Le guide facile pour les vérifications des antécédents des employés en Irlande

Embauche d'employés en Irlande ? Ne sautez pas les vérifications des antécédents : non seulement elles assurent que le membre de l'équipe irlandaise que vous embauchez sera un bon ajout pour votre entreprise, mais cela élimine également les candidats ayant des antécédents criminels qui pourraient causer des problèmes pour votre activité.

Le droit du travail, les lois et autres textes législatifs irlandais sont en constante évolution, ce qui rend le processus de vérification des antécédents quelque peu angoissant pour les entreprises internationales embauchant des employés en Irlande. Vous devez savoir ce qui est autorisé selon la législation irlandaise, comment vous êtes obligé de gérer et de stocker les données sensibles de vos employés, et bien plus encore.

Nous sommes là pour vous aider. Voici un guide étape par étape pour des vérifications complètes et conformes à la loi des antécédents des employés en Irlande, continuez à lire.

Table des matières

• Êtes-vous légalement obligé d'effectuer des vérifications des antécédents des employés irlandais ?
• Est-il légal d'effectuer des vérifications des antécédents des prestataires irlandais ?
• Quels types de vérifications des antécédents les entreprises effectuent-elles couramment sur les employés et les prestataires irlandais ?
• Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux en Irlande ?
• Quand devez-vous effectuer des vérifications des antécédents des employés irlandais ?
• La manière la plus simple d'effectuer une vérification des antécédents d'un employé ou d'un prestataire irlandais
• Erreurs à éviter dans les vérifications des antécédents en Irlande
• FAQ sur les vérifications des antécédents en Irlande

Êtes-vous légalement obligé d'effectuer des vérifications des antécédents des employés irlandais ?

Oui et non. Si de nombreuses professions n'exigent pas de vérification des antécédents, les suivantes requièrent une vérification de l'emploi :

• Les fonctions qui exigent des individus qu'ils fassent des choix stratégiques impliquant des sommes d'argent importantes.
• Tout emploi qui vous oblige à travailler avec des enfants ou à protéger des personnes
• Toute personne travaillant avec de l'argent, comme les investisseurs financiers, les comptables et les gestionnaires de trésorerie
• Les emplois dans le domaine de la santé, tels que les pharmaciens, les médecins, les infirmières, les chercheurs scientifiques et toute autre personne dont le rôle a des décisions critiques pour les patients ou est impliqué dans le soutien vital
• Les fonctions dans lesquelles les individus entrent en contact avec des substances physiquement dangereuses (par exemple, les produits chimiques et les gaz)
• Les individus dont le travail implique la fabrication alimentaire

Est-il légal d'effectuer des vérifications des antécédents des prestataires irlandais ?

Oui : il est courant pour les employeurs irlandais de vérifier tous ceux qui travaillent pour eux, y compris les prestataires indépendants. Cependant, la vérification de l'emploi est plus susceptible d'être effectuée sur les prestataires indépendants s'ils vont travailler avec des enfants, des adultes vulnérables (comme les personnes âgées) ou dans des positions où ils nécessiteront une autorisation de sécurité ou un accès à des contrats gouvernementaux.

Quels types de vérifications des antécédents les entreprises effectuent-elles couramment sur les employés et les prestataires irlandais ?

En Irlande, les contrôles de fond sont effectués en fonction du rôle du nouvel employé. Ci-dessous, vous trouverez une liste détaillant les types de vérification les plus courants, ainsi que quelques explications et informations supplémentaires sur chacun (si nécessaire).

• Nom, date de naissance, preuve d'adresse
• Numéro de Service Public Personnel (PPS)
• Certificats d'éducation : Cette partie de la vérification vérifie que vous avez bien été scolarisé dans l'école que vous dites avoir fréquentée, confirme que vous avez obtenu votre diplôme et assure que le certificat est légitime.
• Données d'emploi antérieur : Vous devrez fournir un relevé d'emploi remontant à sept ans. Votre nouvel employeur examinera les titres et fonctions de vos emplois précédents, ainsi que vos réalisations, le cas échéant.
• Vérification de solvabilité : Les employeurs veulent voir si vous avez des faillites, dettes ou jugements.
• Références professionnelles : Vous devez fournir les coordonnées de chacune de vos références professionnelles. C'est une demande assez standard de la part de la plupart des employeurs dans le monde entier.
• Certificat de caractère fourni par la Garda locale : Ce certificat concerne votre casier judiciaire et si vous avez des condamnations criminelles. Il est valide pendant 12 mois. Les employeurs ne peuvent demander une vérification par la Garda que si l'emploi implique de travailler avec des enfants ou des adultes vulnérables.
• Identifiants des réseaux sociaux : En fonction de votre rôle, votre nouvel employeur peut vous demander de lui fournir vos identifiants sur les réseaux sociaux.
• Rapports de condition physique médicale : Un employeur ne peut demander votre dossier médical que si un bon état de santé est nécessaire pour exécuter votre travail.
• Visa de travail : Cela ne doit être fourni que si l'employé est un immigrant en Irlande.

Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux en Irlande ?

• Forcer les nouveaux employés à consentir à la vérification. Vous devez avoir obtenu le consentement écrit et informé le nouvel employé des vérifications que vous allez effectuer. Il est important que le nouvel employé soit d'accord avec le contrôle des antécédents ; vous ne pouvez pas le contraindre.
• Discriminer quelqu'un en raison de l'une des caractéristiques protégées couvertes par les Égalités d'État Acts 2000-2018 (également connues sous le nom de « The Acts »). Ces caractéristiques protégées incluent le genre, l'état civil ou familial, le handicap, l'âge, l'orientation sexuelle, la race, la religion, et d'autres.
• À moins que le travail du nouvel employé ne l'exige à être en bonne forme physique (par exemple, s'ils vont effectuer un travail manuel), vous ne pouvez pas demander leur historique médical.

Quand devez-vous effectuer des vérifications des antécédents des employés irlandais ?

Les vérifications des antécédents des employés irlandais sont une diligence raisonnable, elles doivent donc être effectuées dans le cadre du processus de sélection préalable à l'emploi. Ceci est généralement fait après qu'une promesse d'embauche a été conditionnellement faite à un candidat à un poste. En d'autres termes, l'employeur n'embauchera l'employé que s'il passe entièrement la vérification des antécédents.

Les employeurs doivent également informer par écrit le candidat à l'emploi qu'une vérification de ses antécédents sera effectuée et obtenir son consentement écrit.

La manière la plus simple d'effectuer une vérification des antécédents d'un employé ou d'un prestataire irlandais

Il existe plusieurs entreprises différentes capables d'effectuer des vérifications des antécédents des employés en Irlande, y compris Rippling, HireRight et BackCheck. 

La plus simple de loin est Rippling car les vérifications des antécédents sont directement intégrées dans le flux d'Onboarding. Il suffit d'entrer les informations basiques d'embauche comme le salaire et la date de début, et Rippling fait le reste : 

• Envoyer la promesse d'embauche et les documents pour les nouveaux employés
• Effectuer automatiquement une vérification des antécédents conforme à la loi et vérifier les résultats
• Ajouter le nouvel employé à la paie
• L'inscrire aux avantages sociaux

…et tout ce dont ils ont besoin dès le premier jour. Voir Rippling aujourd'hui,

Les erreurs à éviter dans les vérifications des antécédents en Irlande

• Ne pas suivre les lois sur la protection des données. L'Union européenne ainsi que l'Irlande ont des lois sur la protection de la vie privée. La première est appelée le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), tandis que la seconde est référencée comme les Acts de Protection des Données. Ces lois garantissent la confidentialité des employés et stipulent que les données personnelles ne doivent être stockées que sur une base légale, c'est-à-dire, avec votre consentement. De plus, les employés irlandais ont le droit de demander l'accès à leurs données et de faire corriger toute erreur.
• Ne pas obtenir le consentement de l'employé. Les lois sur la confidentialité en Irlande exigent que les employeurs obtiennent le consentement des candidats avant de débuter le processus. Vous devez également être transparent avec les candidats sur les données que vous utiliserez et les informer qu'ils ont le droit de les demander. Vous devez également leur dire pourquoi vous demandez certaines données. 
• Demander à tous les employés un certificat de bonne vie et mœurs. Les employés irlandais ne sont tenus de fournir un certificat de bonne vie et mœurs, qui fournit des informations sur leur casier judiciaire, que s'ils vont travailler avec des enfants ou des adultes vulnérables. Si le poste n'implique ni l'un ni l'autre, vous ne pouvez pas demander le certificat au nouvel employé.
• Omettre la vérification des antécédents. À cause de toutes les différentes règles et exigences, effectuer des vérifications des antécédents sur des embauches globales peut sembler insurmontable, et il peut être tentant de les omettre complètement. Mais les vérifications des antécédents sont une partie importante de l'Onboarding des employés, et aident à vous protéger, vous et votre entreprise.

