moyens. De nombreuses entreprises qui décident d'opérer aux Pays-Bas font appel à des EPS pour effectuer les multiples enregistrements requis pour les nouvelles entités, gérer les salaires, verser les prestations et régler les questions de conformité internationale. La création d'une entreprise aux Pays-Bas exige un investissement en temps considérable, et la plupart des petites entreprises n'ont pas les ressources nécessaires.
Étape 2 : choisir une solution logicielle globale de gestion de la paie
Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les deux types de solutions de gestion de la paie internationale : les entreprises de traitement de la paie internationale et les agrégateurs de paie internationale. Vous pouvez en savoir plus dans notre guide.
- Les entreprises de traitement de la paie au niveau mondial traitent votre paie, transmettent les fonds, calculent et déclarent les impôts dans chaque pays au moyen de leur propre logiciel. En d'autres termes, les sociétés de traitement des salaires internationales vous permettent de payer vos employés internationaux aussi facilement que vos employés locaux : en un seul cycle de paie.
- Les agrégateurs de paie globaux regroupent des fournisseurs de paie locaux dans chaque pays et leur transmettent manuellement vos fichiers de paie.
Étape 3 : déterminer le statut d'emploi de vos prestataires
Avant d'intégrer de nouveaux travailleurs et de commencer à gérer la paie, vous devez classer les prestataires que vous embauchez en tant que salariés ou prestataires indépendants. Il est essentiel de classer correctement les membres de l'équipe pour rester en conformité avec la législation néerlandaise.
Les employeurs doivent utiliser des critères spécifiques pour classer un prestataire. Ces critères sont les suivants
- La mutualité de l'obligation : il s'agit de savoir s'il existe un engagement contraignant pour l'entreprise d'offrir du travail et pour le consultant d'en fournir.
- Le service personnel : un salarié est tenu de fournir ses services personnellement et, s'il a le droit de nommer un remplaçant, il sera généralement qualifié comme tel à la discrétion de l'employeur.
- Le contrôle : le degré de contrôle que l'entité employeuse exerce sur les horaires et le lieu de travail d'un travailleur.
- Les autres activités : le prestataire peut-il exercer d'autres activités en dehors de l'entité employeuse et, dans l'affirmative, dans quelle mesure ?
- La rémunération et les avantages sociaux : un salarié recevra un montant fixe à une date de paiement régulière en fonction de ses heures de travail, indépendamment des objectifs de performance ou de l'achèvement d'un projet.
- L'intégration : le degré d'implication d'un prestataire dans l'entreprise et sa gestion et la manière dont il est perçu par les tiers.
- Les installations et les équipements : un prestataire indépendant fournit généralement son propre équipement et son propre matériel pour effectuer les services, alors qu'un employé compte sur son employeur pour les lui fournir.
- Le risque financier : quelle partie est responsable de toute perte découlant de l'accord. Un salarié sera payé même s'il n'y a pas assez de travail pour l'occuper et n'assumera aucun risque financier en travaillant pour l'employeur.
- L'imposition : la partie qui assume la responsabilité de l'impôt découlant de l'engagement. Un prestataire indépendant est responsable du paiement de son propre impôt sur le revenu et de ses cotisations de sécurité sociale, alors que l'employeur s'en charge dans le cas d'un salarié.
Étape 4 : recueillir les informations de vos employés pour la paie
Pour inscrire des salariés sur les listes de paie aux Pays-Bas, vous devez recueillir auprès d'eux les informations suivantes :
- Leur nom, initiales, date de naissance, et adresse complète
- Leur numéro de service citoyen (BSN)
Remplissez ensuite le formulaire officiel et envoyez-le à l'Administration néerlandaise des douanes et des impôts.
Étape 5 : fixer le salaire de l'employé en euros
Les Pays-Bas étant membres de la zone euro, si votre entreprise embauche des salariés néerlandais, quel que soit le lieu de son siège social, vous devez les payer en euros.
Étape 6 : exécuter la paie
Vous disposez d'une entité (la vôtre ou celle d'une EPS), vous avez mis en place votre système de paie global et vous avez veillé à ce que vos employés soient correctement classés en vertu du droit néerlandais.
Il est temps d'exécuter la paie !
Voici un aperçu du fonctionnement du système de paie mondial de Rippling :
Étape 7 : déclarer les impôts mensuels et annuels
Aux Pays-Bas, les salaires sont versés une fois par mois et, bien que la date limite officielle ne soit pas fixée avant la fin du mois, la plupart des entreprises émettent les chèques de paie vers le 25 du mois en raison des échéances de l'impôt sur les salaires. Les employeurs néerlandais doivent payer les charges sociales appropriées et remplir les déclarations de charges sociales avant la fin du mois suivant.
Questions fréquemment posées sur l'établissement des fiches de paie aux Pays-Bas
Qu'est-ce que l'impôt sur les salaires aux Pays-Bas ?
Les employeurs sont tenus de verser au gouvernement néerlandais, une fois par mois, le montant exact de l'impôt sur les salaires et des cotisations d'assurance.
L'impôt sur les salaires comprend les éléments suivants :
- Impôt sur les salaires
- Cotisations à l'assurance nationale
- Cotisations d'assurance des travailleurs salariés
- Cotisation des personnes à charge conformément à la loi sur l'assurance soins de santé (Zvw)
Quelles sont les pénalités de retard aux Pays-Bas ?
Si vous ne respectez pas la date limite de paiement de l'impôt sur les salaires aux Pays-Bas, vous devrez payer une amende administrative de 3 % sur le solde impayé. Si vous ne déposez pas votre déclaration de revenus ou si vous ne respectez pas la date limite de dépôt, vous devrez payer une amende de 68 €.
Quel est le salaire mensuel moyen des employés aux Pays-Bas ?
Le salaire mensuel moyen des salariés aux Pays-Bas est de 3 333 € en 2023.
Quel est le salaire minimum aux Pays-Bas ?
Le salaire minimum aux Pays-Bas est indexé deux fois par an : le 1er janvier et le 1er juillet. À partir du 1er janvier 2024, le salaire minimum pour les employés de 21 ans et plus est de 13,27 € de l'heure.
Quel est le coût de la gestion des salaires aux Pays-Bas ?
Le coût exact de la gestion des salaires dépend de plusieurs facteurs, notamment du nombre d'employés et des fonctionnalités que vous souhaitez inclure dans votre logiciel.
Puis-je gérer manuellement la paie de mes employés aux Pays-Bas ?
Certains propriétaires de petites entreprises préfèrent gérer eux-mêmes les salaires afin de réduire leurs frais généraux. Cependant, la gestion des salaires est un processus qui prend du temps, et la complexité du paiement des impôts, du calcul et de la déduction des assurances sociales aux Pays-Bas nécessitera un investissement important de vos ressources. Si vous vous lancez seul, vous devez garder à l'esprit certains risques potentiels :
- Conformité : la gestion manuelle des salaires aux Pays-Bas, sans l'utilisation d'un logiciel de paie global, vous expose à des risques d'erreurs et d'omissions manuelles, qui peuvent entraîner de lourdes pénalités. Rippling s'occupe pour vous du travail de conformité, y compris le calcul et la déduction des montants corrects de chaque type d'impôt sur les salaires.
- Sécurité : le traitement manuel des salaires peut présenter des risques pour la sécurité, en particulier si vous utilisez des feuilles de calcul ou des documents papier. Cela augmente le risque de perte, de vol ou d'utilisation abusive d'informations sensibles sur les employés.
Comment rémunérer les prestataires indépendants aux Pays-Bas ?
- Tout d'abord, assurez-vous que vous classez correctement cette personne en tant que prestataire indépendant (vous pouvez utiliser l'analyseur gratuit de classification des travailleurs de Rippling).
- Ensuite, convenez des conditions de paiement avec le prestataire : le taux horaire ou le taux par projet, la cadence de paiement et la méthode de paiement (dépôt direct, portefeuille virtuel, etc.).
- Recueillez les informations relatives à la paie, notamment le nom, la date de naissance, les coordonnées et les informations sur le compte bancaire.
- Utilisez le logiciel de paie que vous avez choisi pour payer les prestataires en euros. Avec Rippling, vous pouvez payer vos sous-traitants néerlandais en euros, en une seule fois, sans attendre les transferts ou la conversion.
Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseil fiscal, juridique ou comptable. Ce matériel a été préparé à des fins informatives uniquement et ne vise pas à fournir, et ne doit pas être utilisé pour, des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de participer à toute activité ou transaction liée.