Rippling facilite les vérifications des antécédents en Irlande.

Questions fréquentes sur les vérifications des antécédents en Irlande

Les vérifications des antécédents sont-elles légales en Irlande ?

Les vérifications des antécédents sont légales en Irlande, mais elles doivent être effectuées conformément à la fois aux lois irlandaises et de l'Union européenne sur la protection de la vie privée, les Equal Status Acts 2000-2018, et autres réglementations applicables. 

Les employeurs ne sont autorisés à demander des informations aux candidats à un emploi que si elles sont pertinentes pour le poste. Généralement, cela couvre des choses comme la vérification de l'éducation, les vérifications de l'historique d'emploi, et les vérifications des références personnelles. Il existe deux exceptions notables : les dossiers médicaux et les vérifications de l'historique criminel ne peuvent être conduits que dans certains cas. 

De plus, vous devez obtenir le consentement éclairé du candidat avant de conduire une vérification des antécédents, stocker leurs informations de manière légale conforme aux Acts de Protection des Données et au RGPD, et maintenir la confidentialité des employés. Vous ne pouvez pas non plus discriminer contre des candidats à l'emploi sur la base de caractéristiques protégées, y compris la race, l'âge et le genre. Les lois irlandaises sur les droits de l'homme interdisent également les publicités d'emploi discriminatoires, donc faites attention au langage que vous utilisez dans la description du poste.

Quelle langue utilisez-vous pour les vérifications des antécédents en Irlande ?

Bien que la République d'Irlande ait deux langues officielles, l'anglais et le gaélique, il est probable que les vérifications des antécédents ne soient effectuées qu'en anglais.

Les différents secteurs en Irlande requièrent-ils différents types de vérifications des antécédents ?

Oui. Par exemple, si la santé de l'employé affecte son aptitude pour le rôle, vous pouvez demander ses dossiers médicaux. Les vérifications du casier judiciaire sont également limitées, elles ne peuvent être demandées que si le rôle implique de travailler avec des enfants ou des adultes vulnérables.

Jusqu'à quelle période remontent les contrôles de casier judiciaire ?

Les contrôles de casier judiciaire en Irlande peuvent remonter jusqu'à sept ans.

Quels sont les avantages de réaliser des vérifications des antécédents en Irlande ?

Les vérifications des antécédents offrent de nombreux avantages pour les employeurs, y compris :

• L'amélioration de la sécurité. Les vérifications des antécédents peuvent aider à filtrer les candidats à l'emploi qui pourraient représenter une menace pour l'entreprise ou ses employés.
• La protection contre l'embauche par négligence. Les entreprises peuvent être tenues responsables de l'embauche d'employés qui se livrent plus tard à une inconduite publique. Les vérifications des antécédents révèlent les comportements passés, aidant à atténuer ce risque.
• La meilleure qualité d'embauche. Les vérifications des antécédents aident à filtrer les candidats présentant des divergences ou des incohérences dans leurs parcours professionnels ou éducatifs. Elles vérifient que les candidats sont bien ceux qu'ils prétendent être, et que leurs qualifications déclarées sont exactes.
• La protection contre la fraude professionnelle. Les vérifications des antécédents protègent la réputation de votre entreprise en aidant à éviter les chercheurs d'emploi malhonnêtes et frauduleux.

Intégrez les nouvelles recrues et réalisez des vérifications des antécédents avec Rippling

Avec le système de gestion des talents de Rippling, vous pouvez intégrer de manière transparente les nouvelles recrues et les préparer au succès. Il suffit de saisir les informations de base sur l'embauche, comme le salaire et la date de début, et Rippling s'occupe du reste, y compris la réalisation d'une vérification des antécédents conforme à la loi et la vérification électronique des résultats.

Prêt à démarrer rapidement avec chaque nouvelle recrue ? Voir Rippling aujourd'hui.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être utilisé pour des conseils fiscaux, légaux ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.